SAP-Leistungsbeschreibung (SOW): was sie enthalten muss

Eine SAP-Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) ist das Vertragsdokument, das festlegt, was der Partner liefert, mit welchem Aufwand, durch wen und wie es sich ändern kann. Sie muss Umfang, detaillierte Annahmen und Ausschlüsse, Aufwand je Phase und Rolle, Liefergegenstände mit Abnahmekriterien, benannte Ressourcen und Änderungssteuerung abdecken.

Den Umfang decken die meisten Leistungsbeschreibungen ausreichend ab. Was Kunden oft weglassen, sind detaillierte Annahmen und Ausschlüsse, und genau dieser Abschnitt entscheidet, was Sie am Ende zahlen.

Dieser Artikel ist Teil meines Leitfadens zur Auswahl eines SAP-Implementierungspartners. Die Leistungsbeschreibung ist der letzte Schritt dieses Prozesses, nach der SAP-Ausschreibung und den Präsentationen. Ein durchgearbeitetes Beispiel für die Prüfung einer Leistungsbeschreibung vor der Unterschrift finden Sie in meiner Fallstudie zur Verhandlung von ERP-Verträgen.

Eine gute SAP-Leistungsbeschreibung liest sich wie ein Betriebshandbuch für das Programm. Jeder auf Ihrer Seite sollte sie aufschlagen und drei Fragen beantworten können: Was bekommen wir, wovon hängt es ab, und was passiert, wenn sich etwas ändert?

Diese Abschnitte braucht sie, und das geht schief, wenn einer fehlt:

Abschnitt	Was er sagen sollte	Was passiert, wenn er dünn ist
Umfang	Prozesse, Module, Buchungskreise, Werke, Länder und Benutzer im Umfang	Jeder Workshop öffnet die Frage neu, was enthalten war
Annahmen	Die Bedingungen, von denen der Preis abhängt, jeweils mit einer Folge, falls sie sich als falsch erweisen	Der Partner stellt Änderungsanträge, die Sie nicht anfechten können
Ausschlüsse	Was der Partner nicht tut und wer es stattdessen tut	Arbeit fällt zwischen Sie und den Partner, und niemand ist dafür zuständig
Vorgehen und Phasen	Die Methode, der Phasenplan und die Quality Gates	Kein vereinbarter Punkt, an dem eine Phase abgeschlossen ist
Aufwand	Geschätzter Aufwand je Phase und Rolle	Sie können nicht erkennen, ob der Verbrauch im Plan liegt
Liefergegenstände und Abnahme	Benannte Dokumente und Ergebnisse, Abnahmekriterien, Prüffrist	Rechnungen werden für unvollständige Arbeit bezahlt
Ressourcen	Benannte Schlüsselpersonen, Rollen, Zeitanteile und Regeln für den Austausch	Das Team aus den Präsentationen ist nicht das Team vor Ort
Pflichten des Kunden	Was Ihre Leute bereitstellen müssen, und wann	Verzögerungen auf Ihrer Seite werden zu Änderungsanträgen des Partners
Änderungssteuerung	Wie eine Änderung gestellt, bewertet, bepreist und genehmigt wird	Änderungsanträge werden zu einer zweiten Umsatzquelle
Governance	Lenkungsausschuss, Berichtswesen, Eskalation	Probleme zeigen sich spät, wenn sie teuer sind

Schreiben Sie den Umfang selbst, bevor Sie nach Preisen fragen, damit die Partner Ihren Umfang kalkulieren und nicht ihren eigenen.

Diesen Abschnitt lassen Kunden oft weg. Ohne ihn beruht der Preis auf Bedingungen, die niemand auf Ihrer Seite gelesen oder vereinbart hat.

Eine Annahme ist eine Bedingung, auf deren Basis der Partner kalkuliert hat. Ein Ausschluss ist Arbeit, die der Partner gar nicht kalkuliert hat. Beide müssen so konkret sein, dass ein Dritter prüfen könnte, ob sie gehalten haben.

Arten von Annahmen, die Sie festhalten sollten

Jede Annahme braucht eine Folge. „Erweist sich dies als falsch, geht die Änderung mit einer Folgenabschätzung in die Änderungssteuerung" macht aus einer Annahme statt Dekoration ein Kontrollinstrument.

