Πώς να αλλάξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP στη μέση του έργου

Για να αλλάξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP στη μέση του έργου, επιβεβαιώστε πρώτα ότι το πρόβλημα είναι ο συνεργάτης και μετά εξασφαλίστε κάθε έγγραφο, σχεδιασμό, κομμάτι κώδικα και πρόσβαση στα συστήματα πριν τους το πείτε. Μόνο τότε επιλέξτε τον αντικαταστάτη και τρέξτε μια σχεδιασμένη παράδοση με επικάλυψη.

Σύντομη απάντηση: αλλάξτε όταν ο συνεργάτης δεν μπορεί να σας δώσει ανθρώπους ποιότητας και δεν μπορεί να το διορθώσει. Μην αλλάζετε για να ξεφύγετε από προβλήματα που βρίσκονται στη δική σας πλευρά, γιατί ο νέος συνεργάτης θα τα κληρονομήσει.

Το άρθρο αυτό είναι μέρος του οδηγού μου για το πώς να επιλέξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP. Εκείνος ο οδηγός καλύπτει την επιλογή συνεργάτη στην αρχή. Αυτός καλύπτει τι κάνετε όταν ο συνεργάτης που επιλέξατε δεν αποδίδει.

Έχω αλλάξει συνεργάτη στη διάρκεια ενός προγράμματος. Η αιτία ήταν η ποιότητα των πόρων: ο συνεργάτης δεν μπορούσε να διαθέσει ανθρώπους ποιότητας όταν τους χρειαζόταν το πρόγραμμα.

Αυτό είναι το σημάδι που θα έβαζα πρώτο. Ένα πρόγραμμα μπορεί να ανακάμψει από μια κακή φάση, μια χαμένη ημερομηνία ή έναν αδύναμο σχεδιασμό. Δυσκολεύεται να ανακάμψει από έναν συνεργάτη που δεν μπορεί να βάλει ικανούς ανθρώπους στη δουλειά.

Αυτά είναι τα σήματα που αξίζει να σας κινητοποιήσουν, περίπου με τη σειρά που θα τα στάθμιζα:

1. Χαμηλή ποιότητα των ανθρώπων στο έργο. Οι σύμβουλοι που κάνουν τη δουλειά δεν είναι οι άνθρωποι που σας παρουσιάστηκαν, ή δεν μπορούν να απαντήσουν σε βασικές ερωτήσεις για τη δική τους περιοχή.
2. Επανειλημμένη αποτυχία αντικατάστασης ανθρώπων. Κάποιος φεύγει και ο αντικαταστάτης αργεί εβδομάδες να έρθει, ή έρχεται με λιγότερη εμπειρία.
3. Κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο. Ζητήστε από τον επικεφαλής του συνεργάτη να σας περιγράψει τον σχεδιασμό-στόχο και τη διαδρομή μέχρι το go-live. Αν δεν μπορεί, κανείς δεν κατευθύνει την παράδοση.
4. Παραδοτέα που δεν αντέχουν σε έλεγχο. Σχεδιασμοί, σενάρια δοκιμών και έγγραφα κατασκευής που είναι φτωχά, αντιγραμμένα από άλλον πελάτη ή ανύπαρκτα.
5. Γενικόλογες απαντήσεις σε συγκεκριμένα προβλήματα. Το ίδιο κόκκινο σήμα με την επιλογή: απαντήσεις που θα ταίριαζαν σε οποιαδήποτε εταιρεία.

Μια καθυστερημένη φάση, μια υπέρβαση στο Explore ή μια τεταμένη συντονιστική επιτροπή δεν είναι από μόνες τους λόγοι για αλλαγή.

Πριν αντικαταστήσετε οποιονδήποτε, βρείτε αν ο συνεργάτης είναι πραγματικά η αιτία. Ο οδηγός μου για τη διάσωση προγραμμάτων SAP περιγράφει τους τρεις ελέγχους που κάνω πρώτα: την κατάσταση του προγράμματος, τον σχεδιασμό και ό,τι είναι πραγματικά υλοποιημένο στο σύστημα.

