Οι περισσότερες εταιρείες υπολογίζουν λάθος το κόστος ενός ERP. Προϋπολογίζουν το λογισμικό και μετά αιφνιδιάζονται από τις συμβουλευτικές υπηρεσίες, τη μετάπτωση δεδομένων, την εκπαίδευση και τη συντήρηση που δεν τελειώνει ποτέ. Μέχρι το go-live, το αρχικό νούμερο έχει γίνει αγνώριστο.
Δημιούργησα αυτή την αριθμομηχανή για να μετατρέψω την εικασία σε ένα νούμερο που μπορείτε να υπερασπιστείτε σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Είναι ουδέτερη ως προς τους προμηθευτές. Καλύπτει τις κατηγορίες κόστους που οι παρουσιάσεις πωλήσεων υποβαθμίζουν. Το αποτέλεσμα είναι εύρος, όχι ένα μεμονωμένο σημείο, γιατί η αλήθεια είναι ένα εύρος.
Συμπληρώστε τη φόρμα παρακάτω. Τα δεδομένα που κινούν περισσότερο το νούμερο είναι ο αριθμός χρηστών, τα modules εντός εύρους, η χώρα και το επίπεδο προσαρμογών. Οι προεπιλογές αντικατοπτρίζουν τυπικά πρότυπα της μεσαίας αγοράς, αλλά κάθε επιχείρηση έχει το δικό της σχήμα. Προσαρμόστε τις.
Η αριθμομηχανή τρέχει εξ ολοκλήρου στον browser σας. Τίποτα δεν στέλνεται πουθενά. Τίποτα δεν αποθηκεύεται. Μπορείτε να κάνετε ανανέωση και να ξεκινήσετε από την αρχή όσες φορές χρειαστεί.
Η εκτίμηση συνδυάζει σταθερά και μεταβλητά στοιχεία.
Κόστος υλοποίησης = (κόστος άδειας × αριθμός χρηστών) + υπηρεσίες υλοποίησης + μετάπτωση δεδομένων + προσαρμογές + εκπαίδευση + υποδομή + απρόβλεπτα
Επιπλέον, η αριθμομηχανή προβάλλει τη διαρκή υποστήριξη και συντήρηση για τα έτη που επιλέγετε. Οι συντελεστές χώρας και προσαρμογών διαμορφώνουν το τελικό εύρος, ώστε να αντικατοπτρίζει πού δραστηριοποιείστε και πόσο σκοπεύετε να αποκλίνετε από το standard. Η ανάλυση ανά κατηγορία εμφανίζεται στα αποτελέσματα, ώστε να βλέπετε πού καταλήγει πραγματικά η δαπάνη.
Start from a preset scenario
Οι περισσότερες εταιρείες καταλήγουν να ξοδεύουν από ένα έως πέντε τοις εκατό των ετήσιων εσόδων σε ERP. Το ακριβές σημείο εξαρτάται από το μέγεθος, τον κλάδο και το πόσο χαοτική είναι η τρέχουσα κατάσταση.
- Μικρή επιχείρηση (κάτω από 200 εργαζόμενους): συνήθως $150K έως $750K. Βασικά modules, λιγότεροι χρήστες, περιορισμένες προσαρμογές.
- Μεσαία αγορά (200 έως 1.000 εργαζόμενοι): $1M έως $5M. Περισσότερα modules, περισσότερες ενοποιήσεις, πραγματικό εύρος μετάπτωσης δεδομένων.
- Μεγάλη επιχείρηση (1.000+): $3M έως $20M+. Πολλές χώρες, ρυθμιστική πολυπλοκότητα, πολλές γλώσσες, βαθιές προσαρμογές.
- Παγκόσμιος όμιλος (10.000+): $10M έως $50M+. Εγκαταστάσεις σε πολλές περιοχές, διαχείριση αλλαγής σε μεγάλη κλίμακα.
Ο κλάδος μετράει κι εδώ. Έχω δει έναν πελάτη στα logistics να ξοδεύει επιπλέον $500.000 μόνο για να συνδέσει το ERP του με ένα σύστημα παρακολούθησης στόλου. Μια τράπεζα με την οποία συνεργάστηκα ξόδεψε $800.000 σε προσαρμογές συμμόρφωσης που δεν ήταν στο αρχικό εύρος. Ένας πάροχος υγείας ανακάλυψε 15 χρόνια διπλότυπων εγγραφών ασθενών που χρειάστηκαν μήνες για να καθαριστούν.
