Το λογισμικό μένει εκεί, μισοϋλοποιημένο, ενώ όλοι γυρίζουν στα λογιστικά φύλλα και στα αυτοκόλλητα σημειώματα. Σας θυμίζει κάτι; Να τι ισχύει με το ERP. Η ίδια η τεχνολογία δεν είναι πια το πρόβλημα. Τα συστήματα στο cloud είναι οικονομικά και ισχυρά. Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις μπορούν να έχουν όλα όσα χρειάζονται με λιγότερα από 200 $ τον μήνα. Το πραγματικό ζήτημα είναι η υλοποίηση.
Έχω δει ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να κάνουν αυτά τα ακριβά λάθη:
- Επιλογή λάθος συστήματος για τις συγκεκριμένες ανάγκες του κλάδου τους
- Προσπάθεια να στήσουν τα πάντα μόνοι τους χωρίς σωστό σχεδιασμό
- Παράλειψη εκπαίδευσης των εργαζομένων και απορία γιατί κανείς δεν χρησιμοποιεί το σύστημα
- Λανθασμένη μετάπτωση δεδομένων, με απώλεια ετών επιχειρηματικού ιστορικού
- Επιλογή μόνο με βάση την τιμή και όχι την πραγματική λειτουργικότητα
Το Enterprise Resource Planning πρέπει να συνδέει τις πωλήσεις, το απόθεμα, τη λογιστική και τις λειτουργίες σας. Όταν δουλεύει σωστά, έχετε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο αντί να μαντεύετε. Αυτοματοποιείτε εργασίες αντί να κάνετε τα πάντα με το χέρι. Παίρνετε αποφάσεις με βάση τα γεγονότα και όχι προαισθήσεις.
Η διαφορά ανάμεσα σε μια ιστορία επιτυχίας των 15.000 $ και σε μια καταστροφή των 15.000 $ συνήθως καταλήγει σε ένα πράγμα. Να έχετε κάποιον που ξέρει τι κάνει να καθοδηγεί τη διαδικασία από την πρώτη ημέρα.
Μην αφήσετε την επένδυσή σας σε ERP να γίνει άλλο ένα ακριβό λάθος. Αναζητήστε εξειδικευμένη καθοδήγηση που προστατεύει την επένδυσή σας.
Μιλήστε με τον Noel: δωρεάν κλήση 15 λεπτών
Το ERP σημαίνει Enterprise Resource Planning, αλλά ξεχάστε για λίγο το φανταχτερό όνομα. Σκεφτείτε το ως τον εγκέφαλο που συνδέει όλα τα διαφορετικά μέρη της επιχείρησής σας. Αυτή τη στιγμή πιθανότατα έχετε ξεχωριστά συστήματα για τα πάντα.
Ίσως το QuickBooks για τη λογιστική, ένα άλλο πρόγραμμα για το απόθεμα, λογιστικά φύλλα Excel για την παρακολούθηση των πωλήσεων και αυτοκόλλητα σημειώματα για όλα τα υπόλοιπα.
Το ERP τα φέρνει όλα αυτά μαζί σε ένα σύστημα. Όταν ένας πελάτης κάνει παραγγελία, το απόθεμά σας ενημερώνεται αυτόματα. Όταν στέλνετε κάτι, η λογιστική σας το γνωρίζει.
Οι μικρές επιχειρήσεις το χρειάζονται περισσότερο από όλους. Δεν έχετε ομάδα που διαχειρίζεται διαφορετικά συστήματα. Τα κάνετε όλα μόνοι σας ή ίσως με λίγους εργαζομένους που φορούν πολλά καπέλα.
Να τα προβλήματα που λύνει πραγματικά το ERP:
- Εξαλείφει τη διπλή καταχώριση δεδομένων που σπαταλά ώρες κάθε εβδομάδα
- Σταματά τα λάθη αποθεμάτων που σας κοστίζουν χρήματα και πελάτες
- Σας δίνει ακριβείς οικονομικές αναφορές χωρίς χειροκίνητους υπολογισμούς
- Εμποδίζει τις παραγγελίες να χάνονται στη διαδρομή
Δείτε πώς θα κατακτήσετε την υλοποίηση του SAP 
Οι μικρές επιχειρήσεις πιέζονται από κάθε κατεύθυνση. Οι προσδοκίες των πελατών είναι υψηλότερες από ποτέ, ο ανταγωνισμός είναι σκληρός και το κόστος συνεχίζει να ανεβαίνει. Στο μεταξύ, εσείς εξακολουθείτε να διαχειρίζεστε τα πάντα με ξεπερασμένα συστήματα που είχαν νόημα πριν από δέκα χρόνια αλλά δεν προλαβαίνουν τον σημερινό ρυθμό.
