RFP υλοποίησης SAP: τι να ζητήσετε και πώς να βαθμολογήσετε

Ένα RFP υλοποίησης SAP πρέπει να ζητά από τους συνεργάτες τεκμήρια, όχι υποσχέσεις: συστάσεις από παρόμοια έργα, βιογραφικά των ανθρώπων που θα διαθέσουν, και μια αρχιτεκτονική και ένα πλάνο για το αντικείμενό σας. Βαθμολογήστε τις προσφορές με βάρη που ορίζετε πριν φτάσουν και χρησιμοποιήστε τις προφορικές παρουσιάσεις για να ελέγξετε ότι η ομάδα παράδοσης μπορεί να εξηγήσει το πλάνο.

Σύντομη απάντηση: το RFP είναι δοκιμασία για τους ανθρώπους και το πλάνο, όχι για τις διαφάνειες μεθοδολογίας.

Το άρθρο αυτό καλύπτει μόνο το στάδιο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών (RFP). Η πλήρης διαδικασία επιλογής, από την αρχική λίστα μέχρι τη σύμβαση, βρίσκεται στον οδηγό μου για το πώς να επιλέξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP.

Στα 21 προγράμματα SAP που έχω καθοδηγήσει ή διασώσει, το μεγαλύτερο λάθος που βλέπω είναι ο ελλιπής σχεδιασμός στην αρχή. Ένα RFP για SAP που στέλνεται πριν γνωρίζετε το δικό σας αντικείμενο καλεί κάθε συνεργάτη να καλύψει τα κενά με τις δικές του παραδοχές. Τότε δεν μπορείτε να συγκρίνετε τις προσφορές, γιατί η καθεμία τιμολογεί ένα διαφορετικό πρόγραμμα.

Άρα η σειρά μετράει. Ορίστε το αντικείμενό σας, τις διαδικασίες που περιλαμβάνονται και εξαιρούνται, τις νομικές οντότητες και τις χώρες, τις διασυνδέσεις και τα δεδομένα σας, και μετά γράψτε το RFP γύρω από αυτά.

Το αντικείμενο προστατεύει και τον προϋπολογισμό αργότερα. Οι προϋπολογισμοί πλήττονται στη φάση Explore του SAP Activate, όπου η μέθοδος της SAP τρέχει εργαστήρια fit-to-standard και καταγράφει τα κενά στο backlog.

Εκεί μεγαλώνει η λίστα WRICEF (ροές εργασιών, αναφορές, διεπαφές, μετατροπές, επεκτάσεις και φόρμες), και κάθε νέο αντικείμενο είναι κόστος. Ένα RFP χτισμένο πάνω στο αντικείμενό σας σάς δίνει μια βάση για να μετρήσετε αυτή την αύξηση.

Στείλτε το RFP σε μια τελική λίστα τουλάχιστον τριών συνεργατών.

Φτιάξτε την αρχική λίστα από το SAP Partner Finder, όπου η SAP εμφανίζει τις ικανότητες που κατέχουν οι συνεργάτες στο πλαίσιο του SAP PartnerEdge, καθεμία σε τρία επίπεδα: essential, advanced και expert. Ένα σήμα πιστοποίησης κερδίζει μια θέση στη λίστα. Δεν κερδίζει τη σύμβαση.

Ολόκληρη η επιλογή διαρκεί περίπου 12 εβδομάδες από την αρχή ως το τέλος.

Πώς εξελίσσεται το στάδιο του RFP για SAP

1. 01

   Αντικείμενο

   Γράψτε μόνοι σας το αντικείμενο, τις διαδικασίες, τις νομικές οντότητες, τις διασυνδέσεις και τα δεδομένα πριν τα δει οποιοσδήποτε συνεργάτης.

2. 02

   RFP

   Στείλτε ένα πακέτο σε μια τελική λίστα τουλάχιστον τριών συνεργατών, με τα βάρη βαθμολόγησης ήδη ορισμένα.

3. 03

   Γραπτές προσφορές

   Βαθμολογήστε κάθε προσφορά με βάση τα βάρη και επισημάνετε κάθε γενικόλογη απάντηση.

