Die meisten Unternehmen schätzen die ERP-Kosten falsch. Sie planen die Software ein und werden dann von der Beratung, der Datenmigration, der Schulung und der Wartung überrascht, die nie aufhört. Beim Go-live ist von der ursprünglichen Zahl nichts mehr wiederzuerkennen.
Ich habe diesen Rechner gebaut, damit aus der Schätzung eine Zahl wird, die Sie in einer Vorstandssitzung vertreten können. Er ist herstellerneutral. Er deckt die Kostenkategorien ab, die Vertriebspräsentationen kleinreden. Das Ergebnis ist eine Spanne, kein einzelner Punkt, weil die Wahrheit eine Spanne ist.
Füllen Sie das Formular unten aus. Die Eingaben, die das Ergebnis am stärksten bewegen, sind die Anzahl der Nutzer, die Module im Umfang, das Land und der Grad der Anpassung. Die Voreinstellungen entsprechen typischen Mustern im Mittelstand, aber jedes Unternehmen hat seine eigene Form. Passen Sie sie an.
Der Rechner läuft vollständig in Ihrem Browser. Nichts wird irgendwohin gesendet. Nichts wird gespeichert. Sie können die Seite so oft neu laden und von vorn beginnen, wie Sie möchten.
Die Schätzung kombiniert feste und variable Bestandteile.
Einführungskosten = (Lizenzkosten × Anzahl Nutzer) + Einführungsleistungen + Datenmigration + Anpassungen + Schulung + Infrastruktur + Reserve
Darüber hinaus rechnet der Rechner den laufenden Support und die Wartung über die Jahre hoch, die Sie auswählen. Faktoren für Land und Anpassungsgrad passen die endgültige Spanne daran an, wo Sie tätig sind und wie weit Sie vom Standard abweichen wollen. Die Aufteilung nach Kategorien erscheint im Ergebnis, sodass Sie sehen, wo das Geld tatsächlich landet.
Start from a preset scenario
Die meisten Unternehmen geben am Ende ein bis fünf Prozent ihres Jahresumsatzes für ERP aus. Wo genau Sie landen, hängt von der Größe, der Branche und davon ab, wie unübersichtlich der Ist-Zustand ist.
- Kleines Unternehmen (unter 200 Mitarbeitende): typischerweise 150.000 bis 750.000 US-Dollar. Grundlegende Module, weniger Nutzer, begrenzte Anpassung.
- Mittelstand (200 bis 1.000 Mitarbeitende): 1 bis 5 Mio. US-Dollar. Mehr Module, mehr Integration, echter Aufwand bei der Datenmigration.
- Großunternehmen (ab 1.000 Mitarbeitenden): 3 bis 20 Mio. US-Dollar und mehr. Mehrere Länder, regulatorische Komplexität, mehrsprachig, tiefgreifende Anpassungen.
- Globaler Konzern (ab 10.000 Mitarbeitenden): 10 bis 50 Mio. US-Dollar und mehr. Rollouts in mehreren Regionen, Change Management im großen Maßstab.
Auch die Branche spielt eine Rolle. Ich habe erlebt, wie ein Logistikkunde allein für die Anbindung seines ERP an ein Flottenverfolgungssystem zusätzlich 500.000 US-Dollar ausgab. Eine Bank, mit der ich gearbeitet habe, gab 800.000 US-Dollar für Compliance-Anpassungen aus, die nicht im ursprünglichen Umfang enthalten waren. Ein Gesundheitsdienstleister entdeckte 15 Jahre doppelte Patientendatensätze, deren Bereinigung Monate dauerte.
In den meisten Programmen, die ich geleitet habe, verteilen sich die Kosten ungefähr so.
