Περιγραφή εργασιών (SOW) για SAP: τι πρέπει να περιλαμβάνει

Η περιγραφή εργασιών (statement of work, SOW) για SAP είναι το συμβατικό έγγραφο που λέει τι θα παραδώσει ο συνεργάτης, με ποια προσπάθεια, από ποιους και πώς μπορεί να αλλάξει. Πρέπει να καλύπτει το αντικείμενο, αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις, προσπάθεια ανά φάση και ρόλο, παραδοτέα με κριτήρια αποδοχής, κατονομαζόμενους πόρους και έλεγχο αλλαγών.

Τα περισσότερα SOW καλύπτουν το αντικείμενο αρκετά καλά. Αυτό που οι πελάτες συχνά παραλείπουν είναι οι αναλυτικές παραδοχές και εξαιρέσεις, και αυτή είναι η ενότητα που κρίνει τι θα πληρώσετε τελικά.

Το άρθρο αυτό είναι μέρος του οδηγού μου για το πώς να επιλέξετε συνεργάτη υλοποίησης SAP. Το SOW είναι το τελευταίο βήμα αυτής της διαδικασίας, μετά το RFP για συνεργάτη SAP και τις προφορικές παρουσιάσεις. Για ένα πρακτικό παράδειγμα ελέγχου SOW πριν από την υπογραφή, διαβάστε τη μελέτη περίπτωσης για τη διαπραγμάτευση συμβάσεων ERP.

Ένα καλό SOW για SAP διαβάζεται σαν εγχειρίδιο λειτουργίας του προγράμματος. Οποιοσδήποτε από τη δική σας πλευρά πρέπει να μπορεί να το ανοίξει και να απαντήσει σε τρεις ερωτήσεις: τι παίρνουμε, από τι εξαρτάται, και τι γίνεται όταν κάτι αλλάζει.

Αυτές είναι οι ενότητες που χρειάζεται, και τι πάει στραβά όταν λείπει μία:

Ενότητα	Τι πρέπει να λέει	Τι συμβαίνει αν είναι φτωχή
Αντικείμενο	Διαδικασίες, ενότητες, κωδικοί εταιρειών, εγκαταστάσεις, χώρες και χρήστες που περιλαμβάνονται	Κάθε εργαστήριο ανοίγει ξανά το ερώτημα τι είχε συμπεριληφθεί
Παραδοχές	Οι προϋποθέσεις από τις οποίες εξαρτάται η τιμή, καθεμία με μια συνέπεια αν αποδειχθεί λανθασμένη	Ο συνεργάτης υποβάλλει αιτήματα αλλαγής που δεν μπορείτε να αμφισβητήσετε
Εξαιρέσεις	Τι δεν θα κάνει ο συνεργάτης και ποιος το κάνει στη θέση του	Η δουλειά πέφτει ανάμεσα σε εσάς και τον συνεργάτη, και κανείς δεν την αναλαμβάνει
Προσέγγιση και φάσεις	Η μέθοδος, το πλάνο φάσεων και τα σημεία ελέγχου ποιότητας	Κανένα συμφωνημένο σημείο στο οποίο μια φάση έχει τελειώσει
Προσπάθεια	Εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο	Δεν μπορείτε να πείτε αν ο ρυθμός κατανάλωσης είναι εντός πλάνου
Παραδοτέα και αποδοχή	Κατονομαζόμενα έγγραφα και αποτελέσματα, κριτήρια αποδοχής, περίοδος έγκρισης	Τα τιμολόγια πληρώνονται για μισή δουλειά
Πόροι	Κατονομαζόμενα βασικά πρόσωπα, ρόλοι, κατανομή χρόνου και κανόνες αντικατάστασης	Η ομάδα που γνωρίσατε στις παρουσιάσεις δεν είναι η ομάδα στο έργο
Υποχρεώσεις του πελάτη	Τι πρέπει να παρέχουν οι άνθρωποί σας, και πότε	Καθυστερήσεις από τη δική σας πλευρά γίνονται αιτήματα αλλαγής του συνεργάτη
Έλεγχος αλλαγών	Πώς υποβάλλεται, αξιολογείται, τιμολογείται και εγκρίνεται μια αλλαγή	Τα αιτήματα αλλαγής γίνονται δεύτερη πηγή εσόδων
Διακυβέρνηση	Συντονιστική επιτροπή, αναφορές, κλιμάκωση	Τα προβλήματα εμφανίζονται αργά, όταν είναι ακριβά

Γράψτε το αντικείμενο μόνοι σας πριν ζητήσετε τιμές, ώστε οι συνεργάτες να τιμολογούν το δικό σας αντικείμενο και όχι το δικό τους.

