Как сменить партнёра по внедрению SAP в середине проекта

Чтобы сменить партнёра по внедрению SAP в середине проекта, сначала убедитесь, что проблема именно в партнёре, затем обеспечьте себе каждый документ, дизайн, фрагмент кода и доступ к системам, прежде чем сообщить ему. Только после этого выбирайте замену и проводите плановую передачу дел с периодом параллельной работы.

Коротко: меняйте партнёра, когда он не может дать вам качественных людей и не может это исправить. Не меняйте его, чтобы уйти от проблем на вашей стороне, потому что новый партнёр их унаследует.

Эта статья часть моего руководства о том, как выбрать партнёра по внедрению SAP. То руководство описывает выбор партнёра в начале. Эта статья о том, что делать, когда выбранный партнёр не справляется.

Я менял партнёра по ходу программы. Причиной было качество ресурсов: партнёр не мог предоставить качественных людей, когда они были нужны программе.

Этот признак я бы поставил первым. Программа может оправиться от неудачной фазы, сорванного срока или слабого дизайна. Ей трудно оправиться от партнёра, который не может поставить на работу способных людей.

Вот сигналы, на которые стоит реагировать, примерно в том порядке, в каком я бы их взвешивал:

1. Слабое качество людей на проекте. Консультанты, выполняющие работу, не те, кого вам показывали, или они не могут ответить на базовые вопросы по своей области.
2. Повторяющаяся неспособность заменить людей. Кто-то уходит, а замена приходит через недели или с меньшим опытом.
3. Никто не может объяснить архитектуру и план. Попросите руководителя со стороны партнёра провести вас через целевой дизайн и путь к go-live. Если он не может, внедрением никто не управляет.
4. Результаты работ, которые не выдерживают проверки. Дизайн, сценарии тестирования и документы по разработке слабые, скопированы у другого клиента или отсутствуют.
5. Общие ответы на конкретные проблемы. Тот же тревожный признак, что и при выборе: ответы, применимые к любой компании.

Запаздывающая фаза, перерасход в Explore или напряжённый управляющий комитет сами по себе не причина менять партнёра.

Прежде чем кого-то заменять, выясните, действительно ли причина в партнёре. Моё руководство по восстановлению программ SAP описывает три проверки, которые я провожу первыми: статус программы, дизайн и то, что фактически развёрнуто в системе.

Такая диагностика часто показывает, что проблема общая. Бюджеты получают удар в Explore по мере роста списка WRICEF (workflows, reports, interfaces, conversions, enhancements and forms: процессы согласования, отчёты, интерфейсы, конвертации, расширения и формы). Если вы позволили партнёру контролировать объём работ или ваших ключевых пользователей так и не освободили для программы, новый партнёр попадёт в ту же яму.

Поэтому честно задайте два вопроса:

1. Исправила бы это сильная команда у этого же партнёра? Если да и партнёр может быстро предоставить такую команду, возможно, достаточно сменить людей.
2. Столкнулся бы другой партнёр с теми же проблемами? Если да, сначала исправьте объём работ, решения и управление на своей стороне.

Если ответ на первый вопрос «нет», потому что партнёр не может найти людей, решение у вас есть. Наличие качественных людей не исправить дополнительным соглашением к договору.

Именно здесь большинство клиентов ошибаются. Они объявляют о решении, и вместе с этим исчезает их переговорная позиция.

Уходящий партнёр владеет знаниями, нужными, чтобы его заменить. Пока эти знания не у вас в руках, держите решение в узком кругу: спонсор, CFO, руководитель программы и ваш руководитель по юридическим вопросам или закупкам.

Начните с текущего договора. Прочитайте пункт о расторжении, срок уведомления, право собственности на результаты работ и всё, что касается передачи знаний или помощи при выходе. Если ваше описание работ ничего не говорит о выходе, моя статья о том, что должно быть в описании работ SAP, объясняет, что прописать в следующем.

Вот что нужно обеспечить и где это обычно хранится:

Что обеспечить	Почему это важно	Где это должно храниться	Как это защитить
Подписанный дизайн и решения	Новый партнёр строит на них, а не начинает заново	Ваш репозиторий документов или SAP Cloud ALM	Скопируйте последние утверждённые версии сейчас, вместе с записями о подписании
Список WRICEF и спецификации	База объёма работ и бэклог разработки	SAP Cloud ALM или ваш собственный репозиторий	Выгрузите список со статусом каждого объекта
Собственный код и настройки	Реальная работа, сделанная к этому моменту	Ваши системы разработки и тестирования	Убедитесь, что всё находится в ваших системах, а не на машинах партнёра
Сценарии и результаты тестирования	Подтверждение того, что действительно работает	Ваш инструмент тестирования или SAP Cloud ALM	Выгрузите сценарии, результаты и открытые дефекты
Работа по миграции данных	Маппинги, правила очистки, программы загрузки	Общие диски и ваши системы	Соберите документы маппинга и программы загрузки у команды по данным
Доступ к системам и поддержке SAP	Контроль над вашим системным ландшафтом и вашей учётной записью поддержки SAP	Ваши системы и SAP for Me	Составьте список всех пользователей партнёра, готовый к удалению в нужный день
Открытые вопросы и риски	То, чем следующая команда должна заняться в первую очередь	Журнал RAID и отчёты о статусе	Сделайте датированную копию журнала RAID

