طلب عروض تنفيذ SAP: ماذا تطلبون وكيف تقيّمون

ينبغي أن يطلب طلب عروض تنفيذ SAP من الشركاء أدلة لا وعودًا: مراجع من مشاريع مماثلة، وسيرًا ذاتية للأشخاص الذين سيعملون في البرنامج، وبنية وخطة لنطاقكم. قيّموا العروض وفق أوزان تحددونها قبل وصولها، ثم استخدموا العروض الشفهية للتأكد من أن فريق التنفيذ يستطيع شرح الخطة.

الإجابة المختصرة: طلب العروض اختبار للأشخاص والخطة، لا لشرائح المنهجية.

يغطي هذا المقال مرحلة طلب تقديم العروض (RFP) من القرار فقط. أما عملية الاختيار الكاملة، من القائمة الطويلة إلى العقد، فهي في دليلي حول كيفية اختيار شريك تنفيذ SAP.

عبر 21 برنامجًا لـ SAP قدتها أو أنقذتها، أكبر خطأ أراه هو غياب التخطيط السليم في البداية. طلب عروض SAP الذي يُرسل قبل أن تعرفوا نطاقكم يدعو كل شريك إلى ملء الفجوات بافتراضاته. وعندها لا تستطيعون مقارنة العروض، لأن كل عرض يسعّر برنامجًا مختلفًا.

لذلك الترتيب مهم. حددوا نطاقكم، والعمليات الداخلة فيه والخارجة منه، والكيانات والدول، والتكاملات والبيانات، ثم اكتبوا طلب العروض حول ذلك.

النطاق يحمي الميزانية لاحقًا أيضًا. تتضرر الميزانيات في مرحلة Explore من SAP Activate، حيث تعقد منهجية SAP ورش Fit-to-Standard وتسجل الفجوات في قائمة الأعمال المتراكمة.

هناك تنمو قائمة WRICEF (سير العمل والتقارير والواجهات والتحويلات والتحسينات والنماذج)، وكل عنصر جديد تكلفة. طلب العروض المبني على نطاقكم يمنحكم خط أساس تقيسون عليه هذا النمو.

أرسلوا طلب العروض إلى قائمة مختصرة من ثلاثة شركاء على الأقل.

ابنوا القائمة الطويلة من SAP Partner Finder، حيث تعرض SAP الكفاءات التي يحملها الشركاء ضمن SAP PartnerEdge، ولكل منها ثلاثة مستويات: أساسي ومتقدم وخبير. الشارة تمنح مكانًا في القائمة. ولا تمنح العقد.

تستغرق عملية الاختيار كلها نحو 12 أسبوعًا من البداية إلى النهاية.

كيف تسير مرحلة طلب عروض SAP

1. 01

   النطاق

   اكتبوا النطاق والعمليات والكيانات والتكاملات والبيانات بأنفسكم قبل أن يراها أي شريك.

2. 02

   طلب العروض

   أرسلوا حزمة واحدة إلى قائمة مختصرة من ثلاثة شركاء على الأقل، مع أوزان التقييم محددة مسبقًا.

3. 03

   العروض المكتوبة

   قيّموا كل عرض وفق الأوزان، وأشيروا إلى أي إجابة عامة.

4. 04

   العروض الشفهية

   اطلبوا من فريق التنفيذ المقترح أن يشرح البنية والخطة حضوريًا.

5. 05

   المراجع

   اتصلوا بمراجع من مشاريع تشبه مشروعكم واسألوا عن خبرة الشريك فيها.

6. 06

   العقد

   انقلوا الجهد والأشخاص المسمّين والافتراضات من العرض الفائز إلى بيان العمل.

لطلب عروض SAP نصفان: ما تقدمونه للشركاء، وما تطلبون منهم إعادته.

ما تقدمونه للشركاء

امنحوا كل شريك الحزمة نفسها في الوقت نفسه. كلما كانت الحزمة أفضل، كانت الإجابات أكثر تحديدًا:

1. الخلفية والأهداف. لماذا تنفذون SAP، وما الذي يجب أن تستطيع الأعمال فعله بعد ذلك، والتواريخ المهمة.
2. النطاق. العمليات الداخلة والخارجة، والكيانات، والدول، والمستخدمون حسب الفئة، ومنتجات SAP التي تتوقعون استخدامها.
3. التكاملات والبيانات. الأنظمة التي يجب أن تتصل بها SAP، وعناصر البيانات المراد ترحيلها، وما تعرفونه عن جودتها.
4. فريقكم أنتم. من تستطيعون وضعه في البرنامج، وبأي نسبة من وقته، وأي أدوار تتوقعون أن يشغلها الشريك.
5. صيغة الرد. هيكل ثابت وحد أقصى لعدد الصفحات، حتى تقارنوا على أساس واحد.
6. معايير التقييم وأوزانها. أخبروا الشركاء كيف سيُقيَّمون. فهذا يدفعهم إلى الإجابة عن الأسئلة المهمة.
7. الجدول الزمني. الموعد النهائي للأسئلة، والموعد النهائي للعروض، ومواعيد العروض الشفهية، وتاريخ القرار.