Diese Kategorien sollte eine SAP-Leistungsbeschreibung abdecken:

1. Organisatorischer Umfang. Die Zahl der Buchungskreise, Werke, Verkaufsorganisationen, Länder und juristischen Personen, die der Preis abdeckt.
2. Prozessumfang. Die Geschäftsprozesse im Umfang, mit Namen, und die SAP-Standardprozesse, die Sie nach Erwartung des Partners übernehmen.
3. WRICEF-Volumen. Die Zahl der Workflows, Berichte, Schnittstellen, Konvertierungen, Erweiterungen und Formulare, nach Komplexität. Budgets werden in der Explore-Phase getroffen, wenn diese Liste wächst, deshalb gehört die Ausgangszahl in den Vertrag.
4. Daten. Die zu migrierenden Datenobjekte, der Umfang der Historie, die Zahl der Probeladungen und wer die Daten bereinigt.
5. Integrationen. Jede Schnittstelle mit Namen, mit dem System auf der anderen Seite und wer dieses System ändert.
6. Tests. Die Zahl der Testzyklen, wer die Skripte schreibt, wer sie ausführt und wer Fehler behebt.
7. Verfügbarkeit des Kunden. Welche Ihrer Leute gebraucht werden, mit welchem Zeitanteil, und wie schnell Entscheidungen fallen müssen.
8. Umgebungen und Lizenzen. Wer Systeme, Werkzeuge und Zugänge bereitstellt, und bis wann.
9. Standort und Sprache. Wo das Team arbeitet, der Mix aus Onshore und Offshore, Reisen und die Sprachen für Dokumente und Schulungen.
10. Schulung und Hypercare. Das Schulungsmodell, die Zahl der ausgebildeten Trainer sowie Dauer und Austrittskriterien des Hypercare.

Die WRICEF-Ausgangszahl zählt für das Budget am meisten. Die eigenen Kursunterlagen von SAP beschreiben die Explore-Phase als Fit-to-Standard-Analyse, in der genehmigte Delta-Anforderungen für die Realize-Phase in das Product Backlog aufgenommen werden (SAP Learning). Jedes genehmigte Delta kann zu neuem WRICEF-Aufwand werden, deshalb brauchen Sie die Ausgangszahl, um das Wachstum daran zu messen.

Arten von Ausschlüssen, die Sie festhalten sollten

Ausschlüsse sollten benennen, wer die Arbeit stattdessen macht. „Ausgeschlossen" ohne Verantwortlichen ist eine Lücke, die darauf wartet, im Cutover entdeckt zu werden.

Das sind die üblichen Kategorien:

1. Datenbereinigung und Datenanreicherung in den Altsystemen, oft eine Aufgabe des Kunden.
2. Änderungen an Dritt- und Altsystemen auf der anderen Seite einer Schnittstelle.
3. Softwarelizenzen und Abonnements, die in Ihrem Vertrag mit SAP stehen, nicht in der Leistungsbeschreibung.
4. Infrastruktur und Hosting, sofern der Partner sie nicht ausdrücklich betreibt.
5. Durchführung der Endbenutzerschulung, wenn der Partner nur Ihre Trainer schult.
6. Organisatorisches Change Management über das Aufgeführte hinaus.
7. Design von Sicherheit, Rollen und Berechtigungen, wenn eine andere Partei dafür zuständig ist.
8. Performance-, Penetrations- und Regressionstests außerhalb der benannten Zyklen.
9. Länder, Gesellschaften oder Lokalisierungen, die nicht im organisatorischen Umfang stehen.
10. Anwendungsbetreuung nach dem Hypercare, die ein eigener Vertrag ist.

Lesen Sie die beiden Listen mit Ihrem Programmdirektor nebeneinander. Alles, was in keiner der beiden Listen steht, ist die Stelle, aus der ein Änderungsantrag kommen wird.

Das kommerzielle Modell, das ich für eine SAP-Einführung empfehle, ist eine Abrechnung nach Aufwand (Time and Materials) mit beziffertem Aufwand. Das heißt, der geschätzte Aufwand je Phase und je Rolle steht im Vertrag, damit Sie den tatsächlichen Aufwand jeden Monat dagegen verfolgen können.

Ein Festpreis wirkt auf einen Vorstand sicherer. In der Praxis ist der Preis nur fest, solange jede Annahme hält, und ein SAP-Programm stellt die meisten davon bis zum Ende von Explore auf die Probe. Meine Hinweise zu den Kosten einer SAP-Einführung beschreiben, wann eine Festpreisphase trotzdem sinnvoll sein kann.

