RFP на внедрение SAP: что запрашивать и как оценивать

RFP на внедрение SAP должен запрашивать у партнёров доказательства, а не обещания: рекомендации по похожим проектам, резюме людей, которых они поставят на проект, и архитектуру и план для вашего объёма работ. Оценивайте предложения по весам, которые вы зафиксировали до их получения, а затем с помощью устных презентаций проверьте, может ли команда внедрения объяснить план.

Коротко: RFP проверяет людей и план, а не слайды о методологии.

Эта статья описывает только этап запроса предложений (RFP). Весь процесс выбора, от длинного списка до договора, описан в моём руководстве о том, как выбрать партнёра по внедрению SAP.

За 21 программу SAP, которые я вёл или спасал, самая большая ошибка, которую я вижу, это недостаточное планирование в самом начале. RFP по SAP, отправленный до того, как вы знаете собственный объём работ, приглашает каждого партнёра заполнить пробелы своими допущениями. Тогда сравнить предложения невозможно, потому что каждое оценивает другую программу.

Поэтому порядок важен. Определите объём работ: какие процессы входят и не входят, ваши юрлица и страны, интеграции и данные. Затем пишите RFP вокруг этого.

Объём работ защищает и бюджет в дальнейшем. Бюджеты получают удар в фазе Explore методологии SAP Activate, где метод SAP предусматривает воркшопы fit-to-standard и фиксацию разрывов в бэклоге.

Именно там растёт список WRICEF (workflows, reports, interfaces, conversions, enhancements and forms: процессы согласования, отчёты, интерфейсы, конвертации, расширения и формы), и каждый новый объект стоит денег. RFP, построенный на вашем объёме работ, даёт базу, относительно которой этот рост можно измерить.

Отправьте RFP в шорт-лист минимум из трёх партнёров.

Длинный список составьте в SAP Partner Finder, где SAP показывает компетенции партнёров в рамках SAP PartnerEdge, каждую в трёх уровнях: essential, advanced и expert. Статус даёт место в списке. Договор он не даёт.

Весь выбор от начала до конца занимает около 12 недель.

Как проходит этап RFP по SAP

1. 01

   Объём работ

   Опишите объём работ, процессы, юрлица, интеграции и данные сами, до того как их увидит любой партнёр.

2. 02

   RFP

   Отправьте один пакет в шорт-лист минимум из трёх партнёров, с уже зафиксированными весами оценки.

3. 03

   Письменные предложения

   Оцените каждое предложение по весам и отметьте любой общий ответ.

4. 04

   Устные презентации

   Попросите предложенную команду внедрения лично объяснить архитектуру и план.

5. 05

   Рекомендации

   Позвоните рекомендателям по проектам, похожим на ваш, и спросите об опыте партнёра на них.

6. 06

   Договор

   Перенесите трудозатраты, названных людей и допущения из выигравшего предложения в описание работ.

У RFP по SAP две половины: что вы даёте партнёрам и что просите их прислать в ответ.

Что вы даёте партнёрам

Дайте каждому партнёру один и тот же пакет в одно и то же время. Чем лучше пакет, тем конкретнее ответы:

1. Контекст и цели. Зачем вы внедряете SAP, что бизнес должен уметь делать после внедрения и какие даты важны.
2. Объём работ. Какие процессы входят и не входят, юрлица, страны, пользователи по группам и продукты SAP, которые вы планируете использовать.
3. Интеграции и данные. Системы, к которым должна подключаться SAP, объекты данных для миграции и что вы знаете об их качестве.
4. Ваша собственная команда. Кого вы можете выделить на программу, на какую долю их времени и какие роли вы ожидаете от партнёра.
5. Формат ответа. Фиксированная структура и ограничение по объёму, чтобы сравнивать сопоставимое.
6. Критерии оценки и веса. Сообщите партнёрам, как их будут оценивать. Это заставляет их отвечать на вопросы, которые имеют значение.
7. График. Срок для вопросов, срок подачи предложений, даты устных презентаций и дата решения.

Что вы запрашиваете у партнёров

Большинство RFP по SAP просят партнёров рассказать о себе, и партнёры это делают очень хорошо. Вместо этого запрашивайте то, что можно проверить:

1. Рекомендации по похожим проектам. Те же продукты SAP, сопоставимый масштаб, похожая отрасль, с контактом, которому можно позвонить.
2. Названная команда внедрения. Резюме, роль каждого человека, доля его времени на вашей программе и доступность в ваши сроки.
3. Сертификаты, которые можно проверить. SAP выдаёт сертификаты в виде цифровых бейджей, которые можно проверить в реальном времени. Запрашивайте ссылки на бейджи названных людей, а не количество сертификатов у фирмы.
4. Архитектура и план. Высокоуровневый дизайн для вашего объёма работ и план по фазам SAP Activate с вехами и зависимостями.
5. Трудозатраты по фазам и ролям. Оценка человеко-дней для каждой роли в каждой фазе, а не только итоговая цена.
6. Подробные допущения и исключения. Всё, от чего зависит цена, и всё, что она не покрывает.
7. Коммерческая модель и ставки. Ставки по ролям и месту работы, командировки и расходы, порядок ценообразования изменений.
8. Как они будут контролировать рост объёма работ в Explore. Их метод обработки новых объектов WRICEF и кто их утверждает.

