Πώς να επιλέξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP

Για να επιλέξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP, κρατήστε τουλάχιστον τρεις από το SAP Partner Finder, τρέξτε μια πρόσκληση υποβολής προσφορών και κάντε προφορικές παρουσιάσεις με τους ανθρώπους που θα στελεχώσουν πραγματικά το πρόγραμμά σας. Προβλέψτε περίπου 12 εβδομάδες και αποφασίστε με βάση τις συστάσεις πελατών και την ποιότητα των ανθρώπων, όχι με βάση το όνομα.

Σύντομη απάντηση: το σήμα πιστοποίησης βάζει έναν συνεργάτη στη λίστα σας. Οι συστάσεις, οι άνθρωποι και το πλάνο του φέρνουν τη σύμβαση.

Ο οδηγός αυτός καλύπτει όλη τη διαδικασία για κάθε υλοποίηση SAP, όχι μόνο για μεταπτώσεις. Αν μεταβαίνετε από το ECC, ο οδηγός μου για την επιλογή συνεργάτη μετάπτωσης σε S/4HANA προσθέτει τους ελέγχους που αφορούν ειδικά τη μετάπτωση.

Η επιλογή συνεργάτη διαρκεί περίπου 12 εβδομάδες όταν γίνεται σωστά. Αν τη συμπιέσετε, κάτι παραλείπεται, συνήθως οι κλήσεις με τους πελάτες αναφοράς ή η περιγραφή εργασιών.

Στα 21 προγράμματα SAP που έχω καθοδηγήσει ή διασώσει, το μεγαλύτερο λάθος που βλέπω είναι ο ελλιπής σχεδιασμός στην αρχή. Η επιλογή συνεργάτη είναι το σημείο όπου αυτός ο σχεδιασμός είτε γίνεται είτε δεν γίνεται.

Έτσι μοιράζονται οι 12 εβδομάδες. Δείτε τις εβδομάδες ως οδηγό και προσαρμόστε τις στο δικό σας ημερολόγιο εγκρίσεων.

Εβδομάδες	Στάδιο	Τι κάνετε	Τι έχετε στο τέλος
1 έως 2	Προετοιμασία	Γράφετε το αντικείμενο, τις απαιτήσεις και τα κριτήρια αξιολόγησης· ορίζετε την ομάδα επιλογής	Ένα έγγραφο αντικειμένου και ένα μοντέλο βαθμολόγησης, συμφωνημένα πριν τα δει οποιοσδήποτε συνεργάτης
3	Αρχική λίστα	Αναζητάτε στο SAP Partner Finder ανά ικανότητα, προϊόν και κλάδο· στέλνετε ένα σύντομο αίτημα πληροφοριών	Μια τελική λίστα με τουλάχιστον τρεις συνεργάτες
4 έως 6	RFP	Εκδίδετε την πρόσκληση υποβολής προσφορών, απαντάτε σε διευκρινιστικές ερωτήσεις, παραλαμβάνετε τις απαντήσεις	Γραπτές προτάσεις που απαντούν στο δικό σας αντικείμενο, όχι στο δικό τους
7 έως 8	Αξιολόγηση και προφορικές παρουσιάσεις	Βαθμολογείτε τις γραπτές απαντήσεις· κάνετε παρουσιάσεις όπου η προτεινόμενη ομάδα εξηγεί την αρχιτεκτονική και το πλάνο	Μια κατάταξη της τελικής λίστας και σημειώσεις για κάθε κατονομαζόμενο άτομο
9	Συστάσεις	Καλείτε πελάτες αναφοράς από παρόμοια έργα· ελέγχετε τα βιογραφικά και τις πιστοποιήσεις της κατονομαζόμενης ομάδας	Τεκμήρια για την πορεία κάθε συνεργάτη
10 έως 11	Εμπορικοί όροι και SOW	Συμφωνείτε χρόνο και υλικά με την προσπάθεια ανά φάση και ρόλο· γράφετε αναλυτικά τις παραδοχές και τις εξαιρέσεις	Μια περιγραφή εργασιών που μπορείτε να παρακολουθείτε και να επιβάλλετε
12	Ανάθεση	Τελική έγκριση, υπογραφή σύμβασης, πλάνο κινητοποίησης	Μια υπογεγραμμένη σύμβαση και ημερομηνία έναρξης

Οι δύο πρώτες εβδομάδες μετρούν περισσότερο. Αν βγείτε στην αγορά χωρίς δικό σας αντικείμενο, κάθε συνεργάτης καλύπτει το κενό με τις δικές του παραδοχές και δεν μπορείτε να συγκρίνετε τις απαντήσεις.

