SAP uygulama teklif talebi: ne sorulmalı, nasıl puanlanmalı

Bir SAP uygulama teklif talebi, iş ortaklarından vaat değil kanıt istemelidir: benzer projelerden referanslar, görevlendirecekleri kişilerin özgeçmişleri ve kapsamınız için bir mimari ve plan. Teklifleri, gelmeden önce sabitlediğiniz ağırlıklarla puanlayın, sonra teslimat ekibinin planı açıklayabildiğini sözlü sunumlarla doğrulayın.

Kısa cevap: teklif talebi metodoloji slaytlarının değil, kişilerin ve planın sınavıdır.

Bu yazı kararın yalnızca teklif talebi (RFP) aşamasını ele alıyor. Uzun listeden sözleşmeye kadar tüm seçim süreci, SAP uygulama iş ortağı nasıl seçilir rehberimde.

Yönettiğim ya da kurtardığım 21 SAP programında gördüğüm en büyük hata, başlangıçta düzgün planlama yapılmaması. Kendi kapsamınızı bilmeden gönderilen bir SAP teklif talebi, her iş ortağını boşlukları kendi varsayımlarıyla doldurmaya davet eder. O zaman teklifleri karşılaştıramazsınız, çünkü her biri farklı bir programı fiyatlar.

Bu yüzden sıra önemlidir. Kapsamınızı, dahil ve hariç süreçlerinizi, şirketlerinizi ve ülkelerinizi, entegrasyonlarınızı ve verilerinizi tanımlayın, sonra teklif talebini bunun etrafında yazın.

Kapsam bütçeyi daha sonra da korur. Bütçeler, SAP'nin yönteminin fit-to-standard atölyeleri yürüttüğü ve boşlukları backlog'a kaydettiği SAP Activate Explore fazında darbe alır.

WRICEF listesi (iş akışları, raporlar, arayüzler, dönüşümler, geliştirmeler ve formlar) orada büyür ve her yeni nesne maliyettir. Kapsamınız üzerine kurulmuş bir teklif talebi, bu büyümeyi ölçebileceğiniz bir baz çizgisi verir.

Teklif talebini en az üç iş ortağından oluşan bir kısa listeye gönderin.

Uzun listeyi, SAP'nin iş ortaklarının SAP PartnerEdge kapsamında sahip olduğu yetkinlikleri üç kademede gösterdiği SAP Partner Finder'dan oluşturun: essential, advanced ve expert. Bir rozet listede yer kazandırır. Sözleşmeyi kazandırmaz.

Tüm seçim baştan sona yaklaşık 12 hafta sürer.

SAP teklif talebi aşaması nasıl işler

1. 01

   Kapsam

   Kapsamı, süreçleri, şirketleri, entegrasyonları ve verileri herhangi bir iş ortağı görmeden önce kendiniz yazın.

2. 02

   Teklif talebi

   Puanlama ağırlıkları önceden sabitlenmiş tek bir paketi en az üç iş ortağından oluşan bir kısa listeye gönderin.

3. 03

   Yazılı teklifler

   Her teklifi ağırlıklara göre puanlayın ve her genel geçer yanıtı işaretleyin.

4. 04

   Sözlü sunumlar

   Önerilen teslimat ekibinden mimariyi ve planı yüz yüze açıklamasını isteyin.

5. 05

   Referanslar

   Sizinkine benzer projelerdeki referansları arayın ve iş ortağının o projelerdeki deneyimini sorun.

6. 06

   Sözleşme

   Kazanan teklifteki eforu, adı belli kişileri ve varsayımları iş tanımı belgesine taşıyın.

Bir SAP teklif talebinin iki yarısı vardır: iş ortaklarına verdikleriniz ve onlardan geri göndermelerini istedikleriniz.

İş ortaklarına ne verirsiniz

Her iş ortağına aynı paketi aynı anda verin. Paket ne kadar iyiyse yanıtlar o kadar özgül olur:

1. Arka plan ve hedefler. SAP'yi neden uyguladığınız, işletmenin sonrasında neleri yapabilmesi gerektiği ve önemli tarihler.
2. Kapsam. Dahil ve hariç süreçler, şirketler, ülkeler, gruplara göre kullanıcılar ve kullanmayı beklediğiniz SAP ürünleri.
3. Entegrasyonlar ve veri. SAP'nin bağlanması gereken sistemler, taşınacak veri nesneleri ve bunların kalitesi hakkında bildikleriniz.
4. Kendi ekibiniz. Programa kimi, zamanının ne kadarıyla koyabileceğiniz ve iş ortağının hangi rolleri doldurmasını beklediğiniz.
5. Yanıt formatı. Aynı temelde karşılaştırabilmeniz için sabit bir yapı ve bir sayfa sınırı.
6. Değerlendirme kriterleri ve ağırlıklar. İş ortaklarına nasıl puanlanacaklarını söyleyin. Bu, onları önemli olan sorulara yanıt vermeye yöneltir.
7. Zaman çizelgesi. Sorular için son tarih, teklifler için son tarih, sözlü sunum tarihleri ve karar tarihi.