Αυτή είναι η ενότητα που οι πελάτες συχνά παραλείπουν. Χωρίς αυτήν, η τιμή στηρίζεται σε προϋποθέσεις που κανείς από τη δική σας πλευρά δεν έχει διαβάσει ούτε συμφωνήσει.

Παραδοχή είναι μια προϋπόθεση πάνω στην οποία ο συνεργάτης έχει τιμολογήσει. Εξαίρεση είναι δουλειά που ο συνεργάτης δεν έχει τιμολογήσει καθόλου. Και οι δύο πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένες ώστε ένας τρίτος να μπορεί να ελέγξει αν ίσχυσαν.

Είδη παραδοχών που πρέπει να καταγράψετε

Κάθε παραδοχή χρειάζεται μια συνέπεια. Η φράση «αν αποδειχθεί λανθασμένη, η αλλαγή περνά από τον έλεγχο αλλαγών με αξιολόγηση επιπτώσεων» μετατρέπει μια παραδοχή από διακόσμηση σε μηχανισμό ελέγχου.

Αυτές είναι οι κατηγορίες που πρέπει να καλύπτει ένα SOW για SAP:

1. Οργανωτικό αντικείμενο. Ο αριθμός κωδικών εταιρειών, εγκαταστάσεων, οργανισμών πωλήσεων, χωρών και νομικών οντοτήτων που καλύπτει η τιμή.
2. Αντικείμενο διαδικασιών. Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που περιλαμβάνονται, κατονομασμένες, και οι πρότυπες διαδικασίες SAP που ο συνεργάτης περιμένει να υιοθετήσετε.
3. Όγκος WRICEF. Ο αριθμός ροών εργασιών, αναφορών, διεπαφών, μετατροπών, επεκτάσεων και φορμών, ανά πολυπλοκότητα. Οι προϋπολογισμοί πλήττονται στη φάση Explore καθώς μεγαλώνει αυτή η λίστα, οπότε ο αρχικός αριθμός ανήκει στη σύμβαση.
4. Δεδομένα. Τα αντικείμενα δεδομένων προς μετάπτωση, ο όγκος του ιστορικού, ο αριθμός δοκιμαστικών φορτώσεων και ποιος καθαρίζει τα δεδομένα.
5. Διασυνδέσεις. Κάθε διεπαφή κατονομασμένη, με το σύστημα στην άλλη πλευρά και ποιος αλλάζει εκείνο το σύστημα.
6. Δοκιμές. Ο αριθμός κύκλων δοκιμών, ποιος γράφει τα σενάρια, ποιος τα εκτελεί και ποιος διορθώνει τα σφάλματα.
7. Διαθεσιμότητα του πελάτη. Ποιοι από τους ανθρώπους σας χρειάζονται, για πόσο από τον χρόνο τους, και πόσο γρήγορα πρέπει να λαμβάνονται οι αποφάσεις.
8. Περιβάλλοντα και άδειες χρήσης. Ποιος παρέχει συστήματα, εργαλεία και πρόσβαση, και μέχρι πότε.
9. Τοποθεσία και γλώσσα. Πού δουλεύει η ομάδα, η αναλογία onshore και offshore, τα ταξίδια, και οι γλώσσες για τα έγγραφα και την εκπαίδευση.
10. Εκπαίδευση και hypercare. Το μοντέλο εκπαίδευσης, ο αριθμός εκπαιδευτών που θα εκπαιδευτούν, και η διάρκεια και τα κριτήρια εξόδου από το hypercare.

