Hoe u halverwege het project van SAP-implementatiepartner wisselt

Om halverwege het project van SAP-implementatiepartner te wisselen, bevestigt u eerst dat de partner het probleem is, en stelt u daarna elk document, elk ontwerp, alle code en alle systeemtoegang veilig voordat u het hun vertelt. Pas dan selecteert u de opvolger en voert u een geplande overdracht met overlap uit.

Kort antwoord: wissel als de partner u geen goede mensen kan geven en dat niet kan oplossen. Wissel niet om te ontsnappen aan problemen die aan uw kant liggen, want een nieuwe partner erft die.

Dit artikel is een onderdeel van mijn gids over hoe u een SAP-implementatiepartner kiest. Die gids behandelt de keuze van een partner aan het begin. Dit artikel behandelt wat u doet als de partner die u koos niet goed uitpakt.

Ik heb tijdens een programma een partner vervangen. De aanleiding was de kwaliteit van de resources: de partner kon geen goede mensen leveren toen het programma ze nodig had.

Dat is het signaal dat ik vooraan zou zetten. Een programma kan herstellen van een slechte fase, een gemiste datum of een zwak ontwerp. Het herstelt moeilijk van een partner die geen bekwame mensen op het werk kan zetten.

Dit zijn de signalen waarop u moet handelen, ongeveer in de volgorde waarin ik ze zou wegen:

1. Zwakke kwaliteit van de mensen op locatie. De consultants die het werk leveren, zijn niet de mensen die u te zien kreeg, of ze kunnen geen basisvragen over hun eigen gebied beantwoorden.
2. Herhaaldelijk falen bij het vervangen van mensen. Iemand vertrekt en de vervanger heeft weken nodig om te komen, of komt met minder ervaring.
3. Niemand kan de architectuur en het plan uitleggen. Vraag de lead van de partner u door het doelontwerp en de weg naar de go-live te leiden. Kan hij dat niet, dan stuurt niemand de levering.
4. Deliverables die een review niet doorstaan. Ontwerpen, testscripts en bouwdocumenten die mager zijn, van een andere klant zijn gekopieerd of ontbreken.
5. Algemene antwoorden op specifieke problemen. Dezelfde rode vlag als bij de selectie: antwoorden die bij elk bedrijf passen.

Een fase die uitloopt, een overschrijding in Explore of een gespannen stuurgroep zijn op zichzelf geen redenen om te wisselen.

Zoek uit of de partner echt de oorzaak is voordat u iemand vervangt. Mijn gids over het herstel van SAP-programma's beschrijft de drie controles die ik eerst uitvoer: de status van het programma, het ontwerp en wat er werkelijk in het systeem is uitgerold.

Die diagnose laat vaak zien dat het probleem gedeeld is. Budgetten worden geraakt in Explore, terwijl de WRICEF-lijst (workflows, rapporten, interfaces, conversies, uitbreidingen en formulieren) groeit. Heeft u de partner de scope laten beheren, of zijn uw key users nooit voor het programma vrijgemaakt, dan loopt een nieuwe partner in hetzelfde gat.

Stel uzelf dus eerlijk twee vragen:

1. Zou een sterk team bij deze partner het oplossen? Zo ja, en kan de partner dat team snel leveren, dan is een wissel van mensen misschien genoeg.
2. Zou een andere partner dezelfde problemen tegenkomen? Zo ja, los dan eerst de scope, de beslissingen en de governance aan uw kant op.

Is het antwoord op de eerste vraag nee, omdat de partner de mensen niet kan vinden, dan heeft u uw antwoord. De beschikbaarheid van goede mensen lost u niet op met een contractwijziging.

Dit is het deel dat de meeste klanten verkeerd doen. Ze maken de beslissing bekend, en hun onderhandelingspositie verdwijnt ermee.

De vertrekkende partner heeft de kennis die u nodig heeft om hem te vervangen. Houd de beslissing binnen een kleine groep tot die kennis in uw handen is: de sponsor, de CFO, de programmadirecteur en uw juridische of inkoopverantwoordelijke.