Αυτή η διάγνωση συχνά δείχνει ότι το πρόβλημα είναι κοινό. Οι προϋπολογισμοί πλήττονται στο Explore καθώς μεγαλώνει η λίστα WRICEF (ροές εργασιών, αναφορές, διεπαφές, μετατροπές, επεκτάσεις και φόρμες). Αν αφήσατε τον συνεργάτη να ελέγχει το αντικείμενο, ή αν οι βασικοί σας χρήστες δεν αποδεσμεύτηκαν ποτέ για το πρόγραμμα, ένας νέος συνεργάτης θα πέσει στην ίδια τρύπα.

Γι' αυτό κάντε ειλικρινά δύο ερωτήσεις:

1. Θα το διόρθωνε μια ισχυρή ομάδα αυτού του συνεργάτη; Αν ναι, και ο συνεργάτης μπορεί να διαθέσει γρήγορα αυτή την ομάδα, μια αλλαγή ανθρώπων μπορεί να αρκεί.
2. Θα αντιμετώπιζε ένας άλλος συνεργάτης τα ίδια προβλήματα; Αν ναι, διορθώστε πρώτα το αντικείμενο, τις αποφάσεις και τη διακυβέρνηση στη δική σας πλευρά.

Αν η απάντηση στην πρώτη ερώτηση είναι όχι, επειδή ο συνεργάτης δεν μπορεί να βρει τους ανθρώπους, έχετε την απάντησή σας. Η διαθεσιμότητα ανθρώπων ποιότητας δεν είναι κάτι που διορθώνει μια τροποποίηση σύμβασης.

Αυτό είναι το μέρος που οι περισσότεροι πελάτες κάνουν λάθος. Ανακοινώνουν την απόφαση, και η διαπραγματευτική τους δύναμη χάνεται μαζί της.

Ο απερχόμενος συνεργάτης κατέχει τη γνώση που χρειάζεστε για να τον αντικαταστήσετε. Μέχρι αυτή η γνώση να βρεθεί στα χέρια σας, κρατήστε την απόφαση σε μια μικρή ομάδα: τον χορηγό, τον CFO, τον διευθυντή του προγράμματος και τον υπεύθυνο νομικών ή προμηθειών.

Ξεκινήστε από την τρέχουσα σύμβασή σας. Διαβάστε τον όρο καταγγελίας, την περίοδο προειδοποίησης, την ιδιοκτησία των παραδοτέων και ό,τι αφορά τη μεταφορά γνώσης ή τη συνδρομή κατά την αποχώρηση. Αν η περιγραφή εργασιών σας δεν λέει τίποτα για την αποχώρηση, το άρθρο μου για το τι πρέπει να περιλαμβάνει μια περιγραφή εργασιών για SAP καλύπτει τι να γράψετε στην επόμενη.

Αυτά πρέπει να εξασφαλίσετε, και εκεί βρίσκονται συνήθως:

Τι να εξασφαλίσετε	Γιατί μετράει	Πού πρέπει να βρίσκεται	Πώς να το προστατέψετε
Υπογεγραμμένοι σχεδιασμοί και αποφάσεις	Ο νέος συνεργάτης χτίζει πάνω τους αντί να ξεκινήσει από την αρχή	Στο δικό σας αποθετήριο εγγράφων ή στο SAP Cloud ALM	Αντιγράψτε τώρα τις τελευταίες εγκεκριμένες εκδόσεις, μαζί με τα αρχεία έγκρισης
Λίστα WRICEF και προδιαγραφές	Η βάση αναφοράς του αντικειμένου και το backlog της κατασκευής	Στο SAP Cloud ALM ή στο δικό σας αποθετήριο	Εξαγάγετε τη λίστα με την κατάσταση κάθε αντικειμένου
Προσαρμοσμένος κώδικας και παραμετροποίηση	Η πραγματική δουλειά που έχει γίνει μέχρι τώρα	Στα δικά σας συστήματα ανάπτυξης και δοκιμών	Επιβεβαιώστε ότι όλα βρίσκονται στα δικά σας συστήματα, όχι σε μηχανήματα του συνεργάτη
Σενάρια και αποτελέσματα δοκιμών	Τεκμήρια για το τι λειτουργεί πραγματικά	Στο δικό σας εργαλείο δοκιμών ή στο SAP Cloud ALM	Εξαγάγετε σενάρια, αποτελέσματα και ανοιχτά σφάλματα
Εργασία μετάπτωσης δεδομένων	Αντιστοιχίσεις, κανόνες καθαρισμού, προγράμματα φόρτωσης	Σε κοινόχρηστους φακέλους και στα δικά σας συστήματα	Συγκεντρώστε τα έγγραφα αντιστοίχισης και τα προγράμματα φόρτωσης από την ομάδα δεδομένων
Πρόσβαση στα συστήματα και στην υποστήριξη SAP	Έλεγχος του τοπίου συστημάτων σας και του λογαριασμού υποστήριξης SAP	Στα δικά σας συστήματα και στο SAP for Me	Καταγράψτε κάθε χρήστη του συνεργάτη, έτοιμο για αφαίρεση την ίδια μέρα
Ανοιχτά ζητήματα και κίνδυνοι	Τι πρέπει να αναλάβει πρώτα η επόμενη ομάδα	Στο μητρώο RAID και στις αναφορές κατάστασης	Πάρτε ένα χρονολογημένο αντίγραφο του μητρώου RAID

