Come scegliere un partner di implementazione SAP

Per scegliere un partner di implementazione SAP, metta in shortlist almeno tre partner trovati su SAP Partner Finder, conduca una gara con richiesta di offerta (RFP) e organizzi presentazioni orali con le persone che lavoreranno davvero sul Suo programma. Preveda circa 12 settimane e decida sulle referenze dei clienti e sulla qualità delle persone, non sul marchio.

In breve: il badge porta un partner nella Sua lista. Le referenze, le persone e il piano gli fanno vincere il contratto.

Questa guida copre l'intero processo per qualsiasi implementazione SAP, non solo per le migrazioni. Se parte da ECC, la mia guida su come scegliere un partner per la migrazione a S/4HANA aggiunge le verifiche specifiche per la migrazione.

La selezione del partner richiede circa 12 settimane quando è fatta bene. Se la si comprime, qualcosa salta, di solito le chiamate con le referenze o lo statement of work.

Nei 21 programmi SAP che ho guidato o recuperato, l'errore più grande che vedo è non pianificare bene all'inizio. La selezione del partner è il momento in cui quella pianificazione avviene oppure no.

Ecco come si suddividono le 12 settimane. Le consideri una traccia e le sposti in base al Suo calendario di approvazioni.

Settimane	Fase	Cosa fa	Cosa ha alla fine
Da 1 a 2	Preparazione	Scrive perimetro, requisiti e criteri di valutazione; nomina il team di selezione	Un documento di perimetro e un modello di punteggio, concordati prima che un partner li veda
3	Long list	Cerca su SAP Partner Finder per competency, prodotto e settore; invia una breve richiesta di informazioni	Una shortlist di almeno tre partner
Da 4 a 6	RFP	Emette la richiesta di offerta, risponde alle domande di chiarimento, riceve le risposte	Offerte scritte che rispondono al Suo perimetro, non al loro
Da 7 a 8	Valutazione e presentazioni orali	Assegna i punteggi alle risposte scritte; organizza presentazioni orali in cui il team proposto spiega architettura e piano	Una shortlist in ordine di merito e note su ogni persona nominata
9	Referenze	Chiama le referenze su progetti simili; verifica CV e certificazioni del team nominato	Prove del track record di ogni partner
Da 10 a 11	Condizioni commerciali e SOW	Concorda il time & material con l'effort per fase e per ruolo; scrive ipotesi ed esclusioni in dettaglio	Uno statement of work che può monitorare e far rispettare
12	Aggiudicazione	Approvazione finale, firma del contratto, piano di avvio	Un contratto firmato e una data di inizio

Le prime due settimane sono le più importanti. Se va sul mercato senza un Suo perimetro, ogni partner riempie il vuoto con le proprie ipotesi e Lei non può confrontare le risposte.

Parta dalla directory di SAP. SAP Partner Finder elenca i partner SAP registrati, e SAP l'ha progettato perché i clienti possano cercare le competency dei partner e abbinarle ai propri obiettivi.

Quelle competency vengono da SAP PartnerEdge, il programma partner di SAP. Ogni competency ha tre livelli, essential, advanced ed expert, con specializzazioni a livello di prodotto o di processo sotto ciascuno. Spiego che cosa prova e che cosa non prova ogni designazione nella guida al partner per la migrazione, quindi non lo ripeto qui.

Usi le designazioni come filtro, non come decisione. Un badge descrive la società. Non dice nulla delle persone che la società metterà sul Suo programma.

Riduca la long list a una shortlist di almeno tre partner. Con tre ha un confronto reale di approccio e prezzo, e ogni offerente resta onesto sull'effort.

E le migliori società di consulenza SAP?

Si cercano le migliori società di consulenza SAP come se una classifica valesse per ogni acquirente. Non è così. La società giusta per un rollout finance in un solo paese può essere quella sbagliata per un programma globale con molte società.

Valuti le società su ciò che predice la delivery:

1. Referenze su progetti simili. Lo stesso tipo di perimetro, di scala e di settore del Suo.
2. La qualità delle persone proposte. Persone con nome e cognome, con CV, disponibili nelle Sue date.
3. L'architettura e il piano. Spiegati per la Sua azienda, con parole loro, in una stanza con Lei.
4. Designazioni SAP pertinenti. Come filtro d'ingresso, non come criterio di spareggio.

