RFP voor een SAP-implementatie: wat u vraagt en hoe u scoort

Een RFP voor een SAP-implementatie moet partners om bewijs vragen, niet om beloften: referenties van vergelijkbare projecten, cv's van de mensen die ze inzetten, en een architectuur en plan voor uw scope. Scoor de inschrijvingen op gewichten die u vastlegt voordat ze binnenkomen, en gebruik daarna presentaties om te controleren of het leveringsteam het plan kan uitleggen.

Kort antwoord: de RFP is een test van de mensen en het plan, niet van de methodologieslides.

Dit artikel behandelt alleen de fase van de offerteaanvraag (RFP) in de beslissing. Het volledige selectieproces, van longlist tot contract, staat in mijn gids over hoe u een SAP-implementatiepartner kiest.

In de 21 SAP-programma's die ik heb geleid of gered, is de grootste fout die ik zie dat er aan het begin niet goed wordt gepland. Een SAP-RFP die u verstuurt voordat u uw eigen scope kent, nodigt elke partner uit de gaten te vullen met zijn eigen aannames. Dan kunt u de inschrijvingen niet vergelijken, omdat elke inschrijving een ander programma prijst.

De volgorde doet er dus toe. Bepaal uw scope, de processen die erin en eruit vallen, uw entiteiten en landen, uw integraties en uw data, en schrijf daar de RFP omheen.

De scope beschermt later ook het budget. Budgetten worden geraakt in de Explore-fase van SAP Activate, waar de methode van SAP fit-to-standard-workshops houdt en gaten in de backlog vastlegt.

Daar groeit de WRICEF-lijst (workflows, rapporten, interfaces, conversies, uitbreidingen en formulieren), en elk nieuw object kost geld. Een RFP die op uw scope is gebouwd, geeft u een nulmeting om die groei tegen af te zetten.

Stuur de RFP naar een shortlist van minstens drie partners.

Maak de longlist met SAP Partner Finder, waar SAP laat zien welke competenties partners hebben binnen SAP PartnerEdge, elk in drie niveaus: essential, advanced en expert. Een badge levert een plek op de lijst op. Hij levert het contract niet op.

De hele selectie duurt van begin tot eind ongeveer 12 weken.

Zo verloopt de RFP-fase voor SAP

1. 01

   Scope

   Schrijf de scope, processen, entiteiten, integraties en data zelf op voordat een partner ze ziet.

2. 02

   RFP

   Stuur één pakket naar een shortlist van minstens drie partners, met de scoregewichten al vastgelegd.

3. 03

   Schriftelijke inschrijvingen

   Scoor elke inschrijving op de gewichten en markeer elk algemeen antwoord.

4. 04

   Presentaties

   Laat het voorgestelde leveringsteam de architectuur en het plan persoonlijk uitleggen.

5. 05

   Referenties

   Bel referenties van projecten zoals het uwe en vraag naar de ervaring van de partner daarop.

6. 06

   Contract

   Neem de inspanning, de genoemde mensen en de aannames uit de winnende inschrijving over in de werkomschrijving.

Een SAP-RFP heeft twee helften: wat u de partners geeft en wat u hun vraagt terug te sturen.

Wat u de partners geeft

Geef elke partner hetzelfde pakket op hetzelfde moment. Hoe beter het pakket, hoe specifieker de antwoorden:

1. Achtergrond en doelen. Waarom u SAP implementeert, wat het bedrijf daarna moet kunnen en de data die ertoe doen.
2. Scope. De processen die erin en eruit vallen, entiteiten, landen, gebruikers per groep en de SAP-producten die u verwacht te gebruiken.
3. Integraties en data. De systemen waarmee SAP moet koppelen, de dataobjecten die gemigreerd moeten worden en wat u weet over hun kwaliteit.
4. Uw eigen team. Wie u op het programma kunt zetten, voor welk deel van hun tijd, en welke rollen u van de partner verwacht.
5. Het antwoordformat. Een vaste structuur en een maximum aantal pagina's, zodat u appels met appels kunt vergelijken.
6. De beoordelingscriteria en gewichten. Vertel partners hoe ze gescoord worden. Dan beantwoorden ze de vragen die tellen.
7. De planning. De deadline voor vragen, de deadline voor inschrijvingen, de data van de presentaties en de beslisdatum.

