SAP iş tanımı belgesi (SOW): neleri içermeli

Bir SAP iş tanımı belgesi (SOW), iş ortağının neyi, hangi eforla, kimin eliyle teslim edeceğini ve bunun nasıl değişebileceğini söyleyen sözleşme belgesidir. Kapsamı, ayrıntılı varsayımları ve kapsam dışı kalemleri, faz ve role göre eforu, kabul kriterli teslimatları, adı belli kaynakları ve değişiklik kontrolünü kapsamalıdır.

SOW'ların çoğu kapsamı yeterince iyi ele alır. Müşterilerin çoğu zaman dışarıda bıraktığı şey ayrıntılı varsayımlar ve kapsam dışı kalemlerdir ve sonunda ne ödeyeceğinizi belirleyen bölüm odur.

Bu yazı, SAP uygulama iş ortağı nasıl seçilir rehberimin bir parçasıdır. SOW, o sürecin SAP iş ortağı teklif talebinden ve sözlü sunumlardan sonraki son adımıdır. İmzadan önce bir SOW incelemesinin işlenmiş bir örneği için ERP sözleşme pazarlığı vaka çalışmamı okuyun.

İyi bir SAP SOW'u, programın işletim kılavuzu gibi okunur. Sizin tarafınızdaki herkes onu açıp üç soruyu yanıtlayabilmelidir: ne alıyoruz, neye bağlı ve bir şey değiştiğinde ne oluyor.

İhtiyaç duyduğu bölümler ve biri eksik olduğunda neyin ters gittiği şunlardır:

Bölüm	Ne söylemeli	Zayıf kalırsa ne olur
Kapsam	Kapsamdaki süreçler, modüller, şirket kodları, üretim yerleri, ülkeler ve kullanıcılar	Her atölye neyin dahil olduğu sorusunu yeniden açar
Varsayımlar	Fiyatın dayandığı koşullar, her biri yanlış çıkarsa doğuracağı sonuçla birlikte	İş ortağı itiraz edemeyeceğiniz değişiklik talepleri açar
Kapsam dışı kalemler	İş ortağının yapmayacağı işler ve onların yerine kimin yapacağı	İş sizinle iş ortağı arasında kalır ve kimse sahiplenmez
Yaklaşım ve fazlar	Yöntem, faz planı ve kalite kapıları	Bir fazın bittiği konusunda üzerinde anlaşılmış bir nokta yoktur
Efor	Faz ve role göre tahmini efor	Harcama hızının plana uygun olup olmadığını anlayamazsınız
Teslimatlar ve kabul	Adı belli belgeler ve çıktılar, kabul kriterleri, onay süresi	Yarım işler için faturalar ödenir
Kaynaklar	Adı belli kilit kişiler, roller, tahsis ve ikame kuralları	Sözlü sunumlarda tanıştığınız ekip, sahadaki ekip değildir
Müşteri sorumlulukları	Sizin ekibinizin neyi, ne zaman sağlaması gerektiği	Sizin tarafınızdan kaynaklanan gecikmeler iş ortağının değişiklik taleplerine dönüşür
Değişiklik kontrolü	Bir değişikliğin nasıl açıldığı, değerlendirildiği, fiyatlandığı ve onaylandığı	Değişiklik talepleri ikinci bir gelir kalemine dönüşür
Yönetişim	Yönlendirme komitesi, raporlama, eskalasyon	Sorunlar geç, pahalı olduklarında ortaya çıkar

Fiyat istemeden önce kapsamı kendiniz yazın ki iş ortakları kendi kapsamlarını değil, sizin kapsamınızı fiyatlasın.

Müşterilerin çoğu zaman dışarıda bıraktığı bölüm budur. Bu bölüm olmadan fiyat, sizin tarafınızda kimsenin okumadığı ya da üzerinde anlaşmadığı koşullara dayanır.

Varsayım, iş ortağının fiyatı üzerine kurduğu bir koşuldur. Kapsam dışı kalem ise iş ortağının hiç fiyatlamadığı iştir. Her ikisi de, üçüncü bir tarafın geçerli olup olmadıklarını kontrol edebileceği kadar özgül olmalıdır.

Yazılması gereken varsayım türleri

Her varsayımın bir sonucu olmalıdır. "Bu yanlış çıkarsa, değişiklik bir etki değerlendirmesiyle değişiklik kontrolünden geçer" ifadesi, bir varsayımı süs olmaktan çıkarıp bir kontrole dönüştürür.