4. 04

   Προφορικές παρουσιάσεις

   Ζητήστε από την προτεινόμενη ομάδα παράδοσης να εξηγήσει αυτοπροσώπως την αρχιτεκτονική και το πλάνο.

5. 05

   Συστάσεις

   Καλέστε πελάτες αναφοράς από έργα σαν το δικό σας και ρωτήστε για την εμπειρία του συνεργάτη σε αυτά.

6. 06

   Σύμβαση

   Μεταφέρετε την προσπάθεια, τους κατονομαζόμενους ανθρώπους και τις παραδοχές της νικήτριας προσφοράς στην περιγραφή εργασιών.

Ένα RFP για SAP έχει δύο μισά: όσα δίνετε στους συνεργάτες και όσα τους ζητάτε να σας στείλουν πίσω.

Τι δίνετε στους συνεργάτες

Δώστε σε κάθε συνεργάτη το ίδιο πακέτο την ίδια στιγμή. Όσο καλύτερο το πακέτο, τόσο πιο συγκεκριμένες οι απαντήσεις:

1. Υπόβαθρο και στόχοι. Γιατί υλοποιείτε SAP, τι πρέπει να μπορεί να κάνει η επιχείρηση μετά, και οι ημερομηνίες που μετρούν.
2. Αντικείμενο. Διαδικασίες που περιλαμβάνονται και εξαιρούνται, νομικές οντότητες, χώρες, χρήστες ανά ομάδα και τα προϊόντα SAP που περιμένετε να χρησιμοποιήσετε.
3. Διασυνδέσεις και δεδομένα. Τα συστήματα με τα οποία πρέπει να συνδεθεί το SAP, τα αντικείμενα δεδομένων προς μετάπτωση και ό,τι γνωρίζετε για την ποιότητά τους.
4. Η δική σας ομάδα. Ποιους μπορείτε να βάλετε στο πρόγραμμα, για πόσο από τον χρόνο τους, και ποιους ρόλους περιμένετε να καλύψει ο συνεργάτης.
5. Η μορφή της απάντησης. Μια σταθερή δομή και ένα όριο σελίδων, ώστε να συγκρίνετε επί ίσοις όροις.
6. Τα κριτήρια αξιολόγησης και τα βάρη. Πείτε στους συνεργάτες πώς θα βαθμολογηθούν. Έτσι απαντούν στις ερωτήσεις που μετρούν.
7. Το χρονοδιάγραμμα. Προθεσμία για ερωτήσεις, προθεσμία για προσφορές, οι ημερομηνίες των παρουσιάσεων και η ημερομηνία απόφασης.

Τι ζητάτε από τους συνεργάτες

Τα περισσότερα RFP για SAP ζητούν από τους συνεργάτες να περιγράψουν τον εαυτό τους, και οι συνεργάτες είναι πολύ καλοί σε αυτό. Ζητήστε αντίθετα πράγματα που μπορείτε να ελέγξετε:

1. Συστάσεις από παρόμοια έργα. Ίδια προϊόντα SAP, παρόμοια κλίμακα, παρόμοιος κλάδος, με ένα πρόσωπο επικοινωνίας που μπορείτε να καλέσετε.
2. Η κατονομαζόμενη ομάδα παράδοσης. Βιογραφικά, ο ρόλος κάθε ατόμου, το ποσοστό του χρόνου του στο πρόγραμμά σας και η διαθεσιμότητά του στις ημερομηνίες σας.
3. Πιστοποιήσεις που μπορείτε να επαληθεύσετε. Η SAP εκδίδει τις πιστοποιήσεις ως ψηφιακά σήματα που επιτρέπουν επαλήθευση σε πραγματικό χρόνο. Ζητήστε τους συνδέσμους των σημάτων για τους κατονομαζόμενους ανθρώπους, όχι έναν αριθμό πιστοποιήσεων για την εταιρεία.
4. Η αρχιτεκτονική και το πλάνο. Ένας σχεδιασμός υψηλού επιπέδου για το αντικείμενό σας και ένα πλάνο ανά φάση του SAP Activate με τα ορόσημα και τις εξαρτήσεις.
5. Προσπάθεια ανά φάση και ρόλο. Εκτιμώμενες ημέρες για κάθε ρόλο σε κάθε φάση, όχι απλώς μια συνολική τιμή.
6. Αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις. Όλα όσα επηρεάζουν την τιμή και όλα όσα δεν καλύπτει.
7. Το εμπορικό μοντέλο και ο τιμοκατάλογος. Χρεώσεις ανά ρόλο και τόπο παράδοσης, ταξίδια και έξοδα, και πώς θα τιμολογούνται οι αλλαγές.
8. Πώς θα ελέγχουν τη διεύρυνση του αντικειμένου στο Explore. Η μέθοδός τους για τη διαχείριση νέων αντικειμένων WRICEF και ποιος τα εγκρίνει.

