كيف تغيّرون شريك تنفيذ SAP في منتصف المشروع

لتغيير شريك تنفيذ SAP في منتصف المشروع، تأكدوا أولًا من أن الشريك هو المشكلة، ثم أمّنوا كل مستند وتصميم وجزء من الشيفرة وكل صلاحية وصول إلى الأنظمة قبل أن تبلغوه. وبعد ذلك فقط اختاروا البديل وأديروا تسليمًا مخططًا له مع فترة متداخلة.

الإجابة المختصرة: انتقلوا إلى شريك آخر عندما لا يستطيع الشريك توفير أشخاص ذوي جودة ولا يستطيع إصلاح ذلك. ولا تنتقلوا هربًا من مشكلات تقع في جهتكم، لأن الشريك الجديد سيرثها.

هذا المقال جزء من دليلي حول كيفية اختيار شريك تنفيذ SAP. يغطي ذلك الدليل اختيار الشريك في البداية. أما هذا المقال فيغطي ما تفعلونه عندما لا ينجح الشريك الذي اخترتموه.

لقد غيّرت شريكًا أثناء برنامج. وكان السبب جودة الموارد: لم يستطع الشريك توفير أشخاص ذوي جودة عندما احتاج إليهم البرنامج.

هذه هي العلامة التي أضعها أولًا. يستطيع البرنامج التعافي من مرحلة سيئة أو موعد فائت أو تصميم ضعيف. لكنه يتعثر في التعافي من شريك لا يستطيع وضع أشخاص أكفاء على العمل.

هذه هي الإشارات التي تستحق التحرك، بالترتيب التقريبي الذي أعطيها فيه الوزن:

1. ضعف جودة الأشخاص في الموقع. الاستشاريون الذين ينفذون العمل ليسوا الأشخاص الذين عُرضوا عليكم، أو لا يستطيعون الإجابة عن أسئلة أساسية في مجالهم.
2. الإخفاق المتكرر في استبدال الأشخاص. يغادر أحدهم فيستغرق وصول بديله أسابيع، أو يصل بخبرة أقل.
3. لا أحد يستطيع شرح البنية والخطة. اطلبوا من قائد الشريك أن يشرح لكم التصميم المستهدف والطريق إلى التشغيل الفعلي. إذا لم يستطع، فلا أحد يقود التنفيذ.
4. مخرجات لا تصمد أمام المراجعة. تصاميم وسيناريوهات اختبار ومستندات بناء ضعيفة، أو منسوخة من عميل آخر، أو غائبة.
5. إجابات عامة عن مشكلات محددة. إشارة التحذير نفسها التي تظهر عند الاختيار: إجابات قد تنطبق على أي شركة.

المرحلة المتأخرة، أو التجاوز في Explore، أو اللجنة التوجيهية المتوترة، ليست أسبابًا كافية بمفردها للانتقال.

قبل أن تستبدلوا أي أحد، تأكدوا هل الشريك هو السبب فعلًا. يعرض دليلي حول إنقاذ برامج SAP الفحوص الثلاثة التي أجريها أولًا: حالة البرنامج، والتصميم، وما هو منشور فعلًا في النظام.

كثيرًا ما يبيّن هذا التشخيص أن المشكلة مشتركة. تتضرر الميزانيات في Explore مع نمو قائمة WRICEF (سير العمل والتقارير والواجهات والتحويلات والتحسينات والنماذج). وإذا تركتم الشريك يتحكم في النطاق، أو لم يُفرَّغ المستخدمون الرئيسيون لديكم للبرنامج أصلًا، فسيدخل الشريك الجديد الحفرة نفسها.

لذلك اطرحوا سؤالين بصدق:

1. هل سيصلح فريق قوي لدى هذا الشريك المشكلة؟ إذا كانت الإجابة نعم، وكان الشريك قادرًا على توفير هذا الفريق بسرعة، فقد يكفي تغيير الأشخاص.
2. هل سيواجه شريك آخر المشكلات نفسها؟ إذا كانت الإجابة نعم، فأصلحوا النطاق والقرارات والحوكمة في جهتكم أولًا.

إذا كانت الإجابة عن السؤال الأول لا، لأن الشريك لا يستطيع إيجاد الأشخاص، فقد حصلتم على إجابتكم. توفر الأشخاص ذوي الجودة ليس أمرًا يصلحه تعديل في العقد.

هذا هو الجزء الذي يخطئ فيه معظم العملاء. يعلنون القرار، فتختفي معه قدرتهم التفاوضية.

الشريك المغادر يملك المعرفة التي تحتاجون إليها لاستبداله. وإلى أن تصبح هذه المعرفة بين أيديكم، أبقوا القرار داخل مجموعة صغيرة: راعي البرنامج، والمدير المالي، ومدير البرنامج، ومسؤول الشؤون القانونية أو المشتريات لديكم.