Bir SAP SOW'unun kapsaması gereken kategoriler şunlardır:

1. Organizasyonel kapsam. Fiyatın kapsadığı şirket kodu, üretim yeri, satış organizasyonu, ülke ve tüzel kişilik sayısı.
2. Süreç kapsamı. Kapsamdaki iş süreçleri, adlarıyla, ve iş ortağının benimsemenizi beklediği SAP standart süreçleri.
3. WRICEF hacmi. İş akışları, raporlar, arayüzler, dönüşümler, geliştirmeler ve formların karmaşıklığa göre sayısı. Bu liste büyüdükçe bütçeler Explore fazında darbe alır; bu yüzden baz sayı sözleşmede yer almalıdır.
4. Veri. Taşınacak veri nesneleri, geçmiş verinin hacmi, deneme yüklemelerinin sayısı ve veriyi kimin temizleyeceği.
5. Entegrasyonlar. Her arayüz adıyla, karşı taraftaki sistemle ve o sistemi kimin değiştireceğiyle birlikte.
6. Test. Test döngülerinin sayısı, senaryoları kimin yazacağı, kimin yürüteceği ve hataları kimin düzelteceği.
7. Müşteri erişilebilirliği. Ekibinizden kimlere, zamanlarının ne kadarıyla ihtiyaç duyulduğu ve kararların ne kadar hızlı verilmesi gerektiği.
8. Ortamlar ve lisanslar. Sistemleri, araçları ve erişimi kimin, ne zamana kadar sağlayacağı.
9. Lokasyon ve dil. Ekibin nerede çalışacağı, yurt içi ve yurt dışı dağılımı, seyahat ve belgeler ve eğitim için diller.
10. Eğitim ve hypercare. Eğitim modeli, eğitilecek eğitmen sayısı ve hypercare'in süresi ve çıkış kriterleri.

Bütçe açısından en önemlisi WRICEF baz sayısıdır. SAP'nin kendi eğitim materyali Explore fazını, onaylanan fark gereksinimlerinin Realize fazı için ürün backlog'una eklendiği bir fit-to-standard analizi olarak tanımlar (SAP Learning). Onaylanan her fark yeni WRICEF eforuna dönüşebilir; bu yüzden büyümeyi ölçmek için başlangıç sayısına ihtiyacınız vardır.

Yazılması gereken kapsam dışı kalem türleri

Kapsam dışı kalemler, işi onların yerine kimin yapacağını belirtmelidir. Sahibi olmayan bir "kapsam dışı" ifadesi, cutover sırasında bulunmayı bekleyen bir boşluktur.

Olağan kategoriler şunlardır:

1. Eski sistemlerde veri temizliği ve zenginleştirme, çoğu zaman bir müşteri görevi.
2. Bir arayüzün karşı tarafındaki üçüncü taraf ve eski sistemlerde yapılacak değişiklikler.
3. SOW'da değil, SAP ile yaptığınız sözleşmede yer alan yazılım lisansları ve abonelikler.
4. Altyapı ve barındırma, iş ortağı bunları açıkça işletmiyorsa.
5. Son kullanıcı eğitiminin verilmesi, iş ortağı yalnızca eğitmenlerinizi eğitiyorsa.
6. Listelenenlerin ötesinde organizasyonel değişim yönetimi.
7. Güvenlik, roller ve yetkilendirme tasarımı, sahibi başka bir tarafsa.
8. Adı belli döngülerin dışındaki performans, sızma ve regresyon testleri.
9. Organizasyonel kapsamda olmayan ülkeler, şirketler ya da yerelleştirmeler.
10. Ayrı bir sözleşme olan hypercare sonrası uygulama desteği.

İki listeyi program direktörünüzle yan yana okuyun. İki listede de yer almayan her şey, bir değişiklik talebinin geleceği yerdir.

Bir SAP uygulaması için önerdiğim ticari model, eforu sayısallaştırılmış zaman ve malzeme (T&M) modelidir. Bu, faz ve role göre tahmini eforun sözleşmeye yazılması demektir; böylece gerçekleşen eforu her ay bununla karşılaştırarak izleyebilirsiniz.

Sabit fiyat bir yönetim kuruluna daha güvenli görünür. Pratikte fiyat yalnızca her varsayım geçerli kaldığı sürece sabittir ve bir SAP programı varsayımların çoğunu Explore'un sonuna kadar sınar. SAP uygulama maliyeti notlarım, sabit fiyatlı bir fazın ne zaman hâlâ anlamlı olabileceğini ele alıyor.