So vergleichen sich die beiden Modelle in der Leistungsbeschreibung:

Vergleichspunkt	Festpreis	Abrechnung nach Aufwand mit beziffertem Aufwand
Was der Vertrag festlegt	Den Preis, solange die Annahmen halten	Die Sätze und den geschätzten Aufwand je Phase und Rolle
Wo das Risiko liegt	Der Partner preist es als Reserve ein	Bei Ihnen, aber jeden Monat sichtbar
Wenn sich der Umfang bewegt	Jede Änderung wird zur Verhandlung	Der Aufwand bewegt sich, und Sie sehen es gegen die Schätzung
Was Sie verfolgen können	Meilensteine und Änderungsanträge	Tatsächlichen Aufwand gegen Plan, je Phase und Rolle
Was Sie schützt	Enge Annahmen und Ausschlüsse	Enge Annahmen, Ausschlüsse und Aufwandsberichte

Bezifferter Aufwand macht aus der Abrechnung nach Aufwand statt eines Blankoschecks ein gesteuertes Budget. Fordern Sie die Schätzung als Tabelle aus Phasen und Rollen in Personentagen an und machen Sie das monatliche Berichten gegen diese Tabelle zu einer vertraglichen Pflicht.

Lassen Sie die Sätze nicht im Aufwand verschwinden. Prüfen Sie den Rollenmix gegen Marktsätze mit meinem Leitfaden zur Ressourcenplanung für SAP-Projekte.

Ein Plan mit vielen Senior-Tagen am Anfang und Junior-Tagen später ist üblich. Das Umgekehrte braucht eine Erklärung.

Ein Liefergegenstand ist ein benanntes Ergebnis mit einer Definition von „fertig". „Designunterstützung" ist kein Liefergegenstand. Ein unterschriebenes Lösungsdesign-Dokument für Record to Report, gegen vereinbarte Kriterien geprüft, ist einer.

Koppeln Sie die Abnahme an Quality Gates

SAP Activate läuft in sechs Phasen: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run. SAP beschreibt formale Quality Gates nach jeder Phase, die prüfen, ob die Liefergegenstände der Phase vollständig sind, bevor das Projekt weitergeht (SAP Learning).

Nutzen Sie diese Gates in der Leistungsbeschreibung. Führen Sie die Liefergegenstände auf, die an jedem Gate fällig sind, die Abnahmekriterien und die Zahl der Tage, die Sie zur Prüfung haben. Koppeln Sie die Zahlung an abgenommene Liefergegenstände, nicht an den Kalender.

Jemand auf Ihrer Seite muss diese Dokumente beurteilen können. Das ist eine der drei Stellen, an denen ich empfehle, einen unabhängigen Berater hinzuzuziehen: bei der Vertragsgestaltung, für das Design und für die Bewertung der Liefergegenstände des Partners. Mein Artikel SAP-Partner oder unabhängiger Berater erklärt, wie die beiden Rollen zusammenarbeiten.

Benennen Sie die Personen, und prüfen Sie sie

Eine schwache Qualität der vorgeschlagenen Ressourcen ist eines der zwei Dinge, die mich dazu bringen, ein Angebot abzulehnen. Das andere ist ein Partner, der die Architektur und den Plan nicht erklären kann.

Die Leistungsbeschreibung sollte den Lösungsarchitekten, den Programmmanager und jeden fachlichen und technischen Lead benennen. Schreiben Sie ihren Zeitanteil hinein, Ihr Recht, Ersatzpersonen zu interviewen, und Ihre Zustimmung für jeden Austausch. Die Fallstudie zur Verhandlung von ERP-Verträgen zeigt die Klausel zu benannten Ressourcen in der Praxis.

Prüfen Sie Zertifizierungen, statt einem Lebenslauf aufs Wort zu glauben. SAP vergibt Zertifizierungs-Badges über Credly, das eine Prüfung in Echtzeit unterstützt (SAP Learning). Im Stay-Certified-Prozess von SAP verfällt eine Zertifizierung, wenn der Inhaber das verpflichtende Assessment versäumt (SAP Learning).

Diese Klausel zählt mehr, als es aussieht. Ich habe während eines Programms einen Partner gewechselt, und der Auslöser war, dass der Partner keine qualifizierten Ressourcen stellen konnte. Mein Leitfaden zum Wechsel eines SAP-Partners während des Projekts beschreibt, was Sie sichern sollten, bevor es so weit kommt.

In der Änderungssteuerung wird eine dünne Leistungsbeschreibung teuer. Wenn die Annahmen vage sind, lässt sich fast alles als Änderung darstellen.

Ein funktionsfähiger Abschnitt zur Änderungssteuerung braucht diese Elemente:

1. Einen Auslöser. Eine Änderung liegt nur vor, wenn eine Annahme scheitert, ein Ausschluss in den Umfang geholt wird oder Sie etwas Neues verlangen.
2. Eine Folgenabschätzung. Umfang, Aufwand je Rolle, Zeitplan und Kosten, schriftlich, bevor die Arbeit beginnt.
3. Eine Preisliste. Änderungen werden zu Vertragssätzen bepreist, ohne Eilzuschlag, sofern nicht vereinbart.
4. Eine Genehmigungsstufe. Wer auf Ihrer Seite Änderungen bis zu welchem Wert genehmigen darf, mit dem CFO oberhalb einer festgelegten Schwelle.
5. Ein Protokoll. Jede Änderung, genehmigt oder abgelehnt, wird dem Lenkungsausschuss mit der laufenden Summe berichtet.
6. Einen Bezug zur Ausgangsbasis. Neue WRICEF-Objekte werden an der Zahl in den Annahmen gemessen.