Στα περισσότερα προγράμματα που έχω διοικήσει, η δαπάνη κατανέμεται περίπου ως εξής.
| Στοιχείο | Τυπικό ποσοστό | Τι καλύπτει |
|---|---|---|
| Υπηρεσίες υλοποίησης | 30 έως 45% | Συμβουλευτική, παραμετροποίηση, διαχείριση έργου |
| Άδειες χρήσης λογισμικού | 15 έως 25% | Βασικά modules, άδειες χρηστών, πρόσθετα |
| Χρόνος της εσωτερικής ομάδας | 10 έως 20% | IT, ειδικοί του επιχειρησιακού τομέα, επικεφαλής επιχειρησιακών μονάδων (συχνά αόρατος στην προσφορά του προμηθευτή) |
| Μετάπτωση δεδομένων | 5 έως 15% | Εξαγωγή, καθαρισμός, μετατροπή, επικύρωση |
| Προσαρμογές και ανάπτυξη | 5 έως 15% | ABAP, εφαρμογές Fiori, ενοποιήσεις |
| Εκπαίδευση και διαχείριση αλλαγής | 5 έως 10% | Εκπαίδευση τελικών χρηστών, change agents, επικοινωνία |
| Υποδομή και φιλοξενία | 5 έως 10% | Συνδρομές cloud, δίκτυο, middleware |
| Απόθεμα απρόβλεπτων | 5 έως 10% | Αλλαγές εύρους, καθυστερήσεις, απρόβλεπτες απαιτήσεις |
Οι εταιρείες που μένουν κοντά στις standard διαδικασίες του SAP καταλήγουν στο χαμηλό άκρο. Όσες προσαρμόζουν τα πάντα καταλήγουν στο υψηλό άκρο. Είναι η πιο ελέγξιμη μεταβλητή στα περισσότερα προγράμματα.
- CFO και οικονομικές ομάδες που υπολογίζουν την πολυετή επένδυση πριν από το συμβόλαιο.
- CIO και διευθυντές προγραμμάτων που δοκιμάζουν τις προτάσεις των προμηθευτών απέναντι σε μια ουδέτερη βάση αναφοράς.
- Υπεύθυνοι προμηθειών που αμφισβητούν τις προσφορές συνεργατών υλοποίησης tier-1.
- Σύμβουλοι και advisors που ετοιμάζουν διαφανείς εκτιμήσεις για προτάσεις προς πελάτες.
- Μικρομεσαίες και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις που χτίζουν το πρώτο τους business case ERP χωρίς να πληρώσουν μια συμβουλευτική ανάθεση για να το κάνει.
Το μοντέλο κόστους περιλαμβάνει συντελεστές ανά κλάδο για τους ακόλουθους τομείς:
- Μεταποίηση
- Λιανικό εμπόριο και καταναλωτικά αγαθά
- Υγεία
- Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες
- Logistics και μεταφορές
- Τεχνολογία
- Ενέργεια και επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας
- Κατασκευές
- Επαγγελματικές υπηρεσίες
- Εκπαίδευση
- Δημόσιος τομέας και κυβέρνηση
- Γεωργία
- Φιλοξενία
- Μέσα ενημέρωσης και ψυχαγωγία
- Τηλεπικοινωνίες
Κάθε τομέας προσαρμόζει τον συντελεστή προς τα πάνω λόγω ρυθμιστικής πολυπλοκότητας και βάθους ενοποιήσεων, ή προς τα κάτω για απλούστερα επιχειρησιακά μοντέλα.
- Καθαρές εκτιμήσεις κόστους. Μια ρεαλιστική εικόνα του τι θα ξοδέψετε εξαρχής και με την πάροδο του χρόνου, αναλυμένη ανά κατηγορία.
- Γρήγορη. Χωρίς υπολογιστικά φύλλα να συναρμολογήσετε. Εισαγάγετε τα στοιχεία σας και έχετε αποτέλεσμα σε δευτερόλεπτα.
