Kako promijeniti partnera za SAP implementaciju usred projekta

Da biste promijenili partnera za SAP implementaciju usred projekta, najprije potvrdite da je partner problem, a zatim osigurajte svaki dokument, dizajn, dio koda i pristup sustavima prije nego što mu to kažete. Tek tada odaberite zamjenu i provedite planiranu primopredaju s preklapanjem.

Kratki odgovor: promijenite partnera kada Vam ne može dati kvalitetne ljude i to ne može ispraviti. Ne mijenjajte ga da biste pobjegli od problema koji su na Vašoj strani, jer ih novi partner nasljeđuje.

Ovaj je članak dio mog vodiča o tome kako odabrati partnera za SAP implementaciju. Taj vodič pokriva odabir partnera na početku. Ovaj pokriva što učiniti kada partner kojeg ste odabrali ne ispunjava očekivanja.

Promijenio sam partnera tijekom programa. Povod je bila kvaliteta resursa: partner nije mogao osigurati kvalitetne ljude kada su programu bili potrebni.

To je znak koji bih stavio na prvo mjesto. Program se može oporaviti od loše faze, propuštenog roka ili slabog dizajna. Teško se oporavlja od partnera koji na posao ne može staviti sposobne ljude.

Ovo su signali na koje vrijedi reagirati, otprilike redoslijedom kojim bih ih vrednovao:

1. Slaba kvaliteta ljudi na terenu. Konzultanti koji obavljaju posao nisu ljudi koje su Vam pokazali ili ne znaju odgovoriti na osnovna pitanja iz vlastitog područja.
2. Opetovani neuspjeh u zamjeni ljudi. Netko ode, a zamjena stiže tjednima ili stiže s manje iskustva.
3. Nitko ne zna objasniti arhitekturu i plan. Zamolite partnerova voditelja da Vas provede kroz ciljni dizajn i put do go-livea. Ako ne može, nitko ne upravlja isporukom.
4. Isporuke koje ne prolaze pregled. Dizajni, testne skripte i dokumenti o izgradnji koji su tanki, kopirani od drugog klijenta ili nedostaju.
5. Generički odgovori na konkretne probleme. Isti znak upozorenja kao pri odabiru: odgovori koji bi pristajali bilo kojoj tvrtki.

Zakašnjela faza, prekoračenje u fazi Explore ili napet upravni odbor sami po sebi nisu razlozi za promjenu.

Prije nego što ikoga zamijenite, utvrdite je li partner stvarno uzrok. Moj vodič o oporavku SAP programa navodi tri provjere koje provodim prve: stanje programa, dizajn i ono što je stvarno uvedeno u sustav.

Ta dijagnoza često pokaže da je problem zajednički. Proračuni pucaju u fazi Explore dok raste WRICEF popis (radni tokovi, izvješća, sučelja, konverzije, proširenja i obrasci). Ako ste partneru prepustili kontrolu nad opsegom ili Vaši ključni korisnici nikada nisu oslobođeni za program, novi partner upada u istu rupu.

Zato iskreno postavite dva pitanja:

1. Bi li to riješio jak tim kod ovog partnera? Ako da, i partner može brzo osigurati taj tim, možda je dovoljna promjena ljudi.
2. Bi li se drugi partner suočio s istim problemima? Ako da, najprije na svojoj strani riješite opseg, odluke i upravljanje.

Ako je odgovor na prvo pitanje ne, jer partner ne može pronaći ljude, imate svoj odgovor. Dostupnost kvalitetnih ljudi nije nešto što rješava aneks ugovora.

Ovo je dio koji većina klijenata napravi pogrešno. Objave odluku i s njom nestane njihova pregovaračka moć.

Odlazeći partner posjeduje znanje koje Vam treba da ga zamijenite. Dok to znanje nije u Vašim rukama, odluku zadržite unutar male skupine: sponzor, CFO, direktor programa i Vaš voditelj pravnih poslova ili nabave.