Der Partner wird berechtigte Änderungen stellen. SAP-Programme finden Dinge, die bei der Vertragsunterzeichnung niemand wusste. Das Ziel ist, dass jede Änderung sichtbar, bepreist und genehmigt ist, bevor jemand das Geld ausgibt.

In den 21 SAP-Programmen, die ich geleitet oder gerettet habe, ist der größte Fehler, den ich sehe, eine unzureichende Planung zu Beginn. In der Leistungsbeschreibung wird diese Planung verbindlich, und die Zeit dafür ist billig im Vergleich zu strittigen Änderungsanträgen.

Der konkrete nächste Schritt: Nehmen Sie die Leistungsbeschreibung, die vor Ihnen liegt, und listen Sie jede Annahme und jeden Ausschluss auf einer Seite auf. Schreiben Sie neben jeden Punkt, was passiert, wenn er sich als falsch erweist, und wer zahlt. Wenn Sie diese Spalte nicht ausfüllen können, ist die Leistungsbeschreibung nicht unterschriftsreif.

Wenn Sie vor der Unterschrift eine unabhängige Lektüre einer SAP-Leistungsbeschreibung möchten, unterstütze ich Kunden dabei während der Vertragsgestaltung. Sie können mich hier kontaktieren.

Was sollte eine SAP-Leistungsbeschreibung enthalten?

Umfang, detaillierte Annahmen, Ausschlüsse, Vorgehen und Phasen, geschätzten Aufwand je Phase und Rolle, Liefergegenstände mit Abnahmekriterien, benannte Ressourcen, Pflichten des Kunden, Änderungssteuerung und Governance. Am häufigsten bleiben die Annahmen und Ausschlüsse dünn, und genau dieser Teil entscheidet über die Endkosten.

Was ist der Unterschied zwischen Annahmen und Ausschlüssen in einer SAP-Leistungsbeschreibung?

Eine Annahme ist eine Bedingung, auf deren Basis der Partner kalkuliert hat, etwa die Zahl der Buchungskreise oder WRICEF-Objekte. Ein Ausschluss ist Arbeit, die der Partner gar nicht kalkuliert hat, etwa die Bereinigung von Altdaten. Jede Annahme sollte sagen, was passiert, wenn sie sich als falsch erweist, und jeder Ausschluss sollte benennen, wer die Arbeit stattdessen macht.

Ist für eine SAP-Einführung ein Festpreis oder eine Abrechnung nach Aufwand besser?

Ich empfehle eine Abrechnung nach Aufwand mit beziffertem Aufwand: der geschätzte Aufwand je Phase und Rolle im Vertrag festgeschrieben und monatlich verfolgt. Ein Festpreis hält nur, solange jede Annahme hält, und ein SAP-Programm stellt die meisten Annahmen in der Explore-Phase auf die Probe.

Wie definiert man Abnahmekriterien für SAP-Liefergegenstände?

Benennen Sie jeden Liefergegenstand, beschreiben Sie, wie vollständig aussieht, und legen Sie eine Prüffrist für Ihr Team fest. Koppeln Sie sie an die Quality Gates von SAP Activate am Ende jeder Phase und geben Sie die Zahlung erst frei, wenn der Liefergegenstand abgenommen ist.

Sollte die SAP-Leistungsbeschreibung die Berater benennen?

Ja, für die Schlüsselrollen: Lösungsarchitekt, Programmmanager und die fachlichen und technischen Leads. Ergänzen Sie ihren Zeitanteil, Ihr Recht, Ersatzpersonen zu interviewen, und Ihre Zustimmung zu jedem Austausch. Prüfen Sie Zertifizierungen über die SAP-Badges auf Credly, statt sich auf den Lebenslauf zu verlassen.

Wer sollte die SAP-Leistungsbeschreibung schreiben?

Der Partner entwirft sie, aber Umfang und Annahmen sollten von Ihnen kommen. Schreiben Sie Ihren Umfang, bevor Sie an den Markt gehen, und lassen Sie jemanden, der vom Partner unabhängig ist, die Annahmen, Ausschlüsse und Liefergegenstände vor der Unterschrift prüfen.