- Προσαρμόσιμη. Επιλέξτε modules, χώρα, επίπεδο προσαρμογών και ορίζοντα προβολής.
- Ουδέτερη ως προς τους προμηθευτές. Χτισμένη από 25 χρόνια υλοποίησης προγραμμάτων, όχι από τον τιμοκατάλογο ενός προμηθευτή.
- Κατάλληλη για αποφάσεις. Η ανάλυση ανά κατηγορία σας δείχνει πού καταλήγει πραγματικά η δαπάνη, κάτι που κάνει πιο αιχμηρή τη συζήτηση με τον συνεργάτη SI.
Αν το τελικό νούμερο αυτής της αριθμομηχανής διαφέρει ουσιαστικά από την προσφορά του συνεργάτη, αυτό το χάσμα είναι η συζήτηση που αξίζει να γίνει πριν υπογράψετε.
Πόσο ακριβείς είναι οι εκτιμήσεις κόστους αυτής της αριθμομηχανής;
Οι εκτιμήσεις βασίζονται σε εύρη κόστους που αποτελούν πρότυπο του κλάδου και στα μοτίβα που έχω δει σε εκατοντάδες προγράμματα. Έχουν σχεδιαστεί να σας δώσουν μια τεκμηριωμένη βάση προϋπολογισμού, όχι μια προσφορά σταθερής τιμής. Το τελικό κόστος θα εξαρτηθεί από τη διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή, την πειθαρχία στο εύρος, την ποιότητα των δεδομένων και το πόσο αποκλίνετε από το standard.
Χρησιμοποιήστε το αποτέλεσμα της αριθμομηχανής ως αφετηρία για τη συζήτηση με τον προμηθευτή. Αν το νούμερο του συνεργάτη SI σας είναι ουσιαστικά χαμηλότερο ή υψηλότερο, αξίζει να διερευνήσετε το χάσμα πριν από την υπογραφή του συμβολαίου.
Ποια στοιχεία κόστους περιλαμβάνει η αριθμομηχανή;
Άδειες χρήσης λογισμικού, υπηρεσίες υλοποίησης, χρόνο της εσωτερικής ομάδας, μετάπτωση δεδομένων, προσαρμογές και ανάπτυξη, εκπαίδευση και διαχείριση αλλαγής, υποδομή και φιλοξενία, υποστήριξη μετά το go-live και ένα απόθεμα απρόβλεπτων. Προβάλλει επίσης τη διαρκή ετήσια συντήρηση για τον ορίζοντα προβολής που επιλέγετε.
Το στοιχείο «χρόνος της εσωτερικής ομάδας» είναι αυτό που παραλείπουν οι περισσότερες προσφορές προμηθευτών. Οι καλύτεροι άνθρωποί σας θα αφιερώνονται κατά 50% ή περισσότερο στο πρόγραμμα για μήνες. Η παραγωγικότητα πέφτει 20 έως 30% γύρω από το go-live για τέσσερις έως έξι εβδομάδες. Τίποτα από τα δύο δεν εμφανίζεται σε τιμοκατάλογο προμηθευτή, αλλά και τα δύο είναι πραγματικό κόστος.
Καλύπτει διαφορετικά modules;
Ναι. Μπορείτε να επιλέξετε Οικονομικά και Controlling, Ανθρώπινο Δυναμικό, Προμήθειες, Παραγωγή, Πωλήσεις και Διανομή, Analytics, Διαχείριση Σχέσεων Πελατών (CRM), Διαχείριση Ποιότητας και Advanced Finance. Κάθε module που προστίθεται αυξάνει την προσπάθεια υλοποίησης και παραμετροποίησης. Η αριθμομηχανή το λαμβάνει υπόψη.
Πώς επηρεάζει το επίπεδο προσαρμογών το κόστος;
Σημαντικά. Οι εταιρείες που κάνουν εκτεταμένες προσαρμογές ξοδεύουν συνήθως 30 έως 50 τοις εκατό περισσότερα για την υλοποίηση και η επιβάρυνση αυτή δεν σταματά στο go-live: ο προσαρμοσμένος κώδικας πρέπει να συντηρείται, να ξαναδοκιμάζεται σε κάθε αναβάθμιση και να παραδίδεται στην επόμενη ομάδα. Η αριθμομηχανή εφαρμόζει συντελεστή για Χαμηλό, Μεσαίο και Υψηλό επίπεδο προσαρμογών, που αντικατοπτρίζει αυτό το μοτίβο της πράξης.
