So wählen Sie einen SAP-Implementierungspartner aus

Um einen SAP-Implementierungspartner auszuwählen, nehmen Sie mindestens drei Partner aus dem SAP Partner Finder in die Shortlist, führen eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) durch und halten Präsentationsrunden mit den Personen ab, die Ihr Programm tatsächlich besetzen werden. Planen Sie etwa 12 Wochen ein und entscheiden Sie nach Kundenreferenzen und der Qualität der Personen, nicht nach der Marke.

Kurz gesagt: Das Badge bringt einen Partner auf Ihre Liste. Die Referenzen, die Personen und der Plan bringen ihm den Vertrag.

Dieser Leitfaden behandelt den gesamten Prozess für jede SAP-Einführung, nicht nur für Migrationen. Wenn Sie von ECC wechseln, ergänzt mein Leitfaden zur Auswahl eines Partners für die S/4HANA-Migration die migrationsspezifischen Prüfungen.

Die Partnerauswahl dauert etwa 12 Wochen, wenn sie ordentlich gemacht wird. Wer sie zusammenpresst, lässt etwas aus, meistens die Referenzgespräche oder die Leistungsbeschreibung.

In den 21 SAP-Programmen, die ich geleitet oder gerettet habe, ist der größte Fehler, den ich sehe, eine unzureichende Planung zu Beginn. Bei der Partnerauswahl findet diese Planung entweder statt oder eben nicht.

So teilen sich die 12 Wochen auf. Verstehen Sie die Wochen als Richtwert und passen Sie sie an Ihren eigenen Genehmigungskalender an.

Wochen	Phase	Was Sie tun	Was Sie am Ende haben
1 bis 2	Vorbereiten	Umfang, Anforderungen und Bewertungskriterien schreiben; das Auswahlteam benennen	Ein Umfangsdokument und ein Bewertungsmodell, vereinbart, bevor ein Partner sie sieht
3	Longlist	Im SAP Partner Finder nach Kompetenz, Produkt und Branche suchen; eine kurze Informationsanfrage versenden	Eine Shortlist mit mindestens drei Partnern
4 bis 6	RFP	Die Ausschreibung versenden, Rückfragen beantworten, Angebote entgegennehmen	Schriftliche Angebote, die Ihren Umfang beantworten, nicht ihren
7 bis 8	Bewertung und Präsentationen	Die schriftlichen Angebote bewerten; Präsentationen durchführen, in denen das vorgeschlagene Team Architektur und Plan erklärt	Eine Rangliste und Notizen zu jeder benannten Person
9	Referenzen	Referenzen aus vergleichbaren Projekten anrufen; Lebensläufe und Zertifizierungen des benannten Teams prüfen	Belege für die Erfolgsbilanz jedes Partners
10 bis 11	Kommerzielles und Leistungsbeschreibung	Abrechnung nach Aufwand mit Aufwand je Phase und Rolle vereinbaren; Annahmen und Ausschlüsse im Detail schreiben	Eine Leistungsbeschreibung, die Sie verfolgen und durchsetzen können
12	Vergabe	Endgültige Genehmigung, Vertragsunterzeichnung, Mobilisierungsplan	Ein unterschriebener Vertrag und ein Starttermin

Die ersten zwei Wochen sind die wichtigsten. Wenn Sie ohne eigenen Umfang an den Markt gehen, füllt jeder Partner die Lücke mit seinen eigenen Annahmen, und Sie können die Antworten nicht vergleichen.

Beginnen Sie mit dem Verzeichnis von SAP selbst. Der SAP Partner Finder listet registrierte SAP-Partner auf, und SAP hat ihn so gestaltet, dass Kunden Partnerkompetenzen durchsuchen und mit ihren Zielen abgleichen können.

Diese Kompetenzen stammen aus SAP PartnerEdge, dem Partnerprogramm von SAP. Jede Kompetenz hat drei Stufen, Essential, Advanced und Expert, mit Spezialisierungen auf Produkt- oder Prozessebene darunter. Was jede Auszeichnung belegt und was nicht, erkläre ich im Leitfaden zum Migrationspartner, deshalb wiederhole ich es hier nicht.