ابدؤوا بعقدكم الحالي. اقرؤوا بند الإنهاء، وفترة الإشعار، وملكية المخرجات، وأي شيء عن نقل المعرفة أو المساعدة عند الخروج. إذا كان بيان العمل (SOW) لديكم صامتًا بشأن الخروج، فإن مقالي حول ما يجب أن يتضمنه بيان العمل في SAP يغطي ما ينبغي كتابته في البيان التالي.

هذا ما ينبغي تأمينه، وأين يوجد عادة:

ما ينبغي تأمينه	لماذا يهم	أين ينبغي أن يوجد	كيف تحمونه
التصاميم والقرارات الموقّعة	يبني عليها الشريك الجديد بدل البدء من جديد	مستودع المستندات لديكم أو SAP Cloud ALM	انسخوا أحدث النسخ المعتمدة الآن، مع سجلات الاعتماد
قائمة WRICEF والمواصفات	خط أساس النطاق وقائمة أعمال البناء	SAP Cloud ALM أو مستودعكم الخاص	صدّروا القائمة مع حالة كل عنصر
الشيفرة المخصصة والإعدادات	العمل الفعلي المنجز حتى الآن	أنظمة التطوير والاختبار لديكم	تأكدوا أن كل شيء موجود في أنظمتكم، لا على أجهزة الشريك
سيناريوهات الاختبار ونتائجه	دليل على ما يعمل فعلًا	أداة الاختبار لديكم أو SAP Cloud ALM	صدّروا السيناريوهات والنتائج والعيوب المفتوحة
أعمال ترحيل البيانات	المطابقات وقواعد التنقية وبرامج التحميل	المجلدات المشتركة وأنظمتكم	اجمعوا مستندات المطابقة وبرامج التحميل من فريق البيانات
صلاحيات الوصول إلى الأنظمة ودعم SAP	التحكم في بيئة أنظمتكم وحساب دعم SAP لديكم	أنظمتكم وSAP for Me	اكتبوا قائمة بكل مستخدم من الشريك، جاهزة للحذف في اليوم نفسه
المشكلات والمخاطر المفتوحة	ما يجب أن يتولاه الفريق التالي أولًا	سجل RAID وتقارير الحالة	احتفظوا بنسخة مؤرخة من سجل RAID

احتفظوا بمحتوى المشروع في أدواتكم أنتم

الحماية الأنظف حماية بنيوية. احتفظوا بمستندات البرنامج ومتطلباته وأدلة الاختبار في أدوات تملكونها، منذ اليوم الأول لأي برنامج.

يساعد SAP Cloud ALM هنا. يستطيع العملاء المشتركون في SAP Enterprise Support، أو في RISE with SAP، طلب مستأجر خاص بهم دون رسوم إضافية، مستأجر واحد لكل رقم عميل، وفقًا للأسئلة الشائعة حول Cloud ALM لدى SAP. إذا كانت وثائق المشروع في المستأجر الخاص بكم، فستبقى معكم عندما يغادر الشريك.

خططوا لتغيير الصلاحيات في يوم الإعلان

كثيرًا ما يحمل استشاريو الشريك معرّفات S-user على حساب دعم SAP لديكم، إضافة إلى حسابات مستخدمين في أنظمتكم. ويتحكم مسؤولو الأنظمة لديكم في معرّفات S-user عبر SAP for Me.

تنص صفحة المساعدة الخاصة بإدارة المستخدمين لدى SAP على أن مسؤولي الأنظمة لدى العميل مسؤولون عن حذف معرّفات المستخدمين الذين غادروا. وتنص أيضًا على أن المعرّفات ذات الوظائف الخاصة، مثل مستلم البرمجيات أو جهة الاتصال التقنية، لا يمكن حذفها حتى تنقل SAP تلك الوظيفة إلى شخص آخر. اعرفوا الآن أي مستخدمي الشريك يحملون هذه الوظائف، وانقلوها إلى أشخاصكم أولًا.

بعد تأمين المواد واختيار البديل، أبلغوا الشريك المغادر. افعلوا ذلك كتابةً، وفقًا للعقد، واتفقوا على خطة الخروج في الاجتماع نفسه.

يسير التسليم على أفضل وجه بهذا الترتيب:

تغيير شريك SAP في منتصف البرنامج

1. 01

   التأمين

   المستندات والتصاميم والشيفرة والصلاحيات وسجل RAID بين أيديكم قبل إبلاغ أي أحد.

2. 02

   الاختيار

   مراجع من مشاريع مماثلة والفريق الحقيقي في العروض الشفهية، مع جهد محدد كميًا.