Per i nomi raggruppati per fascia, veda la mia guida ai partner di implementazione SAP negli USA per fascia. In questa guida non classifico né raccomando società. Il processo qui sotto funziona con chiunque sia nella Sua shortlist.

La RFP fissa i termini del confronto. Invii a ogni partner lo stesso perimetro, le stesse domande e lo stesso formato di risposta, e dica loro come assegnerà i punteggi. La mia guida alla RFP per un'implementazione SAP spiega cosa chiedere e come pesare i punteggi.

Le risposte scritte Le dicono chi sa scrivere un'offerta. Le presentazioni orali Le dicono chi sa consegnare.

Presentazioni orali con le persone che lavoreranno sul Suo programma

Chieda a ogni partner in shortlist di presentarsi con le persone che metterà davvero sul progetto. Cioè il solution architect, il programme manager e i functional lead nominati nell'offerta, non un team di vendita.

Dia loro due compiti nella stanza. Spiegare l'architettura che propongono per la Sua azienda e illustrare il piano fase per fase, con l'effort che c'è dietro.

Due cose mi fanno abbandonare un'offerta. La prima è la scarsa qualità delle risorse proposte. La seconda è un partner che non sa spiegare l'architettura e il piano.

Le risposte generiche sono lo stesso segnale d'allarme in un'altra forma. Se una risposta resterebbe corretta con il nome di un concorrente al posto del Suo, non è stata scritta per Lei.

Verifichi anche le credenziali delle persone nominate. SAP rilascia i suoi badge di certificazione tramite Credly, quindi chieda a ogni consulente nominato il badge invece di fidarsi di una riga del CV. La certificazione prova la conoscenza d'esame, non la capacità di consegnare, quindi le dia meno peso delle referenze.

Chiamate con le referenze su progetti simili

Quando scelgo un partner per un cliente, la cosa a cui do più peso sono le referenze dei clienti. Le chiamate con le referenze contano e meritano il giusto tempo nel piano.

Quello che chiedo alle referenze è l'esperienza del partner su progetti simili. Questo partner ha consegnato un programma come il Suo, alla Sua scala, nel Suo settore?

Poi entri negli aspetti che predicono la Sua esperienza:

1. Le persone dell'offerta erano quelle che hanno fatto il lavoro? Chieda alla referenza di nominare i lead, poi li confronti con la Sua offerta.
2. Come ha gestito il partner la crescita del perimetro nella fase Explore? È lì che i budget saltano, man mano che cresce la lista WRICEF (workflow, report, interfacce, conversioni, enhancement e form).
3. Assumerebbero di nuovo il partner per la fase successiva? Chieda perché e chieda che cosa cambierebbero nel contratto.

Parli direttamente con il cliente, non attraverso l'account manager del partner. Chieda almeno una referenza in cui il programma ha avuto problemi, perché il modo in cui un partner si riprende dice più di un go-live senza intoppi.

Il modello commerciale che raccomando è il time & material con l'effort quantificato. L'effort stimato per fase e per ruolo entra nel contratto, così può confrontare ogni mese l'effort effettivo con quello stimato.

Il time & material è onesto sul fatto che il perimetro SAP si muove. SAP Activate colloca i workshop di fit-to-standard e la conferma del design nella fase Explore, ed è lì che emergono i gap. L'effort quantificato impedisce al time & material di diventare un assegno in bianco, perché vede presto quando una fase consuma più del previsto.

Il prezzo fisso sembra più sicuro sulla carta. In pratica regge solo finché reggono tutte le ipotesi, e il partner include quel rischio nel prezzo.

Confronti le tariffe giornaliere con la stima di effort, mai da sole. Per le tariffe di riferimento per ruolo e area geografica, veda la mia guida alla pianificazione delle risorse nei progetti SAP.

Lo statement of work

La parte dello statement of work (SOW) che i clienti tralasciano più spesso sono le ipotesi e le esclusioni dettagliate. Senza di esse, il perimetro è quello che dice il partner quando arriva la prima richiesta di modifica.