Begin bij uw huidige contract. Lees de beëindigingsclausule, de opzegtermijn, het eigendom van de deliverables en alles over kennisoverdracht of exitondersteuning. Zegt uw werkomschrijving (statement of work, SOW) niets over de exit, dan behandelt mijn artikel over wat een SAP-werkomschrijving moet bevatten wat u in de volgende opneemt.

Dit stelt u veilig, en hier staat het meestal:

Wat u veiligstelt	Waarom het ertoe doet	Waar het hoort te staan	Hoe u het beschermt
Getekende ontwerpen en beslissingen	De nieuwe partner bouwt erop voort in plaats van opnieuw te beginnen	Uw documentrepository of SAP Cloud ALM	Kopieer nu de laatste goedgekeurde versies, met de goedkeuringsregistraties
WRICEF-lijst en specificaties	De nulmeting van de scope en de bouwbacklog	SAP Cloud ALM of uw eigen repository	Exporteer de lijst met de status van elk object
Maatwerkcode en configuratie	Het echte werk dat tot nu toe is gedaan	Uw ontwikkel- en testsystemen	Bevestig dat alles in uw systemen staat, niet op machines van de partner
Testscripts en resultaten	Bewijs van wat werkelijk werkt	Uw testtool of SAP Cloud ALM	Exporteer scripts, resultaten en openstaande defecten
Werk aan de datamigratie	Mappings, opschoningsregels, laadprogramma's	Gedeelde schijven en uw systemen	Verzamel mappingdocumenten en laadprogramma's bij het datateam
Toegang tot systemen en SAP-support	Controle over uw landschap en uw SAP-supportaccount	Uw systemen en SAP for Me	Maak een lijst van elke gebruiker van de partner, klaar om op de dag zelf te verwijderen
Openstaande issues en risico's	Wat het volgende team als eerste moet oppakken	RAID-log en statusrapporten	Maak een gedateerde kopie van de RAID-log

Bewaar projectinhoud in uw eigen tools

De zuiverste bescherming is structureel. Bewaar de documenten, eisen en testbewijzen van het programma vanaf de eerste dag van elk programma in tools die u zelf bezit.

SAP Cloud ALM helpt hierbij. Klanten met SAP Enterprise Support, of met RISE with SAP, kunnen zonder extra kosten een eigen tenant aanvragen, één per klantnummer, volgens de Cloud ALM-FAQ van SAP. Staat de projectdocumentatie in uw tenant, dan blijft die bij u als een partner vertrekt.

Plan de wijziging van de toegang voor de dag van de aankondiging

Consultants van de partner hebben vaak S-user-ID's op uw SAP-supportaccount, naast gebruikersaccounts in uw systemen. Uw eigen beheerders beheren de S-user-ID's in SAP for Me.

De help voor gebruikersbeheer van SAP zegt dat beheerders van de klant verantwoordelijk zijn voor het verwijderen van de ID's van gebruikers die zijn vertrokken. Er staat ook dat ID's met speciale functies, zoals software recipient of technisch contactpersoon, pas kunnen worden verwijderd als SAP die functie aan iemand anders heeft overgedragen. Zoek nu uit welke gebruikers van de partner die functies hebben, en zet ze eerst over naar uw eigen mensen.

Zodra het materiaal veilig is en de opvolger is gekozen, vertelt u het de vertrekkende partner. Doe dat schriftelijk, in lijn met het contract, en spreek in dezelfde vergadering het exitplan af.

Een overdracht verloopt het best in deze volgorde:

Halverwege het programma van SAP-partner wisselen

1. 01

   Veiligstellen

   Documenten, ontwerpen, code, toegang en de RAID-log in uw handen voordat iemand het hoort.

2. 02

   Selecteren

   Referenties van vergelijkbare projecten en het echte team in de presentaties, met gekwantificeerde inspanning.

3. 03

   Overlap

   Vertrekkende en nieuwe leads werken naast elkaar aan een gestructureerde kennisoverdracht.