Κρατήστε το περιεχόμενο του έργου στα δικά σας εργαλεία

Η πιο καθαρή προστασία είναι δομική. Κρατήστε τα έγγραφα, τις απαιτήσεις και τα τεκμήρια δοκιμών του προγράμματος σε εργαλεία που σας ανήκουν, από την πρώτη μέρα κάθε προγράμματος.

Το SAP Cloud ALM βοηθά εδώ. Οι πελάτες με SAP Enterprise Support, ή με RISE with SAP, μπορούν να ζητήσουν το δικό τους tenant χωρίς επιπλέον χρέωση, ένα ανά αριθμό πελάτη, σύμφωνα με τις συχνές ερωτήσεις της SAP για το Cloud ALM. Αν η τεκμηρίωση του έργου βρίσκεται στο δικό σας tenant, μένει σε εσάς όταν φεύγει ένας συνεργάτης.

Σχεδιάστε την αλλαγή προσβάσεων για την ημέρα της ανακοίνωσης

Οι σύμβουλοι του συνεργάτη έχουν συχνά S-user ID στον λογαριασμό υποστήριξης SAP σας, καθώς και λογαριασμούς χρηστών στα συστήματά σας. Οι δικοί σας διαχειριστές ελέγχουν τα S-user ID στο SAP for Me.

Η βοήθεια της SAP για τη διαχείριση χρηστών αναφέρει ότι οι διαχειριστές του πελάτη είναι υπεύθυνοι για τη διαγραφή των ID των χρηστών που έχουν αποχωρήσει. Αναφέρει επίσης ότι τα ID με ειδικές λειτουργίες, όπως παραλήπτης λογισμικού ή τεχνική επαφή, δεν μπορούν να διαγραφούν μέχρι η SAP να μεταφέρει τη λειτουργία σε κάποιον άλλο. Βρείτε από τώρα ποιοι χρήστες του συνεργάτη έχουν αυτές τις λειτουργίες και μεταφέρετέ τες πρώτα στους δικούς σας ανθρώπους.

Μόλις το υλικό είναι ασφαλές και ο αντικαταστάτης έχει επιλεγεί, ενημερώστε τον απερχόμενο συνεργάτη. Κάντε το γραπτώς, σύμφωνα με τη σύμβαση, και συμφωνήστε το πλάνο αποχώρησης στην ίδια συνάντηση.

Μια παράδοση πηγαίνει καλύτερα με αυτή τη σειρά:

Αλλαγή συνεργάτη SAP στη μέση του προγράμματος

1. 01

   Εξασφάλιση

   Έγγραφα, σχεδιασμοί, κώδικας, προσβάσεις και μητρώο RAID στα χέρια σας πριν ενημερωθεί οποιοσδήποτε.

2. 02

   Επιλογή

   Συστάσεις από παρόμοια έργα και η πραγματική ομάδα στις παρουσιάσεις, με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια.