3. 03

   الفترة المتداخلة

   يعمل قادة الفريق المغادر والفريق القادم جنبًا إلى جنب في نقل منظم للمعرفة.

4. 04

   إعادة التحقق

   يراجع الشريك الجديد التصاميم والبناء والاختبارات مقابل ما هو منشور فعلًا.

5. 05

   خط أساس جديد

   خطة جديدة واحدة مبنية على الأدلة، معتمدة قبل بدء المرحلة التالية.

اختاروا البديل كما ينبغي

الإغراء هو الاستعجال، لأن البرنامج يستنزف المال بينما تختارون. يستغرق الاختيار الكامل نحو 12 أسبوعًا وفق تجربتي، مع ثلاثة شركاء على الأقل في القائمة المختصرة. قد يسير اختيار البديل تحت الضغط أسرع، لكن لا تتجاوزوا الخطوات التي تحميكم.

عندما أختار شريكًا لأحد العملاء، أعطي مراجع العملاء الوزن الأكبر. وفي المكالمات المرجعية أسأل عن خبرة الشريك في مشاريع تشبه مشروع المشتري. وفي منتصف البرنامج، يعني ذلك سؤال المراجع عن تولي عمل بدأته شركة أخرى.

أمران يجعلانني أنسحب من أي عرض: ضعف جودة الموارد المقترحة، وشريك لا يستطيع شرح البنية والخطة. وبعد انتقال سببه جودة الموارد، طبّقوا الاختبارين بصرامة أكبر، لا أقل.

اطلبوا من المرشحين شارات الشهادات للأشخاص الذين يقترحونهم. تصدر SAP شارات شهاداتها على Credly، كما توضح صفحة المساعدة الخاصة بالشارات الرقمية. الشارة تؤكد اجتياز امتحان، لذا تحققوا من الخبرة عبر المراجع أيضًا.

يغطي دليلاي حول كتابة طلب عروض (RFP) لتنفيذ SAP وشركاء تنفيذ SAP حسب الفئة بقية عملية الاختيار.

تعاقدوا مع الشريك الجديد بطريقة مختلفة

النموذج التجاري الذي أوصي به هو الوقت والمواد (T&M) مع تحديد الجهد كميًا. ينص العقد على الجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور، فتتمكنون من مقارنة الجهد الفعلي به كل شهر.

ويحتاج بيان العمل أيضًا إلى افتراضات واستثناءات تفصيلية. كثيرًا ما يغفلها العملاء، وفي حالة تولي برنامج قائم تزداد أهميتها، لأن الشريك الجديد سيرغب في استثناء المشكلات التي ورثها.

سمّوا الأشخاص الرئيسيين في العقد أيضًا. تشرح ملاحظاتي حول التفاوض على عقود ERP بند الموارد المسمّاة ولماذا يمنع اختفاء الأشخاص الكبار بعد التوقيع.

الفترة المتداخلة، ثم إعادة التحقق

خططوا لفترة يعمل فيها قادة الفريق المغادر والفريق القادم معًا. يستعرض الفريق المغادر كل مجال تصميم، وكل عيب مفتوح، وكل عنصر نصف مبني، بينما يطرح الفريق القادم الأسئلة.

ثم دعوا الشريك الجديد يعيد التحقق مما هو موجود. توقعوا أن يجد فجوات، وتوقعوا أن يكون بعض هذه النتائج موقفًا تفاوضيًا للحصول على مزيد من الجهد. وهنا يستحق الأمر الحصول على رأي مستقل في مخرجات الشريك المغادر.

اربطوا عملية التولي بمرحلة SAP Activate التي أنتم فيها. تصف SAP ست مراحل: Discover وPrepare وExplore وRealize وDeploy وRun (SAP Activate).

الانتقال أثناء Explore يكلف في الغالب إعادة عمل في التصميم. أما الانتقال أثناء Realize فيكلف أيضًا إعادة عمل في البناء والاختبار، لأن الشيفرة يجب أن تُفهم قبل أن يمكن إكمالها.

لا يوجد انتقال مجاني. لن أضع عليه رقمًا، لأنه يعتمد على المرحلة، وجودة ما جرى تسليمه، ومدى تعاون الشريك المغادر.

هذه هي التكاليف التي ينبغي رصد ميزانية لها:

1. الفترة المتداخلة. تدفعون لفريقين أثناء التسليم.
2. إعادة التحقق وإعادة العمل. يتحقق الشريك الجديد من التصاميم والإعدادات والشيفرة، ويُعاد إنجاز بعضها.
3. الخروج من العقد. فترات الإشعار، وشروط الإنهاء، وأي دفعة مقابل العمل الجاري، وفق ما ينص عليه عقدكم.
4. جهد الاختيار. وقت فريقكم في طلب العروض والعروض الشفهية والمكالمات المرجعية.
5. وقت أشخاصكم. يكرر المستخدمون الرئيسيون ورش العمل والاختبارات التي ظنوا أنها انتهت.
6. التأخير. كل أسبوع تأخير يُبقي الأنظمة القديمة، وفريقكم الداخلي، قيد التشغيل لفترة أطول.