Ξεκινήστε από τον κατάλογο της ίδιας της SAP. Το SAP Partner Finder περιλαμβάνει τους εγγεγραμμένους συνεργάτες της SAP, και η SAP το σχεδίασε ώστε οι πελάτες να μπορούν να αναζητούν τις ικανότητες των συνεργατών και να τις αντιστοιχίζουν στους στόχους τους.

Οι ικανότητες αυτές προέρχονται από το SAP PartnerEdge, το πρόγραμμα συνεργατών της SAP. Κάθε ικανότητα έχει τρία επίπεδα, essential, advanced και expert, με εξειδικεύσεις σε επίπεδο προϊόντος ή διαδικασίας από κάτω. Εξηγώ τι αποδεικνύει και τι δεν αποδεικνύει κάθε διάκριση στον οδηγό για τον συνεργάτη μετάπτωσης, οπότε δεν θα το επαναλάβω εδώ.

Χρησιμοποιήστε τις διακρίσεις ως φίλτρο, όχι ως απόφαση. Ένα σήμα πιστοποίησης περιγράφει την εταιρεία. Δεν λέει τίποτα για τους ανθρώπους που η εταιρεία θα βάλει στο πρόγραμμά σας.

Περιορίστε την αρχική λίστα σε μια τελική λίστα με τουλάχιστον τρεις συνεργάτες. Τρεις σας δίνουν πραγματική σύγκριση προσέγγισης και τιμής, και κρατούν κάθε υποψήφιο ειλικρινή ως προς την προσπάθεια.

Και οι καλύτερες συμβουλευτικές εταιρείες SAP;

Πολλοί αναζητούν τις καλύτερες συμβουλευτικές εταιρείες SAP σαν να ίσχυε μία κατάταξη για κάθε αγοραστή. Δεν ισχύει. Η σωστή εταιρεία για μια εφαρμογή χρηματοοικονομικών σε μία χώρα μπορεί να είναι η λάθος για ένα παγκόσμιο πρόγραμμα με πολλές νομικές οντότητες.

Κρίνετε τις εταιρείες με βάση όσα προβλέπουν την παράδοση:

1. Συστάσεις από παρόμοια έργα. Το ίδιο είδος αντικειμένου, κλίμακας και κλάδου με το δικό σας.
2. Η ποιότητα των ανθρώπων που προτείνονται. Κατονομαζόμενα άτομα, με βιογραφικά, διαθέσιμα στις ημερομηνίες σας.
3. Η αρχιτεκτονική και το πλάνο. Εξηγημένα για τη δική σας επιχείρηση, με δικά τους λόγια, στην ίδια αίθουσα με εσάς.
4. Σχετικές διακρίσεις SAP. Ως φίλτρο εισόδου, όχι ως κριτήριο ισοβαθμίας.

Για ονόματα ομαδοποιημένα ανά κατηγορία, δείτε τον οδηγό μου για τους συνεργάτες υλοποίησης SAP στις ΗΠΑ ανά κατηγορία. Σε αυτόν τον οδηγό δεν κατατάσσω ούτε προτείνω εταιρείες. Η διαδικασία που ακολουθεί λειτουργεί για όποιον βρίσκεται στην τελική σας λίστα.

Η πρόσκληση υποβολής προσφορών (RFP) ορίζει τους όρους της σύγκρισης. Στείλτε σε κάθε συνεργάτη το ίδιο αντικείμενο, τις ίδιες ερωτήσεις και την ίδια μορφή απάντησης, και πείτε τους πώς θα τους βαθμολογήσετε. Ο οδηγός μου για το RFP υλοποίησης SAP καλύπτει τι να ζητήσετε και πώς να σταθμίσετε τη βαθμολογία.

Οι γραπτές απαντήσεις σάς δείχνουν ποιος ξέρει να γράφει μια πρόταση. Οι προφορικές παρουσιάσεις σάς δείχνουν ποιος μπορεί να παραδώσει.