Počnite od postojećeg ugovora. Pročitajte klauzulu o raskidu, otkazni rok, vlasništvo nad isporukama i sve o prijenosu znanja ili pomoći pri izlasku. Ako Vaš opis posla o izlasku ne govori ništa, moj članak o tome što mora sadržavati opis posla za SAP pokriva što upisati u sljedeći.

Ovo trebate osigurati i ovdje se to obično nalazi:

Što osigurati	Zašto je važno	Gdje bi trebalo biti	Kako to zaštititi
Potpisani dizajni i odluke	Novi partner gradi na njima umjesto da počne ispočetka	Vaš repozitorij dokumenata ili SAP Cloud ALM	Odmah kopirajte najnovije odobrene verzije, sa zapisima o odobrenju
WRICEF popis i specifikacije	Polazna točka opsega i backlog izgradnje	SAP Cloud ALM ili Vaš vlastiti repozitorij	Izvezite popis sa statusom svakog objekta
Prilagođeni kod i konfiguracija	Stvarni dosad obavljen posao	Vaši razvojni i testni sustavi	Potvrdite da je sve u Vašim sustavima, a ne na partnerovim računalima
Testne skripte i rezultati	Dokaz o tome što stvarno radi	Vaš alat za testiranje ili SAP Cloud ALM	Izvezite skripte, rezultate i otvorene greške
Rad na migraciji podataka	Mapiranja, pravila čišćenja, programi za učitavanje	Zajednički diskovi i Vaši sustavi	Prikupite dokumente o mapiranju i programe za učitavanje od podatkovnog tima
Pristup sustavima i SAP podršci	Kontrola nad Vašim krajolikom sustava i Vašim računom SAP podrške	Vaši sustavi i SAP for Me	Popišite svakog partnerova korisnika, spremnog za uklanjanje na dan objave
Otvoreni problemi i rizici	Ono što sljedeći tim mora prvo preuzeti	RAID evidencija i izvješća o stanju	Uzmite datiranu kopiju RAID evidencije

Projektni sadržaj držite u vlastitim alatima

Najčišća zaštita je strukturna. Dokumente programa, zahtjeve i dokaze o testiranju od prvog dana svakog programa držite u alatima koje posjedujete.

Tu pomaže SAP Cloud ALM. Korisnici sa SAP Enterprise Supportom ili s RISE with SAP mogu zatražiti vlastiti tenant bez dodatne naknade, jedan po broju korisnika, prema SAP-ovim čestim pitanjima o Cloud ALM-u. Ako je projektna dokumentacija u Vašem tenantu, ostaje kod Vas kada partner ode.

Promjenu pristupa planirajte za dan objave

Partnerovi konzultanti često imaju S-user ID-jeve na Vašem računu SAP podrške, kao i korisničke račune u Vašim sustavima. S-user ID-jeve u SAP for Me kontroliraju Vaši vlastiti administratori.

SAP-ova pomoć za upravljanje korisnicima kaže da su administratori korisnika odgovorni za brisanje ID-jeva korisnika koji su otišli. Kaže i da se ID-jevi s posebnim funkcijama, poput primatelja softvera ili tehničkog kontakta, ne mogu izbrisati dok SAP tu funkciju ne prenese na nekog drugog. Sada utvrdite koji partnerovi korisnici imaju te funkcije i najprije ih prenesite na svoje ljude.

Kada je materijal osiguran i zamjena odabrana, obavijestite odlazećeg partnera. Učinite to u pisanom obliku, u skladu s ugovorom, i na istom sastanku dogovorite plan izlaska.

Primopredaja najbolje teče ovim redoslijedom:

Promjena SAP partnera usred programa

1. 01

   Osiguranje

   Dokumenti, dizajni, kod, pristupi i RAID evidencija u Vašim rukama prije nego što itko sazna.

2. 02

   Odabir

   Reference sa sličnih projekata i stvarni tim na prezentacijama, s kvantificiranim naporom.