وازنوا هذه التكاليف بتكلفة البقاء. الشريك الذي لا يستطيع توفير فريق للبرنامج لن يصبح أرخص عندما يصبح البرنامج أصعب، ومراحل Realize والاختبار والانتقال إلى النظام الجديد أصعب مما سبقها.

أنصح العملاء بالاستعانة بمستشار مستقل في ثلاث مراحل: مرحلة التعاقد، والتصميم، وتقييم مستندات الشريك ومخرجاته. وتغيير الشريك يمس المراحل الثلاث في وقت واحد.

يستطيع المراجع المستقل أن يخبركم بالقيمة الفعلية لمخرجات الشريك المغادر قبل أن يسعّر الشريك الجديد إعادة العمل. ويستطيع أيضًا التحقق من عقد الشريك القادم ومن رؤيته للتصميم. يعرض مقالي حول شريك SAP مقابل المستشار المستقل من يفعل ماذا.

هذا الأسبوع، اعرفوا أين توجد فعلًا تصاميمكم الموقّعة، وقائمة WRICEF، وأدلة الاختبار، والشيفرة المخصصة، ومن يتحكم في الوصول إلى كل منها. افعلوا ذلك سواء كنتم تخططون للانتقال أم لا. وإذا كان أي منها موجودًا لدى الشريك وحده، فانقلوا نسخة منه إلى أنظمة تملكونها.

إذا كنتم تفكرون في تغيير الشريك وتريدون رأيًا مستقلًا في المخرجات أو العقد، يمكنكم التحدث معي هنا.

هل يمكن تغيير شريك تنفيذ SAP في منتصف المشروع؟

نعم. تحققوا أولًا من شروط الإنهاء والإشعار وملكية المخرجات في عقدكم. أمّنوا التصاميم والشيفرة وأدلة الاختبار وصلاحيات الوصول إلى الأنظمة قبل إعلان القرار، ثم أديروا تسليمًا مخططًا له مع فترة متداخلة.

متى ينبغي تغيير شريك تنفيذ SAP؟

انتقلوا إلى شريك آخر عندما لا يستطيع الشريك توفير أشخاص ذوي جودة ولا يستطيع إصلاح ذلك، أو عندما لا يستطيع قادته شرح البنية والخطة. لا تنتقلوا لمجرد أن مرحلة ما تأخرت. شخّصوا أولًا، لأن مشكلات ملكية النطاق أو قراراتكم أنتم ستلاحقكم إلى الشريك الجديد.

ما الذي ينبغي الحصول عليه من شريك SAP قبل إنهاء العقد؟

التصاميم الموقّعة وسجلات القرارات، وقائمة WRICEF مع حالة كل عنصر. والشيفرة المخصصة والإعدادات في أنظمتكم، وسيناريوهات الاختبار ونتائجه، ومطابقات ترحيل البيانات، وسجل RAID. واكتبوا أيضًا قائمة بكل مستخدم من الشريك في أنظمتكم وفي حساب دعم SAP لديكم، حتى يمكن حذف صلاحياته في اليوم نفسه.

كم يكلف تغيير شريك SAP في منتصف المشروع؟

لا يوجد رقم معياري. خصصوا ميزانية للفترة المتداخلة بين الفريقين، وإعادة التحقق وإعادة العمل، وشروط الخروج من العقد، وجهد الاختيار لديكم، والتأخير. كلما تأخرت المرحلة زادت إعادة العمل، لأن الشيفرة والاختبارات يجب أن تُفهم قبل أن يمكن إكمالها.

كم يستغرق استبدال شريك تنفيذ SAP؟

يستغرق الاختيار الكامل للشريك نحو 12 أسبوعًا وفق تجربتي، مع ثلاثة شركاء على الأقل في القائمة المختصرة. قد يسير اختيار البديل تحت الضغط أسرع، لكن حافظوا على المكالمات المرجعية والعروض الشفهية مع الفريق الحقيقي.

من يملك المستندات والشيفرة في تنفيذ SAP؟

عقدكم هو الذي يحدد ذلك، فراجعوا بند ملكية المخرجات. وفي الواقع العملي، احموا أنفسكم بالاحتفاظ بالمستندات في مستودعكم الخاص أو في مستأجر SAP Cloud ALM الخاص بكم، والشيفرة والإعدادات في أنظمة SAP لديكم بدل خوادم الشريك.