İş ortaklarından ne istersiniz

Çoğu SAP teklif talebi, iş ortaklarından kendilerini anlatmalarını ister ve iş ortakları bunda çok iyidir. Bunun yerine kontrol edebileceğiniz şeyler isteyin:

1. Benzer projelerden referanslar. Aynı SAP ürünleri, benzer ölçek, benzer sektör ve arayabileceğiniz bir irtibat kişisi.
2. Adı belli teslimat ekibi. Özgeçmişler, her kişinin üstleneceği rol, programınıza ayıracakları zamanın payı ve sizin tarihlerinizdeki müsaitlikleri.
3. Doğrulayabileceğiniz sertifikalar. SAP sertifikaları gerçek zamanlı doğrulamaya imkân veren dijital rozetler olarak verir. Firmanın sertifika sayısını değil, adı belli kişilerin rozet bağlantılarını isteyin.
4. Mimari ve plan. Kapsamınız için üst düzey bir tasarım ve kilometre taşları ve bağımlılıklarla birlikte SAP Activate fazlarına göre bir plan.
5. Faz ve role göre efor. Yalnızca toplam bir fiyat değil, her fazda her rol için tahmini gün sayısı.
6. Ayrıntılı varsayımlar ve kapsam dışı kalemler. Fiyatın dayandığı her şey ve kapsamadığı her şey.
7. Ticari model ve ücret tablosu. Role ve teslimat lokasyonuna göre ücretler, seyahat ve masraflar ve değişikliklerin nasıl fiyatlanacağı.
8. Explore'da kapsam büyümesini nasıl kontrol edecekleri. Yeni WRICEF nesnelerini ele alma yöntemleri ve bunları kimin onayladığı.

Ticari model konusunda, eforu sayısallaştırılmış zaman ve malzeme (T&M) modelini öneririm. Faz ve role göre tahmini efor sözleşmeye girer, böylece gerçekleşen eforu her ay bununla karşılaştırarak izleyebilirsiniz. Bunu teklif talebinde istemek, daha sonra bunu mümkün kılan şeydir.

Ücretler konusunda iş ortaklarına bir rakamla çıpa atmayın. Ücret tablolarını isteyin ve SAP projelerinde kaynak tahsisi planlaması rehberimdeki aralıklarla karşılaştırın.

Varsayımlar ve kapsam dışı kalemler, müşterilerin bir iş tanımı belgesinde en sık dışarıda bıraktığı şeylerdir. Teklif talebi bunları ayrıntılı olarak isterse, pazarlıktan önce elinizde olurlar. SAP iş tanımı belgesi rehberim bunların sözleşmeye nasıl taşındığını gösteriyor.

Ağırlıkları teklifler gelmeden önce sabitleyin ve yanıtları okuduktan sonra değiştirmeyin. Ağırlıkları sonradan değiştirmek, bir favorinin seçilip sonradan gerekçelendirilmesinin yoludur.

Bir müşteriye iş ortağı seçiminde yardım ettiğimde, en fazla ağırlığı müşteri referansları taşır. Toplamı ne olursa olsun iki şey beni bir tekliften vazgeçirir: önerilen kaynakların zayıf kalitesi ve mimariyi ve planı açıklayamayan bir iş ortağı. Puanlama her ikisini de yansıtmalıdır.

Aşağıdaki tablo, bu önceliklere dayanan örnek bir ağırlıklandırmadır. Yüzdeleri programınıza göre ayarlayın, ama referansları birinci sırada tutun ve iki vazgeçme testini koruyun.

