Opis posla za SAP implementaciju: što mora sadržavati

Opis posla (Statement of Work, SOW) za SAP ugovorni je dokument koji kaže što će partner isporučiti, s kojim naporom, tko će to raditi i kako se to može mijenjati. Mora pokriti opseg, detaljne pretpostavke i isključenja, napor po fazi i ulozi, isporuke s kriterijima prihvaćanja, imenovane resurse i kontrolu promjena.

Većina opisa posla dovoljno dobro pokriva opseg. Ono što klijenti često izostave su detaljne pretpostavke i isključenja, a upravo taj odjeljak određuje koliko ćete na kraju platiti.

Ovaj je članak dio mog vodiča o tome kako odabrati partnera za SAP implementaciju. Opis posla posljednji je korak tog postupka, nakon zahtjeva za ponudu za SAP partnera i prezentacija. Za razrađeni primjer pregleda opisa posla prije potpisivanja pročitajte moju studiju slučaja o pregovorima o ERP ugovoru.

Dobar SAP SOW čita se kao priručnik za upravljanje programom. Svatko s Vaše strane trebao bi ga moći otvoriti i odgovoriti na tri pitanja: što dobivamo, o čemu to ovisi i što se događa kada se nešto promijeni.

Ovo su odjeljci koji su mu potrebni i ono što pođe po zlu kada neki nedostaje:

Odjeljak	Što treba reći	Što se događa ako je tanak
Opseg	Procesi, moduli, šifre poduzeća (company codes), pogoni, zemlje i korisnici u opsegu	Svaka radionica ponovno otvara pitanje što je bilo uključeno
Pretpostavke	Uvjeti o kojima ovisi cijena, svaki s posljedicom ako se pokaže netočnim	Partner podiže zahtjeve za promjenu koje ne možete osporiti
Isključenja	Što partner neće raditi i tko to radi umjesto njega	Posao padne između Vas i partnera i nitko ga ne preuzme
Pristup i faze	Metoda, plan po fazama i kontrolne točke kvalitete	Nema dogovorene točke u kojoj je faza završena
Napor	Procijenjeni napor po fazi i ulozi	Ne možete procijeniti je li tempo potrošnje u skladu s planom
Isporuke i prihvaćanje	Imenovani dokumenti i rezultati, kriteriji prihvaćanja, rok za odobrenje	Računi se plaćaju za djelomično obavljen posao
Resursi	Imenovani ključni ljudi, uloge, alokacija i pravila zamjene	Tim koji ste upoznali na prezentacijama nije tim na terenu
Odgovornosti klijenta	Što Vaši ljudi moraju osigurati i do kada	Kašnjenja uzrokovana s Vaše strane postaju partnerovi zahtjevi za promjenu
Kontrola promjena	Kako se promjena podiže, procjenjuje, cijeni i odobrava	Zahtjevi za promjenu postaju druga linija prihoda
Upravljanje	Upravni odbor, izvještavanje, eskalacija	Problemi izlaze na vidjelo kasno, kada su skupi

Opseg napišite sami prije nego što zatražite cijene, kako bi partneri cijenili Vaš opseg, a ne svoj.

Ovo je odjeljak koji klijenti često izostave. Bez njega cijena počiva na uvjetima koje nitko s Vaše strane nije pročitao ni prihvatio.

Pretpostavka je uvjet na temelju kojeg je partner izračunao cijenu. Isključenje je posao koji partner uopće nije uključio u cijenu. Oboje mora biti dovoljno konkretno da treća strana može provjeriti jesu li vrijedili.

Vrste pretpostavki koje treba zapisati

Svaka pretpostavka treba posljedicu. Rečenica „Ako se pokaže netočnom, promjena ide kroz kontrolu promjena s procjenom utjecaja“ pretvara pretpostavku iz ukrasa u kontrolu.