3. 03

   Επικάλυψη

   Οι απερχόμενοι και οι νέοι επικεφαλής δουλεύουν δίπλα δίπλα σε δομημένη μεταφορά γνώσης.

4. 04

   Επαναπιστοποίηση

   Ο νέος συνεργάτης ελέγχει σχεδιασμούς, κατασκευή και δοκιμές σε σχέση με ό,τι είναι υλοποιημένο.

5. 05

   Νέα βάση αναφοράς

   Ένα νέο πλάνο με βάση τα τεκμήρια, εγκεκριμένο πριν ξεκινήσει η επόμενη φάση.

Επιλέξτε σωστά τον αντικαταστάτη

Ο πειρασμός είναι να βιαστείτε, γιατί το πρόγραμμα καίει χρήματα όσο επιλέγετε. Μια πλήρης επιλογή διαρκεί περίπου 12 εβδομάδες κατά την εμπειρία μου, με τουλάχιστον τρεις συνεργάτες στην τελική λίστα. Μια αντικατάσταση υπό πίεση μπορεί να κινηθεί πιο γρήγορα, αλλά μην παραλείψετε τα βήματα που σας προστατεύουν.

Όταν επιλέγω συνεργάτη για έναν πελάτη, δίνω το μεγαλύτερο βάρος στις συστάσεις πελατών. Στις κλήσεις με τους πελάτες αναφοράς ρωτώ για την εμπειρία του συνεργάτη σε έργα σαν του αγοραστή. Στη μέση ενός προγράμματος, αυτό σημαίνει να ρωτήσετε τους πελάτες αναφοράς για την ανάληψη δουλειάς που είχε ξεκινήσει άλλη εταιρεία.

Δύο πράγματα με κάνουν να απορρίψω μια προσφορά: η χαμηλή ποιότητα των προτεινόμενων πόρων και ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο. Μετά από μια αλλαγή που οφείλεται στην ποιότητα των πόρων, εφαρμόστε και τους δύο ελέγχους πιο αυστηρά, όχι πιο χαλαρά.

Ζητήστε από τους υποψηφίους τα σήματα πιστοποίησης των ανθρώπων που προτείνουν. Η SAP εκδίδει τα σήματα πιστοποίησής της στο Credly, όπως εξηγεί η σελίδα βοήθειας για τα ψηφιακά σήματα. Ένα σήμα επιβεβαιώνει ότι ο κάτοχός του πέρασε μια εξέταση, οπότε ελέγξτε την εμπειρία και μέσω των συστάσεων.

Οι οδηγοί μου για τη σύνταξη RFP υλοποίησης SAP και για τους συνεργάτες υλοποίησης SAP ανά κατηγορία καλύπτουν την υπόλοιπη επιλογή.

Συμβληθείτε διαφορετικά με τον νέο συνεργάτη

Το εμπορικό μοντέλο που προτείνω είναι χρόνος και υλικά (time and materials), με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια. Η σύμβαση αναφέρει την εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε κάθε μήνα την πραγματική προσπάθεια με αυτήν.

Η περιγραφή εργασιών (SOW) χρειάζεται επίσης αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις. Οι πελάτες συχνά τις παραλείπουν, και σε μια ανάληψη έργου μετρούν ακόμη περισσότερο, γιατί ο νέος συνεργάτης θα θέλει να εξαιρέσει προβλήματα που κληρονόμησε.

Κατονομάστε και τους βασικούς ανθρώπους στη σύμβαση. Οι σημειώσεις μου για τη διαπραγμάτευση συμβάσεων ERP εξηγούν τον όρο των κατονομαζόμενων πόρων και γιατί εμποδίζει τα έμπειρα στελέχη να εξαφανίζονται μετά την υπογραφή.

Επικάλυψη και μετά επαναπιστοποίηση

Προβλέψτε μια περίοδο όπου οι απερχόμενοι και οι νέοι επικεφαλής δουλεύουν μαζί. Η απερχόμενη ομάδα περνά κάθε περιοχή σχεδιασμού, κάθε ανοιχτό σφάλμα και κάθε μισοτελειωμένο αντικείμενο, ενώ η νέα ομάδα κάνει ερωτήσεις.

