Zahtjev za ponudu za SAP implementaciju: što tražiti i kako bodovati

Zahtjev za ponudu za SAP implementaciju treba od partnera tražiti dokaze, a ne obećanja: reference sa sličnih projekata, životopise ljudi koje će angažirati te arhitekturu i plan za Vaš opseg. Ponude bodujte prema težinama koje odredite prije nego što stignu, a zatim na prezentacijama provjerite zna li tim za isporuku objasniti plan.

Kratki odgovor: RFP je test ljudi i plana, a ne slajdova o metodologiji.

Ovaj članak pokriva samo fazu zahtjeva za ponudu (RFP) u odluci. Cijeli postupak odabira, od širokog popisa do ugovora, nalazi se u mom vodiču o tome kako odabrati partnera za SAP implementaciju.

Na 21 SAP programu koji sam vodio ili spašavao najveća pogreška koju vidim jest loše planiranje na početku. SAP RFP poslan prije nego što znate vlastiti opseg poziva svakog partnera da praznine popuni vlastitim pretpostavkama. Tada ponude ne možete usporediti, jer svaka cijeni drugačiji program.

Zato je redoslijed važan. Definirajte svoj opseg, procese koji su uključeni i isključeni, pravne subjekte i zemlje, integracije i podatke, a zatim oko toga napišite RFP.

Opseg kasnije štiti i proračun. Proračuni pucaju u fazi Explore metodologije SAP Activate, gdje SAP-ova metoda provodi fit-to-standard radionice i bilježi praznine u backlogu.

Tu raste WRICEF popis (radni tokovi, izvješća, sučelja, konverzije, proširenja i obrasci), a svaki novi objekt je trošak. RFP izgrađen na Vašem opsegu daje Vam polaznu točku prema kojoj taj rast mjerite.

RFP pošaljite užem izboru od najmanje tri partnera.

Široki popis izradite u SAP Partner Finderu, gdje SAP prikazuje kompetencije koje partneri imaju u okviru SAP PartnerEdgea, svaku u tri razine: essential, advanced i expert. Oznaka partneru donosi mjesto na popisu. Ne donosi mu ugovor.

Cijeli odabir traje oko 12 tjedana od početka do kraja.

Kako teče faza SAP RFP-a

1. 01

   Opseg

   Sami napišite opseg, procese, pravne subjekte, integracije i podatke prije nego što ih ijedan partner vidi.

2. 02

   RFP

   Jedan paket pošaljite užem izboru od najmanje tri partnera, s već određenim težinama bodovanja.

3. 03

   Pisane ponude

   Svaku ponudu bodujte prema težinama i označite svaki generički odgovor.

4. 04

   Prezentacije

   Zatražite od predloženog tima za isporuku da osobno objasni arhitekturu i plan.

5. 05

   Reference

   Nazovite reference s projekata poput Vašega i pitajte o partnerovu iskustvu na njima.

6. 06

   Ugovor

   Napor, imenovane ljude i pretpostavke iz pobjedničke ponude prenesite u opis posla.

SAP RFP ima dvije polovice: ono što dajete partnerima i ono što tražite da Vam vrate.

Što dajete partnerima

Svakom partneru dajte isti paket u isto vrijeme. Što je paket bolji, to su odgovori konkretniji:

1. Pozadina i ciljevi. Zašto uvodite SAP, što poslovanje nakon toga mora moći raditi i koji su datumi važni.
2. Opseg. Uključeni i isključeni procesi, pravni subjekti, zemlje, korisnici po skupinama i SAP proizvodi koje očekujete koristiti.
3. Integracije i podaci. Sustavi s kojima se SAP mora povezati, podatkovni objekti za migraciju i ono što znate o njihovoj kvaliteti.
4. Vaš vlastiti tim. Koga možete staviti na program, s kojim udjelom radnog vremena, i koje uloge očekujete da popuni partner.
5. Format odgovora. Fiksna struktura i ograničenje broja stranica, kako biste mogli usporediti istovrsno.
6. Kriteriji ocjenjivanja i težine. Recite partnerima kako će biti bodovani. Tako odgovaraju na pitanja koja su važna.
7. Raspored. Rok za pitanja, rok za ponude, datumi prezentacija i datum odluke.