| Komponente | Typischer Anteil | Was dazugehört |
|---|---|---|
| Einführungsleistungen | 30 bis 45 % | Beratung, Konfiguration, Projektmanagement |
| Softwarelizenzen | 15 bis 25 % | Kernmodule, Nutzerlizenzen, Add-ons |
| Zeitaufwand des internen Teams | 10 bis 20 % | IT, Fachexperten, Leiter der Fachbereiche (im Angebot des Anbieters oft unsichtbar) |
| Datenmigration | 5 bis 15 % | Extraktion, Bereinigung, Konvertierung, Validierung |
| Anpassungen und Entwicklung | 5 bis 15 % | ABAP, Fiori-Apps, Integrationen |
| Schulung und Change Management | 5 bis 10 % | Endanwenderschulung, Change Agents, Kommunikation |
| Infrastruktur und Hosting | 5 bis 10 % | Cloud-Subscriptions, Netzwerk, Middleware |
| Reserve | 5 bis 10 % | Scope-Änderungen, Verzögerungen, unvorhergesehene Anforderungen |
Unternehmen, die nah an den Standardprozessen von SAP bleiben, landen am unteren Ende. Unternehmen, die alles anpassen, landen am oberen Ende. Das ist in den meisten Programmen die am besten steuerbare Variable.
- CFOs und Finanzteams, die die mehrjährige Investition vor dem Vertrag bemessen.
- CIOs und Programmleiter, die Anbieterangebote an einer herstellerneutralen Vergleichsbasis prüfen.
- Einkaufsleiter, die Angebote von Tier-1-Einführungspartnern hinterfragen.
- Berater, die transparente Schätzungen für Kundenangebote erstellen.
- Kleine und mittlere Unternehmen sowie wachsende Betriebe, die ihren ersten ERP-Business-Case aufbauen, ohne dafür ein Beratungsmandat zu bezahlen.
Das Kostenmodell enthält branchenspezifische Faktoren für die folgenden Sektoren:
- Fertigung
- Handel und Konsumgüter
- Gesundheitswesen
- Finanzdienstleistungen
- Logistik und Transport
- Technologie
- Energie und Versorgungsunternehmen
- Bauwesen
- Unternehmensdienstleistungen
- Bildung
- Staat und öffentlicher Sektor
- Landwirtschaft
- Gastgewerbe
- Medien und Unterhaltung
- Telekommunikation
Jeder Sektor verschiebt den Faktor nach oben, wenn die regulatorische Komplexität und die Integrationstiefe hoch sind, und nach unten bei einfacheren Betriebsmodellen.
- Klare Kostenschätzungen. Ein realistisches Bild dessen, was Sie zu Beginn und über die Zeit ausgeben werden, nach Kategorien aufgeschlüsselt.
- Schnell. Keine Tabellenkalkulation, die Sie aufbauen müssen. Geben Sie Ihre Daten ein und erhalten Sie in Sekunden ein Ergebnis.
- Anpassbar. Wählen Sie Ihre Module, das Land, den Grad der Anpassung und den Prognosehorizont.
- Herstellerneutral. Aufgebaut auf 25 Jahren Programmerfahrung, nicht auf der Preisliste eines Anbieters.
- Entscheidungsfähig. Die Aufteilung nach Kategorien zeigt, wo die Kosten tatsächlich anfallen, und das schärft das Gespräch mit dem Systemintegrator.
Weicht Ihre Zahl aus diesem Rechner deutlich vom Angebot des Partners ab, ist diese Lücke das Gespräch, das Sie vor der Unterschrift führen sollten.
Wie genau sind die Kostenschätzungen dieses Rechners?
Die Schätzungen beruhen auf branchenüblichen Kostenspannen und auf den Mustern, die ich in Hunderten von Programmen gesehen habe. Sie sollen Ihnen eine belastbare Budgetgrundlage geben, kein Festpreisangebot. Die endgültigen Kosten hängen von der Verhandlung mit dem Anbieter, der Disziplin beim Umfang, der Datenqualität und davon ab, wie weit Sie vom Standard abweichen.
Nutzen Sie das Ergebnis als Ausgangspunkt für das Gespräch mit dem Anbieter. Liegt die Zahl Ihres Systemintegrators deutlich darunter oder darüber, lohnt es sich, diese Lücke vor der Vertragsunterzeichnung zu hinterfragen.
Welche Kostenbestandteile enthält der Rechner?
Softwarelizenzen, Einführungsleistungen, Zeitaufwand des internen Teams, Datenmigration, Anpassungen und Entwicklung, Schulung und Change Management, Infrastruktur und Hosting, Support nach dem Go-live und eine Reserve. Außerdem rechnet er die laufende jährliche Wartung über den gewählten Prognosehorizont hoch.