ما تطلبونه من الشركاء

معظم طلبات عروض SAP تطلب من الشركاء أن يصفوا أنفسهم، والشركاء بارعون جدًا في ذلك. اطلبوا بدلًا من ذلك أمورًا يمكنكم التحقق منها:

1. مراجع من مشاريع مماثلة. منتجات SAP نفسها، وحجم مماثل، وقطاع مماثل، مع جهة اتصال يمكنكم مكالمتها.
2. فريق التنفيذ المسمّى. السير الذاتية، والدور الذي سيؤديه كل شخص، ونسبة وقته في برنامجكم، وتوفره في مواعيدكم.
3. شهادات يمكنكم التحقق منها. تصدر SAP الشهادات على شكل شارات رقمية تتيح التحقق الفوري. اطلبوا روابط الشارات للأشخاص المسمّين، لا عدد الشهادات لدى الشركة.
4. البنية والخطة. تصميم عالي المستوى لنطاقكم، وخطة حسب مراحل SAP Activate مع المعالم الرئيسية والاعتماديات.
5. الجهد حسب المرحلة والدور. عدد الأيام المقدَّر لكل دور في كل مرحلة، لا مجرد سعر إجمالي.
6. الافتراضات والاستثناءات بالتفصيل. كل ما يعتمد عليه السعر، وكل ما لا يغطيه.
7. النموذج التجاري وجدول الأسعار. الأسعار حسب الدور وموقع التنفيذ، والسفر والمصروفات، وكيف ستُسعَّر التغييرات.
8. كيف سيضبطون توسع النطاق في مرحلة Explore. طريقتهم في التعامل مع عناصر WRICEF الجديدة، ومن يعتمدها.

بالنسبة إلى النموذج التجاري، أوصي بالوقت والمواد (T&M) مع تحديد الجهد كميًا. يدخل الجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور في العقد، فتتمكنون من مقارنة الجهد الفعلي به كل شهر. وطلبه في طلب العروض هو ما يجعل ذلك ممكنًا لاحقًا.

بالنسبة إلى الأسعار، لا تقيّدوا الشركاء برقم. اطلبوا جدول أسعارهم وقارنوه بالنطاقات الواردة في دليلي حول تخطيط توزيع الموارد في مشاريع SAP.

الافتراضات والاستثناءات هي أكثر ما يغفله العملاء في بيان العمل (SOW). إذا طلبها طلب العروض بالتفصيل، فستكون بين أيديكم قبل التفاوض. يبيّن دليلي حول بيان العمل في SAP كيف تنتقل إلى العقد.

حددوا الأوزان قبل وصول العروض، ولا تغيّروها بعد قراءة الردود. تغيير الأوزان لاحقًا هو الطريقة التي يُختار بها المفضَّل ثم يُبرَّر اختياره.

عندما أساعد عميلًا على اختيار شريك، تحمل مراجع العملاء الوزن الأكبر. وأمران يجعلانني أنسحب من أي عرض مهما كان مجموعه: ضعف جودة الموارد المقترحة، وشريك لا يستطيع شرح البنية والخطة. وينبغي أن يعكس التقييم الأمرين معًا.

الجدول أدناه مثال على توزيع أوزان مبني على هذه الأولويات. عدّلوا النسب لتناسب برنامجكم، لكن أبقوا المراجع أولًا وأبقوا اختباري الانسحاب.