İki model SOW'da şöyle karşılaştırılır:

Karşılaştırma noktası	Sabit fiyat	Eforu sayısallaştırılmış zaman ve malzeme
Sözleşme neyi sabitler	Varsayımlar geçerli olduğu sürece fiyatı	Ücretleri ve faz ve role göre tahmini eforu
Risk nerede durur	İş ortağı onu yedek pay olarak fiyata yansıtır	Sizde, ama her ay görünür
Kapsam hareket ettiğinde	Her değişiklik bir pazarlığa dönüşür	Efor hareket eder ve bunu tahminle karşılaştırarak görürsünüz
Neyi izleyebilirsiniz	Kilometre taşlarını ve değişiklik taleplerini	Faz ve role göre plana karşı gerçekleşen eforu
Sizi ne korur	Sıkı varsayımlar ve kapsam dışı kalemler	Sıkı varsayımlar, kapsam dışı kalemler ve efor raporlaması

Sayısallaştırılmış efor, zaman ve malzeme modelini açık bir çekten kontrollü bir bütçeye dönüştürür. Tahmini, fazlara karşı rollerin yer aldığı, adam gün cinsinden bir tablo olarak isteyin ve bu tabloya karşı aylık raporlamayı sözleşmesel bir yükümlülük haline getirin.

Ücretlerin eforun içinde saklanmasına izin vermeyin. Rol karışımını, SAP projelerinde kaynak tahsisi planlaması rehberimi kullanarak piyasa ücretleriyle karşılaştırın.

Başta kıdemli günlerin, sonra kıdemsiz günlerin ağır bastığı bir plan yaygındır. Tersi bir açıklama gerektirir.

Teslimat, tamamlanma tanımı olan, adı belli bir çıktıdır. "Tasarım desteği" bir teslimat değildir. Kayıttan rapora süreci için, üzerinde anlaşılmış kriterlere göre incelenmiş, imzalı bir çözüm tasarım belgesi ise bir teslimattır.

Kabulü kalite kapılarına bağlayın

SAP Activate altı fazda ilerler: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy ve Run. SAP, her fazdan sonra, proje ilerlemeden önce faz teslimatlarının eksiksiz olduğunu kontrol eden resmi kalite kapıları tanımlar (SAP Learning).

Bu kapıları SOW'da kullanın. Her kapıda teslim edilecek teslimatları, kabul kriterlerini ve inceleme için kaç gününüz olduğunu listeleyin. Ödemeyi takvime değil, kabul edilmiş teslimatlara bağlayın.

Sizin tarafınızda birinin bu belgeleri değerlendirebilmesi gerekir. Bu, bağımsız bir danışmanı devreye almanızı önerdiğim üç noktadan biridir: sözleşme aşamasında, tasarım için ve iş ortağının teslimatlarını değerlendirmek için. SAP iş ortağı ile bağımsız danışman yazım iki rolün birlikte nasıl çalıştığını açıklıyor.

Kişilerin adını yazın ve onları kontrol edin

Önerilen kaynakların zayıf kalitesi, beni bir tekliften vazgeçiren iki şeyden biridir. Diğeri, mimariyi ve planı açıklayamayan bir iş ortağıdır.

SOW çözüm mimarının, program yöneticisinin ve her fonksiyonel ve teknik liderin adını vermelidir. Tahsislerini, yerlerine gelecek kişilerle mülakat yapma hakkınızı ve her ikame için onayınızı yazın. ERP sözleşme pazarlığı vaka çalışması, adı belli kaynak maddesini uygulamada gösteriyor.

Bir özgeçmişi olduğu gibi kabul etmek yerine sertifikaları kontrol edin. SAP sertifika rozetlerini, gerçek zamanlı doğrulamayı destekleyen Credly üzerinden verir (SAP Learning). SAP'nin sertifikayı güncel tutma sürecinde, sahibi zorunlu değerlendirmeyi kaçırırsa sertifika geçerliliğini yitirir (SAP Learning).

Bu madde göründüğünden daha önemlidir. Bir programın ortasında iş ortağı değiştirdim ve tetikleyici, iş ortağının kaliteli kaynak sağlayamamasıydı. SAP iş ortağını projenin ortasında değiştirmek rehberim, oraya varmadan önce neleri güvence altına almanız gerektiğini ele alıyor.

Değişiklik kontrolü, zayıf bir SOW'un pahalıya patladığı yerdir. Varsayımlar belirsizse, neredeyse her şeyin bir değişiklik olduğu savunulabilir.