Što tražite od partnera

Većina SAP RFP-ova traži od partnera da opišu sebe, a partneri su u tome vrlo dobri. Umjesto toga tražite stvari koje možete provjeriti:

1. Reference sa sličnih projekata. Isti SAP proizvodi, sličan razmjer, slična industrija, s kontaktom kojeg možete nazvati.
2. Imenovani tim za isporuku. Životopisi, uloga svake osobe, udio njezina vremena na Vašem programu i dostupnost na Vaše datume.
3. Certifikati koje možete provjeriti. SAP izdaje certifikate kao digitalne oznake koje omogućuju provjeru u stvarnom vremenu. Tražite poveznice na oznake imenovanih ljudi, a ne broj certifikata tvrtke.
4. Arhitektura i plan. Dizajn na visokoj razini za Vaš opseg i plan po fazama SAP Activate s prekretnicama i ovisnostima.
5. Napor po fazi i ulozi. Procijenjeni dani za svaku ulogu u svakoj fazi, a ne samo ukupna cijena.
6. Detaljne pretpostavke i isključenja. Sve o čemu cijena ovisi i sve što ne pokriva.
7. Komercijalni model i cjenik. Cijene po ulozi i lokaciji isporuke, putni troškovi te način na koji će se cijeniti promjene.
8. Kako će kontrolirati rast opsega u fazi Explore. Njihova metoda za nove WRICEF objekte i tko ih odobrava.

Što se komercijalnog modela tiče, preporučujem model vremena i materijala (T&M) s kvantificiranim naporom. Procijenjeni napor po fazi i ulozi ulazi u ugovor, tako da svaki mjesec možete pratiti stvarni napor u odnosu na njega. Upravo zahtjev za tim u RFP-u to kasnije omogućuje.

Kod cijena nemojte partnerima davati broj kao sidro. Zatražite njihov cjenik i usporedite ga s rasponima iz mog vodiča o planiranju raspodjele resursa za SAP projekte.

Pretpostavke i isključenja su ono što klijenti najčešće izostave iz opisa posla. Ako ih RFP traži detaljno, imate ih prije pregovora. Moj vodič o opisu posla za SAP pokazuje kako se prenose u ugovor.

Težine odredite prije nego što ponude stignu i ne mijenjajte ih nakon što pročitate odgovore. Kasnija promjena težina način je na koji se favorit odabere i naknadno opravda.

Kada pomažem klijentu odabrati partnera, reference klijenata nose najveću težinu. Dvije stvari navode me da odustanem od ponude bez obzira na njezin zbroj: slaba kvaliteta predloženih resursa i partner koji ne zna objasniti arhitekturu i plan. Bodovanje treba odražavati oboje.

Tablica u nastavku je primjer ponderiranja izgrađen na tim prioritetima. Postotke prilagodite svom programu, ali reference zadržite na prvom mjestu i zadržite oba testa za odustajanje.

Kriterij	Primjer težine	Kako izgleda visoka ocjena	Znak za odustajanje
Reference	30%	Slični projekti, dostupni kontakti, reference koje potvrđuju partnerovu ulogu	Nema reference s usporedivog projekta ili partner ne dopušta da nazovete reference
Kvaliteta resursa	25%	Imenovani ljudi s relevantnim životopisima, provjerljivim certifikatima i potvrđenom dostupnošću	Neimenovane uloge, tanki životopisi ili ključni ljudi „ovisno o raspoloživosti“
Arhitektura i plan	25%	Dizajn za Vaš opseg i plan po fazama s prekretnicama, ovisnostima i rizicima	Generički plan ili dizajn koji ne znaju objasniti na prezentaciji
Komercijalni uvjeti	10%	Napor po fazi i ulozi, jasne cijene, detaljne pretpostavke i isključenja	Jedna ukupna cijena bez napora iza nje
Pristup	10%	Jasna metoda za kontrolu opsega, testiranje, podatke i prijenos znanja	Slajdovi o metodologiji bez ičega specifičnog za Vas