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων με τους οποίους μιλώ νιώθουν ότι τρέχουν σε διάδρομο που επιταχύνει συνεχώς. Δουλεύετε πιο σκληρά, αλλά όχι απαραίτητα και πιο μπροστά. Το πραγματικό πρόβλημα είναι ότι πολλές επιχειρήσεις λειτουργούν ακόμη σαν να είναι το 2015, ενώ οι ανταγωνιστές τους έχουν περάσει στην ψηφιακή εποχή.
Αυτό βλέπω να συμβαίνει. Έχετε δεδομένα πελατών σε ένα μέρος, πληροφορίες αποθέματος κάπου αλλού και οικονομικά στοιχεία σε τρίτο σύστημα. Όταν κάποιος ρωτά κάτι απλό, όπως «Ποιο προϊόν πουλάει περισσότερο αυτόν τον μήνα;», πρέπει να τραβήξετε αναφορές από πολλά σημεία και να ελπίζετε ότι οι αριθμοί θα συμφωνούν. Μέχρι να πάρετε απάντηση, η ευκαιρία έχει χαθεί.
- Τα χρήματα μένουν σε απλήρωτα τιμολόγια ενώ οι λογαριασμοί συσσωρεύονται, δημιουργώντας διαρκές άγχος για την πληρωμή των μισθών
- Οι αγορές αποθεμάτων δεσμεύουν μετρητά για μήνες προτού δείτε οποιαδήποτε απόδοση της επένδυσης
- Ανακαλύπτετε τα προβλήματα ρευστότητας πολύ αργά, επειδή οι οικονομικές αναφορές δείχνουν τα στοιχεία του περασμένου μήνα και όχι τη σημερινή πραγματικότητα
- Η καταχώριση των ίδιων στοιχείων πελατών σε πολλά συστήματα σπαταλά ώρες κάθε εβδομάδα
- Η χειροκίνητη παρακολούθηση αποθεμάτων οδηγεί σε ελλείψεις όταν έχετε φόρτο και σε υπερβολικά αποθέματα όταν είστε επιφυλακτικοί
- Το κυνήγι πληροφοριών ανάμεσα σε διαφορετικά προγράμματα διακόπτει την παραγωγική δουλειά και εκνευρίζει τους εργαζομένους
- Οι τάσεις των πελατών γίνονται εμφανείς εβδομάδες αφότου θα μπορούσατε να τις αξιοποιήσετε
- Τα προβλήματα αποθεμάτων αναδύονται μόνο αφού έχετε ήδη απογοητεύσει πελάτες ή δεσμεύσει υπερβολικά μετρητά
- Η οικονομική απόδοση μένει ασαφής μέχρι οι αναφορές τέλους μήνα να αποκαλύψουν προβλήματα που ξεκίνησαν πριν από εβδομάδες
Η επιλογή ενός συστήματος ERP μοιάζει συντριπτική, επειδή υπάρχουν εκατοντάδες επιλογές και κάθε προμηθευτής ισχυρίζεται ότι η λύση του είναι ιδανική για μικρές επιχειρήσεις. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων επιλέγουν με βάση την τιμή ή εντυπωσιακές επιδείξεις και μετανιώνουν έξι μήνες αργότερα, όταν το σύστημα δεν ταιριάζει πραγματικά με τον τρόπο που δουλεύουν.
Να κάτι που κανείς δεν σας λέει εξαρχής. Το φθηνότερο σύστημα συνήθως κοστίζει περισσότερο μακροπρόθεσμα. Θα περάσετε μήνες προσπαθώντας να το κάνετε να δουλέψει, θα πληρώσετε ακριβές προσαρμογές ή θα καταλήξετε να αλλάξετε σε κάτι άλλο. Από την άλλη, το ακριβότερο σύστημα μπορεί να έχει λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ, ενώ θα του λείπουν τα βασικά που χρειάζεστε κάθε μέρα.
Το κλειδί είναι να κατανοήσετε τις συγκεκριμένες επιχειρησιακές σας διαδικασίες προτού αρχίσετε να ψάχνετε. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες πηγαίνουν κατευθείαν σε επιδείξεις προμηθευτών χωρίς να έχουν αποτυπώσει πώς λειτουργούν πραγματικά. Τους θαμπώνουν λειτουργίες που νομίζουν ότι θέλουν, αντί να εστιάσουν στα προβλήματα που έχουν πραγματικά.
Έχω δει εταιρείες να ξοδεύουν 20.000 $ σε συστήματα που δεν μπορούν να χειριστούν τη βασική τους ροή εργασίας, ενώ άλλες παίρνουν ακριβώς ό,τι χρειάζονται με 3.000 $, επειδή ήξεραν τι να αναζητήσουν. Η διαφορά είναι η προετοιμασία και το να ξέρεις πώς να αξιολογείς σωστά τα συστήματα, όχι η τύχη.