Nutzen Sie die Auszeichnungen als Filter, nicht als Entscheidung. Ein Badge beschreibt die Firma. Über die Personen, die die Firma in Ihr Programm schickt, sagt es nichts.

Kürzen Sie die Longlist auf eine Shortlist mit mindestens drei Partnern. Drei geben Ihnen einen echten Vergleich von Vorgehen und Preis und halten jeden Bieter beim Aufwand ehrlich.

Und die besten SAP-Beratungsfirmen?

Viele suchen nach den besten SAP-Beratungsfirmen, als gälte ein Ranking für jeden Käufer. Das tut es nicht. Die richtige Firma für einen Finanz-Rollout in einem Land kann die falsche für ein globales Programm mit vielen Gesellschaften sein.

Beurteilen Sie Firmen nach dem, was die Lieferung vorhersagt:

1. Referenzen aus vergleichbaren Projekten. Dieselbe Art von Umfang, Größe und Branche wie bei Ihnen.
2. Die Qualität der vorgeschlagenen Personen. Benannte Personen, mit Lebenslauf, verfügbar zu Ihren Terminen.
3. Die Architektur und der Plan. Für Ihr Unternehmen erklärt, in eigenen Worten, mit Ihnen im Raum.
4. Relevante SAP-Auszeichnungen. Als Eintrittsfilter, nicht als Entscheidungshilfe bei Gleichstand.

Namen nach Kategorie gruppiert finden Sie in meinem Leitfaden zu SAP-Implementierungspartnern in den USA nach Kategorie. In diesem Leitfaden bewerte oder empfehle ich keine Firmen. Der folgende Prozess funktioniert mit jedem, der auf Ihrer Shortlist steht.

Die Ausschreibung legt die Bedingungen des Vergleichs fest. Schicken Sie jedem Partner denselben Umfang, dieselben Fragen und dasselbe Antwortformat und sagen Sie ihnen, wie Sie bewerten werden. Mein Leitfaden zum RFP für eine SAP-Einführung beschreibt, was Sie anfordern sollten und wie Sie die Bewertung gewichten.

Schriftliche Angebote zeigen Ihnen, wer ein Angebot schreiben kann. Die Präsentationen zeigen Ihnen, wer liefern kann.

Präsentationen mit den Personen, die Ihr Programm besetzen werden

Bitten Sie jeden Partner auf der Shortlist, mit den Personen zu präsentieren, die er tatsächlich einsetzen wird. Das heißt der Lösungsarchitekt, der Programmmanager und die fachlichen Leads, die im Angebot benannt sind, nicht ein Pitch-Team.

Geben Sie ihnen im Raum zwei Aufgaben. Die Architektur erklären, die sie für Ihr Unternehmen vorschlagen, und den Plan Phase für Phase durchgehen, mit dem Aufwand dahinter.

Zwei Dinge bringen mich dazu, ein Angebot abzulehnen. Das erste ist eine schwache Qualität der vorgeschlagenen Ressourcen. Das zweite ist ein Partner, der die Architektur und den Plan nicht erklären kann.

Allgemeine Antworten sind dieselbe Warnung in anderer Form. Wenn eine Antwort mit dem Namen eines Wettbewerbers darauf immer noch stimmen würde, wurde sie nicht für Sie geschrieben.

Prüfen Sie auch die Nachweise der benannten Personen. SAP vergibt seine Zertifizierungs-Badges über Credly, also bitten Sie jeden benannten Berater um das Badge, statt einer Zeile im Lebenslauf zu vertrauen. Eine Zertifizierung belegt Prüfungswissen, keine Lieferung, gewichten Sie sie deshalb niedriger als Referenzen.

Referenzgespräche zu vergleichbaren Projekten

Wenn ich für einen Kunden einen Partner auswähle, gewichte ich Kundenreferenzen am stärksten. Referenzgespräche zählen, und sie verdienen ausreichend Zeit im Plan.

Ich frage Referenzen nach der Erfahrung des Partners mit vergleichbaren Projekten. Hat dieser Partner ein Programm wie Ihres geliefert, in Ihrer Größenordnung, in Ihrer Branche?