Храните проектные материалы в своих инструментах

Самая надёжная защита структурная. С первого дня любой программы храните её документы, требования и подтверждения тестирования в инструментах, которыми владеете вы.

Здесь помогает SAP Cloud ALM. Клиенты с SAP Enterprise Support или с RISE with SAP могут запросить собственный тенант без дополнительной оплаты, по одному на номер клиента, согласно FAQ SAP по Cloud ALM. Если проектная документация лежит в вашем тенанте, она остаётся у вас, когда партнёр уходит.

Спланируйте смену доступов на день объявления

У консультантов партнёра часто есть S-user ID в вашей учётной записи поддержки SAP, а также учётные записи в ваших системах. S-user ID контролируют ваши собственные администраторы в SAP for Me.

Справка SAP по управлению пользователями говорит, что администраторы клиента отвечают за удаление ID ушедших пользователей. Там же сказано, что ID со специальными функциями, например получателя ПО или технического контакта, нельзя удалить, пока SAP не передаст эту функцию кому-то другому. Выясните сейчас, у каких пользователей партнёра есть такие функции, и сначала передайте их своим людям.

Когда материалы обеспечены и замена выбрана, сообщите уходящему партнёру. Сделайте это письменно, в соответствии с договором, и согласуйте план выхода на той же встрече.

Передача дел лучше всего идёт в таком порядке:

Смена партнёра SAP посреди программы

1. 01

   Обеспечить

   Документы, дизайн, код, доступы и журнал RAID у вас в руках до того, как кому-либо сообщат.

2. 02

   Выбрать

   Рекомендации по похожим проектам и реальная команда на устной презентации, с количественной оценкой трудозатрат.

3. 03

   Параллельная работа

   Руководители уходящей и приходящей команд работают бок о бок над структурированной передачей знаний.

4. 04

   Повторная проверка

   Новый партнёр проверяет дизайн, разработку и тесты относительно того, что развёрнуто.

5. 05

   Новый базовый план

   Один новый план на основе фактов, утверждённый до начала следующей фазы.

Выбирайте замену как следует

Есть соблазн торопиться, потому что программа тратит деньги, пока вы выбираете. По моему опыту, полный выбор занимает около 12 недель, с минимум тремя партнёрами в шорт-листе. Замена под давлением может пройти быстрее, но не пропускайте шаги, которые вас защищают.

Когда я выбираю партнёра для клиента, больше всего я учитываю рекомендации клиентов. В звонках рекомендателям я спрашиваю об опыте партнёра на проектах, похожих на проект покупателя. Посреди программы это значит спрашивать рекомендателей о том, как партнёр принимал работу, начатую другой фирмой.

Две вещи заставляют меня отказаться от предложения: слабое качество предложенных ресурсов и партнёр, который не может объяснить архитектуру и план. После смены партнёра из-за качества ресурсов применяйте обе проверки строже, а не мягче.

Попросите кандидатов показать сертификационные бейджи предлагаемых людей. SAP выдаёт свои сертификационные бейджи на Credly, как объясняет её страница справки о цифровых бейджах. Бейдж подтверждает, что экзамен сдан, поэтому проверяйте опыт ещё и через рекомендации.

Мои руководства по составлению RFP на внедрение SAP и по партнёрам по внедрению SAP по уровням описывают остальную часть выбора.

Заключайте договор с новым партнёром иначе

Коммерческая модель, которую я рекомендую, это оплата по фактическим трудозатратам (time and materials) с количественной оценкой трудозатрат. В договоре указывается оценка трудозатрат по фазам и ролям, чтобы вы каждый месяц могли сверять с ней фактические трудозатраты.

Описанию работ также нужны подробные допущения и исключения. Клиенты часто их упускают, а при передаче проекта они важны ещё больше, потому что новый партнёр захочет исключить унаследованные проблемы.

Назовите в договоре и ключевых людей. Мои заметки о переговорах по договору ERP объясняют пункт о названных ресурсах и почему он не даёт старшим специалистам исчезнуть после подписания.

Параллельная работа, затем повторная проверка

Запланируйте период, когда руководители уходящей и приходящей команд работают вместе. Уходящая команда проходит по каждой области дизайна, каждому открытому дефекту и каждому недостроенному объекту, а приходящая задаёт вопросы.