Μετά αφήστε τον νέο συνεργάτη να επαναπιστοποιήσει ό,τι υπάρχει. Να περιμένετε ότι θα βρει κενά, και να περιμένετε ότι ορισμένα από αυτά τα ευρήματα θα είναι διαπραγματευτική θέση για περισσότερη προσπάθεια. Εδώ αξίζει να έχετε μια ανεξάρτητη ματιά στα παραδοτέα του απερχόμενου συνεργάτη.

Αντιστοιχίστε την ανάληψη με τη φάση του SAP Activate στην οποία βρίσκεστε. Η SAP περιγράφει έξι φάσεις: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy και Run (SAP Activate).

Μια αλλαγή κατά το Explore κοστίζει κυρίως επανεργασία στον σχεδιασμό. Μια αλλαγή κατά το Realize κοστίζει επίσης επανεργασία στην κατασκευή και τις δοκιμές, γιατί ο κώδικας πρέπει να γίνει κατανοητός πριν ολοκληρωθεί.

Δεν υπάρχει δωρεάν αλλαγή. Δεν θα βάλω αριθμό, γιατί εξαρτάται από τη φάση, την ποιότητα όσων παραδόθηκαν και το πόσο συνεργάζεται ο απερχόμενος συνεργάτης.

Αυτά είναι τα κόστη που πρέπει να προϋπολογίσετε:

1. Επικάλυψη. Πληρώνετε δύο ομάδες κατά την παράδοση.
2. Επαναπιστοποίηση και επανεργασία. Ο νέος συνεργάτης ελέγχει σχεδιασμούς, παραμετροποίηση και κώδικα, και ένα μέρος τους ξαναγίνεται.
3. Αποχώρηση από τη σύμβαση. Περίοδοι προειδοποίησης, όροι καταγγελίας και τυχόν πληρωμή για εργασίες σε εξέλιξη, όπως ορίζει η σύμβασή σας.
4. Προσπάθεια επιλογής. Ο χρόνος της δικής σας ομάδας για το RFP, τις παρουσιάσεις και τις κλήσεις με πελάτες αναφοράς.
5. Ο χρόνος των ανθρώπων σας. Οι βασικοί χρήστες επαναλαμβάνουν εργαστήρια και δοκιμές που νόμιζαν ότι είχαν τελειώσει.
6. Καθυστέρηση. Κάθε εβδομάδα καθυστέρησης κρατά τα παλιά συστήματα, και την εσωτερική σας ομάδα, σε λειτουργία για περισσότερο.

Σταθμίστε τα απέναντι στο κόστος της παραμονής. Ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να στελεχώσει το πρόγραμμα δεν γίνεται φθηνότερος όσο το πρόγραμμα δυσκολεύει, και το Realize, οι δοκιμές και η μετάβαση είναι δυσκολότερα από ό,τι προηγήθηκε.

Συμβουλεύω τους πελάτες να φέρνουν έναν ανεξάρτητο σύμβουλο σε τρία σημεία: στο στάδιο της σύμβασης, στον σχεδιασμό και στην αξιολόγηση των εγγράφων και παραδοτέων του συνεργάτη. Μια αλλαγή συνεργάτη αγγίζει και τα τρία ταυτόχρονα.

Ένας ανεξάρτητος ελεγκτής μπορεί να σας πει πόσο αξίζουν πραγματικά τα παραδοτέα του απερχόμενου συνεργάτη πριν ο νέος συνεργάτης τιμολογήσει την επανεργασία. Μπορεί επίσης να ελέγξει τη σύμβαση του νέου συνεργάτη και την άποψή του για τον σχεδιασμό. Το άρθρο μου για τον συνεργάτη SAP απέναντι στον ανεξάρτητο σύμβουλο περιγράφει ποιος κάνει τι.

Αυτή την εβδομάδα, βρείτε πού βρίσκονται πραγματικά οι υπογεγραμμένοι σχεδιασμοί, η λίστα WRICEF, τα τεκμήρια δοκιμών και ο προσαρμοσμένος κώδικάς σας, και ποιος ελέγχει την πρόσβαση στο καθένα. Κάντε το είτε σκοπεύετε να αλλάξετε είτε όχι. Αν κάτι από αυτά βρίσκεται μόνο στον συνεργάτη σας, μεταφέρετε ένα αντίγραφο σε συστήματα που σας ανήκουν.