Gehen Sie dann auf die Punkte ein, die Ihre eigene Erfahrung vorhersagen:

1. Waren die Personen im Angebot auch die Personen, die die Arbeit gemacht haben? Bitten Sie die Referenz, die Leads zu nennen, und gleichen Sie sie mit Ihrem Angebot ab.
2. Wie ist der Partner mit dem wachsenden Umfang in der Explore-Phase umgegangen? Dort werden Budgets getroffen, wenn die WRICEF-Liste (Workflows, Berichte, Schnittstellen, Konvertierungen, Erweiterungen und Formulare) wächst.
3. Würden sie den Partner für die nächste Phase wieder beauftragen? Fragen Sie nach dem Grund und danach, was sie am Vertrag ändern würden.

Sprechen Sie direkt mit dem Kunden, nicht über den Account Manager des Partners. Bitten Sie um mindestens eine Referenz, bei der das Programm in Schwierigkeiten geriet, denn wie ein Partner sich erholt, sagt Ihnen mehr als ein sauberer Go-live.

Das kommerzielle Modell, das ich empfehle, ist eine Abrechnung nach Aufwand (Time and Materials) mit beziffertem Aufwand. Der geschätzte Aufwand je Phase und je Rolle kommt in den Vertrag, damit Sie den tatsächlichen Aufwand jeden Monat dagegen verfolgen können.

Die Abrechnung nach Aufwand ist ehrlich in Bezug auf die Tatsache, dass sich der SAP-Umfang bewegt. SAP Activate legt die Fit-to-Standard-Workshops und die Designbestätigung in die Explore-Phase, und genau dort tauchen die Lücken auf. Ein bezifferter Aufwand verhindert, dass die Abrechnung nach Aufwand zum Blankoscheck wird, weil Sie früh sehen, wenn eine Phase schneller verbraucht wird als geschätzt.

Ein Festpreis sieht auf dem Papier sicherer aus. In der Praxis hält er nur, solange jede Annahme hält, und der Partner preist dieses Risiko in die Zahl ein.

Vergleichen Sie Tagessätze mit der Aufwandsschätzung, nie für sich allein. Richtwerte für Tagessätze nach Rolle und Region finden Sie in meinem Leitfaden zur Ressourcenplanung für SAP-Projekte.

Die Leistungsbeschreibung

Der Teil einer Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW), den Kunden am häufigsten weglassen, sind detaillierte Annahmen und Ausschlüsse. Ohne sie ist der Umfang das, was der Partner sagt, wenn der erste Änderungsantrag kommt.

Schreiben Sie sie nach Kategorien, damit nichts durchrutscht:

1. Annahmen zum Umfang. Die Gesellschaften, Länder, Prozesse und die Anzahl der WRICEF-Objekte, die der Aufwand abdeckt.
2. Pflichten des Kunden. Datenbereinigung, geschäftliche Entscheidungen, Testressourcen und die Bearbeitungszeit für Abnahmen.
3. Technische Annahmen. Umgebungen, Integrationen und wer jedes angebundene System bereitstellt.
4. Ausschlüsse. Was nicht im Aufwand enthalten ist, ausdrücklich benannt, etwa die Archivierung von Altdaten oder Software von Drittanbietern.

Ergänzen Sie dann benannte Ressourcen, Liefergegenstände mit Abnahmekriterien und einen Änderungssteuerungsprozess. Mein Leitfaden zur SAP-Leistungsbeschreibung behandelt jede Klausel, und meine Hinweise zur Verhandlung von ERP-Verträgen zeigen die Fallen, die Sie vor der Unterschrift entfernen sollten.

Der Partner liefert. Manche Entscheidungen prüft besser jemand, der die Lieferung nicht verkauft.

Ich empfehle, an drei Stellen einen unabhängigen Berater hinzuzuziehen:

1. Während der Vertragsgestaltung. Um die Aufwandsschätzung, die Annahmen und Ausschlüsse sowie die kommerziellen Bedingungen zu prüfen, bevor Sie unterschreiben.
2. Für das Design. Um die Architektur und die Designentscheidungen zu prüfen, die Ihre Kosten über Jahre bestimmen.
3. Für die Dokumente des Partners. Um die Liefergegenstände wie Designdokumente und Testpläne zu bewerten, bevor Sie sie abnehmen und bezahlen.

