Hoe u een SAP-implementatiepartner kiest

Om een SAP-implementatiepartner te kiezen, zet u er minstens drie uit SAP Partner Finder op de shortlist, voert u een offerteaanvraag (RFP) uit en houdt u presentaties met de mensen die uw programma werkelijk gaan bemensen. Reken op ongeveer 12 weken, en beslis op klantreferenties en de kwaliteit van de mensen, niet op de naam van het bedrijf.

Kort antwoord: de badge brengt een partner op uw lijst. De referenties, de mensen en het plan leveren hem het contract op.

Deze gids behandelt het hele proces voor elke SAP-implementatie, niet alleen migraties. Als u van ECC overstapt, voegt mijn gids over het kiezen van een S/4HANA-migratiepartner de toetsen toe die specifiek zijn voor migraties.

De partnerselectie duurt ongeveer 12 weken als u het goed doet. Drukt u die tijd samen, dan wordt er iets overgeslagen, meestal de referentiegesprekken of de werkomschrijving.

In de 21 SAP-programma's die ik heb geleid of gered, is de grootste fout die ik zie dat er aan het begin niet goed wordt gepland. De partnerselectie is het moment waarop die planning wel of niet gebeurt.

Zo zijn de 12 weken verdeeld. Zie de weken als richtlijn en schuif ze zo dat ze in uw eigen goedkeuringskalender passen.

Weken	Fase	Wat u doet	Wat u aan het eind heeft
1 tot 2	Voorbereiden	Uw scope, eisen en beoordelingscriteria opschrijven; het selectieteam benoemen	Een scopedocument en een scoremodel, vastgesteld voordat een partner ze ziet
3	Longlist	In SAP Partner Finder zoeken op competentie, product en sector; een kort informatieverzoek sturen	Een shortlist van minstens drie partners
4 tot 6	RFP	De offerteaanvraag uitsturen, verduidelijkingsvragen beantwoorden, de reacties ontvangen	Schriftelijke voorstellen die uw scope beantwoorden, niet die van henzelf
7 tot 8	Beoordeling en presentaties	De schriftelijke reacties scoren; presentaties houden waarin het voorgestelde team de architectuur en het plan uitlegt	Een gerangschikte shortlist en aantekeningen over elke genoemde persoon
9	Referenties	Referenties van vergelijkbare projecten bellen; de cv's en certificeringen van het genoemde team controleren	Bewijs van de staat van dienst van elke partner
10 tot 11	Commercieel en SOW	Nacalculatie afspreken met inspanning per fase en rol; aannames en uitsluitingen gedetailleerd vastleggen	Een werkomschrijving die u kunt volgen en afdwingen
12	Gunning	Definitieve goedkeuring, ondertekening van het contract, mobilisatieplan	Een getekend contract en een startdatum

De eerste twee weken zijn het belangrijkst. Gaat u de markt op zonder eigen scope, dan vult elke partner het gat met zijn eigen aannames, en kunt u de antwoorden niet vergelijken.

Begin met de eigen gids van SAP. SAP Partner Finder toont geregistreerde SAP-partners, en SAP heeft die zo ontworpen dat klanten de competenties van partners kunnen doorzoeken en afstemmen op hun doelen.

Die competenties komen uit SAP PartnerEdge, het partnerprogramma van SAP. Elke competentie heeft drie niveaus, essential, advanced en expert, met daaronder specialisaties op product- of procesniveau. Wat elke aanduiding wel en niet bewijst, leg ik uit in de gids over migratiepartners, dus dat herhaal ik hier niet.

Gebruik de aanduidingen als filter, niet als beslissing. Een badge beschrijft het bedrijf. Hij zegt niets over de mensen die het bedrijf op uw programma zet.

Breng de longlist terug tot een shortlist van minstens drie partners. Met drie krijgt u een echte vergelijking van aanpak en prijs, en blijft elke inschrijver eerlijk over de inspanning.

En de beste SAP-consultancybedrijven?

Mensen zoeken naar de beste SAP-consultancybedrijven alsof één ranglijst voor elke koper geldt. Dat is niet zo. Het juiste bedrijf voor een financiële uitrol in één land kan het verkeerde zijn voor een wereldwijd programma met veel entiteiten.

Beoordeel bedrijven op wat de levering voorspelt:

1. Referenties van vergelijkbare projecten. Dezelfde soort scope, omvang en sector als de uwe.
2. De kwaliteit van de voorgestelde mensen. Personen met naam, met cv, beschikbaar op uw data.
3. De architectuur en het plan. Uitgelegd voor uw bedrijf, in hun eigen woorden, in een ruimte met u.
4. Relevante SAP-aanduidingen. Als toegangsfilter, niet als doorslaggevend punt.