Αν εξετάζετε αλλαγή συνεργάτη και θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά στα παραδοτέα ή στη σύμβαση, μπορείτε να μιλήσετε μαζί μου εδώ.

Μπορείτε να αλλάξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP στη μέση ενός έργου;

Ναι. Ελέγξτε πρώτα τους όρους της σύμβασής σας για την καταγγελία, την προειδοποίηση και την ιδιοκτησία των παραδοτέων. Εξασφαλίστε τους σχεδιασμούς, τον κώδικα, τα τεκμήρια δοκιμών και τις προσβάσεις στα συστήματα πριν ανακοινώσετε την απόφαση, και μετά τρέξτε μια σχεδιασμένη παράδοση με περίοδο επικάλυψης.

Πότε πρέπει να αλλάξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP;

Αλλάξτε όταν ο συνεργάτης δεν μπορεί να διαθέσει ανθρώπους ποιότητας και δεν μπορεί να το διορθώσει, ή όταν οι επικεφαλής του δεν μπορούν να εξηγήσουν την αρχιτεκτονική και το πλάνο. Μην αλλάζετε μόνο επειδή μια φάση καθυστέρησε. Κάντε πρώτα διάγνωση, γιατί τα προβλήματα με την ιδιοκτησία του αντικειμένου ή με τις δικές σας αποφάσεις θα σας ακολουθήσουν σε έναν νέο συνεργάτη.

Τι πρέπει να πάρετε από τον συνεργάτη SAP πριν καταγγείλετε τη σύμβαση;

Υπογεγραμμένους σχεδιασμούς και αρχεία αποφάσεων, και τη λίστα WRICEF με την κατάσταση κάθε αντικειμένου. Προσαρμοσμένο κώδικα και παραμετροποίηση στα δικά σας συστήματα, σενάρια και αποτελέσματα δοκιμών, αντιστοιχίσεις μετάπτωσης δεδομένων και το μητρώο RAID. Καταγράψτε επίσης κάθε χρήστη του συνεργάτη στα συστήματά σας και στον λογαριασμό υποστήριξης SAP σας, ώστε η πρόσβαση να αφαιρεθεί την ίδια μέρα.

Πόσο κοστίζει η αλλαγή συνεργάτη SAP στη μέση του έργου;

Δεν υπάρχει τυπικό ποσό. Προϋπολογίστε την επικάλυψη των δύο ομάδων, την επαναπιστοποίηση και την επανεργασία, τους όρους αποχώρησης από τη σύμβαση, τη δική σας προσπάθεια επιλογής και την καθυστέρηση. Όσο πιο προχωρημένη η φάση, τόσο περισσότερη η επανεργασία, γιατί ο κώδικας και οι δοκιμές πρέπει να γίνουν κατανοητά πριν ολοκληρωθούν.

Πόσο χρόνο παίρνει η αντικατάσταση ενός συνεργάτη υλοποίησης SAP;

Μια πλήρης επιλογή συνεργάτη διαρκεί περίπου 12 εβδομάδες κατά την εμπειρία μου, με τουλάχιστον τρεις συνεργάτες στην τελική λίστα. Μια αντικατάσταση υπό πίεση μπορεί να κινηθεί πιο γρήγορα, αλλά κρατήστε τις κλήσεις με τους πελάτες αναφοράς και τις παρουσιάσεις με την πραγματική ομάδα.

Σε ποιον ανήκουν τα έγγραφα και ο κώδικας μιας υλοποίησης SAP;

Αυτό το ορίζει η σύμβασή σας, οπότε ελέγξτε τον όρο ιδιοκτησίας των παραδοτέων. Στην πράξη, προστατευτείτε κρατώντας τα έγγραφα στο δικό σας αποθετήριο ή στο δικό σας tenant του SAP Cloud ALM, και τον κώδικα και την παραμετροποίηση στα δικά σας συστήματα SAP αντί για τους διακομιστές του συνεργάτη.