Παρουσιάσεις με τους ανθρώπους που θα στελεχώσουν το πρόγραμμά σας

Ζητήστε από κάθε συνεργάτη της τελικής λίστας να παρουσιάσει με τους ανθρώπους που θα βάλει πραγματικά στο έργο. Δηλαδή τον αρχιτέκτονα λύσης, τον διευθυντή προγράμματος και τους επικεφαλής λειτουργικών περιοχών που κατονομάζονται στην πρόταση, όχι μια ομάδα πωλήσεων.

Δώστε τους δύο δουλειές στην αίθουσα. Να εξηγήσουν την αρχιτεκτονική που προτείνουν για την επιχείρησή σας και να περάσουν το πλάνο φάση προς φάση, με την προσπάθεια που βρίσκεται πίσω του.

Δύο πράγματα με κάνουν να απορρίψω μια προσφορά. Το πρώτο είναι η χαμηλή ποιότητα των προτεινόμενων ανθρώπων. Το δεύτερο είναι ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο.

Οι γενικόλογες απαντήσεις είναι η ίδια προειδοποίηση με άλλη μορφή. Αν μια απάντηση θα στεκόταν το ίδιο σωστά με το όνομα ενός ανταγωνιστή επάνω της, δεν γράφτηκε για εσάς.

Ελέγξτε και τα διαπιστευτήρια των κατονομαζόμενων ανθρώπων. Η SAP εκδίδει τα ψηφιακά σήματα πιστοποίησης μέσω του Credly, οπότε ζητήστε από κάθε κατονομαζόμενο σύμβουλο το σήμα αντί να εμπιστευτείτε μια γραμμή στο βιογραφικό. Η πιστοποίηση αποδεικνύει γνώσεις εξετάσεων, όχι παράδοση, οπότε δώστε της μικρότερο βάρος από τις συστάσεις.

Κλήσεις με πελάτες αναφοράς για παρόμοια έργα

Όταν επιλέγω συνεργάτη για έναν πελάτη, αυτό που σταθμίζω περισσότερο είναι οι συστάσεις πελατών. Οι κλήσεις με πελάτες αναφοράς μετρούν και αξίζουν τον χρόνο τους στο πλάνο.

Αυτό που ρωτώ τους πελάτες αναφοράς είναι η εμπειρία του συνεργάτη σε παρόμοια έργα. Παρέδωσε αυτός ο συνεργάτης ένα πρόγραμμα σαν το δικό σας, στην κλίμακά σας, στον κλάδο σας;

Μετά περάστε στα σημεία που προβλέπουν τη δική σας εμπειρία:

1. Ήταν οι άνθρωποι της πρότασης αυτοί που έκαναν τη δουλειά; Ζητήστε από τον πελάτη αναφοράς να κατονομάσει τους επικεφαλής και συγκρίνετέ τους με τη δική σας πρόταση.
2. Πώς διαχειρίστηκε ο συνεργάτης τη διεύρυνση του αντικειμένου στη φάση Explore; Εκεί πλήττονται οι προϋπολογισμοί, καθώς μεγαλώνει η λίστα WRICEF (ροές εργασιών, αναφορές, διεπαφές, μετατροπές, επεκτάσεις και φόρμες).
3. Θα ξαναπροσλάμβαναν τον συνεργάτη για την επόμενη φάση; Ρωτήστε γιατί, και ρωτήστε τι θα άλλαζαν στη σύμβαση.

Μιλήστε απευθείας με τον πελάτη, όχι μέσω του υπεύθυνου λογαριασμού του συνεργάτη. Ζητήστε τουλάχιστον μία σύσταση από πρόγραμμα που αντιμετώπισε προβλήματα, γιατί ο τρόπος που ένας συνεργάτης ανακάμπτει σας λέει περισσότερα από ένα ομαλό go-live.

Το εμπορικό μοντέλο που προτείνω είναι χρόνος και υλικά (time and materials) με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια. Η εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ανά ρόλο μπαίνει στη σύμβαση, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε κάθε μήνα την πραγματική προσπάθεια με αυτήν.