Ο αρχικός αριθμός WRICEF μετράει περισσότερο για τον προϋπολογισμό. Το εκπαιδευτικό υλικό της ίδιας της SAP περιγράφει τη φάση Explore ως ανάλυση fit-to-standard, όπου οι εγκεκριμένες πρόσθετες απαιτήσεις (delta) προστίθενται στο product backlog για τη φάση Realize (SAP Learning). Κάθε εγκεκριμένη πρόσθετη απαίτηση μπορεί να γίνει νέα προσπάθεια WRICEF, οπότε χρειάζεστε τον αρχικό αριθμό για να μετρήσετε την αύξηση.

Είδη εξαιρέσεων που πρέπει να καταγράψετε

Οι εξαιρέσεις πρέπει να κατονομάζουν ποιος κάνει τη δουλειά στη θέση του συνεργάτη. Ένα «εξαιρείται» χωρίς υπεύθυνο είναι ένα κενό που περιμένει να ανακαλυφθεί κατά τη μετάβαση.

Αυτές είναι οι συνήθεις κατηγορίες:

1. Καθαρισμός και εμπλουτισμός δεδομένων στα παλαιά συστήματα, συχνά εργασία του πελάτη.
2. Αλλαγές σε συστήματα τρίτων και παλαιά συστήματα στην άλλη πλευρά μιας διεπαφής.
3. Άδειες χρήσης λογισμικού και συνδρομές, που ανήκουν στη σύμβασή σας με την SAP, όχι στο SOW.
4. Υποδομή και φιλοξενία, εκτός αν ο συνεργάτης τις διαχειρίζεται ρητά.
5. Εκπαίδευση των τελικών χρηστών, όταν ο συνεργάτης εκπαιδεύει μόνο τους δικούς σας εκπαιδευτές.
6. Οργανωτική διαχείριση αλλαγών πέρα από όσα αναφέρονται.
7. Σχεδιασμός ασφάλειας, ρόλων και εξουσιοδοτήσεων, αν τον έχει αναλάβει άλλο μέρος.
8. Δοκιμές απόδοσης, διείσδυσης και παλινδρόμησης εκτός των κατονομαζόμενων κύκλων.
9. Χώρες, νομικές οντότητες ή τοπικές προσαρμογές που δεν περιλαμβάνονται στο οργανωτικό αντικείμενο.
10. Υποστήριξη εφαρμογών μετά το hypercare, που είναι ξεχωριστή σύμβαση.

Διαβάστε τις δύο λίστες δίπλα δίπλα μαζί με τον διευθυντή του προγράμματός σας. Ό,τι δεν εμφανίζεται σε καμία από τις δύο είναι το σημείο από το οποίο θα έρθει ένα αίτημα αλλαγής.

Το εμπορικό μοντέλο που προτείνω για μια υλοποίηση SAP είναι χρόνος και υλικά (time and materials), με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια. Αυτό σημαίνει ότι η εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ανά ρόλο γράφεται στη σύμβαση, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε κάθε μήνα την πραγματική προσπάθεια με αυτήν.

Η σταθερή τιμή φαίνεται ασφαλέστερη σε ένα διοικητικό συμβούλιο. Στην πράξη η τιμή μένει σταθερή μόνο όσο ισχύει κάθε παραδοχή, και ένα πρόγραμμα SAP δοκιμάζει τις περισσότερες μέχρι το τέλος του Explore. Οι σημειώσεις μου για το κόστος υλοποίησης SAP καλύπτουν πότε μια φάση σταθερής τιμής μπορεί ακόμη να έχει νόημα.

