Cómo elegir un socio de implementación de SAP

Para elegir un socio de implementación de SAP, preseleccione al menos a tres en SAP Partner Finder, lance una solicitud de propuesta (RFP) y haga presentaciones orales con las personas que realmente trabajarán en su programa. Prevea unas 12 semanas, y decida por las referencias de clientes y la calidad de las personas, no por la marca.

Respuesta corta: el distintivo pone a un socio en su lista. Las referencias, las personas y el plan le dan el contrato.

Esta guía cubre el proceso completo para cualquier implementación de SAP, no solo para migraciones. Si viene de ECC, mi guía para elegir un socio de migración a S/4HANA añade las pruebas específicas de la migración.

La selección del socio lleva unas 12 semanas cuando se hace bien. Si la comprime, algo se queda fuera, normalmente las llamadas a referencias o la declaración de trabajo.

En los 21 programas de SAP que he dirigido o rescatado, el mayor error que veo es no planificar bien desde el principio. La selección del socio es donde esa planificación ocurre o no ocurre.

Así se reparten las 12 semanas. Tome las semanas como una guía y ajústelas a su propio calendario de aprobaciones.

Semanas	Etapa	Qué hace usted	Qué tiene al final
1 a 2	Preparación	Redacta el alcance, los requisitos y los criterios de evaluación; nombra al equipo de selección	Un documento de alcance y un modelo de puntuación, acordados antes de que ningún socio los vea
3	Lista larga	Busca en SAP Partner Finder por competencia, producto e industria; envía una breve solicitud de información	Una lista corta de al menos tres socios
4 a 6	RFP	Emite la solicitud de propuesta, responde a las preguntas de aclaración, recibe las respuestas	Propuestas escritas que responden a su alcance, no al de ellos
7 a 8	Evaluación y presentaciones orales	Puntúa las respuestas escritas; organiza presentaciones en las que el equipo propuesto explica la arquitectura y el plan	Una lista corta clasificada y notas sobre cada persona nombrada
9	Referencias	Llama a referencias de proyectos similares; revisa los currículos y las certificaciones del equipo nombrado	Evidencia de la trayectoria de cada socio
10 a 11	Condiciones comerciales y SOW	Acuerda tiempo y materiales con el esfuerzo por fase y por rol; redacta supuestos y exclusiones en detalle	Una declaración de trabajo que puede controlar y hacer cumplir
12	Adjudicación	Aprobación final, firma del contrato, plan de movilización	Un contrato firmado y una fecha de inicio

Las dos primeras semanas son las más importantes. Si sale al mercado sin su propio alcance, cada socio llena el vacío con sus propios supuestos, y usted no puede comparar las respuestas.

Empiece por el directorio de SAP. SAP Partner Finder recoge los socios registrados de SAP, y SAP lo diseñó para que los clientes puedan buscar las competencias de los socios y relacionarlas con sus objetivos.

Esas competencias vienen de SAP PartnerEdge, el programa de socios de SAP. Cada competencia tiene tres niveles, essential, advanced y expert, con especializaciones a nivel de producto o de proceso por debajo. Explico qué demuestra y qué no demuestra cada designación en la guía del socio de migración, así que no lo repetiré aquí.

Use las designaciones como filtro, no como decisión. Un distintivo describe a la empresa. No dice nada de las personas que la empresa pondrá en su programa.

Reduzca la lista larga a una lista corta de al menos tres socios. Tres le dan una comparación real de enfoque y precio, y obligan a cada licitador a ser honesto con el esfuerzo.

¿Y las mejores consultoras de SAP?

La gente busca las mejores consultoras de SAP como si una sola clasificación sirviera para todos los compradores. No es así. La empresa adecuada para un despliegue financiero en un solo país puede ser la equivocada para un programa global con varias sociedades.

Juzgue a las empresas por lo que predice la entrega:

1. Referencias de proyectos similares. El mismo tipo de alcance, escala e industria que el suyo.
2. La calidad de las personas propuestas. Personas con nombre, con currículo, disponibles en sus fechas.
3. La arquitectura y el plan. Explicados para su negocio, con sus propias palabras, en una sala con usted.
4. Designaciones de SAP pertinentes. Como filtro de entrada, no como desempate.