Για το εμπορικό μοντέλο, προτείνω χρόνο και υλικά (time and materials) με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια. Η εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο μπαίνει στη σύμβαση, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε κάθε μήνα την πραγματική προσπάθεια με αυτήν. Αν τη ζητήσετε στο RFP, αυτό γίνεται εφικτό αργότερα.

Για τις χρεώσεις, μη δώσετε στους συνεργάτες έναν αριθμό ως άγκυρα. Ζητήστε τον τιμοκατάλογό τους και συγκρίνετέ τον με τα εύρη στον οδηγό μου για τον σχεδιασμό κατανομής πόρων σε έργα SAP.

Οι παραδοχές και οι εξαιρέσεις είναι αυτό που οι πελάτες παραλείπουν πιο συχνά από μια περιγραφή εργασιών. Αν το RFP τις ζητά αναλυτικά, τις έχετε πριν διαπραγματευτείτε. Ο οδηγός μου για την περιγραφή εργασιών SAP δείχνει πώς περνούν στη σύμβαση.

Ορίστε τα βάρη πριν φτάσουν οι προσφορές και μην τα αλλάξετε αφού διαβάσετε τις απαντήσεις. Η αλλαγή των βαρών αργότερα είναι ο τρόπος με τον οποίο επιλέγεται ένα φαβορί και δικαιολογείται εκ των υστέρων.

Όταν βοηθώ έναν πελάτη να επιλέξει συνεργάτη, οι συστάσεις πελατών έχουν το μεγαλύτερο βάρος. Δύο πράγματα με κάνουν να απορρίψω μια προσφορά ό,τι κι αν είναι το σύνολό της: η χαμηλή ποιότητα των προτεινόμενων πόρων και ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο. Η βαθμολόγηση πρέπει να αντανακλά και τα δύο.

Ο παρακάτω πίνακας είναι ένα παράδειγμα στάθμισης χτισμένο πάνω σε αυτές τις προτεραιότητες. Προσαρμόστε τα ποσοστά στο πρόγραμμά σας, αλλά κρατήστε τις συστάσεις πρώτες και κρατήστε τους δύο ελέγχους απόρριψης.

Κριτήριο	Ενδεικτικό βάρος	Πώς μοιάζει μια υψηλή βαθμολογία	Σήμα απόρριψης
Συστάσεις	30%	Παρόμοια έργα, πρόσωπα επικοινωνίας που απαντούν, πελάτες αναφοράς που επιβεβαιώνουν τον ρόλο του συνεργάτη	Καμία σύσταση από συγκρίσιμο έργο, ή συστάσεις που ο συνεργάτης δεν σας αφήνει να καλέσετε
Ποιότητα πόρων	25%	Κατονομαζόμενοι άνθρωποι με σχετικά βιογραφικά, επαληθεύσιμες πιστοποιήσεις και επιβεβαιωμένη διαθεσιμότητα	Ρόλοι χωρίς ονόματα, φτωχά βιογραφικά ή βασικά πρόσωπα «υπό την επιφύλαξη διαθεσιμότητας»
Αρχιτεκτονική και πλάνο	25%	Ένας σχεδιασμός για το αντικείμενό σας και ένα πλάνο φάσεων με ορόσημα, εξαρτήσεις και κινδύνους	Ένα γενικόλογο πλάνο ή ένας σχεδιασμός που δεν μπορούν να εξηγήσουν στις παρουσιάσεις
Εμπορικοί όροι	10%	Προσπάθεια ανά φάση και ρόλο, σαφείς χρεώσεις, αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις	Μία συνολική τιμή χωρίς προσπάθεια από πίσω
Προσέγγιση	10%	Σαφής μέθοδος για έλεγχο αντικειμένου, δοκιμές, δεδομένα και μεταφορά γνώσης	Διαφάνειες μεθοδολογίας χωρίς τίποτα συγκεκριμένο για εσάς