Έτσι συγκρίνονται τα δύο μοντέλα στο SOW:

Σημείο σύγκρισης	Σταθερή τιμή	Χρόνος και υλικά με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια
Τι κλειδώνει η σύμβαση	Την τιμή, όσο ισχύουν οι παραδοχές	Τις χρεώσεις και την εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο
Πού βρίσκεται ο κίνδυνος	Ο συνεργάτης τον τιμολογεί ως απόθεμα ασφαλείας	Σε εσάς, αλλά ορατός κάθε μήνα
Όταν μετακινείται το αντικείμενο	Κάθε αλλαγή γίνεται διαπραγμάτευση	Η προσπάθεια μετακινείται και τη βλέπετε σε σχέση με την εκτίμηση
Τι μπορείτε να παρακολουθείτε	Ορόσημα και αιτήματα αλλαγής	Πραγματική προσπάθεια σε σχέση με το πλάνο, ανά φάση και ρόλο
Τι σας προστατεύει	Αυστηρές παραδοχές και εξαιρέσεις	Αυστηρές παραδοχές, εξαιρέσεις και αναφορές προσπάθειας

Η ποσοτικοποιημένη προσπάθεια μετατρέπει το μοντέλο χρόνου και υλικών από ανοιχτή επιταγή σε ελεγχόμενο προϋπολογισμό. Ζητήστε την εκτίμηση ως πίνακα φάσεων προς ρόλους, σε ανθρωποημέρες, και κάντε τη μηνιαία αναφορά με βάση αυτόν τον πίνακα συμβατική υποχρέωση.

Μην αφήνετε τις χρεώσεις να κρύβονται μέσα στην προσπάθεια. Ελέγξτε τον συνδυασμό ρόλων σε σχέση με τις τιμές της αγοράς με τον οδηγό μου για τον σχεδιασμό κατανομής πόρων σε έργα SAP.

Ένα πλάνο με πολλές ημέρες έμπειρων στελεχών νωρίς και ημέρες νεότερων αργότερα είναι συνηθισμένο. Το αντίστροφο χρειάζεται εξήγηση.

Παραδοτέο είναι ένα κατονομαζόμενο αποτέλεσμα με ορισμό του πότε έχει ολοκληρωθεί. Η «υποστήριξη σχεδιασμού» δεν είναι παραδοτέο. Ένα υπογεγραμμένο έγγραφο σχεδιασμού λύσης για το record to report, ελεγμένο με βάση συμφωνημένα κριτήρια, είναι.

Συνδέστε την αποδοχή με τα σημεία ελέγχου ποιότητας

Το SAP Activate περιλαμβάνει έξι φάσεις: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy και Run. Η SAP περιγράφει τυπικά σημεία ελέγχου ποιότητας μετά από κάθε φάση, που ελέγχουν ότι τα παραδοτέα της φάσης είναι πλήρη πριν προχωρήσει το έργο (SAP Learning).

Χρησιμοποιήστε αυτά τα σημεία στο SOW. Καταγράψτε τα παραδοτέα που οφείλονται σε κάθε σημείο ελέγχου, τα κριτήρια αποδοχής και τον αριθμό ημερών που έχετε για τον έλεγχο. Συνδέστε την πληρωμή με τα αποδεκτά παραδοτέα, όχι με το ημερολόγιο.

Κάποιος από τη δική σας πλευρά πρέπει να μπορεί να κρίνει αυτά τα έγγραφα. Αυτό είναι ένα από τα τρία σημεία όπου προτείνω να φέρετε έναν ανεξάρτητο σύμβουλο: κατά τη σύναψη της σύμβασης, για τον σχεδιασμό και για την αξιολόγηση των παραδοτέων του συνεργάτη. Το άρθρο μου για τον συνεργάτη SAP απέναντι στον ανεξάρτητο σύμβουλο εξηγεί πώς συνεργάζονται οι δύο ρόλοι.

Κατονομάστε τους ανθρώπους και ελέγξτε τους

Η χαμηλή ποιότητα των προτεινόμενων πόρων είναι ένα από τα δύο πράγματα που με κάνουν να απορρίψω μια προσφορά. Το άλλο είναι ένας συνεργάτης που δεν μπορεί να εξηγήσει την αρχιτεκτονική και το πλάνο.