Das funktioniert neben dem Partner, nicht an seiner Stelle. Mein Leitfaden zu SAP-Partner oder unabhängiger Berater erklärt, was jeder tut und wann Sie beide brauchen.

Eine gute Auswahl senkt das Risiko. Sie beseitigt es nicht.

Ich habe während eines Programms einen Partner gewechselt, und der Auslöser waren die Ressourcen: Der Partner konnte keine qualifizierten Leute stellen. Wenn Sie schon an diesem Punkt sind, beschreibt mein Leitfaden zum Wechsel des SAP-Implementierungspartners während des Projekts, was Sie sichern sollten, bevor Sie es dem Partner sagen.

Bevor Sie einen einzigen Partner kontaktieren, schreiben Sie Ihren Umfang und Ihre Bewertungskriterien. Das sind die Wochen eins und zwei des Zeitplans, und es ist der Schritt, den die meisten Käufer überspringen.

Wenn Sie eine unabhängige Sicht auf eine Shortlist, ein Angebot oder eine Leistungsbeschreibung möchten, unterstütze ich Organisationen dabei. Sie können mich hier kontaktieren.

Wie wähle ich einen SAP-Implementierungspartner aus?

Erstellen Sie eine Longlist im SAP Partner Finder anhand der SAP-Kompetenzen und kürzen Sie sie auf eine Shortlist mit mindestens drei Partnern. Führen Sie eine Ausschreibung durch, halten Sie Präsentationen mit den Personen ab, die der Partner tatsächlich einsetzen wird, und rufen Sie Referenzen aus vergleichbaren Projekten an. Vereinbaren Sie eine Abrechnung nach Aufwand mit nach Phase und Rolle beziffertem Aufwand und schreiben Sie detaillierte Annahmen und Ausschlüsse in die Leistungsbeschreibung.

Wie lange dauert die Auswahl eines SAP-Implementierungspartners?

Etwa 12 Wochen. Das umfasst zwei Wochen Vorbereitung, eine Longlist, ein dreiwöchiges RFP-Fenster, Bewertung und Präsentationen sowie Referenzgespräche. Die letzten Wochen gehen vor der Vergabe in die kommerziellen Bedingungen und die Leistungsbeschreibung.

Wie viele SAP-Partner sollten auf der Shortlist stehen?

Mindestens drei. Drei geben Ihnen einen echten Vergleich von Vorgehen, Personen und Aufwand und halten den Wettbewerbsdruck bei den kommerziellen Bedingungen aufrecht.

Welche sind die besten SAP-Beratungsfirmen?

Es gibt kein Ranking, das für jeden Käufer gilt. Beurteilen Sie Firmen nach Referenzen aus vergleichbaren Projekten, der Qualität der vorgeschlagenen Personen, ihrer Fähigkeit, Architektur und Plan für Ihr Unternehmen zu erklären, und ihren SAP-Auszeichnungen. Namen nach Kategorie gruppiert finden Sie in meinem Leitfaden zu SAP-Implementierungspartnern in den USA nach Kategorie.

Sollte ein SAP-Implementierungsvertrag zum Festpreis oder nach Aufwand abgerechnet werden?

Ich empfehle eine Abrechnung nach Aufwand mit beziffertem Aufwand: der geschätzte Aufwand je Phase und Rolle im Vertrag festgeschrieben, damit Sie ihn verfolgen können. Ein Festpreis hält nur, solange jede Annahme hält, und der Partner preist dieses Risiko ein.

Was sollte ich Referenzen von SAP-Partnern fragen?

Fragen Sie nach der Erfahrung des Partners mit Projekten, die Ihrem ähneln: dieselbe Art von Umfang, Größe und Branche. Fragen Sie, ob die Personen im Angebot die Arbeit gemacht haben, wie mit dem wachsenden Umfang in Explore umgegangen wurde und ob sie den Partner wieder beauftragen würden.