Appel d'offres SAP : quoi demander et comment noter

Un appel d'offres pour une mise en œuvre SAP doit demander aux partenaires des preuves, pas des promesses : des références sur des projets comparables, les CV des personnes qu'ils affecteront, et une architecture et un plan pour votre périmètre. Notez les offres sur des pondérations fixées avant leur arrivée, puis servez-vous des soutenances pour vérifier que l'équipe de livraison sait expliquer le plan.

En bref : l'appel d'offres teste les personnes et le plan, pas les slides de méthodologie.

Cet article ne couvre que l'étape de l'appel d'offres (RFP, request for proposal) dans la décision. Le processus de sélection complet, de la liste longue au contrat, se trouve dans mon guide sur comment choisir un intégrateur SAP.

Sur les 21 programmes SAP que j'ai dirigés ou redressés, l'erreur la plus fréquente que je constate est de ne pas planifier correctement au départ. Un appel d'offres SAP envoyé avant de connaître votre propre périmètre invite chaque partenaire à combler les vides avec ses propres hypothèses. Vous ne pouvez plus comparer les offres, car chacune chiffre un programme différent.

L'ordre compte donc. Définissez votre périmètre, les processus inclus et exclus, vos entités et pays, vos intégrations et vos données, puis construisez l'appel d'offres autour.

Le périmètre protège aussi le budget plus tard. Les budgets sont touchés dans la phase Explore de SAP Activate, où la méthode SAP conduit des ateliers fit-to-standard et consigne les écarts dans le backlog.

C'est là que la liste WRICEF (workflows, états, interfaces, conversions, améliorations et formulaires) s'allonge, et chaque nouvel objet est un coût. Un appel d'offres construit sur votre périmètre vous donne une base pour mesurer cette croissance.

Envoyez l'appel d'offres à une liste restreinte d'au moins trois partenaires.

Établissez la liste longue avec SAP Partner Finder, où SAP affiche les compétences détenues par les partenaires dans le cadre de SAP PartnerEdge, chacune sur trois niveaux : essential, advanced et expert. Un badge vaut une place sur la liste. Il ne vaut pas le contrat.

La sélection complète prend environ 12 semaines du début à la fin.

Le déroulé de l'étape d'appel d'offres SAP

1. 01

   Périmètre

   Rédigez vous-même le périmètre, les processus, les entités, les intégrations et les données avant qu'un partenaire les voie.

2. 02

   Appel d'offres

   Envoyez un même dossier à une liste restreinte d'au moins trois partenaires, avec des pondérations déjà fixées.

3. 03

   Offres écrites

   Notez chaque offre selon les pondérations et signalez toute réponse générique.

4. 04

   Soutenances

   Demandez à l'équipe de livraison proposée d'expliquer l'architecture et le plan en personne.

5. 05

   Références

   Appelez des références sur des projets comme le vôtre et interrogez-les sur l'expérience du partenaire.

6. 06

   Contrat

   Reportez l'effort, les personnes nommées et les hypothèses de l'offre retenue dans l'énoncé des travaux.

Un appel d'offres SAP a deux moitiés : ce que vous fournissez aux partenaires et ce que vous leur demandez en retour.

Ce que vous fournissez aux partenaires

Remettez à chaque partenaire le même dossier au même moment. Meilleur est le dossier, plus les réponses sont précises :

1. Contexte et objectifs. Pourquoi vous mettez en œuvre SAP, ce que l'entreprise doit pouvoir faire ensuite, et les dates qui comptent.
2. Périmètre. Processus inclus et exclus, entités, pays, utilisateurs par groupe, et les produits SAP que vous prévoyez d'utiliser.
3. Intégrations et données. Les systèmes auxquels SAP doit se connecter, les objets de données à migrer et ce que vous savez de leur qualité.
4. Votre propre équipe. Qui vous pouvez affecter au programme, pour quelle part de leur temps, et quels rôles vous attendez du partenaire.
5. Le format de réponse. Une structure fixe et un nombre de pages limité, pour comparer à périmètre égal.
6. Les critères d'évaluation et leurs pondérations. Dites aux partenaires comment ils seront notés. Cela les pousse à répondre aux questions qui comptent.
7. Le calendrier. Date limite des questions, date limite des offres, dates des soutenances et date de décision.

Ce que vous demandez aux partenaires

La plupart des appels d'offres SAP demandent aux partenaires de se décrire, et les partenaires y excellent. Demandez plutôt des éléments vérifiables :

1. Des références sur des projets comparables. Mêmes produits SAP, échelle et secteur comparables, avec un contact que vous pouvez appeler.
2. L'équipe de livraison nommée. Les CV, le rôle de chaque personne, la part de son temps consacrée à votre programme et sa disponibilité à vos dates.
3. Des certifications vérifiables. SAP délivre ses certifications sous forme de badges numériques vérifiables en temps réel. Demandez les liens des badges des personnes nommées, pas un nombre de certificats pour l'entreprise.
4. L'architecture et le plan. Une conception générale pour votre périmètre, et un plan par phase SAP Activate avec les jalons et les dépendances.
5. L'effort par phase et par rôle. Les jours estimés pour chaque rôle dans chaque phase, pas seulement un prix total.
6. Des hypothèses et exclusions détaillées. Tout ce dont dépend le prix, et tout ce qu'il ne couvre pas.
7. Le modèle commercial et la grille tarifaire. Les taux par rôle et par lieu de livraison, les frais de déplacement, et la manière dont les modifications seront chiffrées.
8. La maîtrise de la croissance du périmètre en phase Explore. Leur méthode pour traiter les nouveaux objets WRICEF, et qui les approuve.