İşe yarar bir değişiklik kontrolü bölümü şu unsurlara ihtiyaç duyar:

1. Bir tetikleyici. Değişiklik ancak bir varsayım bozulduğunda, bir kapsam dışı kalem kapsama alındığında ya da siz yeni bir şey istediğinizde var olur.
2. Bir etki değerlendirmesi. Kapsam, role göre efor, zaman çizelgesi ve maliyet, iş başlamadan önce, yazılı olarak.
3. Bir ücret tablosu. Değişiklikler sözleşme ücretleriyle fiyatlanır; üzerinde anlaşılmadıkça aciliyet primi yoktur.
4. Bir onay seviyesi. Sizin tarafınızda kimin hangi tutara kadar değişiklikleri onaylayabileceği; belirlenmiş bir eşiğin üstünde CFO.
5. Bir kayıt. Onaylanan ya da reddedilen her değişiklik, kümülatif toplamla birlikte yönlendirme komitesine raporlanır.
6. Baz çizgisine bir bağlantı. Yeni WRICEF nesneleri, varsayımlardaki sayıya göre ölçülür.

İş ortağı meşru değişiklikler de açacaktır. SAP programları, sözleşme imzasında kimsenin bilmediği şeyleri ortaya çıkarır. Amaç, her değişikliğin, kimse parayı harcamadan önce görünür, fiyatlanmış ve onaylanmış olmasıdır.

Yönettiğim ya da kurtardığım 21 SAP programında gördüğüm en büyük hata, başlangıçta düzgün planlama yapılmaması. SOW, o planlamanın bağlayıcı hale geldiği yerdir ve ona harcanan zaman, tartışmalı değişiklik taleplerinin yanında ucuzdur.

Somut bir sonraki adım: önünüzdeki SOW'u alın ve her varsayımı ve kapsam dışı kalemi tek bir sayfada listeleyin. Her birinin yanına, yanlış çıkarsa ne olacağını ve kimin ödeyeceğini yazın. O sütunu dolduramıyorsanız, SOW imzaya hazır değildir.

İmzadan önce bir SAP iş tanımı belgesinin bağımsız bir okumasını istiyorsanız, sözleşme aşamasında müşterilere bu konuda yardımcı oluyorum. Benimle buradan iletişime geçebilirsiniz.

Bir SAP iş tanımı belgesi neleri içermelidir?

Kapsam, ayrıntılı varsayımlar, kapsam dışı kalemler, yaklaşım ve fazlar, faz ve role göre tahmini efor, kabul kriterli teslimatlar, adı belli kaynaklar, müşteri sorumlulukları, değişiklik kontrolü ve yönetişim. En sık zayıf bırakılan bölüm varsayımlar ve kapsam dışı kalemlerdir ve nihai maliyeti belirleyen bölüm odur.

Bir SAP SOW'unda varsayımlar ile kapsam dışı kalemler arasındaki fark nedir?

Varsayım, iş ortağının fiyatı üzerine kurduğu bir koşuldur; örneğin şirket kodu ya da WRICEF nesnesi sayısı. Kapsam dışı kalem ise iş ortağının hiç fiyatlamadığı iştir; örneğin eski verilerin temizlenmesi. Her varsayım yanlış çıkarsa ne olacağını söylemeli, her kapsam dışı kalem de işi onun yerine kimin yapacağını belirtmelidir.

Bir SAP uygulaması için sabit fiyat mı, zaman ve malzeme mi daha iyidir?

Eforu sayısallaştırılmış zaman ve malzeme modelini öneririm: faz ve role göre tahmini efor sözleşmeye yazılır ve aylık olarak izlenir. Sabit fiyat yalnızca her varsayım geçerli kaldığı sürece geçerlidir ve bir SAP programı varsayımların çoğunu Explore fazında sınar.

SAP teslimatları için kabul kriterleri nasıl tanımlanır?

Her teslimatın adını verin, tamamlanmış halinin neye benzediğini tanımlayın ve ekibiniz için bir inceleme süresi belirleyin. Bunları her fazın sonundaki SAP Activate kalite kapılarına bağlayın ve ödemeyi yalnızca teslimat kabul edildiğinde yapın.

SAP SOW'u danışmanların adını vermeli mi?

Evet, kilit roller için: çözüm mimarı, program yöneticisi ve fonksiyonel ve teknik liderler. Tahsislerini, yerlerine gelecek kişilerle mülakat yapma hakkınızı ve her ikame için onayınızı ekleyin. Sertifikaları özgeçmişe güvenmek yerine Credly üzerindeki SAP rozetleriyle doğrulayın.

SAP iş tanımı belgesini kim yazmalı?

Taslağı iş ortağı hazırlar, ama kapsam ve varsayımlar sizden gelmelidir. Piyasaya çıkmadan önce kapsamınızı yazın ve imzadan önce varsayımları, kapsam dışı kalemleri ve teslimatları iş ortağından bağımsız birine inceletin.