Voor namen per niveau verwijs ik naar mijn gids over SAP-implementatiepartners in de VS per niveau. In deze gids rangschik of beveel ik geen bedrijven aan. Het proces hieronder werkt voor iedereen die op uw shortlist staat.

De RFP bepaalt de voorwaarden van de vergelijking. Stuur elke partner dezelfde scope, dezelfde vragen en hetzelfde antwoordformat, en vertel hun hoe u gaat scoren. Mijn gids over de RFP voor een SAP-implementatie behandelt waar u om vraagt en hoe u de scores weegt.

Schriftelijke reacties vertellen u wie een voorstel kan schrijven. De presentaties vertellen u wie kan leveren.

Presentaties met de mensen die uw programma gaan bemensen

Vraag elke partner op de shortlist te presenteren met de mensen die hij werkelijk inzet. Dat zijn de solution architect, de programmamanager en de functionele leads die in het voorstel staan, geen pitchteam.

Geef hun in de ruimte twee opdrachten. Laat hen de architectuur uitleggen die ze voor uw bedrijf voorstellen, en het plan fase voor fase doorlopen, met de inspanning erachter.

Twee dingen laten mij afhaken bij een inschrijving. Het eerste is zwakke kwaliteit van de voorgestelde mensen. Het tweede is een partner die de architectuur en het plan niet kan uitleggen.

Algemene antwoorden zijn dezelfde waarschuwing in een andere vorm. Als een antwoord nog steeds klopt met de naam van een concurrent erop, is het niet voor u geschreven.

Controleer ook de kwalificaties van de genoemde mensen. SAP geeft zijn certificeringsbadges uit via Credly, dus vraag elke genoemde consultant om de badge in plaats van een regel op een cv op goed vertrouwen aan te nemen. Certificering bewijst examenkennis, geen levering, dus weeg die lager dan referenties.

Referentiegesprekken over vergelijkbare projecten

Als ik voor een klant een partner kies, weeg ik klantreferenties het zwaarst. Referentiegesprekken doen ertoe en verdienen echte tijd in de planning.

Ik vraag referenties naar de ervaring van de partner met vergelijkbare projecten. Heeft deze partner een programma zoals het uwe geleverd, op uw schaal, in uw sector?

Ga daarna in op de punten die uw eigen ervaring voorspellen:

1. Waren de mensen uit het voorstel de mensen die het werk deden? Vraag de referentie de leads te noemen en vergelijk die met uw voorstel.
2. Hoe ging de partner om met scopegroei in de Explore-fase? Daar worden budgetten geraakt, terwijl de WRICEF-lijst (workflows, rapporten, interfaces, conversies, uitbreidingen en formulieren) groeit.
3. Zouden ze de partner opnieuw inhuren voor de volgende fase? Vraag waarom, en vraag wat ze in het contract zouden veranderen.

Spreek de klant rechtstreeks, niet via de accountmanager van de partner. Vraag om minstens één referentie waar het programma in de problemen kwam, want hoe een partner herstelt, zegt meer dan een vlekkeloze go-live.

Het commerciële model dat ik aanbeveel, is nacalculatie (time and materials) met de inspanning gekwantificeerd. De geschatte inspanning per fase en per rol gaat in het contract, zodat u de werkelijke inspanning er elke maand mee kunt vergelijken.

Nacalculatie is eerlijk over het feit dat de scope van SAP beweegt. SAP Activate plaatst de fit-to-standard-workshops en de bevestiging van het ontwerp in de Explore-fase, en daar komen de gaten boven. Gekwantificeerde inspanning voorkomt dat nacalculatie een blanco cheque wordt, omdat u vroeg ziet wanneer een fase sneller opbrandt dan geschat.

Een vaste prijs ziet er op papier veiliger uit. In de praktijk houdt die alleen stand zolang elke aanname standhoudt, en de partner prijst dat risico in het bedrag in.

Vergelijk dagtarieven altijd met de inspanningsschatting, nooit op zichzelf. Voor benchmarktarieven per rol en regio verwijs ik naar mijn gids over de planning van resources voor SAP-projecten.

De werkomschrijving

Het deel van een werkomschrijving (statement of work, SOW) dat klanten het vaakst weglaten, zijn gedetailleerde aannames en uitsluitingen. Zonder die onderdelen is de scope wat de partner ervan zegt wanneer het eerste wijzigingsverzoek binnenkomt.