Βαθμολογήστε κάθε κριτήριο σε μια απλή κλίμακα, για παράδειγμα από 1 έως 5, με γραπτή αιτιολόγηση. Κάθε αξιολογητής βαθμολογεί πρώτα μόνος του και μετά η επιτροπή συγκρίνει.

Αντιμετωπίστε τα δύο σήματα απόρριψης ως φραγμούς, όχι ως βαθμούς. Μια προσφορά με ισχυρούς εμπορικούς όρους δεν μπορεί να εξαγοράσει μια αδύναμη ομάδα. Οι εμπορικοί όροι έχουν σκόπιμα χαμηλό βάρος: η ημερήσια χρέωση είναι μικρή μεταβλητή μπροστά στην προσπάθεια και στην επανάληψη εργασιών.

Η γραπτή προσφορά δείχνει τι μπορεί να γράψει η ομάδα της προσφοράς. Οι προφορικές παρουσιάσεις δείχνουν αν οι άνθρωποι που θα κάνουν τη δουλειά την καταλαβαίνουν.

Ζητήστε ονομαστικά τους ανθρώπους που θα στελεχώσουν πραγματικά το πρόγραμμά σας. Ο αρχιτέκτονας λύσης, ο διευθυντής προγράμματος και οι επικεφαλής των μεγαλύτερων ενοτήτων εργασιών σας πρέπει να είναι στην αίθουσα. Αν ο συνεργάτης φέρει διαφορετική ομάδα, σημειώστε το στη βαθμολογία.

Μετά ζητήστε τους να εξηγήσουν την αρχιτεκτονική και το πλάνο για το αντικείμενό σας, χωρίς διαφάνειες αν γίνεται. Χρήσιμες ερωτήσεις:

1. Περιγράψτε μας τον σχεδιασμό για τις δύο πιο σύνθετες διαδικασίες μας. Ακούστε αν αναφέρονται τα ονόματα των διαδικασιών σας, οι νομικές οντότητές σας και τα συστήματά σας.
2. Τι γίνεται στο Explore αν η λίστα WRICEF μεγαλώσει κατά ένα τρίτο; Ακούστε αν υπάρχει μέθοδος, φόρουμ απόφασης και συζήτηση για το κόστος.
3. Ποιες παραδοχές στην προσφορά σας ενέχουν τον μεγαλύτερο κίνδυνο; Ένας συνεργάτης που γνωρίζει το πλάνο του μπορεί να τις κατονομάσει αμέσως.
4. Ποιος σε αυτή την ομάδα το έχει ξανακάνει, και πού; Μετά ελέγξτε την απάντηση στις κλήσεις με τους πελάτες αναφοράς.
5. Τι χρειάζεστε από τη δική μας ομάδα, και πότε; Ένα πραγματικό πλάνο έχει εξαρτήσεις από τον πελάτη με ημερομηνίες.

Ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο του στην αίθουσα δεν θα τα παραδώσει στο έργο. Αυτός είναι ο δεύτερος λόγος για τον οποίο απορρίπτω μια προσφορά.

Έχω αλλάξει συνεργάτη στη διάρκεια ενός προγράμματος επειδή δεν μπορούσε να διαθέσει πόρους ποιότητας. Η διαθεσιμότητα καλών ανθρώπων είναι αυτό που πρέπει να ελέγξετε πιο αυστηρά πριν υπογράψετε.