3. 03

   Preklapanje

   Odlazeći i dolazeći voditelji rade jedni uz druge na strukturiranom prijenosu znanja.

4. 04

   Ponovna provjera

   Novi partner pregledava dizajne, izgradnju i testove u odnosu na ono što je uvedeno.

5. 05

   Novi plan

   Jedan novi plan na temelju dokaza, odobren prije početka sljedeće faze.

Zamjenu odaberite kako treba

Iskušenje je požuriti, jer program troši novac dok birate. Potpuni odabir prema mom iskustvu traje oko 12 tjedana, s najmanje tri partnera u užem izboru. Zamjena pod pritiskom može ići brže, ali ne preskačite korake koji Vas štite.

Kada biram partnera za klijenta, najviše vrednujem reference klijenata. U pozivima referencama pitam o partnerovu iskustvu na projektima poput kupčeva. Usred programa to znači pitati reference o preuzimanju posla koji je započela druga tvrtka.

Dvije stvari navode me da odustanem od ponude: slaba kvaliteta predloženih resursa i partner koji ne zna objasniti arhitekturu i plan. Nakon promjene uzrokovane kvalitetom resursa oba testa primijenite strože, a ne blaže.

Od kandidata zatražite certifikacijske oznake ljudi koje predlažu. SAP izdaje svoje certifikacijske oznake na Credlyju, kako objašnjava njegova stranica pomoći o digitalnim oznakama. Oznaka potvrđuje da je ispit položen, pa iskustvo provjerite i putem referenci.

Moji vodiči o pisanju zahtjeva za ponudu za SAP implementaciju i o partnerima za SAP implementaciju po razinama pokrivaju ostatak odabira.

Novog partnera ugovorite drugačije

Komercijalni model koji preporučujem je model vremena i materijala (T&M) s kvantificiranim naporom. Ugovor navodi procijenjeni napor po fazi i ulozi, tako da svaki mjesec možete pratiti stvarni napor u odnosu na njega.

Opis posla (SOW) treba i detaljne pretpostavke i isključenja. Klijenti ih često izostave, a kod preuzimanja su još važnija, jer će novi partner htjeti isključiti probleme koje je naslijedio.

U ugovoru imenujte i ključne ljude. Moje bilješke o pregovorima o ERP ugovoru objašnjavaju klauzulu o imenovanim resursima i zašto sprječava da seniorski ljudi nestanu nakon potpisivanja.

Preklapanje, zatim ponovna provjera

Planirajte razdoblje u kojem odlazeći i dolazeći voditelji rade zajedno. Odlazeći tim prolazi kroz svako područje dizajna, svaku otvorenu grešku i svaki napola izgrađeni objekt, a dolazeći tim postavlja pitanja.

Zatim neka novi partner ponovno provjeri ono što postoji. Očekujte da će pronaći praznine i očekujte da će neki od tih nalaza biti pregovaračka pozicija za veći napor. Tu je nezavisni pogled na isporuke odlazećeg partnera vrijedan.

Preuzimanje povežite s fazom SAP Activate u kojoj se nalazite. SAP opisuje šest faza: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy i Run (SAP Activate).

Promjena tijekom faze Explore uglavnom košta ponovni rad na dizajnu. Promjena tijekom faze Realize košta i ponovni rad na izgradnji i testiranju, jer kod treba razumjeti prije nego što se može dovršiti.

Besplatne promjene nema. Neću navesti broj, jer ovisi o fazi, kvaliteti isporučenog i o tome koliko odlazeći partner surađuje.

Ovo su troškovi za koje trebate planirati proračun:

1. Preklapanje. Tijekom primopredaje plaćate dva tima.
2. Ponovna provjera i ponovni rad. Novi partner provjerava dizajne, konfiguraciju i kod, a dio toga se radi iznova.
3. Izlazak iz ugovora. Otkazni rokovi, uvjeti raskida i eventualno plaćanje nedovršenog posla, kako Vaš ugovor propisuje.
4. Napor oko odabira. Vrijeme Vašeg tima na RFP, prezentacije i pozive referencama.
5. Vrijeme Vaših ljudi. Ključni korisnici ponavljaju radionice i testiranja za koja su mislili da su završena.
6. Kašnjenje. Svaki tjedan kašnjenja dulje drži u radu stare sustave i Vaš interni tim.