Der Posten „Zeitaufwand des internen Teams“ fehlt in den meisten Anbieterangeboten. Ihre besten Leute werden über Monate zu 50 % oder mehr für das Programm gebunden sein. Rund um den Go-live sinkt die Produktivität vier bis sechs Wochen lang um 20 bis 30 %. Beides steht in keiner Preisliste eines Anbieters, aber beides sind echte Kosten.
Deckt er verschiedene Module ab?
Ja. Finanzwesen und Controlling, Personalwesen, Einkauf, Fertigung, Vertrieb, Analytics, Customer Relationship Management, Qualitätsmanagement und Advanced Finance lassen sich alle auswählen. Jedes zusätzliche Modul erhöht den Einführungs- und Konfigurationsaufwand. Der Rechner berücksichtigt das.
Wie wirkt sich der Grad der Anpassung auf die Kosten aus?
Erheblich. Unternehmen, die stark anpassen, geben für die Einführung typischerweise 30 bis 50 Prozent mehr aus, und dieser Mehraufwand endet nicht mit dem Go-live: Eigener Code muss gepflegt, bei jedem Upgrade erneut getestet und an das nächste Team übergeben werden. Der Rechner wendet für niedrige, mittlere und hohe Anpassung einen Faktor an, der dieses Muster aus der Praxis abbildet.
Die günstigste Entscheidung zur Anpassung ist meist, sie nicht zu treffen. Die Standardprozesse von SAP wurden über Jahrzehnte mit dem Feedback der Branchen verfeinert. Die entscheidende Frage ist, ob die Abweichung einen Wettbewerbsvorteil bringt oder eine regulatorische Anforderung erfüllt. Lautet die Antwort „So haben wir es schon immer gemacht“, überdenken Sie es.
Kann ich diese Schätzung in einem Business Case verwenden?
Ja. Das Ergebnis ist darauf ausgelegt, einen Investitionsantrag auf Vorstandsebene zu stützen, mit einer Spanne statt eines einzelnen Punkts, damit die Unsicherheit sichtbar bleibt. Nehmen Sie die Aufteilung nach Kategorien und die Annahme zur Reserve in jedes Dokument auf, das Sie in einen Lenkungsausschuss mitnehmen.
Wenn Sie zu den Zahlen eine Erläuterung brauchen, finden Sie in meinem Artikel zur Aufschlüsselung der SAP-Einführungskosten die tiefere Analyse dazu, was die Kosten treibt.
Ist die Cloud günstiger als On-Premise?
Nicht unbedingt, wenn man einen Horizont von fünf bis sieben Jahren betrachtet, der für ein Unternehmenssystem das richtige Vergleichsfenster ist. Die Cloud hat niedrigere Anfangskosten und keinen Infrastrukturaufwand, aber die Subscription läuft auf. On-Premise erfordert eine höhere Anfangsinvestition, kennt aber nach dem Kauf keine wiederkehrende Lizenzgebühr, bei jährlicher Wartung von typischerweise rund 22 % der Lizenzkosten.
Für Organisationen mit vorhandener Infrastrukturkompetenz, die das System sieben Jahre oder länger betreiben wollen, liegen die Gesamtkosten bei On-Premise oft niedriger. Für Organisationen, denen Flexibilität, schnellere Bereitstellung und weniger IT-Aufwand wichtiger sind, gewinnt die Cloud.
Was ist mit laufender Wartung und laufendem Support?
Planen Sie pro Jahr 5 bis 10 Prozent der gesamten Projektkosten für laufende Wartung, Support und schrittweise Erweiterungen ein. Der Rechner rechnet das über die von Ihnen angegebenen Jahre hoch, sodass die mehrjährige Sicht von Anfang an in der Vorstandsvorlage steht.
Unternehmen, die Hypercare (die ersten 30 bis 90 Tage nach dem Go-live) unterfinanzieren, zahlen oft den Gegenwert von drei Monaten Tagessätzen externer Auftragnehmer dafür, zu beheben, was im Test hätte auffallen müssen. Die richtige Investition in Hypercare liegt meist bei 3 bis 5 Prozent der gesamten Projektkosten und gehört vor der Unterschrift in den Vertrag.
Ist dieser Rechner kostenlos?
Ja. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse, keine Zahlung. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser, und nichts wird gespeichert oder übertragen.
Wenn Sie Hilfe beim Aufbau des Business Case möchten, sobald Sie eine Zahl haben, buchen Sie ein 30-Minuten-Gespräch.