Para ver nombres agrupados por niveles, consulte mi guía de socios de implementación de SAP en EE. UU. por niveles. En esta guía no clasifico ni recomiendo empresas. El proceso que sigue funciona con quien esté en su lista corta.

La RFP fija los términos de la comparación. Envíe a cada socio el mismo alcance, las mismas preguntas y el mismo formato de respuesta, y dígales cómo los va a puntuar. Mi guía sobre la RFP de implementación de SAP explica qué pedir y cómo ponderar la puntuación.

Las respuestas escritas le dicen quién sabe redactar una propuesta. Las presentaciones orales le dicen quién sabe entregar.

Presentaciones orales con las personas que trabajarán en su programa

Pida a cada socio preseleccionado que presente con las personas que realmente asignará. Eso significa el arquitecto de soluciones, el director del programa y los responsables funcionales nombrados en la propuesta, no un equipo de ventas.

Deles dos tareas en la sala. Explicar la arquitectura que proponen para su negocio, y recorrer el plan fase por fase, con el esfuerzo que lo sustenta.

Hay dos cosas que me hacen descartar una oferta. La primera es una calidad baja en los recursos propuestos. La segunda es un socio que no sabe explicar la arquitectura y el plan.

Las respuestas genéricas son la misma alarma en otra forma. Si una respuesta se seguiría leyendo bien con el nombre de un competidor, no se escribió para usted.

Revise también las credenciales de las personas nombradas. SAP emite sus distintivos de certificación a través de Credly, así que pida el distintivo a cada consultor nombrado en lugar de fiarse de una línea del currículo. La certificación demuestra conocimiento de examen, no capacidad de entrega, así que pésela por debajo de las referencias.

Llamadas a referencias sobre proyectos similares

Cuando elijo un socio para un cliente, lo que más peso tiene son las referencias de clientes. Las llamadas a referencias importan, y merecen su tiempo en el plan.

Lo que pregunto a las referencias es la experiencia del socio en proyectos similares. ¿Entregó este socio un programa como el suyo, a su escala, en su industria?

Después entre en las partes que predicen su propia experiencia:

1. ¿Las personas de la propuesta fueron las que hicieron el trabajo? Pida a la referencia que nombre a los responsables y compárelos con su propuesta.
2. ¿Cómo gestionó el socio el crecimiento del alcance en la fase Explore? Ahí es donde se resienten los presupuestos a medida que crece la lista WRICEF (flujos de trabajo, informes, interfaces, conversiones, ampliaciones y formularios).
3. ¿Volverían a contratar al socio para la siguiente fase? Pregunte por qué, y pregunte qué cambiarían en el contrato.

Hable directamente con el cliente, no a través del gestor de cuenta del socio. Pida al menos una referencia en la que el programa tuviera problemas, porque la forma en que un socio se recupera dice más que un go-live sin incidencias.

El modelo comercial que recomiendo es tiempo y materiales con el esfuerzo cuantificado. El esfuerzo estimado por fase y por rol entra en el contrato, para que usted pueda comparar cada mes el esfuerzo real con esa cifra.

Tiempo y materiales reconoce con honestidad que el alcance en SAP se mueve. SAP Activate sitúa los talleres de fit-to-standard y la confirmación del diseño en la fase Explore, y ahí es donde aparecen las brechas. El esfuerzo cuantificado evita que tiempo y materiales se convierta en un cheque en blanco, porque usted ve pronto cuándo una fase consume más rápido de lo estimado.

El precio cerrado parece más seguro sobre el papel. En la práctica solo se sostiene mientras se cumplen todos los supuestos, y el socio incluye ese riesgo en la cifra.

Compare las tarifas diarias con la estimación de esfuerzo, nunca por sí solas. Para tarifas de referencia por rol y región, consulte mi guía de planificación de la asignación de recursos en proyectos SAP.

La declaración de trabajo

La parte de una declaración de trabajo (SOW) que los clientes omiten con más frecuencia son los supuestos y las exclusiones detallados. Sin ellos, el alcance es lo que el socio diga que es cuando llega la primera solicitud de cambio.