Le scriva per categoria, così non sfugge nulla:

1. Ipotesi di perimetro. Le società, i paesi, i processi e il numero di oggetti WRICEF coperti dall'effort.
2. Responsabilità del cliente. Pulizia dei dati, decisioni di business, risorse per i test e i tempi di risposta per le approvazioni.
3. Ipotesi tecniche. Ambienti, integrazioni e chi fornisce ciascun sistema collegato.
4. Esclusioni. Ciò che non rientra nell'effort, indicato esplicitamente, come l'archiviazione dei dati legacy o il software di terze parti.

Poi aggiunga le risorse nominate, i deliverable con i criteri di accettazione e un processo di change control. La mia guida allo statement of work SAP copre ogni clausola, e le mie note sulla negoziazione dei contratti ERP mostrano le trappole da eliminare prima della firma.

Il partner consegna. Alcune decisioni è meglio farle verificare da qualcuno che non sta vendendo la delivery.

Raccomando di coinvolgere un consulente indipendente in tre momenti:

1. Durante la contrattualizzazione. Per mettere alla prova la stima di effort, le ipotesi e le esclusioni e le condizioni commerciali prima della firma.
2. Per il design. Per rivedere l'architettura e le scelte di design, che determinano i Suoi costi per anni.
3. Per i documenti del partner. Per valutare i deliverable, come i documenti di design e i piani di test, prima di accettarli e pagarli.

Questo affianca il partner, non lo sostituisce. La mia guida su partner SAP o consulente indipendente spiega che cosa fa ciascuno e quando servono entrambi.

Una buona selezione riduce il rischio. Non lo elimina.

Ho cambiato un partner durante un programma, e il motivo erano le risorse: il partner non riusciva a fornire persone di qualità. Se si trova già in quella situazione, la mia guida su come cambiare il partner di implementazione SAP a progetto in corso spiega che cosa mettere al sicuro prima di comunicarlo.

Prima di contattare un solo partner, scriva il Suo perimetro e i Suoi criteri di valutazione. Sono la prima e la seconda settimana della timeline, ed è il passo che la maggior parte degli acquirenti salta.

Se desidera un parere indipendente su una shortlist, un'offerta o uno statement of work, aiuto le organizzazioni proprio in questo. Può contattarmi qui.

Come si sceglie un partner di implementazione SAP?

Costruisca una long list da SAP Partner Finder usando le competency SAP, poi la riduca a una shortlist di almeno tre. Conduca una RFP, organizzi presentazioni orali con le persone che il partner metterà davvero sul progetto e chiami le referenze su progetti simili. Contrattualizzi a time & material con l'effort quantificato per fase e per ruolo, e scriva ipotesi ed esclusioni dettagliate nello statement of work.

Quanto tempo serve per selezionare un partner di implementazione SAP?

Circa 12 settimane. Comprendono due settimane di preparazione, una long list, una finestra di tre settimane per la RFP, valutazione e presentazioni orali, e le chiamate con le referenze. Le ultime settimane servono per le condizioni commerciali e lo statement of work prima dell'aggiudicazione.

Quanti partner SAP dovrebbero esserci nella shortlist?

Almeno tre. Con tre ha un confronto reale di approccio, persone ed effort, e mantiene la tensione competitiva sulle condizioni commerciali.

Quali sono le migliori società di consulenza SAP?

Non esiste una classifica valida per ogni acquirente. Valuti le società sulle referenze su progetti simili, sulla qualità delle persone proposte, sulla capacità di spiegare architettura e piano per la Sua azienda e sulle designazioni SAP. Per i nomi raggruppati per fascia, veda la mia guida ai partner di implementazione SAP negli USA per fascia.

Un contratto di implementazione SAP deve essere a prezzo fisso o a time & material?

Raccomando il time & material con l'effort quantificato: l'effort stimato per fase e per ruolo scritto nel contratto, così può monitorarlo. Il prezzo fisso regge solo finché reggono tutte le ipotesi, e il partner include quel rischio nel prezzo.

Che cosa chiedere alle referenze di un partner SAP?

Chieda dell'esperienza del partner su progetti simili al Suo: lo stesso tipo di perimetro, di scala e di settore. Chieda se le persone dell'offerta hanno fatto il lavoro, come è stata gestita la crescita del perimetro in Explore e se assumerebbero di nuovo il partner.