- Αποτυπώστε τις τρέχουσες διαδικασίες σας βήμα προς βήμα, μαζί με τα σημεία πόνου που σπαταλούν χρόνο καθημερινά
- Εντοπίστε ποιες εργασίες κάνετε χειροκίνητα και θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν, ώστε να ελευθερωθούν ώρες κάθε εβδομάδα
- Προσδιορίστε ποιες αναφορές και ποια δεδομένα χρειάζεστε πραγματικά για να παίρνετε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις
- Δοκιμάστε πώς χειρίζεται το σύστημα τις ροές εργασίας του δικού σας κλάδου και όχι απλώς γενικές επιχειρηματικές διαδικασίες
- Ελέγξτε τις δυνατότητες ενοποίησης με εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε και δεν μπορείτε να αντικαταστήσετε άμεσα
- Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα μπορεί να κλιμακωθεί με τα σχέδια ανάπτυξής σας χωρίς να απαιτεί ακριβές αναβαθμίσεις
- Αξιολογήστε το ιστορικό του προμηθευτή με επιχειρήσεις παρόμοιες με τη δική σας σε μέγεθος και κλάδο
- Κατανοήστε το πραγματικό χρονοδιάγραμμα και κόστος για να λειτουργήσει πλήρως το σύστημα
- Αξιολογήστε την ποιότητα της συνεχούς υποστήριξης, γιατί θα χρειάζεστε βοήθεια πολύ μετά την αρχική εγκατάσταση
Τα παραδοσιακά συστήματα ERP απαιτούν να αγοράσετε διακομιστές, να εγκαταστήσετε λογισμικό και να συντηρείτε τα πάντα μόνοι σας.
Αυτό μπορεί να δουλεύει για μεγάλες εταιρείες με τμήματα IT, αλλά για τις μικρές επιχειρήσεις είναι εφιάλτης. Μιλάμε για 50.000 $ μόνο για να ξεκινήσετε, συν το διαρκές κόστος συντήρησης.
Το ERP στο cloud τα αλλάζει όλα. Το λογισμικό τρέχει στους διακομιστές του προμηθευτή και το προσπελαύνετε μέσω του browser. Χωρίς υλικό να αγοράσετε, χωρίς προσωπικό IT να προσλάβετε, χωρίς ενημερώσεις λογισμικού να διαχειριστείτε.
Σύγκριση κόστους:
- Παραδοσιακά συστήματα: 30.000 $ έως 100.000 $ εξαρχής, συν διαρκή συντήρηση
- ERP στο cloud: 50 $ έως 200 $ τον μήνα ανά χρήστη, χωρίς αρχικό κόστος υλικού
Διαφορές στον χρόνο εγκατάστασης:
- Παραδοσιακό ERP: 6 έως 18 μήνες για πλήρη υλοποίηση
- Συστήματα cloud: σε λειτουργία μέσα σε εβδομάδες, κάποιες φορές ημέρες
Οι μεταποιητικές επιχειρήσεις έχουν μοναδικές προκλήσεις που το γενικό επιχειρηματικό λογισμικό δεν μπορεί να χειριστεί. Πρέπει να διαχειρίζεστε ταυτόχρονα πρώτες ύλες, αποθέματα ημιτελών προϊόντων και έτοιμα προϊόντα. Οι περισσότεροι μικροί παραγωγοί χρησιμοποιούν ακόμη λογιστικά φύλλα, που καταρρέουν καθώς μεγαλώνετε.
Ανάγκες μεταποίησης:
- Παρακολούθηση καταλόγου υλικών (BOM) και διαχείριση εντολών εργασίας
- Τεκμηρίωση ποιοτικού ελέγχου που πληροί τα πρότυπα
Λειτουργίες αποθεμάτων:
- Παρακολούθηση υλικών και έτοιμων προϊόντων σε πραγματικό χρόνο
- Αυτόματα σημεία αναπαραγγελίας και παρακολούθηση παρτίδων
Εργαλεία παραγωγής:
- Σχεδιασμός δυναμικότητας και προγραμματισμός παραγωγικού χώρου (shop floor)
- Ενοποίηση με τη λογιστική για το πραγματικό κόστος παραγωγής
Το ERP μεταποίησης είναι απαραίτητο για να παραμείνετε ανταγωνιστικοί και κερδοφόροι.
Η υλοποίηση ERP είναι το σημείο όπου οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ή πετυχαίνουν περίλαμπρα ή αποτυγχάνουν παταγωδώς. Ειλικρινά, δεν υπάρχει πολύ μέση λύση. Οι εταιρείες που το κάνουν σωστά βλέπουν άμεσες βελτιώσεις στην αποδοτικότητα και στη λήψη αποφάσεων. Αντίθετα, όσες το κάνουν λάθος καταλήγουν με ακριβό λογισμικό που δεν το χρησιμοποιεί κανείς και με διαδικασίες πιο περίπλοκες από πριν.
Αυτό έμαθα αφού παρακολούθησα δεκάδες τέτοια έργα. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες νομίζουν ότι υλοποίηση σημαίνει εγκατάσταση λογισμικού και εκπαίδευση των ανθρώπων να το χρησιμοποιούν. Αυτό είναι ίσως το 30% της πραγματικής δουλειάς. Η πραγματική πρόκληση είναι η αποτύπωση των τρεχουσών διαδικασιών, η απόφαση για το τι πρέπει να αλλάξει και το να πείσετε με κάποιον τρόπο όλους να κάνουν τα πράγματα διαφορετικά.