Κλήσεις με πελάτες αναφοράς

Οι κλήσεις με πελάτες αναφοράς είναι σημαντικές, και συχνά γίνονται ως τυπικότητα. Κάντε τις σωστά. Αυτό που ρωτώ τους πελάτες αναφοράς είναι η εμπειρία τους με τον συνεργάτη σε έργα παρόμοια με το δικό σας.

Πριν από την κλήση, αντιστοιχίστε τη σύσταση με το δικό σας πρόγραμμα: ίδια προϊόντα, παρόμοια κλίμακα, παρόμοιος κλάδος. Αν η αντιστοιχία είναι αδύναμη, ζητήστε από τον συνεργάτη άλλη σύσταση.

Στην κλήση, ρωτήστε ποιος από τον συνεργάτη ηγήθηκε της δουλειάς, τι έκανε καλά και πού δυσκολεύτηκε. Μετά ρωτήστε αν αυτοί οι άνθρωποι είναι στη δική σας προσφορά.

Πώς να εντοπίσετε γενικόλογες απαντήσεις

Οι γενικόλογες απαντήσεις είναι το κόκκινο σήμα σε κάθε RFP για SAP. Μια απάντηση που θα μπορούσε να σταλεί σε οποιαδήποτε εταιρεία γράφτηκε για οποιαδήποτε εταιρεία.

Ο πιο γρήγορος έλεγχος είναι να αντικαταστήσετε το όνομα της εταιρείας σας σε μια απάντηση με το όνομα ενός ανταγωνιστή. Αν η απάντηση εξακολουθεί να στέκει, δεν γράφτηκε για εσάς. Ο οδηγός μου για την επιλογή συνεργάτη μετάπτωσης σε S/4HANA καλύπτει αυτόν τον έλεγχο για μεταπτώσεις πιο αναλυτικά.

Σε μια απάντηση RFP, οι γενικόλογες απαντήσεις εμφανίζονται συνήθως σε αυτά τα σημεία:

1. Η ενότητα του αντικειμένου σάς επαναλαμβάνει το δικό σας RFP. Δεν προσθέτει καμία άποψη για το τι είναι δύσκολο στο πρόγραμμά σας.
2. Το πλάνο χρησιμοποιεί στρογγυλές διάρκειες για κάθε φάση. Τίποτα σε αυτό δεν εξαρτάται από τις νομικές οντότητες, τα δεδομένα ή τις διασυνδέσεις σας.
3. Οι ερωτήσεις για τις διαδικασίες σας παίρνουν απαντήσεις για επιταχυντές. Το εργαλείο κατονομάζεται, η χρήση του για εσάς όχι.
4. Οι κίνδυνοι είναι γενικοί για τον κλάδο. Εμφανίζονται η «ποιότητα δεδομένων» και η «αντίσταση στην αλλαγή», και τίποτα συγκεκριμένο για τα συστήματά σας.
5. Η ενότητα της ομάδας απαριθμεί ρόλους, όχι ανθρώπους. Αυτό είναι συνήθως το ίδιο πρόβλημα με τους αδύναμους πόρους, με άλλα λόγια.

Βαθμολογήστε χαμηλά μια γενικόλογη απάντηση ακόμη κι όταν είναι καλογραμμένη.

Η αξιολόγηση των εγγράφων του συνεργάτη είναι επίσης το σημείο όπου βοηθά μια ανεξάρτητη ματιά. Ένας σύμβουλος που δεν συμμετέχει στον διαγωνισμό μπορεί να ελέγξει τον σχεδιασμό και τις εκτιμήσεις προσπάθειας, και αργότερα τα παραδοτέα. Τα υπέρ και τα κατά καλύπτονται στη σύγκρισή μου συνεργάτη SAP και ανεξάρτητου συμβούλου.

Γράψτε το αντικείμενό σας πριν από οτιδήποτε άλλο. Μία σελίδα ανά περιοχή διαδικασιών, με ό,τι περιλαμβάνεται, ό,τι εξαιρείται, τις νομικές οντότητες και τα συστήματα που αγγίζει. Χωρίς αυτό, κάθε αριθμός στις προσφορές στηρίζεται στις παραδοχές του συνεργάτη.