المعيار	الوزن المقترح	كيف تبدو الدرجة العالية	إشارة الانسحاب
المراجع	30%	مشاريع مماثلة، وجهات اتصال يمكن الوصول إليها، ومراجع تؤكد دور الشريك	لا مرجع من مشروع مماثل، أو مراجع لا يسمح لكم الشريك بمكالمتها
جودة الموارد	25%	أشخاص مسمّون بسير ذاتية ذات صلة، وشهادات يمكن التحقق منها، وتوفر مؤكد	أدوار بلا أسماء، أو سير ذاتية ضعيفة، أو أشخاص رئيسيون «حسب التوفر»
البنية والخطة	25%	تصميم لنطاقكم وخطة مراحل بمعالم رئيسية واعتماديات ومخاطر	خطة عامة، أو تصميم لا يستطيعون شرحه في العروض الشفهية
الجانب التجاري	10%	الجهد حسب المرحلة والدور، وأسعار واضحة، وافتراضات واستثناءات مفصلة	سعر إجمالي واحد بلا جهد يقف وراءه
النهج	10%	طريقة واضحة لضبط النطاق والاختبار والبيانات ونقل المعرفة	شرائح منهجية بلا أي شيء خاص بكم

قيّموا كل معيار على مقياس بسيط، مثل 1 إلى 5، مع سبب مكتوب. يقيّم كل مُقيِّم بمفرده أولًا، ثم تقارن اللجنة.

اعتبروا إشارتي الانسحاب بوابتين، لا نقاطًا. العرض القوي تجاريًا لا يستطيع تعويض فريق ضعيف. ويحمل الجانب التجاري وزنًا منخفضًا عن قصد: السعر اليومي متغير صغير مقارنة بالجهد وإعادة العمل.

العرض المكتوب يبيّن ما يستطيع فريق المبيعات كتابته. والعروض الشفهية تبيّن هل يفهمه الأشخاص الذين سينجزون العمل.

اطلبوا بالاسم الأشخاص الذين سيعملون فعلًا في برنامجكم. ينبغي أن يكون في الغرفة مهندس الحلول ومدير البرنامج وقادة أكبر مسارات العمل لديكم. إذا أحضر الشريك فريقًا مختلفًا، فسجّلوا ذلك في التقييم.

ثم اطلبوا منهم شرح البنية والخطة لنطاقكم، دون شرائح إن أمكن. أسئلة جيدة يمكن استخدامها:

1. اشرحوا لنا التصميم لأكثر عمليتين تعقيدًا لدينا. استمعوا إلى أسماء عملياتكم وكياناتكم وأنظمتكم.
2. ماذا يحدث في مرحلة Explore إذا نمت قائمة WRICEF بمقدار الثلث؟ استمعوا إلى طريقة عمل، ومنتدى للقرار، ونقاش حول التكلفة.
3. أي الافتراضات في عرضكم تحمل أكبر قدر من المخاطر؟ الشريك الذي يعرف خطته يستطيع تسميتها فورًا.
4. من في هذا الفريق فعل هذا من قبل، وأين؟ ثم تحققوا من الإجابة في المكالمات المرجعية.
5. ماذا تحتاجون من فريقنا، ومتى؟ الخطة الحقيقية فيها اعتماديات على العميل مع تواريخ.

الشريك الذي لا يستطيع شرح بنيته وخطته في الغرفة لن ينفذهما في الموقع. وهذا هو السبب الثاني الذي يجعلني أنسحب من أي عرض.

لقد غيّرت شريكًا أثناء برنامج لأنه لم يستطع توفير موارد ذات جودة. توفر الأشخاص الجيدين هو الأمر الذي ينبغي اختباره بأكبر قدر من الصرامة قبل التوقيع.

المكالمات المرجعية

المكالمات المرجعية مهمة، وكثيرًا ما تُجرى كإجراء شكلي. أجروها كما ينبغي. ما أسأل المراجع عنه هو تجربتهم مع الشريك في مشاريع تشبه مشروعكم.

قبل المكالمة، قارنوا المرجع ببرنامجكم: المنتجات نفسها، وحجم مماثل، وقطاع مماثل. إذا كان التطابق ضعيفًا، فاطلبوا من الشريك مرجعًا آخر.

أثناء المكالمة، اسألوا من قاد العمل من جانب الشريك، وما الذي أجاده، وأين واجه صعوبات. ثم اسألوا هل هؤلاء الأشخاص موجودون في العرض المقدَّم لكم.

كيف تكشفون الإجابات العامة

الإجابات العامة هي إشارة التحذير في أي طلب عروض SAP. الرد الذي يمكن إرساله إلى أي شركة كُتب لأي شركة.

أسرع اختبار هو أن تستبدلوا اسم شركتكم في إحدى الإجابات باسم منافس. إذا بقيت الإجابة صحيحة، فهي لم تُكتب لكم. يغطي دليلي حول اختيار شريك الانتقال إلى S/4HANA هذا الاختبار لعمليات الانتقال بمزيد من التفصيل.

