Datamigratie is op elk ERP-programma dat ik heb geleid de werkstroom die het vaakst wordt onderschat. De leverancier begroot drie maanden datawerk. In werkelijkheid worden het er zes tot negen. Bij de cutover is het halve team bezig met het blussen van dubbele records en vraagt de stuurgroep waarom niemand dat eerder heeft gemeld.
Ik heb deze inschattingstool gebouwd om dat gesprek een paar maanden naar voren te halen. De tool bepaalt de omvang van het werk per dataobject, per volume en per doel-ERP en levert een inschatting in mensdagen, een kostenband en een aanbevolen migratieaanpak. De tool is leveranciersonafhankelijk en werkt voor SAP S/4HANA, SAP ECC, Oracle Fusion Cloud, Oracle E-Business Suite en Microsoft Dynamics 365 en AX.
Het resultaat is een bandbreedte, geen enkel getal, omdat de werkelijkheid een bandbreedte is. De variabelen die het getal het meest beïnvloeden zijn de datakwaliteit, het aantal bronsystemen en hoeveel historie u meeneemt.
Kies uw doel-ERP. Voeg de dataobjecten toe die binnen de scope vallen, met de recordvolumes die u per object verwacht. Stel de indicator voor datakwaliteit eerlijk in. De tool geeft de inspanning per object, een totale bandbreedte in mensdagen, een kostenband en een aanbevolen aanpak (Migration Cockpit, LSMW, maatwerk-ETL of hybride).
Alles draait in uw browser. Er wordt niets verstuurd. Er wordt niets opgeslagen. Pas de invoer zo vaak aan als nodig is om het resultaat te toetsen aan uw eigen aannames.
- Klantstamgegevens: opdrachtgever, goederenontvanger, betaler, factuurontvanger, partnerfuncties
- Leveranciersstamgegevens: leveranciersrecords, betalingsvoorwaarden, bronbelasting, bankgegevens
- Materiaalstamgegevens: basisgegevens, plantgegevens, verkoopgegevens, MRP, boekhouding en kostprijsberekening
- Grootboekrekeningen en rekeningschema: primaire en secundaire kosten, hiërarchieën
- Kostenplaatsen, winstcentra, interne orders: stamgegevens voor controlling
- Openstaande inkooporders: kop, posities, leveringsregels, rekeningtoewijzingen
- Openstaande verkooporders: kop, posities, condities, partnergegevens
- Openstaande facturen (crediteuren en debiteuren): openstaande posten met toewijzingen en vereffeningsregels
- Voorraadsaldi: per opslaglocatie, batch en speciale voorraad
- Historische financiële transacties: boekingen, saldi, jaarovergang
- Vaste-activastamgegevens en afschrijvingshistorie: per activaklasse en afschrijvingsgebied
- HR-stamgegevens: medewerkers, organisatie-eenheden, posities als SuccessFactors of HCM binnen de scope valt
Vul de gegevens van uw migratie in
Velden met * zijn verplicht.
Het patroon is altijd hetzelfde. De discovery vindt plaats in workshops, met de systeemeigenaren erbij. Zij vertellen u dat de data “grotendeels schoon” is. Op die uitspraak wordt de inschatting gebouwd. Niemand draait ook maar één profileringsquery voordat het getal in de businesscase belandt.
Een klant in de maakindustrie vertelde mij dat de onderdeelnummers gestandaardiseerd waren. We haalden de data op en vonden 12 verschillende notaties die actief in gebruik waren. Bij een ander programma bleek het leidende systeem voor klantnotities een maatwerkveld te zijn dat niemand had gedocumenteerd, en drie jaar historie verdween doordat de mapping het veld miste. Bij een financiële migratie was de enige persoon die het oude rekeningschema begreep al vijf jaar eerder met pensioen gegaan.
Duur wordt het wanneer u deze problemen pas tijdens de cutover-repetitie ontdekt en niet in de planning. Een datakwaliteitsfix die in week twee van de discovery wordt gevonden, kost dagen. Dezelfde fix die pas in de derde proefcutover wordt gevonden, kost het programma weken, soms een kwartaal. Dan zijn de datums al bekend, is het change-netwerk gemobiliseerd en is het uitstellen van de go-live een onderwerp voor de raad van bestuur.