Η φθηνότερη απόφαση για προσαρμογή είναι συνήθως να μην την κάνετε. Οι standard διαδικασίες του SAP έχουν βελτιωθεί επί δεκαετίες με την ανατροφοδότηση του κλάδου. Το κρίσιμο ερώτημα είναι αν η απόκλιση προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ή ρυθμιστική απαίτηση. Αν η απάντηση είναι «έτσι το κάναμε πάντα», ξανασκεφτείτε το.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτή την εκτίμηση σε ένα business case;
Ναι. Το αποτέλεσμα είναι διαμορφωμένο ώστε να στηρίζει επενδυτική πρόταση επιπέδου διοικητικού συμβουλίου, με εύρος αντί για ένα μεμονωμένο σημείο, ώστε να φαίνεται η εγγενής αβεβαιότητα. Συμπεριλάβετε την ανάλυση ανά κατηγορία και την παραδοχή για τα απρόβλεπτα σε κάθε έγγραφο που παίρνετε σε επιτροπή καθοδήγησης.
Αν χρειάζεστε μια αφήγηση γύρω από τα νούμερα, δείτε το άρθρο μου για την ανάλυση κόστους υλοποίησης SAP, με τη βαθύτερη ανάλυση του τι κινεί τη δαπάνη.
Είναι το cloud φθηνότερο από το on-premise;
Όχι απαραίτητα σε ορίζοντα πέντε έως επτά ετών, που είναι το σχετικό παράθυρο σύγκρισης για ένα εταιρικό σύστημα. Το cloud έχει χαμηλότερο αρχικό κόστος και καμία επιβάρυνση υποδομής, αλλά η συνδρομή συσσωρεύεται. Το on-premise απαιτεί υψηλότερη αρχική επένδυση, αλλά μετά την αγορά δεν υπάρχει επαναλαμβανόμενη χρέωση άδειας, με ετήσια συντήρηση συνήθως περίπου στο 22% του κόστους της άδειας.
Για οργανισμούς που διαθέτουν ήδη ικανότητα υποδομής και σχεδιάζουν να λειτουργούν το σύστημα για επτά και πλέον χρόνια, το on-premise συχνά δίνει χαμηλότερο συνολικό κόστος. Για οργανισμούς που δίνουν προτεραιότητα στην ευελιξία, στην ταχύτερη εγκατάσταση και στο χαμηλότερο φορτίο IT, κερδίζει το cloud.
Τι γίνεται με τη διαρκή συντήρηση και υποστήριξη;
Προβλέψτε 5 έως 10 τοις εκατό του συνολικού κόστους του έργου ετησίως για διαρκή συντήρηση, υποστήριξη και σταδιακές βελτιώσεις. Η αριθμομηχανή το προβάλλει για τα έτη που ορίζετε, ώστε η πολυετής εικόνα να υπάρχει στο έγγραφο προς το διοικητικό συμβούλιο από την αρχή.
Οι εταιρείες που υποχρηματοδοτούν το hypercare (τις πρώτες 30 έως 90 ημέρες μετά το go-live) συχνά πληρώνουν το ισοδύναμο τριών μηνών ημερήσιων χρεώσεων εξωτερικών συνεργατών για να διορθώσουν ό,τι θα έπρεπε να είχε εντοπιστεί στις δοκιμές. Η σωστή επένδυση σε hypercare είναι συνήθως 3 έως 5 τοις εκατό του συνολικού κόστους του έργου και πρέπει να υπάρχει στο συμβόλαιο πριν από την υπογραφή.
Είναι δωρεάν αυτή η αριθμομηχανή;
Ναι. Χωρίς εγγραφή, χωρίς email, χωρίς πληρωμή. Ο υπολογισμός τρέχει στον browser σας και τίποτα δεν αποθηκεύεται ούτε μεταδίδεται.
Αν θέλετε βοήθεια για να χτίσετε το business case όταν έχετε ένα νούμερο, κλείστε μια κλήση 30 λεπτών.