To usporedite s troškom ostanka. Partner koji ne može popuniti program ne postaje jeftiniji kako program postaje teži, a Realize, testiranje i cutover teži su od onoga što je bilo prije.

Klijentima savjetujem da nezavisnog konzultanta uključe u tri točke: u fazi ugovaranja, za dizajn i za ocjenu partnerovih dokumenata i isporuka. Promjena partnera dotiče sve tri odjednom.

Nezavisni recenzent može Vam reći koliko isporuke odlazećeg partnera stvarno vrijede prije nego što novi partner procijeni cijenu ponovnog rada. Može provjeriti i ugovor dolazećeg partnera i njegov pogled na dizajn. Moj članak o SAP partneru i nezavisnom konzultantu navodi tko što radi.

Ovaj tjedan utvrdite gdje se stvarno nalaze Vaši potpisani dizajni, WRICEF popis, dokazi o testiranju i prilagođeni kod te tko kontrolira pristup svakom od njih. Učinite to bez obzira planirate li promjenu. Ako se išta od toga nalazi samo kod Vašeg partnera, kopiju premjestite u sustave koje posjedujete.

Ako razmišljate o promjeni partnera i želite nezavisno mišljenje o isporukama ili ugovoru, ovdje mi se možete obratiti.

Može li se partner za SAP implementaciju promijeniti usred projekta?

Da. Najprije provjerite uvjete ugovora o raskidu, otkaznom roku i vlasništvu nad isporukama. Osigurajte dizajne, kod, dokaze o testiranju i pristup sustavima prije nego što objavite odluku, a zatim provedite planiranu primopredaju s razdobljem preklapanja.

Kada promijeniti partnera za SAP implementaciju?

Promijenite ga kada partner ne može osigurati kvalitetne ljude i to ne može ispraviti ili kada njegovi voditelji ne znaju objasniti arhitekturu i plan. Ne mijenjajte ga samo zato što je faza kasnila. Najprije dijagnosticirajte, jer će Vas problemi s vlasništvom nad opsegom ili s Vašim vlastitim odlukama pratiti i kod novog partnera.

Što trebate dobiti od SAP partnera prije raskida ugovora?

Potpisane dizajne i zapise o odlukama te WRICEF popis sa statusom svakog objekta. Prilagođeni kod i konfiguraciju u Vašim vlastitim sustavima, testne skripte i rezultate, mapiranja za migraciju podataka i RAID evidenciju. Popišite i svakog partnerova korisnika u Vašim sustavima i na Vašem računu SAP podrške, kako bi se pristup mogao ukloniti na dan objave.

Koliko košta promjena SAP partnera usred projekta?

Ne postoji standardni iznos. U proračun uključite preklapanje dvaju timova, ponovnu provjeru i ponovni rad, uvjete izlaska iz ugovora, vlastiti napor oko odabira i kašnjenje. Što je faza kasnija, to je više ponovnog rada, jer kod i testove treba razumjeti prije nego što se mogu dovršiti.

Koliko traje zamjena partnera za SAP implementaciju?

Potpuni odabir partnera prema mom iskustvu traje oko 12 tjedana, s najmanje tri partnera u užem izboru. Zamjena pod pritiskom može ići brže, ali zadržite pozive referencama i prezentacije sa stvarnim timom.

Tko posjeduje dokumente i kod iz SAP implementacije?

To određuje Vaš ugovor, pa provjerite klauzulu o vlasništvu nad isporukama. U praksi se zaštitite tako da dokumente držite u vlastitom repozitoriju ili SAP Cloud ALM tenantu, a kod i konfiguraciju u vlastitim SAP sustavima, a ne na partnerovim poslužiteljima.