De juiste zet is om de data te profileren voordat de inschatting wordt ondertekend. Draai echte queries op de bron. Tel dubbele records. Tel lege waarden. Tel records die vandaag al niet voldoen aan de regels voor verplichte velden van uw doelsysteem. De tool gaat ervan uit dat u dit doet. De kostenband wordt sterk breder wanneer u de indicator voor datakwaliteit eerlijk instelt.
De juiste aanpak hangt af van het doel-ERP, de datavolumes en het aantal bronsystemen dat u moet consolideren. Hieronder staat in grote lijnen wat ik gebruik, met de inspanning ten opzichte van de eenvoudigste optie.
| Aanpak | Het meest geschikt voor | Inspanningsfactor | Tools |
|---|---|---|---|
| SAP Migration Cockpit (LTMC / LTMOM) | Greenfield S/4HANA, standaardobjecten, gemiddelde volumes | 1,0× | LTMC, LTMOM, door SAP geleverde templates |
| LSMW | ECC, legacy-migraties, programma's die nog op oudere releases draaien | 1,2× | LSMW, opgenomen BDC-sessies |
| Maatwerk-ETL via SAP BTP / Integration Suite | Hoge volumes, complexe transformaties, consolidatie van meerdere bronnen | 2,0× | BTP, CPI, SAP Data Services, Syniti, SNP |
| Hybride (Cockpit + ETL) | Brownfield S/4HANA-conversies en selectieve migraties | 1,5× | Cockpit voor stamgegevens, ETL voor transactiehistorie |
| Oracle-native | Oracle Fusion Cloud en EBS als doelsysteem | 1,3× | FBDI, ADFdi, Oracle GoldenGate |
| Dynamics Data Management Framework | Dynamics 365 F&O en AX als doelsysteem | 1,3× | DMF-entiteiten, Azure Data Factory |
Maatwerk-ETL is het flexibelst en het duurst. De eerlijke toets of u het nodig hebt, is of uw brondata de standaardregels van het doelsysteem schendt op een manier die geen template kan oplossen zonder logica per record. Is het antwoord nee, blijf dan bij de meegeleverde tools.
- SAP S/4HANA (greenfield, brownfield, selectief)
- SAP ECC (nog relevant voor parallelle landschappen en late migraties)
- Oracle Fusion Cloud ERP
- Oracle E-Business Suite (R12)
- Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations
- Microsoft Dynamics AX (2009, 2012)
- Programmamanagers die de datawerkstroom inschatten voordat de systeemintegrator een getal noemt.
- Leads datamigratie die hun interne inschatting toetsen aan een onafhankelijke referentie.
- CIO's en CFO's die de datapost in een implementatiebudget van meerdere miljoenen dollars op redelijkheid controleren.
- Onafhankelijke adviseurs die verdedigbare cijfers opstellen voor voorstellen of assurance-reviews.
- Interne ERP-teams die de businesscase opstellen zonder te betalen voor een aparte scopingopdracht.
- Snel een verdedigbaar getal. Een inschatting in mensdagen per object in plaats van één gok.
- Leveranciersneutraal. Gebouwd op patronen uit SAP-, Oracle- en Microsoft-programma's, niet op het draaiboek van één leverancier.
- Aanbeveling voor de aanpak. Laat zien of Migration Cockpit, LSMW, maatwerk-ETL of een hybride aanpak het juiste vertrekpunt is.
- Houdt rekening met volume en kwaliteit. De kostenband wordt breder als de datakwaliteit daalt, zoals dat bij echte programma's gaat.
- Gratis, alleen in de browser, zonder aanmelding. Er verlaat niets uw computer. Ververs en begin opnieuw zo vaak als u wilt.
Hoe nauwkeurig zijn de inschattingen voor datamigratie van deze tool?
De getallen weerspiegelen de patronen die ik de afgelopen 25 jaar heb gezien bij SAP-, Oracle- en Dynamics-programma's. Ze zijn bedoeld als anker voor een planningsgesprek, niet ter vervanging van een profileringsoefening op uw eigen data.
De grootste invloed op de nauwkeurigheid heeft of u profileringsqueries op de bron hebt gedraaid. Een kostenband die is gebouwd op een eerlijke indicator voor datakwaliteit houdt stand. Een kostenband die is gebouwd op optimisme uit workshops niet. Gebruik de uitkomst van de tool als basisgetal voor uw gesprek met de systeemintegrator. Ligt hun inschatting aanzienlijk lager, vraag dan welke aanname over datakwaliteit ze maken en hoe ze die hebben gevalideerd.