4. 04

   Hervalideren

   De nieuwe partner beoordeelt ontwerpen, bouw en testen tegen wat er is uitgerold.

5. 05

   Nieuwe nulmeting

   Eén nieuw plan op basis van het bewijs, goedgekeurd voordat de volgende fase begint.

Selecteer de opvolger zorgvuldig

De verleiding is om te haasten, omdat het programma geld verbrandt terwijl u kiest. Een volledige selectie duurt in mijn ervaring ongeveer 12 weken, met minstens drie partners op de shortlist. Een vervanging onder druk kan sneller gaan, maar sla de stappen die u beschermen niet over.

Als ik voor een klant een partner kies, weeg ik klantreferenties het zwaarst. In referentiegesprekken vraag ik naar de ervaring van de partner met projecten zoals dat van de koper. Midden in een programma betekent dat: referenties vragen naar het overnemen van werk dat een ander bedrijf begon.

Twee dingen laten mij afhaken bij een inschrijving: zwakke kwaliteit van de voorgestelde resources, en een partner die de architectuur en het plan niet kan uitleggen. Na een wissel vanwege de kwaliteit van de resources past u beide toetsen strenger toe, niet soepeler.

Vraag kandidaten om de certificeringsbadges van de mensen die ze voorstellen. SAP geeft zijn certificeringsbadges uit op Credly, zoals de helppagina over digitale badges uitlegt. Een badge bevestigt dat een examen is gehaald, dus controleer de ervaring ook via referenties.

Mijn gidsen over het schrijven van een RFP voor een SAP-implementatie en over SAP-implementatiepartners per niveau behandelen de rest van de selectie.

Contracteer de nieuwe partner anders

Het commerciële model dat ik aanbeveel, is nacalculatie (time and materials), met de inspanning gekwantificeerd. Het contract vermeldt de geschatte inspanning per fase en rol, zodat u de werkelijke inspanning er elke maand mee kunt vergelijken.

De werkomschrijving heeft ook gedetailleerde aannames en uitsluitingen nodig. Klanten laten die vaak weg, en bij een overname zijn ze nog belangrijker, omdat de nieuwe partner problemen die hij erfde wil uitsluiten.

Noem ook de sleutelpersonen bij naam in het contract. Mijn aantekeningen over onderhandelen over een ERP-contract leggen de clausule over resources met naam uit, en waarom die voorkomt dat senior mensen na ondertekening verdwijnen.

Eerst overlap, dan hervalidatie

Plan een periode waarin de vertrekkende en de nieuwe leads samenwerken. Het vertrekkende team loopt elk ontwerpgebied, elk openstaand defect en elk half gebouwd object door, terwijl het nieuwe team vragen stelt.

Laat de nieuwe partner daarna hervalideren wat er bestaat. Verwacht dat hij gaten vindt, en verwacht dat een deel van die bevindingen een onderhandelingspositie is voor meer inspanning. Hier is een onafhankelijke blik op de deliverables van de vertrekkende partner de moeite waard.

Leg de overname naast de fase van SAP Activate waarin u zit. SAP beschrijft zes fasen: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy en Run (SAP Activate).

Een wissel tijdens Explore kost vooral herwerk aan het ontwerp. Een wissel tijdens Realize kost ook herwerk aan bouw en testen, omdat code begrepen moet worden voordat die kan worden afgemaakt.

Een gratis wissel bestaat niet. Ik noem er geen bedrag bij, omdat het afhangt van de fase, de kwaliteit van wat is geleverd en hoeveel de vertrekkende partner meewerkt.

Dit zijn de kosten om in te begroten:

1. Overlap. U betaalt tijdens de overdracht twee teams.
2. Hervalidatie en herwerk. De nieuwe partner controleert ontwerpen, configuratie en code, en een deel ervan wordt opnieuw gedaan.
3. Contractexit. Opzegtermijnen, beëindigingsvoorwaarden en eventuele betaling voor onderhanden werk, zoals uw contract dat regelt.
4. Selectie-inspanning. De tijd van uw eigen team voor de RFP, de presentaties en de referentiegesprekken.
5. De tijd van uw mensen. Key users doen workshops en testen opnieuw die ze als afgerond beschouwden.
6. Vertraging. Elke week vertraging houdt de oude systemen, en uw interne team, langer in de lucht.