Έχω δει υλοποιήσεις να στραβώνουν με προβλέψιμους τρόπους όλα αυτά τα χρόνια. Οι ιδιοκτήτες ενθουσιάζονται με τα οφέλη και προσπαθούν να τα βιαστούν όλα. Παραλείπουν τον βαρετό σχεδιασμό και πηδούν κατευθείαν στη διασκεδαστική δουλειά της εγκατάστασης.
Μετά δεν εμπλέκουν την ομάδα τους στις αποφάσεις και έξι μήνες αργότερα αναρωτιούνται γιατί κανείς δεν χρησιμοποιεί πραγματικά το νέο σύστημα. Ή προσπαθούν να αναπαραγάγουν κάθε περίεργη μικρή διαδικασία του παλιού τους τρόπου αντί να εκμεταλλευτούν την ευκαιρία για να διορθώσουν ό,τι δεν δούλευε.
Οι επιτυχημένες υλοποιήσεις είναι διαφορετικές. Αφιερώνουν χρόνο εξαρχής για σωστό σχεδιασμό, ακόμη και όταν φαίνεται αργό. Θέτουν ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα και τα τηρούν πραγματικά, που είναι πιο δύσκολο απ' ό,τι ακούγεται. Το σημαντικότερο: το αντιμετωπίζουν ως αλλαγή του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης και όχι απλώς ως αλλαγή λογισμικού. Ίσως αυτό ακούγεται δραματικό, αλλά ειλικρινά αυτό ακριβώς κάνετε.
1. Σχεδιασμός και αξιολόγηση
- Καταγράψτε πώς κάνετε πραγματικά τα πράγματα σήμερα και όχι πώς νομίζετε ότι τα κάνετε
- Βρείτε ποιες διαδικασίες θέλετε να κρατήσετε και ποιες εκνευρίζουν όλους
2. Παραμετροποίηση του συστήματος
- Στήστε το σύστημα ώστε να ταιριάζει σε καλύτερες διαδικασίες και όχι απαραίτητα στο σημερινό σας χάος
- Δοκιμάστε τα πάντα με πραγματικά δεδομένα, γιατί οι επιδείξεις των προμηθευτών δεν σας δείχνουν ποτέ τα προβλήματα
3. Μετάπτωση δεδομένων
- Καθαρίστε πρώτα τα δεδομένα σας, αλλιώς απλώς θα μεταφέρετε το χάος σας σε ακριβό νέο λογισμικό
- Έχετε εφεδρικό σχέδιο, γιατί κάτι πάντα στραβώνει κατά τη μεταφορά δεδομένων
4. Εκπαίδευση και διαχείριση αλλαγής
- Διδάξτε στους ανθρώπους νέους τρόπους εργασίας και όχι απλώς πού να πατούν κουμπιά
- Βρείτε κάποιον στην ομάδα σας που ενθουσιάζεται με αυτά τα θέματα, για να βοηθήσει τους υπόλοιπους
5. Στρατηγική go-live
- Μην ενεργοποιήσετε τα πάντα τη Δευτέρα το πρωί ελπίζοντας στο καλύτερο
- Προγραμματίστε να είστε διαθέσιμοι για ερωτήσεις, γιατί οι άνθρωποι θα έχουν πολλές
6. Βελτιστοποίηση μετά την υλοποίηση
- Παρατηρήστε πώς χρησιμοποιούν πραγματικά οι άνθρωποι το σύστημα και όχι πώς ελπίζατε να το χρησιμοποιούν
- Συνεχίστε να βελτιώνετε τα πράγματα με βάση το πραγματικό feedback όσων κάνουν τη δουλειά
Κοιτάξτε, σας καταλαβαίνω. Πιθανότατα έχετε ξεγελαστεί στο παρελθόν από συμβούλους που υποσχέθηκαν τα πάντα και παρέδωσαν παρουσιάσεις PowerPoint.
Εγώ είμαι διαφορετικός, επειδή υλοποιώ πραγματικά αυτά τα συστήματα αντί να μιλάω απλώς γι' αυτά. Δουλεύω με μικρές επιχειρήσεις που χρειάζονται λύσεις ERP και τεχνητής νοημοσύνης που δουλεύουν πραγματικά, όχι εντυπωσιακές επιδείξεις που καταρρέουν στην πραγματική ζωή.
Ίσως έχετε κουραστεί να ισορροπείτε ανάμεσα σε πέντε διαφορετικά συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους. Ίσως ξοδεύετε πολύ χρόνο σε χειροκίνητες εργασίες που θα έπρεπε να είναι αυτοματοποιημένες.