Moet ik historische financiële transacties migreren of alleen openstaande posten?
Voor de meeste programma's is het juiste antwoord: openstaande posten plus openingssaldi, waarbij de historie leesbaar blijft in het oude systeem via een archief met alleen leesrechten of een rapportagelaag. Het migreren van de volledige transactiehistorie vermenigvuldigt de inspanning, vertraagt de afstemming en verdient zijn kosten zelden terug.
De uitzondering vormen gereguleerde sectoren waar de wettelijke bewaarplicht vereist dat de historie in het leidende systeem staat, of bedrijven waarvoor doorlopende vergelijkingen met het voorgaande jaar in het nieuwe systeem een echte operationele eis zijn. In beide gevallen weerspiegelt de inspanningsfactor van de tool voor historische data de zwaardere opgave.
Welke migratieaanpak raadt de tool aan?
De tool kiest het vertrekpunt op basis van het doel-ERP, de set objecten en de volumes. Greenfield S/4HANA met standaardobjecten komt meestal uit op Migration Cockpit. Brownfield-conversies en selectieve migraties neigen naar een hybride aanpak. Hoge volumes, meerdere bronsystemen of zware transformaties verschuiven de aanbeveling naar maatwerk-ETL op BTP of een vergelijkbaar platform aan de Oracle- of Microsoft-kant.
De aanbeveling is een vertrekpunt. De echte beslissing valt na een proof of concept op een steekproef van uw data, niet op basis van een calculator. Zie de uitkomst als de werkhypothese die u meeneemt in die oefening.
Kan ik het plan exporteren of met mijn team delen?
De calculator draait volledig in de browser. U kunt een schermafbeelding van het resultaat maken of de getallen per object kopiëren naar uw eigen planningsspreadsheet. Er is geen account, geen export naar pdf en er wordt niets op de server opgeslagen. Dat is bewust zo. Wilt u de getallen uitgebreider doorlopen, plan dan een gesprek van 30 minuten en neem de schermafbeelding mee.
Dekt de tool ook andere data dan stamgegevens, zoals configuratie en beveiliging?
Nee. De tool bakent alleen stamgegevens en transactiegegevens af. Configuratiedata, beveiligingsrollen, maatwerkontwikkelingen en integratieobjecten horen bij andere werkstromen met hun eigen inspanningsfactoren en horen niet in de datapost te worden gestopt. Ze allemaal in één getal onderbrengen is een van de redenen waarom inschattingen voor datamigratie in de planningsfase ontsporen.
Hoe gaat de tool om met uitrol over meerdere regio's en entiteiten?
De tool bepaalt de omvang van één migratiemoment. Draai de tool bij een uitrol over meerdere regio's één keer per golf en tel de golven bij elkaar op, met een reductiefactor voor de templates, mappings en tooling die u vanaf de eerste golf hergebruikt. Volgens mijn ervaring kost de tweede golf ongeveer 60 tot 70 procent van de eerste, zakt de derde naar ongeveer 50 procent en stabiliseert het daarna. De lokale wettelijke dataobjecten (belasting, salarisadministratie, bank) zijn meestal het deel dat zich niet netjes laat hergebruiken.
Werkt de tool voor brownfield-conversies van ECC naar S/4HANA?
Ja, en de tool corrigeert voor de lagere inspanning bij objecten die ter plekke worden geconverteerd ten opzichte van objecten die opnieuw gemapt moeten worden. Een brownfield-conversie komt doorgaans uit op 40 tot 60 procent van de data-inspanning van een vergelijkbare greenfield-migratie, omdat de structuren voor klanten, leveranciers, materialen en rekeningschema zonder nieuwe extractie worden overgenomen. De grotere opgave is meestal de conversie naar business partners en de impact van het nieuwe grootboek op historische boekingen.
Is de calculator gratis?
Ja. Geen aanmelding, geen e-mailverplichting, geen betaling. De berekening draait in uw browser en er wordt niets opgeslagen of verstuurd. Wilt u hulp bij het opstellen van de businesscase voor de datamigratie zodra u een getal hebt, plan dan een gesprek van 30 minuten.