Το μοντέλο χρόνου και υλικών είναι ειλικρινές απέναντι στο γεγονός ότι το αντικείμενο ενός έργου SAP μετακινείται. Το SAP Activate τοποθετεί τα εργαστήρια fit-to-standard και την επιβεβαίωση του σχεδιασμού στη φάση Explore, και εκεί εμφανίζονται τα κενά. Η ποσοτικοποιημένη προσπάθεια εμποδίζει το μοντέλο χρόνου και υλικών να γίνει ανοιχτή επιταγή, γιατί βλέπετε νωρίς πότε μια φάση καταναλώνει πιο γρήγορα από την εκτίμηση.

Η σταθερή τιμή φαίνεται ασφαλέστερη στα χαρτιά. Στην πράξη ισχύει μόνο όσο ισχύει κάθε παραδοχή, και ο συνεργάτης τιμολογεί αυτόν τον κίνδυνο μέσα στο ποσό.

Συγκρίνετε τις ημερήσιες χρεώσεις με την εκτίμηση της προσπάθειας, ποτέ μεμονωμένα. Για ενδεικτικές χρεώσεις ανά ρόλο και περιοχή, δείτε τον οδηγό μου για τον σχεδιασμό κατανομής πόρων σε έργα SAP.

Η περιγραφή εργασιών

Το μέρος της περιγραφής εργασιών (SOW) που οι πελάτες παραλείπουν πιο συχνά είναι οι αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις. Χωρίς αυτές, το αντικείμενο είναι ό,τι πει ο συνεργάτης όταν φτάσει το πρώτο αίτημα αλλαγής.

Γράψτε τις ανά κατηγορία, ώστε να μην ξεφεύγει τίποτα:

1. Παραδοχές αντικειμένου. Οι νομικές οντότητες, οι χώρες, οι διαδικασίες και ο αριθμός αντικειμένων WRICEF που καλύπτει η προσπάθεια.
2. Υποχρεώσεις του πελάτη. Καθαρισμός δεδομένων, επιχειρηματικές αποφάσεις, πόροι για δοκιμές και ο χρόνος απόκρισης για τις εγκρίσεις.
3. Τεχνικές παραδοχές. Περιβάλλοντα, διασυνδέσεις και ποιος παρέχει κάθε συνδεδεμένο σύστημα.
4. Εξαιρέσεις. Ό,τι δεν περιλαμβάνεται στην προσπάθεια, κατονομασμένο ρητά, όπως η αρχειοθέτηση παλαιών δεδομένων ή λογισμικό τρίτων.

Μετά προσθέστε κατονομαζόμενους πόρους, παραδοτέα με κριτήρια αποδοχής και διαδικασία ελέγχου αλλαγών. Ο οδηγός μου για την περιγραφή εργασιών SAP καλύπτει κάθε όρο, και οι σημειώσεις μου για τη διαπραγμάτευση συμβάσεων ERP δείχνουν τις παγίδες που πρέπει να αφαιρέσετε πριν από την υπογραφή.

Ο συνεργάτης παραδίδει. Ορισμένες αποφάσεις ελέγχονται καλύτερα από κάποιον που δεν πουλάει την παράδοση.

Προτείνω να φέρετε έναν ανεξάρτητο σύμβουλο σε τρία σημεία:

1. Κατά τη σύναψη της σύμβασης. Για να ελέγξει την εκτίμηση της προσπάθειας, τις παραδοχές και τις εξαιρέσεις, και τους εμπορικούς όρους πριν υπογράψετε.
2. Για τον σχεδιασμό. Για να εξετάσει την αρχιτεκτονική και τις αποφάσεις σχεδιασμού, που διαμορφώνουν το κόστος σας για χρόνια.
3. Για τα έγγραφα του συνεργάτη. Για να αξιολογήσει τα παραδοτέα, όπως τα έγγραφα σχεδιασμού και τα πλάνα δοκιμών, πριν τα αποδεχτείτε και τα πληρώσετε.

Αυτό λειτουργεί δίπλα στον συνεργάτη, όχι στη θέση του. Ο οδηγός μου για τον συνεργάτη SAP απέναντι στον ανεξάρτητο σύμβουλο εξηγεί τι κάνει ο καθένας και πότε χρειάζεστε και τους δύο.

Μια καλή επιλογή μειώνει τον κίνδυνο. Δεν τον εξαλείφει.