Redáctelos por categorías, para que no se escape nada:

1. Supuestos de alcance. Las sociedades, los países, los procesos y el número de objetos WRICEF que cubre el esfuerzo.
2. Responsabilidades del cliente. Depuración de datos, decisiones de negocio, recursos para pruebas y el plazo de respuesta para las aprobaciones.
3. Supuestos técnicos. Entornos, integraciones y quién aporta cada sistema conectado.
4. Exclusiones. Lo que no está en el esfuerzo, nombrado de forma explícita, como el archivado de datos heredados o el software de terceros.

Después añada los recursos nombrados, los entregables con criterios de aceptación y un proceso de control de cambios. Mi guía sobre la declaración de trabajo de SAP cubre cada cláusula, y mis notas sobre la negociación de contratos de ERP muestran las trampas que hay que eliminar antes de firmar.

El socio entrega. Algunas decisiones conviene que las revise alguien que no esté vendiendo la entrega.

Recomiendo incorporar a un consultor independiente en tres momentos:

1. Durante la contratación. Para poner a prueba la estimación de esfuerzo, los supuestos y exclusiones, y las condiciones comerciales antes de firmar.
2. Para el diseño. Para revisar la arquitectura y las decisiones de diseño, que determinan su costo durante años.
3. Para los documentos del socio. Para evaluar los entregables, como los documentos de diseño y los planes de prueba, antes de aceptarlos y pagarlos.

Esto funciona junto al socio, no en su lugar. Mi guía sobre socio de SAP o consultor independiente explica qué hace cada uno y cuándo necesita a los dos.

Una buena selección reduce el riesgo. No lo elimina.

He cambiado de socio en mitad de un programa, y el desencadenante fueron los recursos: el socio no podía aportar personas de calidad. Si ya está en esa situación, mi guía para cambiar de socio de implementación de SAP a mitad del proyecto explica qué asegurar antes de comunicárselo.

Antes de contactar con un solo socio, redacte su alcance y sus criterios de evaluación. Son las semanas uno y dos del calendario, y es el paso que la mayoría de los compradores se salta.

Si quiere una opinión independiente sobre una lista corta, una propuesta o una declaración de trabajo, ayudo a las organizaciones con esto. Puede contactarme aquí.

¿Cómo elijo un socio de implementación de SAP?

Construya una lista larga con SAP Partner Finder usando las competencias de SAP y redúzcala a una lista corta de al menos tres. Lance una RFP, haga presentaciones orales con las personas que el socio asignará realmente y llame a referencias de proyectos similares. Contrate por tiempo y materiales con el esfuerzo cuantificado por fase y por rol, y deje por escrito supuestos y exclusiones detallados en la declaración de trabajo.

¿Cuánto se tarda en seleccionar un socio de implementación de SAP?

Unas 12 semanas. Eso incluye dos semanas de preparación, una lista larga, un periodo de RFP de tres semanas, la evaluación y las presentaciones orales, y las llamadas a referencias. Las últimas semanas se dedican a las condiciones comerciales y a la declaración de trabajo antes de la adjudicación.

¿Cuántos socios de SAP debe haber en la lista corta?

Al menos tres. Tres le dan una comparación real de enfoque, personas y esfuerzo, y mantienen la tensión competitiva en las condiciones comerciales.

¿Cuáles son las mejores consultoras de SAP?

No hay una clasificación que sirva para todos los compradores. Juzgue a las empresas por las referencias de proyectos similares, la calidad de las personas propuestas, su capacidad para explicar la arquitectura y el plan para su negocio, y sus designaciones de SAP. Para ver nombres agrupados por niveles, consulte mi guía de socios de implementación de SAP en EE. UU. por niveles.

¿Un contrato de implementación de SAP debe ser a precio cerrado o por tiempo y materiales?

Recomiendo tiempo y materiales con el esfuerzo cuantificado: el esfuerzo estimado por fase y por rol escrito en el contrato, para que pueda controlarlo. El precio cerrado solo se sostiene mientras se cumplen todos los supuestos, y el socio incluye ese riesgo en el precio.

¿Qué debo preguntar a las referencias de un socio de SAP?

Pregunte por la experiencia del socio en proyectos similares al suyo: el mismo tipo de alcance, escala e industria. Pregunte si las personas de la propuesta hicieron el trabajo, cómo se gestionó el crecimiento del alcance en Explore y si volverían a contratar al socio.