Kriter	Örnek ağırlık	Yüksek puan neye benzer	Vazgeçme işareti
Referanslar	%30	Benzer projeler, ulaşılabilir irtibat kişileri, iş ortağının rolünü doğrulayan referanslar	Karşılaştırılabilir bir projede referans yok ya da iş ortağı referansları aramanıza izin vermiyor
Kaynak kalitesi	%25	İlgili özgeçmişleri, doğrulanabilir sertifikaları ve teyitli müsaitliği olan adı belli kişiler	Adı belirsiz roller, zayıf özgeçmişler ya da kilit kişiler için "müsaitliğe bağlı" ifadesi
Mimari ve plan	%25	Kapsamınız için bir tasarım ve kilometre taşları, bağımlılıklar ve risklerle bir faz planı	Genel geçer bir plan ya da sözlü sunumda açıklayamadıkları bir tasarım
Ticari	%10	Faz ve role göre efor, net ücretler, ayrıntılı varsayımlar ve kapsam dışı kalemler	Arkasında efor olmayan tek bir toplam fiyat
Yaklaşım	%10	Kapsam kontrolü, test, veri ve bilgi aktarımı için net bir yöntem	Size özgü hiçbir şey içermeyen metodoloji slaytları

Her kriteri, yazılı bir gerekçeyle, 1'den 5'e gibi basit bir ölçekte puanlayın. Her değerlendirici önce tek başına puanlar, sonra panel karşılaştırır.

İki vazgeçme işaretini puan olarak değil, kapı olarak ele alın. Güçlü ticari koşullara sahip bir teklif, zayıf bir ekibi telafi edemez. Ticari kriterin ağırlığı bilerek düşük tutulur: gün ücreti, efor ve yeniden işin yanında küçük bir değişkendir.

Yazılı teklif, teklif ekibinin ne yazabildiğini gösterir. Sözlü sunumlar ise işi yapacak kişilerin onu anlayıp anlamadığını gösterir.

Programınızda gerçekten çalışacak kişileri adlarıyla isteyin. Çözüm mimarı, program yöneticisi ve en büyük iş akışlarınızın liderleri odada olmalıdır. İş ortağı farklı bir ekip getirirse, bunu puana yansıtın.

Sonra onlardan, mümkünse slaytsız, kapsamınız için mimariyi ve planı açıklamalarını isteyin. Kullanabileceğiniz iyi sorular:

1. En karmaşık iki sürecimizin tasarımını bize anlatın. Süreç adlarınızı, şirketlerinizi ve sistemlerinizi duyup duymadığınıza dikkat edin.
2. Explore'da WRICEF listesi üçte bir büyürse ne olur? Bir yöntem, bir karar mercii ve bir maliyet konuşması duymaya bakın.
3. Teklifinizdeki hangi varsayımlar en fazla riski taşıyor? Planını bilen bir iş ortağı bunları hemen sayabilir.
4. Bu ekipte bunu daha önce kim, nerede yaptı? Sonra yanıtı referans görüşmelerinde kontrol edin.
5. Ekibimizden neye, ne zaman ihtiyacınız var? Gerçek bir planda tarihli müşteri bağımlılıkları vardır.

Mimarisini ve planını odada açıklayamayan bir iş ortağı, onu sahada da teslim edemez. Bir tekliften vazgeçmemin ikinci nedeni budur.

Bir programın ortasında, kaliteli kaynak sağlayamadığı için bir iş ortağını değiştirdim. İmzalamadan önce en sıkı sınamanız gereken şey, iyi kişilerin müsaitliğidir.

Referans görüşmeleri

Referans görüşmeleri önemlidir ve çoğu zaman bir formalite olarak yürütülür. Onları düzgün yürütün. Referanslara sorduğum şey, sizinkine benzer projelerde iş ortağıyla yaşadıkları deneyimdir.

Görüşmeden önce referansı kendi programınızla eşleştirin: aynı ürünler, benzer ölçek, benzer sektör. Eşleşme zayıfsa iş ortağından başka bir referans isteyin.

Görüşmede, iş ortağı tarafında işi kimin yönettiğini, neyi iyi yaptığını ve nerede zorlandığını sorun. Sonra o kişilerin sizin teklifinizde olup olmadığını sorun.

Genel geçer yanıtlar nasıl fark edilir

Genel geçer yanıtlar, her SAP teklif talebinde uyarı işaretidir. Herhangi bir şirkete gönderilebilecek bir yanıt, herhangi bir şirket için yazılmıştır.

En hızlı test, bir yanıttaki şirketinizin adını bir rakibinkiyle değiştirmektir. Yanıt hâlâ doğru okunuyorsa, sizin için yazılmamıştır. S/4HANA geçiş iş ortağı seçimi rehberim bu testi geçişler için daha ayrıntılı ele alıyor.