Ovo su kategorije koje SAP SOW treba pokriti:

1. Organizacijski opseg. Broj šifri poduzeća, pogona, prodajnih organizacija, zemalja i pravnih subjekata koje cijena pokriva.
2. Procesni opseg. Poslovni procesi u opsegu, imenovani, i standardni SAP procesi za koje partner očekuje da ćete ih preuzeti.
3. Volumen WRICEF objekata. Broj radnih tokova, izvješća, sučelja, konverzija, proširenja i obrazaca, po složenosti. Proračuni pucaju u fazi Explore dok ovaj popis raste, pa polazni broj pripada u ugovor.
4. Podaci. Podatkovni objekti za migraciju, količina povijesnih podataka, broj probnih učitavanja i tko čisti podatke.
5. Integracije. Svako sučelje imenovano, sa sustavom s druge strane i s tim tko mijenja taj sustav.
6. Testiranje. Broj ciklusa testiranja, tko piše skripte, tko ih izvršava i tko ispravlja greške.
7. Dostupnost klijenta. Koji su Vaši ljudi potrebni, s kojim udjelom radnog vremena i koliko brzo se moraju donositi odluke.
8. Okruženja i licence. Tko osigurava sustave, alate i pristup te do kada.
9. Lokacija i jezik. Gdje tim radi, omjer rada na lokaciji i na daljinu (onshore i offshore), putovanja te jezici za dokumente i obuku.
10. Obuka i hypercare. Model obuke, broj osposobljenih trenera te trajanje i izlazni kriteriji hypercarea.

Polazni broj WRICEF objekata najvažniji je za proračun. SAP-ovi vlastiti nastavni materijali opisuju fazu Explore kao fit-to-standard analizu u kojoj se odobreni delta zahtjevi dodaju u backlog proizvoda za fazu Realize (SAP Learning). Svaka odobrena delta može postati novi WRICEF napor, pa Vam treba početni broj prema kojem mjerite rast.

Vrste isključenja koje treba zapisati

Isključenja trebaju navesti tko posao radi umjesto partnera. „Isključeno“ bez vlasnika praznina je koja čeka da bude otkrivena tijekom cutovera.

Ovo su uobičajene kategorije:

1. Čišćenje i obogaćivanje podataka u naslijeđenim sustavima, često zadatak klijenta.
2. Promjene u sustavima trećih strana i naslijeđenim sustavima s druge strane sučelja.
3. Softverske licence i pretplate, koje su dio Vašeg ugovora sa SAP-om, a ne opisa posla.
4. Infrastruktura i hosting, osim ako ih partner izričito ne vodi.
5. Provedba obuke krajnjih korisnika, kada partner obučava samo Vaše trenere.
6. Upravljanje organizacijskim promjenama izvan onoga što je navedeno.
7. Dizajn sigurnosti, uloga i autorizacija, ako ga posjeduje druga strana.
8. Testiranje performansi, penetracijsko i regresijsko testiranje izvan imenovanih ciklusa.
9. Zemlje, pravni subjekti ili lokalizacije koji nisu u organizacijskom opsegu.
10. Podrška aplikacijama nakon hypercarea, koja je zaseban ugovor.

Oba popisa pročitajte jedan uz drugi sa svojim direktorom programa. Sve što se ne pojavljuje ni na jednom popisu mjesto je odakle će doći zahtjev za promjenu.

Komercijalni model koji preporučujem za SAP implementaciju je model vremena i materijala (T&M) s kvantificiranim naporom. To znači da je procijenjeni napor po fazi i po ulozi upisan u ugovor, tako da svaki mjesec možete pratiti stvarni napor u odnosu na njega.

Fiksna cijena upravi izgleda sigurnije. U praksi je cijena fiksna samo dok vrijedi svaka pretpostavka, a SAP program testira većinu njih do kraja faze Explore. Moje bilješke o trošku SAP implementacije pokrivaju kada faza s fiksnom cijenom ipak može imati smisla.