Svaki kriterij bodujte na jednostavnoj ljestvici, primjerice od 1 do 5, s pisanim obrazloženjem. Svaki ocjenjivač najprije boduje sam, a zatim komisija uspoređuje.

Dva znaka za odustajanje smatrajte vratima, a ne bodovima. Ponuda s jakim komercijalnim uvjetima ne može otkupiti slab tim. Komercijalni uvjeti namjerno nose malu težinu: dnevna cijena je mala varijabla u usporedbi s naporom i ponovnim radom.

Pisana ponuda pokazuje što prodajni tim zna napisati. Prezentacije pokazuju razumiju li posao ljudi koji će ga obaviti.

Tražite ljude koji će stvarno raditi na Vašem programu, poimence. Arhitekt rješenja, voditelj programa i voditelji Vaših najvećih radnih tokova trebaju biti u prostoriji. Ako partner dovede drugi tim, to zabilježite u bodovanju.

Zatim ih zamolite da objasne arhitekturu i plan za Vaš opseg, po mogućnosti bez slajdova. Dobra pitanja:

1. Provedite nas kroz dizajn naša dva najsloženija procesa. Slušajte nazive Vaših procesa, Vaših pravnih subjekata i Vaših sustava.
2. Što se događa u fazi Explore ako WRICEF popis naraste za trećinu? Slušajte metodu, forum za odlučivanje i razgovor o trošku.
3. Koje pretpostavke u Vašoj ponudi nose najveći rizik? Partner koji poznaje svoj plan može ih odmah navesti.
4. Tko je u ovom timu to već radio i gdje? Zatim odgovor provjerite u pozivima referencama.
5. Što trebate od našeg tima i kada? Pravi plan ima ovisnosti o klijentu s datumima.

Partner koji u prostoriji ne zna objasniti svoju arhitekturu i plan neće ih isporučiti na terenu. To je drugi razlog zbog kojeg odustajem od ponude.

Promijenio sam partnera tijekom programa jer nije mogao osigurati kvalitetne resurse. Dostupnost dobrih ljudi je ono što prije potpisivanja treba najstrože provjeriti.

Pozivi referencama

Pozivi referencama su važni, a često se obavljaju kao formalnost. Obavite ih kako treba. Reference pitam o njihovu iskustvu s partnerom na projektima sličnima Vašem.

Prije poziva usporedite referencu s vlastitim programom: isti proizvodi, sličan razmjer, slična industrija. Ako je podudaranje slabo, zatražite od partnera drugu.

Tijekom poziva pitajte tko je s partnerove strane vodio posao, što je dobro napravio i gdje je imao poteškoća. Zatim pitajte jesu li ti ljudi u Vašoj ponudi.

Kako prepoznati generičke odgovore

Generički odgovori su znak upozorenja u svakom SAP RFP-u. Odgovor koji se mogao poslati bilo kojoj tvrtki napisan je za bilo koju tvrtku.

Najbrži test je zamijeniti ime Vaše tvrtke u odgovoru imenom konkurenta. Ako je odgovor i dalje točan, nije napisan za Vas. Moj vodič o odabiru partnera za migraciju na S/4HANA detaljnije pokriva taj test za migracije.