Schrijf ze per categorie op, zodat er niets tussendoor valt:

1. Aannames over de scope. De entiteiten, landen, processen en het aantal WRICEF-objecten waarop de inspanning is gebaseerd.
2. Verantwoordelijkheden van de klant. Opschonen van data, zakelijke beslissingen, testcapaciteit en de doorlooptijd voor akkoorden.
3. Technische aannames. Omgevingen, integraties en wie elk gekoppeld systeem levert.
4. Uitsluitingen. Wat niet in de inspanning zit, expliciet benoemd, zoals het archiveren van legacydata of software van derden.

Voeg daarna resources met naam toe, deliverables met acceptatiecriteria en een proces voor wijzigingsbeheer. Mijn gids over de SAP-werkomschrijving behandelt elke clausule, en mijn aantekeningen over onderhandelen over een ERP-contract laten de valkuilen zien die u vóór ondertekening moet wegnemen.

De partner levert. Sommige beslissingen kunnen beter worden gecontroleerd door iemand die de levering niet verkoopt.

Ik raad aan op drie momenten een onafhankelijke consultant in te schakelen:

1. Tijdens de contractering. Om de inspanningsschatting, de aannames en uitsluitingen en de commerciële voorwaarden te toetsen voordat u tekent.
2. Voor het ontwerp. Om de architectuur en de ontwerpbeslissingen te beoordelen, die uw kosten jarenlang bepalen.
3. Voor de documenten van de partner. Om de deliverables, zoals ontwerpdocumenten en testplannen, te beoordelen voordat u ze accepteert en betaalt.

Dit werkt naast de partner, niet in plaats van de partner. Mijn gids over SAP-partner of onafhankelijke consultant legt uit wat elk doet en wanneer u beide nodig heeft.

Een goede selectie verlaagt het risico. Ze neemt het niet weg.

Ik heb tijdens een programma een partner vervangen, en de aanleiding was resources: de partner kon geen goede mensen leveren. Staat u al op dat punt, dan behandelt mijn gids over het halverwege wisselen van uw SAP-implementatiepartner wat u veiligstelt voordat u het hun vertelt.

Schrijf uw scope en uw beoordelingscriteria op voordat u ook maar één partner benadert. Dat zijn week één en twee van de planning, en het is de stap die de meeste kopers overslaan.

Wilt u een onafhankelijke blik op een shortlist, een voorstel of een werkomschrijving, dan help ik organisaties daarbij. U kunt hier contact met mij opnemen.

Hoe kies ik een SAP-implementatiepartner?

Maak een longlist uit SAP Partner Finder op basis van de SAP-competenties en breng die terug tot een shortlist van minstens drie. Voer een RFP uit, houd presentaties met de mensen die de partner werkelijk inzet en bel referenties van vergelijkbare projecten. Contracteer op nacalculatie met de inspanning gekwantificeerd per fase en rol, en leg gedetailleerde aannames en uitsluitingen vast in de werkomschrijving.

Hoe lang duurt het om een SAP-implementatiepartner te selecteren?

Ongeveer 12 weken. Dat omvat twee weken voorbereiding, een longlist, een RFP-periode van drie weken, beoordeling en presentaties, en referentiegesprekken. De laatste weken gaan op aan de commerciële voorwaarden en de werkomschrijving vóór de gunning.

Hoeveel SAP-partners moeten er op de shortlist staan?

Minstens drie. Met drie krijgt u een echte vergelijking van aanpak, mensen en inspanning, en blijft er concurrentiedruk op de commerciële voorwaarden.

Wat zijn de beste SAP-consultancybedrijven?

Er is geen ranglijst die voor elke koper geldt. Beoordeel bedrijven op referenties van vergelijkbare projecten, de kwaliteit van de voorgestelde mensen, hun vermogen om de architectuur en het plan voor uw bedrijf uit te leggen, en hun SAP-aanduidingen. Voor namen per niveau verwijs ik naar mijn gids over SAP-implementatiepartners in de VS per niveau.

Moet een contract voor een SAP-implementatie een vaste prijs hebben of op nacalculatie zijn?

Ik raad nacalculatie aan met de inspanning gekwantificeerd: de geschatte inspanning per fase en rol in het contract, zodat u die kunt volgen. Een vaste prijs houdt alleen stand zolang elke aanname standhoudt, en de partner prijst dat risico in.

Wat moet ik referenties van een SAP-partner vragen?

Vraag naar de ervaring van de partner met projecten die op het uwe lijken: dezelfde soort scope, omvang en sector. Vraag of de mensen uit het voorstel het werk deden, hoe scopegroei in Explore werd aangepakt en of ze de partner opnieuw zouden inhuren.