Ovako se dva modela uspoređuju u opisu posla:

Točka usporedbe	Fiksna cijena	Vrijeme i materijal s kvantificiranim naporom
Što ugovor fiksira	Cijenu, dok vrijede pretpostavke	Cijene rada i procijenjeni napor po fazi i ulozi
Gdje je rizik	Partner ga ugradi u cijenu kao rezervu	Kod Vas, ali vidljiv svaki mjesec
Kada se opseg mijenja	Svaka promjena postaje pregovor	Napor se mijenja, a Vi to vidite u odnosu na procjenu
Što možete pratiti	Prekretnice i zahtjeve za promjenu	Stvarni napor u odnosu na plan, po fazi i ulozi
Što Vas štiti	Precizne pretpostavke i isključenja	Precizne pretpostavke, isključenja i izvještavanje o naporu

Kvantificirani napor pretvara model vremena i materijala iz otvorenog čeka u kontrolirani proračun. Procjenu zatražite kao tablicu faza i uloga, u čovjek-danima, i mjesečno izvještavanje prema toj tablici učinite ugovornom obvezom.

Ne dopustite da se cijene sakriju u naporu. Omjer uloga usporedite s tržišnim cijenama pomoću mog vodiča o planiranju raspodjele resursa za SAP projekte.

Plan s mnogo seniorskih dana na početku i juniorskih dana kasnije uobičajen je. Obrnuti raspored treba objašnjenje.

Isporuka je imenovani rezultat s definicijom dovršenosti. „Podrška pri dizajnu“ nije isporuka. Potpisan dokument dizajna rješenja za proces record to report, pregledan prema dogovorenim kriterijima, jest.

Prihvaćanje vežite uz kontrolne točke kvalitete

SAP Activate ima šest faza: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy i Run. SAP opisuje formalne kontrolne točke kvalitete nakon svake faze, koje provjeravaju jesu li isporuke faze potpune prije nego što projekt nastavi dalje (SAP Learning).

Te kontrolne točke iskoristite u opisu posla. Navedite isporuke koje dospijevaju na svakoj kontrolnoj točki, kriterije prihvaćanja i broj dana koji imate za pregled. Plaćanje vežite uz prihvaćene isporuke, a ne uz kalendar.

Netko s Vaše strane mora moći procijeniti te dokumente. To je jedna od tri točke u kojima preporučujem uključivanje nezavisnog konzultanta: tijekom ugovaranja, za dizajn i za ocjenu partnerovih isporuka. Moj članak o SAP partneru i nezavisnom konzultantu objašnjava kako dvije uloge rade zajedno.

Imenujte ljude i provjerite ih

Slaba kvaliteta predloženih resursa jedna je od dvije stvari zbog kojih odustajem od ponude. Druga je partner koji ne zna objasniti arhitekturu i plan.

Opis posla treba imenovati arhitekta rješenja, voditelja programa i svakog funkcionalnog i tehničkog voditelja. Upišite njihovu alokaciju, Vaše pravo na razgovor sa zamjenama i Vaše odobrenje za svaku zamjenu. Studija slučaja o pregovorima o ERP ugovoru pokazuje klauzulu o imenovanim resursima u praksi.

Provjerite certifikate umjesto da vjerujete životopisu na riječ. SAP izdaje certifikacijske oznake putem Credlyja, koji podržava provjeru u stvarnom vremenu (SAP Learning). Prema SAP-ovu postupku održavanja certifikata (stay certified), certifikat istječe ako nositelj propusti obveznu provjeru (SAP Learning).

Ova je klauzula važnija nego što izgleda. Promijenio sam partnera tijekom programa, a povod je bio to što partner nije mogao osigurati kvalitetne resurse. Moj vodič o promjeni SAP partnera usred projekta pokriva što trebate osigurati prije nego što dođete do toga.

Kontrola promjena je mjesto gdje tanak opis posla postaje skup. Ako su pretpostavke nejasne, gotovo se za sve može tvrditi da je promjena.