Waar u partners om vraagt

De meeste SAP-RFP's vragen partners zichzelf te beschrijven, en daar zijn partners heel goed in. Vraag in plaats daarvan om dingen die u kunt controleren:

1. Referenties van vergelijkbare projecten. Dezelfde SAP-producten, vergelijkbare omvang, vergelijkbare sector, met een contactpersoon die u kunt bellen.
2. Het leveringsteam met naam. Cv's, de rol die elke persoon speelt, het deel van hun tijd op uw programma en hun beschikbaarheid op uw data.
3. Certificeringen die u kunt verifiëren. SAP geeft certificeringen uit als digitale badges die realtime verificatie mogelijk maken. Vraag om de badgelinks van de genoemde mensen, niet om een aantal certificaten voor het bedrijf.
4. De architectuur en het plan. Een high-level design voor uw scope en een plan per SAP Activate-fase met de mijlpalen en afhankelijkheden.
5. Inspanning per fase en rol. Geschatte dagen voor elke rol in elke fase, niet alleen een totaalprijs.
6. Gedetailleerde aannames en uitsluitingen. Alles waarvan de prijs afhangt, en alles wat die niet dekt.
7. Het commerciële model en de tariefkaart. Tarieven per rol en leveringslocatie, reis- en verblijfkosten, en hoe wijzigingen geprijsd worden.
8. Hoe ze scopegroei in Explore beheersen. Hun methode voor nieuwe WRICEF-objecten, en wie die goedkeurt.

Voor het commerciële model raad ik nacalculatie (time and materials) aan met de inspanning gekwantificeerd. De geschatte inspanning per fase en rol gaat in het contract, zodat u de werkelijke inspanning er elke maand mee kunt vergelijken. Dat u erom vraagt in de RFP, maakt dat later mogelijk.

Geef partners bij de tarieven geen anker met een bedrag. Vraag om hun tariefkaart en vergelijk die met de bandbreedtes in mijn gids over de planning van resources voor SAP-projecten.

Aannames en uitsluitingen laten klanten het vaakst weg uit een werkomschrijving (statement of work, SOW). Vraagt de RFP er gedetailleerd om, dan heeft u ze al voordat u onderhandelt. Mijn gids over de SAP-werkomschrijving laat zien hoe ze in het contract terechtkomen.

Leg de gewichten vast voordat de inschrijvingen binnenkomen, en verander ze niet nadat u de reacties heeft gelezen. Gewichten achteraf veranderen is hoe een favoriet wordt gekozen en daarna gerechtvaardigd.

Als ik een klant help een partner te kiezen, wegen klantreferenties het zwaarst. Twee dingen laten mij afhaken bij een inschrijving, wat het totaal ook is: zwakke kwaliteit van de voorgestelde resources, en een partner die de architectuur en het plan niet kan uitleggen. De scoring moet beide weerspiegelen.

De tabel hieronder is een voorbeeldweging op basis van die prioriteiten. Pas de percentages aan uw programma aan, maar houd referenties bovenaan en houd de twee afhaaktoetsen.