Sur le modèle commercial, je recommande la régie (time and materials) avec un effort chiffré. L'effort estimé par phase et par rôle figure dans le contrat, pour que vous puissiez suivre chaque mois l'effort réel par rapport à cette estimation. C'est en le demandant dans l'appel d'offres que vous rendez cela possible ensuite.

Sur les taux, n'ancrez pas les partenaires avec un chiffre. Demandez leur grille tarifaire et comparez-la aux fourchettes de mon guide sur la planification des ressources pour les projets SAP.

Les hypothèses et exclusions sont ce que les clients omettent le plus souvent dans un énoncé des travaux (SOW). Si l'appel d'offres les demande en détail, vous les avez avant de négocier. Mon guide sur l'énoncé des travaux SAP montre comment elles passent dans le contrat.

Fixez les pondérations avant l'arrivée des offres, et ne les changez pas après avoir lu les réponses. Changer les pondérations après coup, c'est ainsi qu'on choisit un favori et qu'on le justifie ensuite.

Quand j'aide un client à choisir un partenaire, les références clients pèsent le plus. Deux choses me font renoncer à une offre, quel que soit son total : la faible qualité des ressources proposées, et un partenaire incapable d'expliquer l'architecture et le plan. La notation doit refléter les deux.

Le tableau ci-dessous est un exemple de pondération construit sur ces priorités. Ajustez les pourcentages à votre programme, mais gardez les références en tête et conservez les deux tests éliminatoires.

Critère	Pondération indicative	À quoi ressemble une bonne note	Signal éliminatoire
Références	30 %	Projets comparables, contacts joignables, références qui confirment le rôle du partenaire	Aucune référence sur un projet comparable, ou des références que le partenaire refuse de vous laisser appeler
Qualité des ressources	25 %	Personnes nommées avec des CV pertinents, des certifications vérifiables et une disponibilité confirmée	Rôles sans nom, CV minces, ou personnes clés « sous réserve de disponibilité »
Architecture et plan	25 %	Une conception pour votre périmètre et un plan par phase avec jalons, dépendances et risques	Un plan générique, ou une conception qu'ils ne savent pas expliquer en soutenance
Volet commercial	10 %	Effort par phase et par rôle, taux clairs, hypothèses et exclusions détaillées	Un prix total unique sans effort derrière
Approche	10 %	Une méthode claire pour la maîtrise du périmètre, les tests, les données et le transfert de connaissances	Des slides de méthodologie sans rien de propre à votre cas

Notez chaque critère sur une échelle simple, par exemple de 1 à 5, avec une justification écrite. Chaque évaluateur note d'abord seul, puis le comité compare.

Traitez les deux signaux éliminatoires comme des seuils, pas comme des points. Une offre commercialement forte ne rachète pas une équipe faible. Le volet commercial pèse peu à dessein : le taux journalier est une petite variable à côté de l'effort et des reprises.

L'offre écrite montre ce que l'équipe d'avant-vente sait rédiger. Les soutenances montrent si les personnes qui feront le travail le comprennent.

Demandez, nommément, les personnes qui travailleront réellement sur votre programme. L'architecte solution, le directeur de programme et les responsables de vos plus gros lots doivent être dans la salle. Si le partenaire vient avec une autre équipe, notez-le dans la note.

Demandez-leur ensuite d'expliquer l'architecture et le plan pour votre périmètre, sans slides si possible. Quelques bonnes questions :

1. Présentez-nous la conception de nos deux processus les plus complexes. Écoutez si vos noms de processus, vos entités et vos systèmes apparaissent.
2. Que se passe-t-il en phase Explore si la liste WRICEF augmente d'un tiers ? Écoutez s'il y a une méthode, une instance de décision et une discussion sur les coûts.
3. Quelles hypothèses de votre offre portent le plus de risque ? Un partenaire qui connaît son plan sait les nommer immédiatement.
4. Qui, dans cette équipe, a déjà fait cela, et où ? Vérifiez ensuite la réponse lors des appels de références.
5. De quoi avez-vous besoin de notre équipe, et quand ? Un vrai plan comporte des dépendances côté client avec des dates.

Un partenaire incapable d'expliquer son architecture et son plan en salle ne les livrera pas sur le terrain. C'est la seconde raison pour laquelle je renonce à une offre.

J'ai changé de partenaire en cours de programme parce qu'il ne parvenait pas à fournir des ressources de qualité. La disponibilité de bonnes personnes est ce qu'il faut tester le plus durement avant de signer.