في ردود طلبات العروض، تظهر الإجابات العامة عادة في هذه المواضع:

1. قسم النطاق يعيد إليكم طلب العروض كما هو. ولا يضيف أي رأي حول ما هو صعب في برنامجكم.
2. الخطة تستخدم مددًا مقرّبة لكل مرحلة. ولا شيء فيها يعتمد على كياناتكم أو بياناتكم أو تكاملاتكم.
3. الأسئلة عن عملياتكم تتلقى إجابات عن المسرّعات. الأداة مسمّاة، أما طريقة استخدامها لكم فلا.
4. المخاطر عامة على مستوى القطاع. تظهر «جودة البيانات» و«مقاومة التغيير»، ولا يظهر شيء خاص بأنظمتكم.
5. قسم الفريق يسرد أدوارًا لا أشخاصًا. وهذه عادة المشكلة نفسها التي يمثلها ضعف الموارد، بكلمات مختلفة.

امنحوا الإجابة العامة درجة منخفضة حتى لو كانت مكتوبة جيدًا.

تقييم مستندات الشريك هو أيضًا الموضع الذي يفيد فيه رأي مستقل. المستشار الذي لا يقدّم عرضًا يستطيع اختبار التصميم وتقديرات الجهد، ثم المخرجات لاحقًا. وتتناول مقارنتي بين شريك SAP والمستشار المستقل المفاضلات بينهما.

اكتبوا نطاقكم قبل أي شيء آخر. صفحة واحدة لكل مجال عمليات، تسرد ما هو داخل النطاق، وما هو خارجه، والكيانات والأنظمة التي يمسها. من دونه، يستند كل رقم في العروض إلى افتراضات الشريك.

للاطلاع على أسماء الشركاء حسب الفئة، راجعوا دليلي حول شركاء تنفيذ SAP في الولايات المتحدة حسب الفئة.

إذا أردتم رأيًا مستقلًا في طلب عروض أو في التقييم أو في العروض التي تلقيتموها، فأنا أساعد المؤسسات في ذلك. يمكنكم التواصل معي هنا.

ماذا ينبغي أن يتضمن طلب عروض تنفيذ SAP؟

قدموا للشركاء خلفيتكم وأهدافكم، ونطاقكم، وتكاملاتكم وبياناتكم، والفريق الذي تستطيعون توفيره، وصيغة رد ثابتة، ومعايير التقييم، والجدول الزمني. اطلبوا منهم مراجع من مشاريع مماثلة وفريق التنفيذ المسمّى مع السير الذاتية. واطلبوا بنية وخطة حسب مراحل SAP Activate، والجهد حسب المرحلة والدور، والافتراضات والاستثناءات بالتفصيل.

كيف تُقيَّم عروض شركاء تنفيذ SAP؟

حددوا معايير موزونة قبل وصول العروض: المراجع، وجودة الموارد، والبنية والخطة، والجانب التجاري، والنهج. يقيّم كل مُقيِّم بمفرده على مقياس بسيط مع سبب مكتوب، ثم تقارن اللجنة. واعتبروا ضعف الموارد وخطة لا يستطيع الشريك شرحها سببين لرفض العرض، مهما كان مجموع درجاته.

كم شريكًا ينبغي أن يتلقى طلب عروض SAP؟

ثلاثة على الأقل. ابنوا القائمة الطويلة من SAP Partner Finder ومستويات الكفاءة لدى SAP، ثم اختصروها إلى الشركاء الذين لديهم مراجع ذات صلة.

كم يستغرق اختيار شريك SAP؟

نحو 12 أسبوعًا من البداية إلى النهاية، من القائمة الطويلة إلى العقد. وطلب العروض نفسه ليس سوى جزء من ذلك. فالعروض الشفهية والمكالمات المرجعية وتحويل العرض الفائز إلى بيان عمل تستغرق معظم الوقت.

هل ينبغي أن يطلب طلب عروض SAP سعرًا ثابتًا أم الوقت والمواد؟

أوصي بالوقت والمواد مع تحديد الجهد كميًا. اطلبوا من كل شريك الجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور، واكتبوه في العقد حتى تتمكنوا من مقارنة الجهد الفعلي به. السعر الإجمالي الواحد بلا جهد يقف وراءه لا يمكن مقارنته ولا متابعته.

ما إشارات التحذير في عرض شريك SAP؟

إجابات عامة قد تنطبق على أي شركة، وقسم للفريق فيه أدوار بلا أشخاص مسمّين، وخطة بالمدد نفسها التي رأيتموها في أماكن أخرى، وبنية لا يستطيع الشريك شرحها في العروض الشفهية. والشريك الذي لا يسمح لكم بمكالمة مراجعه علامة تحذير أخرى.