Затем дайте новому партнёру повторно проверить то, что уже есть. Ожидайте, что он найдёт пробелы, и ожидайте, что часть этих находок станет переговорной позицией для увеличения трудозатрат. Именно здесь стоит иметь независимый взгляд на результаты работ уходящего партнёра.

Соотнесите передачу с фазой SAP Activate, в которой вы находитесь. SAP описывает шесть фаз: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy и Run (SAP Activate).

Смена во время Explore в основном стоит переделки дизайна. Смена во время Realize стоит ещё и переделки разработки и тестов, потому что код нужно понять, прежде чем его можно будет закончить.

Бесплатной смены не бывает. Я не буду называть цифру, потому что она зависит от фазы, качества того, что было сделано, и того, насколько уходящий партнёр готов сотрудничать.

Вот затраты, которые нужно заложить в бюджет:

1. Параллельная работа. Во время передачи вы платите двум командам.
2. Повторная проверка и переделки. Новый партнёр проверяет дизайн, настройки и код, и часть этого переделывается.
3. Выход из договора. Сроки уведомления, условия расторжения и любая оплата незавершённых работ, как предусмотрено вашим договором.
4. Затраты на выбор. Время вашей команды на RFP, устные презентации и звонки рекомендателям.
5. Время ваших людей. Ключевые пользователи повторяют воркшопы и тестирование, которые считали завершёнными.
6. Задержка. Каждая неделя задержки продлевает работу старых систем и вашей внутренней команды.

Сравните это со стоимостью того, чтобы остаться. Партнёр, который не может укомплектовать программу, не становится дешевле по мере того, как программа усложняется, а Realize, тестирование и переход сложнее того, что было раньше.

Я советую клиентам привлекать независимого консультанта в трёх точках: на этапе заключения договора, в дизайне и при оценке документов и результатов работ партнёра. Смена партнёра затрагивает все три сразу.

Независимый эксперт может сказать вам, чего на самом деле стоят результаты работ уходящего партнёра, до того как новый партнёр оценит переделки. Он также может проверить договор приходящего партнёра и его взгляд на дизайн. Моя статья о том, партнёр SAP или независимый консультант, объясняет, кто что делает.

На этой неделе выясните, где на самом деле хранятся ваш подписанный дизайн, список WRICEF, подтверждения тестирования и собственный код и кто контролирует доступ к каждому из них. Сделайте это независимо от того, планируете ли вы смену. Если что-то из этого есть только у партнёра, перенесите копию в системы, которыми владеете вы.

Если вы обдумываете смену партнёра и хотите получить независимый взгляд на результаты работ или договор, вы можете поговорить со мной здесь.

Можно ли сменить партнёра по внедрению SAP в середине проекта?

Да. Сначала проверьте в договоре условия расторжения, уведомления и права собственности на результаты работ. Обеспечьте дизайн, код, подтверждения тестирования и доступ к системам до объявления решения, затем проведите плановую передачу дел с периодом параллельной работы.

Когда стоит менять партнёра по внедрению SAP?

Меняйте, когда партнёр не может предоставить качественных людей и не может это исправить или когда его руководители не могут объяснить архитектуру и план. Не меняйте партнёра только потому, что фаза затянулась. Сначала проведите диагностику, потому что проблемы с владением объёмом работ или с вашими собственными решениями последуют за вами к новому партнёру.

Что нужно получить от партнёра SAP до расторжения договора?

Подписанный дизайн и записи о решениях, список WRICEF со статусом каждого объекта. Собственный код и настройки в ваших системах, сценарии и результаты тестирования, маппинги миграции данных и журнал RAID. Также составьте список всех пользователей партнёра в ваших системах и вашей учётной записи поддержки SAP, чтобы доступ можно было отключить в нужный день.

Сколько стоит смена партнёра SAP в середине проекта?

Стандартной цифры нет. Заложите в бюджет параллельную работу двух команд, повторную проверку и переделки, условия выхода из договора, собственные затраты на выбор и задержку. Чем позже фаза, тем больше переделок, потому что код и тесты нужно понять, прежде чем их можно будет закончить.

Сколько времени занимает замена партнёра по внедрению SAP?

По моему опыту, полный выбор партнёра занимает около 12 недель, с минимум тремя партнёрами в шорт-листе. Замена под давлением может пройти быстрее, но сохраните звонки рекомендателям и устные презентации с реальной командой.

Кому принадлежат документы и код после внедрения SAP?

Это решает ваш договор, поэтому проверьте пункт о праве собственности на результаты работ. На практике защитите себя, храня документы в собственном репозитории или тенанте SAP Cloud ALM, а код и настройки в своих системах SAP, а не на серверах партнёра.