Ή απλώς θέλετε να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις με πραγματικά δεδομένα αντί να μαντεύετε με βάση λογιστικά φύλλα του περασμένου μήνα.
Σας βοηθώ να διαλέξετε το σωστό σύστημα, να το υλοποιήσετε σωστά και να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας το χρησιμοποιεί πραγματικά.
Χωρίς εξάμηνα έργα που δεν πάνε πουθενά. Χωρίς ακριβά λάθη που μένουν αχρησιμοποίητα.
Αυτές είναι πραγματικές ιστορίες μικρών επιχειρήσεων που έκαναν σωστά την υλοποίηση ERP. Έχω αλλάξει τα ονόματα, αλλά οι αριθμοί και τα αποτελέσματα είναι ακριβώς αυτά που συνέβησαν. Μερικές φορές νομίζω ότι οι άνθρωποι χρειάζονται να ακούσουν πραγματικά παραδείγματα και όχι μόνο θεωρία, γιατί ειλικρινά κάθε σύμβουλος μιλά για οφέλη αλλά λίγοι σας δείχνουν τους πραγματικούς αριθμούς.
1. Εταιρεία μεταποίησης μειώνει το κόστος αποθεμάτων κατά 40%
Η Sarah διευθύνει ένα ξυλουργείο που φτιάχνει ντουλάπια κατά παραγγελία, με 12 εργαζομένους. Πριν από το ERP παρακολουθούσε τα υλικά σε λογιστικά φύλλα και συνεχώς της τέλειωνε το ξύλο ή παράγγελνε υπερβολικά πολύ. Τα μετρητά της ήταν πάντα δεσμευμένα σε απόθεμα που δεν χρειαζόταν, ενώ της έλειπαν υλικά για τις ενεργές δουλειές. Θυμάμαι να επισκέπτομαι το εργαστήριό της και να βλέπω στοίβες ακριβής σκληρής ξυλείας να στέκονται εκεί, ενώ εκείνη πάλευε να βρει δρυ για ένα έργο που έληγε την ίδια εβδομάδα.
Μετά την υλοποίηση ERP μεταποίησης, όλα άλλαξαν. Το σύστημα παρακολουθεί κάθε κομμάτι ξύλου από την αγορά ως το έτοιμο ντουλάπι. Τα αποτελέσματα μετά από 8 μήνες με εξέπληξαν ακόμη και εμένα:
- Το κόστος αποθεμάτων έπεσε από 85.000 $ σε 51.000 $, ελευθερώνοντας 34.000 $ σε μετρητά
- Μηδενικές ελλείψεις σε ενεργές δουλειές, κάτι που εξάλειψε εκείνα τα άβολα τηλεφωνήματα καθυστέρησης προς τους πελάτες
- Τα αυτόματα σημεία αναπαραγγελίας αποτρέπουν και τις ελλείψεις και τις καταστάσεις υπερβολικού αποθέματος
Ίσως το καλύτερο μέρος ήταν να βλέπω το άγχος της Sarah να μειώνεται. Από το να ελέγχει το απόθεμα με το χέρι κάθε πρωί, πέρασε στο να εμπιστεύεται το σύστημα.
2. Χονδρέμπορος αυξάνει τις πωλήσεις κατά 60% χωρίς να προσλάβει προσωπικό
Η εταιρεία υδραυλικών ειδών του Mike πνιγόταν σε χειροκίνητες διαδικασίες. Οι τρεις υπάλληλοι του γραφείου του περνούσαν τον περισσότερο χρόνο τους καταχωρίζοντας παραγγελίες, ελέγχοντας απόθεμα και εκδίδοντας τιμολόγια. Μετά βίας διαχειρίζονταν τον τρέχοντα όγκο, πόσο μάλλον να μεγαλώσουν. Ο Mike σκεφτόταν μάλιστα να προσλάβει δύο ακόμη άτομα μόνο και μόνο για να προλαβαίνουν.
Το σύστημα ERP αυτοματοποίησε την επεξεργασία παραγγελιών και ενοποιήθηκε με τη λογιστική τους. Τα αποτελέσματα μετά από 18 μήνες ήταν καλύτερα απ' όσα περιμέναμε:
- Η επεξεργασία παραγγελιών ανέβηκε από 200 σε 320 παραγγελίες την εβδομάδα με το ίδιο προσωπικό
- Οι πωλήσεις αυξήθηκαν από 2,1 εκατ. $ σε 3,4 εκατ. $ ετησίως
- Οι παραγγελίες των πελατών ρέουν αυτόματα από τον ιστότοπο στην αποθήκη χωρίς χειροκίνητη καταχώριση
3. Εταιρεία υπηρεσιών βελτιώνει τις ταμειακές ροές κατά 35%
Η εταιρεία κλιματισμού (HVAC) της Lisa δυσκολευόταν με καθυστερημένες πληρωμές και κενά στις ταμειακές ροές. Χρησιμοποιούσαν το QuickBooks, αλλά δεν είχαν εικόνα για το ποιοι πελάτες χρωστούσαν χρήματα ή πότε έληγαν οι πληρωμές. Τα προβλήματα ταμειακών ροών την κρατούσαν ξύπνια τα βράδια, ειδικά στις χαμηλές περιόδους.