U odgovoru na RFP generički odgovori obično se pojavljuju na ovim mjestima:

1. Odjeljak o opsegu ponavlja Vam Vaš RFP. Ne dodaje nikakav pogled na to što je teško u Vašem programu.
2. Plan koristi okrugla trajanja za svaku fazu. Ništa u njemu ne ovisi o Vašim pravnim subjektima, podacima ili integracijama.
3. Na pitanja o Vašim procesima dobivate odgovore o akceleratorima. Alat je imenovan, njegova primjena za Vas nije.
4. Rizici su općeniti za cijelu industriju. Pojavljuju se „kvaliteta podataka“ i „otpor promjenama“, a ništa specifično za Vaše sustave.
5. Odjeljak o timu navodi uloge, a ne ljude. To je obično isti problem kao slabi resursi, drugim riječima.

Generički odgovor bodujte nisko čak i kad je dobro napisan.

Ocjena partnerovih dokumenata također je mjesto gdje pomaže nezavisni pogled. Savjetnik koji se ne natječe može provjeriti dizajn i procjene napora, a kasnije i isporuke. Kompromise obrađujem u usporedbi SAP partnera i nezavisnog konzultanta.

Prije svega ostalog zapišite svoj opseg. Jedna stranica po procesnom području, s onim što je uključeno, što je isključeno, pravnim subjektima i sustavima koje dotiče. Bez toga svaki broj u ponudama počiva na partnerovim pretpostavkama.

Za imena partnera po razinama pogledajte moj vodič o partnerima za SAP implementaciju u SAD-u po razinama.

Ako želite nezavisno mišljenje o RFP-u, bodovanju ili ponudama koje ste zaprimili, pomažem organizacijama u tome. Ovdje me možete kontaktirati.

Što treba sadržavati zahtjev za ponudu za SAP implementaciju?

Partnerima dajte pozadinu i ciljeve, opseg, integracije i podatke, tim koji možete osigurati, fiksni format odgovora, kriterije ocjenjivanja i raspored. Od njih tražite reference sa sličnih projekata i imenovani tim za isporuku sa životopisima. Tražite arhitekturu i plan po fazama SAP Activate, napor po fazi i ulozi te detaljne pretpostavke i isključenja.

Kako se boduju ponude partnera za SAP implementaciju?

Ponderirane kriterije odredite prije dolaska ponuda: reference, kvaliteta resursa, arhitektura i plan, komercijalni uvjeti i pristup. Svaki ocjenjivač boduje sam na jednostavnoj ljestvici s pisanim obrazloženjem, a zatim komisija uspoređuje. Slabe resurse i plan koji partner ne zna objasniti smatrajte razlozima za odbijanje ponude, bez obzira na ukupni broj bodova.

Koliko partnera treba dobiti SAP RFP?

Najmanje tri. Široki popis izradite iz SAP Partner Findera i SAP-ovih razina kompetencija, a zatim u uži izbor uvrstite partnere s relevantnim referencama.

Koliko traje odabir SAP partnera?

Oko 12 tjedana od početka do kraja, od širokog popisa do ugovora. Sam RFP samo je dio toga. Prezentacije, pozivi referencama i pretvaranje pobjedničke ponude u opis posla odnose većinu vremena.

Treba li SAP RFP tražiti fiksnu cijenu ili model vremena i materijala?

Preporučujem model vremena i materijala s kvantificiranim naporom. Od svakog partnera zatražite procijenjeni napor po fazi i ulozi i upišite ga u ugovor kako biste mogli pratiti stvarni napor u odnosu na njega. Jedna ukupna cijena bez napora iza nje ne može se usporediti ni pratiti.

Koji su znakovi upozorenja u ponudi SAP partnera?

Generički odgovori koji bi pristajali bilo kojoj tvrtki, odjeljak o timu s ulogama, ali bez imenovanih ljudi, plan s istim trajanjima koja ste vidjeli drugdje i arhitektura koju partner ne zna objasniti na prezentaciji. Partner koji Vam ne dopušta da nazovete njegove reference još je jedan znak upozorenja.