Το SOW πρέπει να κατονομάζει τον αρχιτέκτονα λύσης, τον διευθυντή προγράμματος και κάθε λειτουργικό και τεχνικό επικεφαλής. Γράψτε την κατανομή του χρόνου τους, το δικαίωμά σας να συνεντεύξετε τους αντικαταστάτες και την έγκρισή σας για κάθε αντικατάσταση. Η μελέτη περίπτωσης για τη διαπραγμάτευση συμβάσεων ERP δείχνει τον όρο των κατονομαζόμενων πόρων στην πράξη.

Ελέγξτε τις πιστοποιήσεις αντί να εμπιστεύεστε το βιογραφικό. Η SAP εκδίδει τα σήματα πιστοποίησης μέσω του Credly, που υποστηρίζει επαλήθευση σε πραγματικό χρόνο (SAP Learning). Σύμφωνα με τη διαδικασία διατήρησης πιστοποίησης της SAP, μια πιστοποίηση λήγει αν ο κάτοχός της χάσει την υποχρεωτική αξιολόγηση (SAP Learning).

Αυτός ο όρος μετράει περισσότερο απ' όσο φαίνεται. Έχω αλλάξει συνεργάτη στη διάρκεια ενός προγράμματος, και η αιτία ήταν ότι ο συνεργάτης δεν μπορούσε να διαθέσει πόρους ποιότητας. Ο οδηγός μου για την αλλαγή συνεργάτη SAP στη μέση του έργου καλύπτει τι πρέπει να εξασφαλίσετε πριν φτάσετε εκεί.

Ο έλεγχος αλλαγών είναι το σημείο όπου ένα φτωχό SOW γίνεται ακριβό. Αν οι παραδοχές είναι αόριστες, σχεδόν οτιδήποτε μπορεί να υποστηριχθεί ότι είναι αλλαγή.

Μια λειτουργική ενότητα ελέγχου αλλαγών χρειάζεται αυτά τα στοιχεία:

1. Ένα έναυσμα. Αλλαγή υπάρχει μόνο όταν μια παραδοχή δεν ισχύει, όταν μια εξαίρεση μπαίνει στο αντικείμενο ή όταν ζητάτε κάτι νέο.
2. Μια αξιολόγηση επιπτώσεων. Αντικείμενο, προσπάθεια ανά ρόλο, χρονοδιάγραμμα και κόστος, γραπτώς, πριν ξεκινήσει η δουλειά.
3. Ένας τιμοκατάλογος. Οι αλλαγές τιμολογούνται με τις συμβατικές χρεώσεις, χωρίς επιβάρυνση για επείγον εκτός αν συμφωνηθεί.
4. Ένα επίπεδο έγκρισης. Ποιος από τη δική σας πλευρά μπορεί να εγκρίνει αλλαγές μέχρι ποια αξία, με τον CFO πάνω από ένα ορισμένο όριο.
5. Ένα μητρώο. Κάθε αλλαγή, εγκεκριμένη ή απορριφθείσα, αναφέρεται στη συντονιστική επιτροπή μαζί με το τρέχον σύνολο.
6. Μια σύνδεση με τη βάση αναφοράς. Τα νέα αντικείμενα WRICEF μετρώνται σε σχέση με τον αριθμό που ορίζουν οι παραδοχές.

Ο συνεργάτης θα υποβάλει θεμιτές αλλαγές. Τα προγράμματα SAP βρίσκουν πράγματα που κανείς δεν γνώριζε κατά την υπογραφή της σύμβασης. Ο στόχος είναι κάθε αλλαγή να είναι ορατή, τιμολογημένη και εγκεκριμένη πριν ξοδέψει κανείς τα χρήματα.

Στα 21 προγράμματα SAP που έχω καθοδηγήσει ή διασώσει, το μεγαλύτερο λάθος που βλέπω είναι ο ελλιπής σχεδιασμός στην αρχή. Το SOW είναι το σημείο όπου αυτός ο σχεδιασμός γίνεται δεσμευτικός, και ο χρόνος που αφιερώνετε σε αυτό είναι φθηνός μπροστά σε αμφισβητούμενα αιτήματα αλλαγής.