Bir teklif talebi yanıtında genel geçer yanıtlar genellikle şu yerlerde ortaya çıkar:

1. Kapsam bölümü teklif talebinizi size geri okur. Programınızda neyin zor olduğuna dair hiçbir görüş eklemez.
2. Plan her faz için yuvarlak süreler kullanır. İçindeki hiçbir şey şirketlerinize, verilerinize ya da entegrasyonlarınıza bağlı değildir.
3. Süreçlerinizle ilgili sorulara hızlandırıcılarla ilgili yanıtlar gelir. Aracın adı verilir, sizin için nasıl kullanılacağı verilmez.
4. Riskler sektör genelindedir. "Veri kalitesi" ve "değişime direnç" geçer, sistemlerinize özgü hiçbir şey geçmez.
5. Ekip bölümü kişileri değil, rolleri listeler. Bu genellikle zayıf kaynaklarla aynı sorundur, başka sözcüklerle.

Genel geçer bir yanıtı, iyi yazılmış olsa bile düşük puanlayın.

İş ortağının belgelerini değerlendirmek, bağımsız bir bakışın işe yaradığı yerdir. Teklif vermeyen bir danışman tasarımı ve efor tahminlerini, daha sonra da teslimatları sınayabilir. Ödünleşimler, SAP iş ortağı ile bağımsız danışman karşılaştırmamda ele alınıyor.

Her şeyden önce kapsamınızı yazıya dökün. Süreç alanı başına bir sayfa: neyin dahil, neyin hariç olduğu, şirketler ve dokunduğu sistemler. Bu olmadan tekliflerdeki her rakam iş ortağının varsayımlarına dayanır.

Kademelere göre iş ortağı isimleri için ABD'deki SAP uygulama iş ortakları kademelere göre rehberime bakın.

Bir teklif talebi, puanlama ya da aldığınız teklifler hakkında bağımsız bir görüş istiyorsanız, kurumlara bu konuda yardımcı oluyorum. Benimle buradan iletişime geçebilirsiniz.

Bir SAP uygulama teklif talebi neleri içermelidir?

İş ortaklarına arka planınızı ve hedeflerinizi, kapsamınızı, entegrasyonlarınızı ve verilerinizi, sağlayabileceğiniz ekibi, sabit bir yanıt formatını, değerlendirme kriterlerini ve zaman çizelgesini verin. Onlardan benzer projelerdeki referansları ve özgeçmişleriyle adı belli teslimat ekibini isteyin. SAP Activate fazlarına göre bir mimari ve plan, faz ve role göre efor ve ayrıntılı varsayımlar ve kapsam dışı kalemler isteyin.

SAP uygulama iş ortağı teklifleri nasıl puanlanır?

Ağırlıklı kriterleri teklifler gelmeden önce sabitleyin: referanslar, kaynak kalitesi, mimari ve plan, ticari ve yaklaşım. Her değerlendirici yazılı bir gerekçeyle basit bir ölçekte tek başına puanlar, sonra panel karşılaştırır. Zayıf kaynakları ve iş ortağının açıklayamadığı bir planı, toplam puan ne olursa olsun bir teklifi reddetme nedeni sayın.

Bir SAP teklif talebi kaç iş ortağına gönderilmeli?

En az üç. Uzun listeyi SAP Partner Finder'dan ve SAP'nin yetkinlik kademelerinden oluşturun, sonra ilgili referansları olan iş ortaklarını kısa listeye alın.

SAP iş ortağı seçimi ne kadar sürer?

Uzun listeden sözleşmeye kadar baştan sona yaklaşık 12 hafta. Teklif talebinin kendisi bunun yalnızca bir parçasıdır. Zamanın çoğunu sözlü sunumlar, referans görüşmeleri ve kazanan teklifin bir iş tanımı belgesine dönüştürülmesi alır.

Bir SAP teklif talebinde sabit fiyat mı, zaman ve malzeme mi istenmeli?

Eforu sayısallaştırılmış zaman ve malzeme modelini öneririm. Her iş ortağından faz ve role göre tahmini efor isteyin ve bunu sözleşmeye yazın ki gerçekleşen eforu onunla karşılaştırarak izleyebilesiniz. Arkasında efor olmayan tek bir toplam fiyat ne karşılaştırılabilir ne de izlenebilir.

Bir SAP iş ortağı teklifindeki uyarı işaretleri nelerdir?

Herhangi bir şirkete uyabilecek genel geçer yanıtlar, rolleri olan ama adı belli kişileri olmayan bir ekip bölümü, başka yerlerde gördüğünüz sürelerin aynısını taşıyan bir plan ve iş ortağının sözlü sunumda açıklayamadığı bir mimari. Referanslarını aramanıza izin vermeyen bir iş ortağı da başka bir uyarı işaretidir.