Criterium	Voorbeeldgewicht	Hoe een hoge score eruitziet	Signaal om af te haken
Referenties	30%	Vergelijkbare projecten, bereikbare contactpersonen, referenties die de rol van de partner bevestigen	Geen referentie van een vergelijkbaar project, of referenties die de partner u niet laat bellen
Kwaliteit van de resources	25%	Mensen met naam, met relevante cv's, verifieerbare certificeringen en bevestigde beschikbaarheid	Rollen zonder naam, magere cv's, of sleutelpersonen „onder voorbehoud van beschikbaarheid”
Architectuur en plan	25%	Een ontwerp voor uw scope en een faseplan met mijlpalen, afhankelijkheden en risico's	Een algemeen plan, of een ontwerp dat ze in de presentatie niet kunnen uitleggen
Commercieel	10%	Inspanning per fase en rol, duidelijke tarieven, gedetailleerde aannames en uitsluitingen	Eén totaalprijs zonder inspanning erachter
Aanpak	10%	Een duidelijke methode voor scopebeheersing, testen, data en kennisoverdracht	Methodologieslides zonder iets wat specifiek voor u is

Scoor elk criterium op een eenvoudige schaal, bijvoorbeeld 1 tot 5, met een schriftelijke onderbouwing. Elke beoordelaar scoort eerst alleen, daarna vergelijkt het panel.

Behandel de twee afhaaksignalen als poorten, niet als punten. Een inschrijving met sterke commerciële voorwaarden kan een zwak team niet terugkopen. Commercieel weegt bewust licht: het dagtarief is een kleine variabele naast inspanning en herstelwerk.

De schriftelijke inschrijving laat zien wat het biedteam kan schrijven. De presentaties laten zien of de mensen die het werk gaan doen het begrijpen.

Vraag met naam om de mensen die uw programma werkelijk gaan bemensen. De solution architect, de programmamanager en de leads van uw grootste werkstromen horen in de ruimte te zitten. Brengt de partner een ander team mee, neem dat dan mee in de score.

Vraag hen daarna de architectuur en het plan voor uw scope uit te leggen, zo mogelijk zonder slides. Goede vragen om te gebruiken:

1. Loop het ontwerp voor onze twee meest complexe processen met ons door. Luister naar uw procesnamen, uw entiteiten en uw systemen.
2. Wat gebeurt er in Explore als de WRICEF-lijst met een derde groeit? Luister naar een methode, een beslisoverleg en een gesprek over kosten.
3. Welke aannames in uw inschrijving dragen het meeste risico? Een partner die zijn plan kent, kan ze direct noemen.
4. Wie in dit team heeft dit eerder gedaan, en waar? Controleer het antwoord daarna in de referentiegesprekken.
5. Wat heeft u van ons team nodig, en wanneer? Een echt plan heeft afhankelijkheden bij de klant met data.

Een partner die zijn architectuur en plan in de vergaderruimte niet kan uitleggen, levert die ook niet op locatie. Dat is de tweede reden waarom ik afhaak bij een inschrijving.

Ik heb tijdens een programma een partner vervangen omdat die geen goede resources kon leveren. De beschikbaarheid van goede mensen is wat u vóór ondertekening het hardst moet toetsen.

Referentiegesprekken

Referentiegesprekken zijn belangrijk, en ze worden vaak als formaliteit gevoerd. Voer ze goed. Ik vraag referenties naar hun ervaring met de partner bij projecten die op het uwe lijken.

Leg de referentie vóór het gesprek naast uw eigen programma: dezelfde producten, vergelijkbare omvang, vergelijkbare sector. Is de match zwak, vraag de partner dan om een andere.

Vraag in het gesprek wie van de partner het werk leidde, wat goed ging en waar het moeilijk was. Vraag daarna of die mensen in uw inschrijving staan.

Hoe u algemene antwoorden herkent

Algemene antwoorden zijn de rode vlag in elke SAP-RFP. Een antwoord dat naar elk bedrijf gestuurd kan worden, is voor elk bedrijf geschreven.

De snelste test is de naam van uw bedrijf in een antwoord te vervangen door die van een concurrent. Klopt het antwoord dan nog steeds, dan is het niet voor u geschreven. Mijn gids over het kiezen van een S/4HANA-migratiepartner behandelt die test voor migraties uitgebreider.