Weeg die af tegen de kosten van blijven. Een partner die het programma niet kan bemensen, wordt niet goedkoper naarmate het programma moeilijker wordt, en Realize, testen en cutover zijn moeilijker dan wat ervoor kwam.

Ik raad klanten aan op drie momenten een onafhankelijke consultant in te schakelen: bij de contractering, bij het ontwerp, en bij de beoordeling van de documenten en deliverables van de partner. Een partnerwissel raakt alle drie tegelijk.

Een onafhankelijke beoordelaar kan u vertellen wat de deliverables van de vertrekkende partner werkelijk waard zijn voordat de nieuwe partner het herwerk prijst. Hij kan ook het contract van de nieuwe partner en diens kijk op het ontwerp controleren. Mijn artikel over SAP-partner of onafhankelijke consultant zet uiteen wie wat doet.

Zoek deze week uit waar uw getekende ontwerpen, uw WRICEF-lijst, uw testbewijs en uw maatwerkcode werkelijk staan, en wie de toegang tot elk ervan beheert. Doe dat ongeacht of u van plan bent te wisselen. Staat iets daarvan alleen bij uw partner, zet dan een kopie in systemen die u zelf bezit.

Overweegt u een partnerwissel en wilt u een onafhankelijke blik op de deliverables of het contract, dan kunt u hier met mij praten.

Kunt u halverwege een project van SAP-implementatiepartner wisselen?

Ja. Controleer eerst de voorwaarden in uw contract over beëindiging, opzegtermijn en eigendom van de deliverables. Stel de ontwerpen, code, testbewijzen en systeemtoegang veilig voordat u de beslissing bekendmaakt, en voer daarna een geplande overdracht uit met een periode van overlap.

Wanneer moet u van SAP-implementatiepartner wisselen?

Wissel als de partner geen goede mensen kan leveren en dat niet kan oplossen, of als zijn leads de architectuur en het plan niet kunnen uitleggen. Wissel niet alleen omdat een fase uitliep. Stel eerst een diagnose, want problemen met scopebeheer of uw eigen beslissingen nemen u mee naar een nieuwe partner.

Wat moet u van uw SAP-partner krijgen voordat u het contract beëindigt?

Getekende ontwerpen en beslisregistraties, en de WRICEF-lijst met de status van elk object. Maatwerkcode en configuratie in uw eigen systemen, testscripts en resultaten, mappings voor de datamigratie en de RAID-log. Maak ook een lijst van elke gebruiker van de partner in uw systemen en uw SAP-supportaccount, zodat de toegang op de dag zelf kan worden ingetrokken.

Wat kost het om halverwege een project van SAP-partner te wisselen?

Er is geen standaardbedrag. Begroot de overlap tussen de twee teams, hervalidatie en herwerk, de exitvoorwaarden van het contract, uw eigen selectie-inspanning en vertraging. Hoe later de fase, hoe meer herwerk, omdat code en testen begrepen moeten worden voordat ze kunnen worden afgemaakt.

Hoe lang duurt het om een SAP-implementatiepartner te vervangen?

Een volledige partnerselectie duurt in mijn ervaring ongeveer 12 weken, met minstens drie partners op de shortlist. Een vervanging onder druk kan sneller gaan, maar houd de referentiegesprekken en de presentaties met het echte team.

Wie is eigenaar van de documenten en code van een SAP-implementatie?

Uw contract bepaalt dat, dus controleer de clausule over het eigendom van de deliverables. Bescherm uzelf in de praktijk door documenten in uw eigen repository of SAP Cloud ALM-tenant te bewaren, en code en configuratie in uw eigen SAP-systemen in plaats van op servers van de partner.