По коммерческой модели я рекомендую оплату по фактическим трудозатратам (time and materials) с количественной оценкой объёма работ. Оценка трудозатрат по фазам и ролям вносится в договор, чтобы вы каждый месяц могли сверять с ней фактические трудозатраты. Именно запрос этого в RFP делает такой контроль возможным позже.

По ставкам не задавайте партнёрам ориентир цифрой. Запросите их ставки и сравните с диапазонами в моём руководстве по планированию распределения ресурсов в проектах SAP.

Допущения и исключения клиенты чаще всего упускают в описании работ. Если RFP запрашивает их подробно, они у вас есть ещё до переговоров. Моё руководство по описанию работ SAP показывает, как они переходят в договор.

Зафиксируйте веса до получения предложений и не меняйте их после того, как прочитали ответы. Изменение весов задним числом это способ выбрать фаворита и потом обосновать выбор.

Когда я помогаю клиенту выбрать партнёра, наибольший вес имеют рекомендации клиентов. Две вещи заставляют меня отказаться от предложения, каким бы ни был его итоговый балл: слабое качество предложенных ресурсов и партнёр, который не может объяснить архитектуру и план. Оценка должна отражать и то, и другое.

Таблица ниже это пример распределения весов, построенный на этих приоритетах. Подстройте проценты под свою программу, но оставьте рекомендации на первом месте и сохраните обе проверки на отказ.

Критерий	Пример веса	Как выглядит высокий балл	Сигнал к отказу
Рекомендации	30%	Похожие проекты, доступные контакты, рекомендатели подтверждают роль партнёра	Нет рекомендации по сопоставимому проекту или партнёр не даёт позвонить рекомендателям
Качество ресурсов	25%	Названные люди с релевантными резюме, проверяемыми сертификатами и подтверждённой доступностью	Неназванные роли, слабые резюме или ключевые люди «при наличии доступности»
Архитектура и план	25%	Дизайн для вашего объёма работ и план по фазам с вехами, зависимостями и рисками	Шаблонный план или дизайн, который они не могут объяснить на устной презентации
Коммерческая часть	10%	Трудозатраты по фазам и ролям, понятные ставки, подробные допущения и исключения	Одна итоговая цена без трудозатрат за ней
Подход	10%	Понятный метод контроля объёма работ, тестирования, работы с данными и передачи знаний	Слайды о методологии без ничего конкретного для вас

Оценивайте каждый критерий по простой шкале, например от 1 до 5, с письменным обоснованием. Каждый эксперт сначала оценивает самостоятельно, затем комиссия сравнивает оценки.

Считайте два сигнала к отказу барьерами, а не баллами. Предложение с сильной коммерческой частью не может компенсировать слабую команду. Коммерческая часть имеет низкий вес намеренно: дневная ставка мало что значит по сравнению с трудозатратами и переделками.

Письменное предложение показывает, что умеет писать команда продаж. Устная презентация показывает, понимают ли работу люди, которые будут её делать.

Запросите людей, которые действительно будут работать на вашей программе, поимённо. В комнате должны быть архитектор решения, руководитель программы и руководители ваших крупнейших потоков работ. Если партнёр приводит другую команду, отразите это в оценке.

Затем попросите их объяснить архитектуру и план для вашего объёма работ, по возможности без слайдов. Полезные вопросы:

1. Проведите нас через дизайн двух наших самых сложных процессов. Слушайте, звучат ли названия ваших процессов, ваших юрлиц и ваших систем.
2. Что произойдёт в Explore, если список WRICEF вырастет на треть? Слушайте, есть ли метод, площадка для принятия решений и разговор о стоимости.
3. Какие допущения в вашем предложении несут наибольший риск? Партнёр, который знает свой план, назовёт их сразу.
4. Кто в этой команде уже делал такое и где? Затем проверьте ответ в звонках рекомендателям.
5. Что вам нужно от нашей команды и когда? В настоящем плане есть зависимости от клиента с датами.

Партнёр, который не может объяснить свою архитектуру и план в переговорной, не реализует их на проекте. Это вторая причина, по которой я отказываюсь от предложения.