Το νέο σύστημα ERP στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής και παρακολουθεί την παλαιότητα των απαιτήσεων. Οι βελτιώσεις στις ταμειακές ροές ήρθαν ταχύτερα απ' όσο αναμενόταν:
- Ο μέσος χρόνος είσπραξης έπεσε από 45 ημέρες σε 29 ημέρες
- Βελτίωση 35% στη συνολική ταμειακή ροή
- Δυνατότητα ανάληψης μεγαλύτερων έργων χωρίς ανησυχία για την πληρωμή των μισθών
Αυτό που με εντυπωσίασε στην περίπτωση της Lisa ήταν πόση ψυχική ενέργεια κέρδισε πίσω. Αντί να ανησυχεί συνεχώς για τα μετρητά, μπορούσε να εστιάσει στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
Οι περισσότερες υλοποιήσεις ERP αποτυγχάνουν εξαιτίας των ίδιων προβλέψιμων προβλημάτων. Οι ιδιοκτήτες διαλέγουν λάθος σύστημα για τις ανάγκες τους. Υποτιμούν πόσο θα διαρκέσει η εγκατάσταση. Η ομάδα τους αντιστέκεται στις αλλαγές, επειδή κανείς δεν εξήγησε εξαρχής γιατί αλλάζουν.
Έχω δει εταιρείες να περνούν μήνες παραμετροποιώντας συστήματα που δεν ταιριάζουν με τον τρόπο που δουλεύουν πραγματικά. Μετά προσπαθούν να εκπαιδεύσουν όλους σε ένα μόνο απόγευμα και απορούν γιατί οι άνθρωποι συνεχίζουν να χρησιμοποιούν τα παλιά λογιστικά φύλλα.
Συνηθισμένα προβλήματα που βλέπω:
- Εταιρείες που επιλέγουν λογισμικό με βάση την τιμή και όχι την καταλληλότητα
- Ομάδες που γυρίζουν στα παλιά λογιστικά φύλλα επειδή το νέο σύστημα φαίνεται περίπλοκο
- Καταστροφές στη μετάπτωση δεδομένων που χάνουν χρόνια ιστορικού πελατών
Εγώ το κάνω διαφορετικά. Πρώτα σας βοηθώ να αποτυπώσετε τις πραγματικές σας διαδικασίες προτού κοιτάξουμε οποιοδήποτε λογισμικό. Βρίσκουμε τι δεν δουλεύει και τι δουλεύει καλά. Μετά διαλέγουμε σύστημα που ταιριάζει στην επιχείρησή σας, όχι το αντίθετο.
Πώς βοηθώ:
- Δουλεύω με την ομάδα σας ώστε να καταλάβει γιατί αλλάζουμε τα πράγματα
- Εκπαιδεύω τους ανθρώπους σταδιακά και όχι όλους μαζί σε ένα αγχωτικό απόγευμα
- Μένω δίπλα σας μετά το go-live, γιατί τότε ξεκινούν οι πραγματικές ερωτήσεις
Η υλοποίηση δεν τελειώνει όταν ανάβει το σύστημα. Τότε ακριβώς ξεκινά η πραγματική δουλειά.
Συχνές ερωτήσεις
Μου κάνουν συνεχώς τις ίδιες ερωτήσεις όταν ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων σκέφτονται το ERP.
Οι περισσότεροι έχουν ξεγελαστεί στο παρελθόν από υποσχέσεις λογισμικού ή φοβούνται μήπως κάνουν ένα ακριβό λάθος.
Αφού βοήθησα δεκάδες μικρές επιχειρήσεις σε υλοποιήσεις ERP, πρόσεξα ότι οι ίδιες ανησυχίες επανέρχονται.
Οι άνθρωποι θέλουν να μάθουν αν είναι πολύ μικροί, πόσο κοστίζει πραγματικά και αν η ομάδα τους θα χρησιμοποιήσει πράγματι το νέο σύστημα.
Όταν διευθύνετε μια μικρή εταιρεία, κάθε απόφαση μετράει περισσότερο, επειδή δεν έχετε απεριόριστους προϋπολογισμούς ή ειδικές ομάδες IT για να διορθώνουν προβλήματα.
Έτσι, αντί να σας δώσω γενικές απαντήσεις από ιστότοπους προμηθευτών, μοιράζομαι όσα έμαθα πραγματικά δουλεύοντας με εταιρείες σαν τη δική σας.
Μιλήστε με τον Noel: δωρεάν κλήση 15 λεπτών
1. Πόσο κοστίζει πραγματικά το ERP σε μια μικρή επιχείρηση;
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ξοδεύουν από 50 $ έως 200 $ τον μήνα ανά χρήστη για συστήματα ERP στο cloud.