Έχω αλλάξει συνεργάτη στη διάρκεια ενός προγράμματος, και η αιτία ήταν οι πόροι: ο συνεργάτης δεν μπορούσε να διαθέσει ανθρώπους ποιότητας. Αν βρίσκεστε ήδη εκεί, ο οδηγός μου για την αλλαγή συνεργάτη υλοποίησης SAP στη μέση του έργου καλύπτει τι πρέπει να εξασφαλίσετε πριν τους το ανακοινώσετε.

Πριν επικοινωνήσετε με οποιονδήποτε συνεργάτη, γράψτε το αντικείμενο και τα κριτήρια αξιολόγησής σας. Αυτές είναι η πρώτη και η δεύτερη εβδομάδα του χρονοδιαγράμματος, και είναι το βήμα που οι περισσότεροι αγοραστές παραλείπουν.

Αν θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά σε μια τελική λίστα, μια πρόταση ή μια περιγραφή εργασιών, βοηθώ οργανισμούς ακριβώς σε αυτό. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου εδώ.

Πώς επιλέγω συνεργάτη υλοποίησης SAP;

Φτιάξτε μια αρχική λίστα από το SAP Partner Finder με βάση τις ικανότητες της SAP και μετά περιορίστε την σε τελική λίστα τουλάχιστον τριών. Τρέξτε μια πρόσκληση υποβολής προσφορών, κάντε προφορικές παρουσιάσεις με τους ανθρώπους που ο συνεργάτης θα βάλει πραγματικά στο έργο και καλέστε πελάτες αναφοράς από παρόμοια έργα. Συμβληθείτε με χρόνο και υλικά, με την προσπάθεια ποσοτικοποιημένη ανά φάση και ρόλο, και γράψτε αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις στην περιγραφή εργασιών.

Πόσο διαρκεί η επιλογή συνεργάτη υλοποίησης SAP;

Περίπου 12 εβδομάδες. Αυτές καλύπτουν δύο εβδομάδες προετοιμασίας, μια αρχική λίστα, ένα παράθυρο τριών εβδομάδων για την πρόσκληση υποβολής προσφορών, αξιολόγηση και προφορικές παρουσιάσεις, και κλήσεις με πελάτες αναφοράς. Οι τελευταίες εβδομάδες πηγαίνουν στους εμπορικούς όρους και στην περιγραφή εργασιών πριν από την ανάθεση.

Πόσοι συνεργάτες SAP πρέπει να είναι στην τελική λίστα;

Τουλάχιστον τρεις. Τρεις σας δίνουν πραγματική σύγκριση προσέγγισης, ανθρώπων και προσπάθειας, και διατηρούν ανταγωνιστική πίεση στους εμπορικούς όρους.

Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλευτικές εταιρείες SAP;

Δεν υπάρχει κατάταξη που να ισχύει για κάθε αγοραστή. Κρίνετε τις εταιρείες με βάση τις συστάσεις από παρόμοια έργα, την ποιότητα των ανθρώπων που προτείνονται, την ικανότητά τους να εξηγήσουν την αρχιτεκτονική και το πλάνο για την επιχείρησή σας, και τις διακρίσεις τους στην SAP. Για ονόματα ομαδοποιημένα ανά κατηγορία, δείτε τον οδηγό μου για τους συνεργάτες υλοποίησης SAP στις ΗΠΑ ανά κατηγορία.

Μια σύμβαση υλοποίησης SAP πρέπει να είναι σταθερής τιμής ή χρόνου και υλικών;

Προτείνω χρόνο και υλικά με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια: η εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο γραμμένη στη σύμβαση, ώστε να μπορείτε να την παρακολουθείτε. Η σταθερή τιμή ισχύει μόνο όσο ισχύει κάθε παραδοχή, και ο συνεργάτης τιμολογεί αυτόν τον κίνδυνο μέσα στο ποσό.

Τι να ρωτήσω τους πελάτες αναφοράς ενός συνεργάτη SAP;

Ρωτήστε για την εμπειρία του συνεργάτη σε έργα παρόμοια με το δικό σας: το ίδιο είδος αντικειμένου, κλίμακας και κλάδου. Ρωτήστε αν οι άνθρωποι της πρότασης έκαναν τη δουλειά, πώς αντιμετωπίστηκε η διεύρυνση του αντικειμένου στο Explore και αν θα ξαναπροσλάμβαναν τον συνεργάτη.