Funkcionalan odjeljak o kontroli promjena treba ove elemente:

1. Okidač. Promjena postoji samo kada pretpostavka ne vrijedi, kada se isključenje uvede u opseg ili kada zatražite nešto novo.
2. Procjena utjecaja. Opseg, napor po ulozi, rokovi i trošak, u pisanom obliku, prije početka rada.
3. Cjenik. Promjene se cijene po ugovornim cijenama, bez dodatka za hitnost osim ako nije dogovoren.
4. Razina odobrenja. Tko s Vaše strane može odobriti promjene do koje vrijednosti, s CFO-om iznad određenog praga.
5. Evidencija. Svaka promjena, odobrena ili odbijena, prijavljena upravnom odboru s tekućim zbrojem.
6. Veza s polaznom točkom. Novi WRICEF objekti mjere se u odnosu na broj iz pretpostavki.

Partner će podizati opravdane promjene. SAP programi otkrivaju stvari koje nitko nije znao pri potpisivanju ugovora. Cilj je da svaka promjena bude vidljiva, cijenjena i odobrena prije nego što itko potroši novac.

Na 21 SAP programu koji sam vodio ili spašavao najveća pogreška koju vidim jest loše planiranje na početku. Opis posla je mjesto gdje to planiranje postaje obvezujuće, a vrijeme uloženo u njega jeftino je u usporedbi sa spornim zahtjevima za promjenu.

Konkretan sljedeći korak: uzmite opis posla koji imate pred sobom i sve pretpostavke i isključenja navedite na jednoj stranici. Pokraj svake napišite što se događa ako se pokaže netočnom i tko plaća. Ako taj stupac ne možete ispuniti, opis posla nije spreman za potpisivanje.

Ako želite nezavisno čitanje opisa posla za SAP prije potpisivanja, pomažem klijentima u tome tijekom ugovaranja. Ovdje me možete kontaktirati.

Što treba sadržavati opis posla za SAP implementaciju?

Opseg, detaljne pretpostavke, isključenja, pristup i faze, procijenjeni napor po fazi i ulozi, isporuke s kriterijima prihvaćanja, imenovane resurse, odgovornosti klijenta, kontrolu promjena i upravljanje. Dio koji se najčešće ostavi tankim su pretpostavke i isključenja, a upravo taj dio određuje konačni trošak.

Koja je razlika između pretpostavki i isključenja u SAP SOW-u?

Pretpostavka je uvjet na temelju kojeg je partner izračunao cijenu, primjerice broj šifri poduzeća ili WRICEF objekata. Isključenje je posao koji partner uopće nije uključio u cijenu, primjerice čišćenje naslijeđenih podataka. Svaka pretpostavka treba reći što se događa ako se pokaže netočnom, a svako isključenje treba imenovati tko posao radi umjesto partnera.

Je li za SAP implementaciju bolja fiksna cijena ili model vremena i materijala?

Preporučujem model vremena i materijala s kvantificiranim naporom: procijenjeni napor po fazi i ulozi upisan u ugovor i praćen mjesečno. Fiksna cijena vrijedi samo dok vrijedi svaka pretpostavka, a SAP program većinu pretpostavki testira tijekom faze Explore.

Kako definirati kriterije prihvaćanja za SAP isporuke?

Imenujte svaku isporuku, opišite kako izgleda kada je potpuna i odredite rok za pregled Vašem timu. Vežite ih uz kontrolne točke kvalitete metodologije SAP Activate na kraju svake faze i plaćanje oslobodite tek kada je isporuka prihvaćena.

Treba li SAP SOW imenovati konzultante?

Da, za ključne uloge: arhitekta rješenja, voditelja programa te funkcionalne i tehničke voditelje. Dodajte njihovu alokaciju, Vaše pravo na razgovor sa zamjenama i Vaše odobrenje za svaku zamjenu. Certifikate provjerite putem SAP-ovih oznaka na Credlyju umjesto da se oslanjate na životopis.

Tko treba napisati opis posla za SAP?

Partner ga sastavlja, ali opseg i pretpostavke trebaju doći od Vas. Napišite svoj opseg prije izlaska na tržište i neka netko neovisan o partneru pregleda pretpostavke, isključenja i isporuke prije potpisivanja.