Για μικρές επιχειρήσεις με έσοδα 1-5 εκατ. $ ετησίως, το λογισμικό ERP κοστίζει συνήθως περίπου 1.750 $ τον μήνα κατά μέσο όρο, με συνολικό κόστος υλοποίησης από 10.000 $ έως 150.000 $.
Ωστόσο, το πραγματικό κόστος εξαρτάται από το πόσα άτομα χρειάζονται πρόσβαση και ποιες λειτουργίες χρησιμοποιείτε πραγματικά. Πολλοί ιδιοκτήτες εκπλήσσονται από κρυφά κόστη, όπως η μετάπτωση δεδομένων, η εκπαίδευση και οι προσαρμογές.
Λέω πάντα στους πελάτες να προϋπολογίζουν περίπου 1-2% των ετήσιων εσόδων τους για ολόκληρο το έργο και όχι μόνο για τη συνδρομή λογισμικού.
2. Είναι η επιχείρησή μου πολύ μικρή για ERP;
Σε καμία περίπτωση. Πάνω από το 75% των μικρών εταιρειών χρησιμοποιεί συστήματα ERP για να διαχειρίζεται τις λειτουργίες τους. Η εσφαλμένη αντίληψη ότι το ERP είναι μόνο για μεγάλους οργανισμούς προέρχεται από τα παλιά χρόνια, όταν αυτά τα συστήματα απαιτούσαν τεράστιες ομάδες IT. Οι σημερινές λύσεις στο cloud σχεδιάζονται ειδικά για μικρές επιχειρήσεις.
Αν χρησιμοποιείτε πολλά λογιστικά φύλλα, δυσκολεύεστε με την παρακολούθηση αποθεμάτων ή ξοδεύετε πολύ χρόνο σε χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων, έχετε στην πραγματικότητα ακριβώς το κατάλληλο μέγεθος για υλοποίηση ERP.
3. Πόσο διαρκεί η υλοποίηση ERP σε μια μικρή επιχείρηση;
Η εγκατάσταση στο cloud είναι γενικά ταχύτερη, αφού δεν απαιτεί αγορά και εγκατάσταση νέου υλικού. Οι περισσότερες υλοποιήσεις ERP σε μικρές επιχειρήσεις διαρκούν 6-12 εβδομάδες για συστήματα cloud, σε σύγκριση με 6-18 μήνες για παραδοσιακές λύσεις on-premise.
Το χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από το πόσο πολύπλοκες είναι οι διαδικασίες σας και πόσα δεδομένα χρειάζεται να μεταφέρετε.
Οι εταιρείες που προσπαθούν να βιαστούν συνήθως τελικά αργούν περισσότερο, επειδή παραλείπουν σημαντικά βήματα σχεδιασμού.
4. Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο ERP στο cloud και στο on-premise για μικρές επιχειρήσεις;
Το ERP στο cloud είναι σχεδόν πάντα η καλύτερη επιλογή για μικρές επιχειρήσεις. Τα συστήματα on-premise ξεκινούν από περίπου 25.000 $, ενώ τα συστήματα cloud ξεκινούν από 75 $ τον μήνα ανά χρήστη. Με τα συστήματα cloud δεν χρειάζεται να αγοράσετε διακομιστές, να προσλάβετε προσωπικό IT ή να ανησυχείτε για ενημερώσεις λογισμικού.
Όλα τρέχουν μέσα από τον browser σας και ο προμηθευτής αναλαμβάνει την ασφάλεια και τη συντήρηση.
Προτείνω on-premise μόνο αν έχετε πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις ασφαλείας ή διαθέτετε ήδη σημαντική υποδομή IT.
5. Μπορεί το ERP να βοηθήσει πραγματικά τη μεταποιητική μου επιχείρηση;
Οι μεταποιητικές επιχειρήσεις βλέπουν από τα μεγαλύτερα οφέλη των συστημάτων ERP. Ένα σύστημα ERP σας βοηθά να οργανώσετε τα δεδομένα και να βγάλετε νόημα από αυτά, απλοποιώντας τις λειτουργίες και βελτιώνοντας την αποδοτικότητα ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας.
Έχετε παρακολούθηση αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο, προγραμματισμό παραγωγής και διαχείριση καταλόγου υλικών.
Έχω δει μικρούς παραγωγούς να μειώνουν το κόστος αποθεμάτων κατά 30-40% απλώς επειδή απέκτησαν καλύτερη εικόνα για το τι έχουν πραγματικά στα χέρια τους σε σχέση με όσα νομίζουν ότι έχουν.
6. Θα χρησιμοποιήσει πράγματι η ομάδα μου το νέο σύστημα ERP;
Αυτή είναι η μεγαλύτερη ανησυχία που ακούω και ειλικρινά είναι δικαιολογημένη. Η διαφορά ανάμεσα στην επιτυχία και στην αποτυχία συνήθως καταλήγει στο να έχετε κάποιον που ξέρει τι κάνει να καθοδηγεί τη διαδικασία. Η επιτυχία εξαρτάται από τη σωστή εκπαίδευση και τη διαχείριση αλλαγής.