Appels de références

Les appels de références sont importants, et ils sont souvent menés comme une formalité. Menez-les sérieusement. Ce que je demande aux références, c'est leur expérience avec le partenaire sur des projets comparables au vôtre.

Avant l'appel, rapprochez la référence de votre propre programme : mêmes produits, échelle comparable, secteur comparable. Si la correspondance est faible, demandez une autre référence au partenaire.

Pendant l'appel, demandez qui, chez le partenaire, a dirigé le travail, ce qu'il a bien fait et où il a eu du mal. Demandez ensuite si ces personnes figurent dans votre offre.

Repérer les réponses génériques

Les réponses génériques sont le signal d'alerte de tout appel d'offres SAP. Une réponse qui pourrait être envoyée à n'importe quelle entreprise a été écrite pour n'importe quelle entreprise.

Le test le plus rapide consiste à remplacer le nom de votre entreprise par celui d'un concurrent dans une réponse. Si la réponse reste juste, elle n'a pas été écrite pour vous. Mon guide pour choisir un partenaire de migration S/4HANA détaille ce test pour les migrations.

Dans une réponse à un appel d'offres, les réponses génériques apparaissent généralement à ces endroits :

1. La section périmètre vous renvoie votre propre appel d'offres. Elle n'apporte aucun avis sur ce qui est difficile dans votre programme.
2. Le plan utilise des durées rondes pour chaque phase. Rien n'y dépend de vos entités, de vos données ou de vos intégrations.
3. Les questions sur vos processus reçoivent des réponses sur des accélérateurs. L'outil est nommé, son usage pour vous ne l'est pas.
4. Les risques sont ceux de tout le secteur. « Qualité des données » et « résistance au changement » apparaissent, et rien de propre à vos systèmes.
5. La section équipe liste des rôles, pas des personnes. C'est généralement le même problème que des ressources faibles, en d'autres mots.

Notez bas une réponse générique, même bien rédigée.

L'évaluation des documents du partenaire est aussi le moment où un regard indépendant aide. Un conseiller qui ne soumissionne pas peut tester la conception et les estimations d'effort, puis plus tard les livrables. Les arbitrages sont décrits dans ma comparaison partenaire SAP ou consultant indépendant.

Rédigez votre périmètre avant toute autre chose. Une page par domaine de processus, avec ce qui est inclus, ce qui est exclu, les entités et les systèmes concernés. Sans cela, chaque chiffre des offres repose sur les hypothèses du partenaire.

Pour des noms de partenaires par catégorie, voyez mon guide des partenaires d'intégration SAP aux États-Unis par catégorie.

Si vous souhaitez un regard indépendant sur un appel d'offres, la notation ou les offres reçues, j'accompagne des organisations sur ce sujet. Vous pouvez me contacter ici.

Que doit contenir un appel d'offres pour une mise en œuvre SAP ?

Fournissez aux partenaires votre contexte et vos objectifs, votre périmètre, vos intégrations et vos données, l'équipe que vous pouvez mettre à disposition, un format de réponse fixe, les critères d'évaluation et le calendrier. Demandez-leur des références sur des projets comparables et l'équipe de livraison nommée avec CV. Demandez une architecture et un plan par phase SAP Activate, l'effort par phase et par rôle, et des hypothèses et exclusions détaillées.

Comment noter les offres des intégrateurs SAP ?

Fixez des critères pondérés avant l'arrivée des offres : références, qualité des ressources, architecture et plan, volet commercial et approche. Chaque évaluateur note seul sur une échelle simple avec une justification écrite, puis le comité compare. Faites de ressources faibles et d'un plan que le partenaire ne sait pas expliquer des raisons de rejeter une offre, quelle que soit sa note totale.

À combien de partenaires envoyer un appel d'offres SAP ?

Au moins trois. Établissez la liste longue avec SAP Partner Finder et les niveaux de compétence SAP, puis retenez les partenaires qui ont des références pertinentes.

Combien de temps prend la sélection d'un partenaire SAP ?

Environ 12 semaines du début à la fin, de la liste longue au contrat. L'appel d'offres lui-même n'en est qu'une partie. Les soutenances, les appels de références et la transformation de l'offre retenue en énoncé des travaux prennent l'essentiel du temps.

Un appel d'offres SAP doit-il demander un forfait ou une régie ?

Je recommande la régie avec un effort chiffré. Demandez à chaque partenaire l'effort estimé par phase et par rôle, et inscrivez-le dans le contrat pour suivre l'effort réel par rapport à cette estimation. Un prix total unique sans effort derrière ne peut être ni comparé ni suivi.

Quels sont les signaux d'alerte dans la proposition d'un partenaire SAP ?

Des réponses génériques qui pourraient s'appliquer à n'importe quelle entreprise, une section équipe avec des rôles mais aucune personne nommée, un plan avec les mêmes durées que vous avez vues ailleurs, et une architecture que le partenaire ne sait pas expliquer en soutenance. Un partenaire qui refuse que vous appeliez ses références est un autre signal d'alerte.