In een reactie op een RFP duiken algemene antwoorden meestal op deze plekken op:

1. Het scopehoofdstuk herhaalt uw RFP. Het voegt geen visie toe op wat moeilijk is aan uw programma.
2. Het plan gebruikt ronde doorlooptijden voor elke fase. Niets erin hangt af van uw entiteiten, data of integraties.
3. Vragen over uw processen krijgen antwoorden over accelerators. De tool wordt genoemd, de toepassing ervan voor u niet.
4. De risico's gelden voor de hele sector. „Datakwaliteit” en „weerstand tegen verandering” staan erin, en niets wat specifiek is voor uw systemen.
5. Het teamhoofdstuk noemt rollen, geen mensen. Dat is meestal hetzelfde probleem als zwakke resources, in andere woorden.

Geef een algemeen antwoord een lage score, ook als het goed geschreven is.

Het beoordelen van de documenten van de partner is ook waar een onafhankelijke blik helpt. Een adviseur die niet meedingt, kan het ontwerp en de inspanningsschattingen toetsen, en later de deliverables. De afwegingen staan in mijn vergelijking van een SAP-partner met een onafhankelijke consultant.

Schrijf eerst uw scope op, vóór al het andere. Eén pagina per procesgebied, met wat erin valt, wat erbuiten valt, en de entiteiten en systemen die het raakt. Zonder die scope rust elk getal in de inschrijvingen op de aannames van de partner.

Voor namen van partners per niveau verwijs ik naar mijn gids over SAP-implementatiepartners in de VS per niveau.

Wilt u een onafhankelijke blik op een RFP, de scoring of de inschrijvingen die u heeft ontvangen, dan help ik organisaties daarbij. U kunt hier contact met mij opnemen.

Wat moet er in een RFP voor een SAP-implementatie staan?

Geef partners uw achtergrond en doelen, uw scope, uw integraties en data, het team dat u kunt leveren, een vast antwoordformat, de beoordelingscriteria en de planning. Vraag hun om referenties van vergelijkbare projecten en het leveringsteam met naam en cv's. Vraag om een architectuur en plan per SAP Activate-fase, inspanning per fase en rol, en gedetailleerde aannames en uitsluitingen.

Hoe scoort u inschrijvingen van SAP-implementatiepartners?

Leg gewogen criteria vast voordat de inschrijvingen binnenkomen: referenties, kwaliteit van de resources, architectuur en plan, commercieel en aanpak. Elke beoordelaar scoort eerst alleen op een eenvoudige schaal met een schriftelijke onderbouwing, daarna vergelijkt het panel. Zie zwakke resources en een plan dat de partner niet kan uitleggen als redenen om een inschrijving af te wijzen, wat de totaalscore ook is.

Hoeveel partners moeten een SAP-RFP ontvangen?

Minstens drie. Maak de longlist met SAP Partner Finder en de competentieniveaus van SAP, en zet daarna de partners met relevante referenties op de shortlist.

Hoe lang duurt de selectie van een SAP-partner?

Ongeveer 12 weken van begin tot eind, van longlist tot contract. De RFP zelf is daar maar een deel van. Presentaties, referentiegesprekken en het omzetten van de winnende inschrijving in een werkomschrijving kosten de meeste tijd.

Moet een SAP-RFP vragen om een vaste prijs of om nacalculatie?

Ik raad nacalculatie aan met de inspanning gekwantificeerd. Vraag elke partner om de geschatte inspanning per fase en rol, en leg die vast in het contract, zodat u de werkelijke inspanning ermee kunt vergelijken. Eén totaalprijs zonder inspanning erachter kunt u niet vergelijken en niet volgen.

Wat zijn de rode vlaggen in het voorstel van een SAP-partner?

Algemene antwoorden die bij elk bedrijf passen, een teamhoofdstuk met rollen maar zonder mensen met naam, een plan met dezelfde doorlooptijden die u elders zag, en een architectuur die de partner in de presentatie niet kan uitleggen. Een partner die u zijn referenties niet laat bellen, is nog een waarschuwingssignaal.