Я менял партнёра по ходу программы, потому что он не мог предоставить качественные ресурсы. Наличие хороших людей это то, что нужно проверить строже всего до подписания.

Звонки по рекомендациям

Звонки по рекомендациям важны, но их часто проводят формально. Проводите их как следует. У рекомендателей я спрашиваю об их опыте работы с партнёром на проектах, похожих на ваш.

Перед звонком сопоставьте рекомендацию со своей программой: те же продукты, сопоставимый масштаб, похожая отрасль. Если совпадение слабое, попросите у партнёра другую.

Во время звонка спросите, кто со стороны партнёра руководил работой, что получилось хорошо и где были трудности. Затем спросите, есть ли эти люди в вашем предложении.

Как распознать общие ответы

Общие ответы это тревожный признак в любом RFP по SAP. Ответ, который можно отправить любой компании, написан для любой компании.

Самая быстрая проверка: замените в ответе название вашей компании на название конкурента. Если ответ по-прежнему читается правильно, он написан не для вас. Моё руководство по выбору партнёра для миграции на S/4HANA подробнее разбирает эту проверку для миграций.

В ответе на RFP общие ответы обычно проявляются в таких местах:

1. Раздел об объёме работ пересказывает вам ваш же RFP. В нём нет взгляда на то, что сложно именно в вашей программе.
2. В плане круглые сроки для каждой фазы. Ничто в нём не зависит от ваших юрлиц, данных или интеграций.
3. На вопросы о ваших процессах отвечают рассказом об акселераторах. Инструмент назван, а то, как он будет использован у вас, нет.
4. Риски общеотраслевые. Есть «качество данных» и «сопротивление изменениям», но нет ничего специфичного для ваших систем.
5. В разделе о команде перечислены роли, а не люди. Обычно это та же проблема, что и слабые ресурсы, только другими словами.

Ставьте общему ответу низкий балл, даже если он хорошо написан.

Оценка документов партнёра это ещё и то место, где помогает независимый взгляд. Консультант, который не участвует в тендере, может проверить дизайн и оценки трудозатрат, а позже и результаты работ. Плюсы и минусы разобраны в моём сравнении партнёра SAP и независимого консультанта.

Прежде всего запишите свой объём работ. Одна страница на каждую область процессов: что входит, что не входит, какие юрлица и какие системы она затрагивает. Без этого каждая цифра в предложениях опирается на допущения партнёра.

Названия партнёров по уровням есть в моём руководстве по партнёрам по внедрению SAP в США по уровням.

Если вам нужен независимый взгляд на RFP, систему оценки или полученные предложения, я помогаю организациям с этим. Вы можете связаться со мной здесь.

Что должен включать RFP на внедрение SAP?

Дайте партнёрам контекст и цели, объём работ, интеграции и данные, команду, которую вы можете выделить, фиксированный формат ответа, критерии оценки и график. Запросите у них рекомендации по похожим проектам и названную команду внедрения с резюме. Запросите архитектуру и план по фазам SAP Activate, трудозатраты по фазам и ролям и подробные допущения и исключения.

Как оценивать предложения партнёров по внедрению SAP?

Зафиксируйте взвешенные критерии до получения предложений: рекомендации, качество ресурсов, архитектура и план, коммерческая часть и подход. Каждый эксперт оценивает самостоятельно по простой шкале с письменным обоснованием, затем комиссия сравнивает оценки. Считайте слабые ресурсы и план, который партнёр не может объяснить, причинами отклонить предложение, каким бы ни был итоговый балл.

Скольким партнёрам отправлять RFP по SAP?

Минимум трём. Составьте длинный список в SAP Partner Finder с учётом уровней компетенций SAP, затем включите в шорт-лист партнёров с релевантными рекомендациями.

Сколько времени занимает выбор партнёра SAP?

Около 12 недель от начала до конца, от длинного списка до договора. Сам RFP лишь часть этого срока. Большую часть времени занимают устные презентации, звонки по рекомендациям и превращение выигравшего предложения в описание работ.

Что запрашивать в RFP по SAP: фиксированную цену или оплату по фактическим трудозатратам?

Я рекомендую оплату по фактическим трудозатратам с количественной оценкой объёма работ. Запросите у каждого партнёра оценку трудозатрат по фазам и ролям и внесите её в договор, чтобы сверять с ней фактические трудозатраты. Одну итоговую цену без трудозатрат за ней нельзя ни сравнить, ни отследить.

Какие тревожные признаки в предложении партнёра SAP?

Общие ответы, применимые к любой компании, раздел о команде с ролями, но без названных людей, план с теми же сроками, что вы видели в других предложениях, и архитектура, которую партнёр не может объяснить на устной презентации. Партнёр, который не даёт позвонить своим рекомендателям, это ещё один тревожный сигнал.