Το συγκεκριμένο επόμενο βήμα: πάρτε το SOW που έχετε μπροστά σας και καταγράψτε κάθε παραδοχή και εξαίρεση σε μία σελίδα. Δίπλα σε καθεμία, γράψτε τι γίνεται αν αποδειχθεί λανθασμένη και ποιος πληρώνει. Αν δεν μπορείτε να συμπληρώσετε αυτή τη στήλη, το SOW δεν είναι έτοιμο για υπογραφή.

Αν θέλετε μια ανεξάρτητη ανάγνωση μιας περιγραφής εργασιών για SAP πριν από την υπογραφή, βοηθώ πελάτες σε αυτό κατά τη σύναψη της σύμβασης. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου εδώ.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια περιγραφή εργασιών (SOW) για SAP;

Αντικείμενο, αναλυτικές παραδοχές, εξαιρέσεις, προσέγγιση και φάσεις, εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο, παραδοτέα με κριτήρια αποδοχής, κατονομαζόμενους πόρους, υποχρεώσεις του πελάτη, έλεγχο αλλαγών και διακυβέρνηση. Το μέρος που πιο συχνά μένει φτωχό είναι οι παραδοχές και οι εξαιρέσεις, και αυτό είναι το μέρος που κρίνει το τελικό κόστος.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε παραδοχές και εξαιρέσεις σε ένα SOW για SAP;

Παραδοχή είναι μια προϋπόθεση πάνω στην οποία τιμολόγησε ο συνεργάτης, όπως ο αριθμός κωδικών εταιρειών ή αντικειμένων WRICEF. Εξαίρεση είναι δουλειά που ο συνεργάτης δεν έχει τιμολογήσει καθόλου, όπως ο καθαρισμός παλαιών δεδομένων. Κάθε παραδοχή πρέπει να λέει τι συμβαίνει αν αποδειχθεί λανθασμένη, και κάθε εξαίρεση πρέπει να κατονομάζει ποιος κάνει τη δουλειά στη θέση του συνεργάτη.

Τι είναι καλύτερο για μια υλοποίηση SAP, σταθερή τιμή ή χρόνος και υλικά;

Προτείνω χρόνο και υλικά με ποσοτικοποιημένη προσπάθεια: η εκτιμώμενη προσπάθεια ανά φάση και ρόλο γραμμένη στη σύμβαση και παρακολουθούμενη κάθε μήνα. Η σταθερή τιμή ισχύει μόνο όσο ισχύει κάθε παραδοχή, και ένα πρόγραμμα SAP δοκιμάζει τις περισσότερες παραδοχές στη φάση Explore.

Πώς ορίζονται τα κριτήρια αποδοχής για τα παραδοτέα SAP;

Κατονομάστε κάθε παραδοτέο, περιγράψτε πώς μοιάζει όταν είναι πλήρες και ορίστε μια περίοδο ελέγχου για την ομάδα σας. Συνδέστε τα με τα σημεία ελέγχου ποιότητας του SAP Activate στο τέλος κάθε φάσης, και αποδεσμεύστε την πληρωμή μόνο όταν το παραδοτέο γίνει αποδεκτό.

Πρέπει το SOW για SAP να κατονομάζει τους συμβούλους;

Ναι, για τους βασικούς ρόλους: αρχιτέκτονα λύσης, διευθυντή προγράμματος και τους λειτουργικούς και τεχνικούς επικεφαλής. Προσθέστε την κατανομή του χρόνου τους, το δικαίωμά σας να συνεντεύξετε αντικαταστάτες και την έγκρισή σας για κάθε αντικατάσταση. Επαληθεύστε τις πιστοποιήσεις μέσω των σημάτων SAP στο Credly αντί να βασίζεστε στο βιογραφικό.

Ποιος πρέπει να γράψει την περιγραφή εργασιών για SAP;

Ο συνεργάτης τη συντάσσει, αλλά το αντικείμενο και οι παραδοχές πρέπει να προέρχονται από εσάς. Γράψτε το αντικείμενό σας πριν βγείτε στην αγορά, και βάλτε κάποιον ανεξάρτητο από τον συνεργάτη να ελέγξει τις παραδοχές, τις εξαιρέσεις και τα παραδοτέα πριν από την υπογραφή.