Για ονόματα συνεργατών ανά κατηγορία, δείτε τον οδηγό μου για τους συνεργάτες υλοποίησης SAP στις ΗΠΑ ανά κατηγορία.

Αν θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά σε ένα RFP, στη βαθμολόγηση ή στις προσφορές που λάβατε, βοηθώ οργανισμούς ακριβώς σε αυτό. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου εδώ.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα RFP υλοποίησης SAP;

Δώστε στους συνεργάτες το υπόβαθρο και τους στόχους σας, το αντικείμενο, τις διασυνδέσεις και τα δεδομένα, την ομάδα που μπορείτε να διαθέσετε, μια σταθερή μορφή απάντησης, τα κριτήρια αξιολόγησης και το χρονοδιάγραμμα. Ζητήστε τους συστάσεις από παρόμοια έργα και την κατονομαζόμενη ομάδα παράδοσης με βιογραφικά. Ζητήστε μια αρχιτεκτονική και ένα πλάνο ανά φάση του SAP Activate, προσπάθεια ανά φάση και ρόλο, και αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις.

Πώς βαθμολογούνται οι προσφορές συνεργατών υλοποίησης SAP;

Ορίστε σταθμισμένα κριτήρια πριν φτάσουν οι προσφορές: συστάσεις, ποιότητα πόρων, αρχιτεκτονική και πλάνο, εμπορικοί όροι και προσέγγιση. Κάθε αξιολογητής βαθμολογεί μόνος του σε μια απλή κλίμακα με γραπτή αιτιολόγηση και μετά η επιτροπή συγκρίνει. Θεωρήστε τους αδύναμους πόρους και ένα πλάνο που ο συνεργάτης δεν μπορεί να εξηγήσει λόγους απόρριψης μιας προσφοράς, ό,τι κι αν είναι η συνολική της βαθμολογία.

Σε πόσους συνεργάτες πρέπει να σταλεί ένα RFP για SAP;

Σε τουλάχιστον τρεις. Φτιάξτε την αρχική λίστα από το SAP Partner Finder και τα επίπεδα ικανοτήτων της SAP, και μετά κρατήστε στην τελική λίστα τους συνεργάτες με σχετικές συστάσεις.

Πόσο διαρκεί η επιλογή συνεργάτη SAP;

Περίπου 12 εβδομάδες από την αρχή ως το τέλος, από την αρχική λίστα μέχρι τη σύμβαση. Το ίδιο το RFP είναι μόνο ένα μέρος. Οι προφορικές παρουσιάσεις, οι κλήσεις με πελάτες αναφοράς και η μετατροπή της νικήτριας προσφοράς σε περιγραφή εργασιών παίρνουν τον περισσότερο χρόνο.

Ένα RFP για SAP πρέπει να ζητά σταθερή τιμή ή χρόνο και υλικά;

Προτείνω χρόνο και υλικά με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια. Ζητήστε από κάθε συνεργάτη εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο και γράψτε την στη σύμβαση, ώστε να συγκρίνετε την πραγματική προσπάθεια με αυτήν. Μια ενιαία συνολική τιμή χωρίς προσπάθεια από πίσω δεν μπορεί ούτε να συγκριθεί ούτε να παρακολουθηθεί.

Ποια είναι τα κόκκινα σήματα σε μια πρόταση συνεργάτη SAP;

Γενικόλογες απαντήσεις που θα ταίριαζαν σε οποιαδήποτε εταιρεία, μια ενότητα ομάδας με ρόλους αλλά χωρίς κατονομαζόμενους ανθρώπους, ένα πλάνο με τις ίδιες διάρκειες που είδατε αλλού, και μια αρχιτεκτονική που ο συνεργάτης δεν μπορεί να εξηγήσει στις παρουσιάσεις. Ένας συνεργάτης που δεν σας αφήνει να καλέσετε τους πελάτες αναφοράς του είναι ακόμη ένα προειδοποιητικό σημάδι.