Η ομάδα σας πρέπει να καταλάβει γιατί αλλάζετε και πώς η αλλαγή κάνει τη δουλειά της πιο εύκολη.
Συστήνω πάντα να εμπλέκονται βασικοί εργαζόμενοι στη διαδικασία επιλογής και να παρέχεται διαρκής υποστήριξη μετά το go-live, όχι μόνο μια εκπαίδευση μίας ημέρας.
7. Πώς διαλέγω το σωστό σύστημα ERP για τη δική μου επιχείρηση;
Πέρα από τη βασική λειτουργικότητα, πρέπει να αξιολογήσετε πώς θα εξυπηρετήσει πραγματικά το λογισμικό τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησής σας. Ξεκινήστε καταγράφοντας τις τρέχουσες διαδικασίες σας και εντοπίζοντας τα μεγαλύτερα σημεία πόνου. Μην αποσπάστε την προσοχή σας από εντυπωσιακές λειτουργίες που ίσως δεν χρησιμοποιήσετε ποτέ. Εστιάστε σε συστήματα που λύνουν τα πραγματικά σας προβλήματα.
Λάβετε υπόψη παράγοντες όπως η ευκολία χρήσης, η ενοποίηση με υπάρχοντα εργαλεία, η δυνατότητα κλιμάκωσης και το ιστορικό του προμηθευτή με επιχειρήσεις παρόμοιες με τη δική σας.
Η φθηνότερη επιλογή συνήθως δεν είναι η καλύτερη μακροπρόθεσμα.
8. Ποια είναι τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι μικρές επιχειρήσεις στην υλοποίηση ERP;
Τα συχνότερα λάθη είναι η επιλογή λογισμικού μόνο με βάση την τιμή, η προσπάθεια να υλοποιηθούν όλα ταυτόχρονα και η μη εμπλοκή των εργαζομένων στη διαδικασία.
Οι ιδιοκτήτες συχνά διαλέγουν λάθος σύστημα για τις ανάγκες τους, υποτιμούν πόσο θα διαρκέσει η εγκατάσταση και αντιμετωπίζουν αντίσταση από την ομάδα, επειδή κανείς δεν εξήγησε γιατί αλλάζουν.
Ένα ακόμη μεγάλο λάθος είναι η προσπάθεια να αναπαραχθεί κάθε περίεργη διαδικασία του παλιού συστήματος αντί να αξιοποιηθεί η ευκαιρία για να βελτιωθεί ο τρόπος που δουλεύετε.
9. Πόσο γρήγορα θα δω απόδοση στην επένδυσή μου σε ERP;
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις αρχίζουν να βλέπουν οφέλη μέσα σε 3-6 μήνες από το go-live.
Οι εταιρείες ξοδεύουν συνήθως 1-3% των ετήσιων εσόδων τους σε υλοποιήσεις ERP και το 95% αναφέρει βελτιωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες μετά την εγκατάσταση.
Η απόδοση προέρχεται από λιγότερη χειροκίνητη δουλειά, καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων, ταχύτερη λήψη αποφάσεων και λιγότερα λάθη. Έχω δει εταιρείες να εξοικονομούν αρκετό χρόνο σε διοικητικές εργασίες ώστε να αποφύγουν την πρόσληψη επιπλέον προσωπικού καθώς μεγαλώνουν, κάτι που συχνά αποπληρώνει ολόκληρο το σύστημα.
10. Χρειάζομαι σύμβουλο ή μπορώ να υλοποιήσω μόνος μου το ERP;
Ένας εξειδικευμένος σύμβουλος μπορεί να βοηθήσει στον καθορισμό των στόχων σας, παράγοντας ένα συγκεκριμένο σχέδιο έργου πολύ καλύτερο από οποιοδήποτε γενικό πρότυπο θα βρίσκατε στο διαδίκτυο.
Αν και είναι τεχνικά εφικτό να υλοποιήσετε μόνοι σας ένα ERP, οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ωφελούνται από εξειδικευμένη καθοδήγηση. Ένας καλός σύμβουλος σας βοηθά να αποφύγετε ακριβά λάθη, εξασφαλίζει σωστή εγκατάσταση και παρέχει εκπαίδευση που πραγματικά μένει.
Το κόστος της επαγγελματικής βοήθειας είναι συνήθως πολύ μικρότερο από το κόστος της διόρθωσης προβλημάτων αργότερα ή της επανεκκίνησης με διαφορετικό σύστημα.
Η ομάδα σας πρέπει να καταλάβει γιατί αλλάζετε και πώς η αλλαγή κάνει τη δουλειά της πιο εύκολη.
Η φθηνότερη επιλογή συνήθως δεν είναι η καλύτερη μακροπρόθεσμα.