بيان العمل في SAP: ما يجب أن يتضمنه

بيان العمل (SOW) في SAP هو المستند التعاقدي الذي يحدد ما سيسلمه الشريك، وبأي جهد، وعلى يد من، وكيف يمكن أن يتغير. ويجب أن يغطي النطاق، والافتراضات والاستثناءات التفصيلية، والجهد حسب المرحلة والدور، والمخرجات مع معايير القبول، والموارد المسمّاة، والتحكم في التغيير.

معظم بيانات العمل تغطي النطاق بشكل كافٍ. أما ما يغفله العملاء غالبًا فهو الافتراضات والاستثناءات التفصيلية، وهذا هو القسم الذي يحدد ما ستدفعونه في النهاية.

هذا المقال جزء من دليلي حول كيفية اختيار شريك تنفيذ SAP. وبيان العمل هو الخطوة الأخيرة في تلك العملية، بعد طلب عروض شركاء SAP والعروض الشفهية. ولمثال تطبيقي على مراجعة بيان عمل قبل التوقيع، اقرؤوا دراسة الحالة التي كتبتها حول التفاوض على عقود ERP.

بيان العمل الجيد في SAP يُقرأ كدليل تشغيل للبرنامج. ينبغي أن يستطيع أي شخص في جهتكم فتحه والإجابة عن ثلاثة أسئلة: ما الذي سنحصل عليه، وعلامَ يعتمد، وماذا يحدث عندما يتغير شيء ما.

هذه هي الأقسام التي يحتاجها، وما الذي يسوء عندما يغيب أحدها:

القسم	ما ينبغي أن يقوله	ماذا يحدث إذا كان ضعيفًا
النطاق	العمليات والوحدات ورموز الشركات والمصانع والدول والمستخدمون ضمن النطاق	كل ورشة عمل تعيد فتح السؤال عمّا كان مشمولًا
الافتراضات	الشروط التي يعتمد عليها السعر، ولكل منها نتيجة إذا ثبت خطؤه	يرفع الشريك طلبات تغيير لا تستطيعون الطعن فيها
الاستثناءات	ما لن يفعله الشريك، ومن سيفعله بدلًا منه	يسقط العمل بينكم وبين الشريك، ولا يملكه أحد
النهج والمراحل	المنهجية وخطة المراحل وبوابات الجودة	لا توجد نقطة متفق عليها تنتهي عندها المرحلة
الجهد	الجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور	لا تستطيعون معرفة هل معدل الاستهلاك وفق الخطة
المخرجات والقبول	مستندات ومخرجات مسمّاة، ومعايير قبول، وفترة للاعتماد	تُدفع الفواتير مقابل عمل منقوص
الموارد	الأشخاص الرئيسيون المسمّون، والأدوار، ونسب التخصيص، وقواعد الاستبدال	الفريق الذي قابلتموه في العروض الشفهية ليس الفريق الموجود في الموقع
مسؤوليات العميل	ما يجب أن يوفره فريقكم، ومتى	التأخيرات التي تسببها جهتكم تتحول إلى طلبات تغيير من الشريك
التحكم في التغيير	كيف يُرفع التغيير ويُقيَّم ويُسعَّر ويُعتمد	تتحول طلبات التغيير إلى مصدر إيرادات ثانٍ
الحوكمة	اللجنة التوجيهية، والتقارير، والتصعيد	تظهر المشكلات متأخرة، عندما تكون مكلفة

اكتبوا النطاق بأنفسكم قبل أن تطلبوا الأسعار، حتى يسعّر الشركاء نطاقكم أنتم لا نطاقهم هم.

هذا هو القسم الذي يغفله العملاء غالبًا. ومن دونه، يستند السعر إلى شروط لم يقرأها أو يوافق عليها أحد في جهتكم.

الافتراض شرط بنى عليه الشريك تسعيره. والاستثناء عمل لم يسعّره الشريك إطلاقًا. وكلاهما يحتاج إلى أن يكون محددًا بما يكفي ليتمكن طرف ثالث من التحقق من صموده.

أنواع الافتراضات التي ينبغي كتابتها

كل افتراض يحتاج إلى نتيجة. عبارة «إذا ثبت خطأ هذا، يمر التغيير عبر إجراء التحكم في التغيير مع تقييم للأثر» تحوّل الافتراض من زينة إلى أداة رقابة.

هذه هي الفئات التي ينبغي أن يغطيها بيان العمل في SAP:

1. النطاق التنظيمي. عدد رموز الشركات والمصانع ومؤسسات المبيعات والدول والكيانات القانونية التي يغطيها السعر.
2. نطاق العمليات. عمليات الأعمال ضمن النطاق، بأسمائها، وعمليات SAP القياسية التي يتوقع الشريك أن تعتمدوها.
3. حجم WRICEF. عدد سير العمل والتقارير والواجهات والتحويلات والتحسينات والنماذج، حسب درجة التعقيد. تتضرر الميزانيات في مرحلة Explore مع نمو هذه القائمة، لذا فإن العدد الأساسي مكانه العقد.
4. البيانات. عناصر البيانات المراد ترحيلها، وحجم البيانات التاريخية، وعدد عمليات التحميل التجريبية، ومن ينقّي البيانات.
5. التكاملات. كل واجهة باسمها، مع النظام الموجود على الطرف الآخر ومن يغيّر ذلك النظام.
6. الاختبار. عدد دورات الاختبار، ومن يكتب السيناريوهات، ومن ينفذها، ومن يصلح العيوب.
7. توفر العميل. أي أشخاص لديكم مطلوبون، وبأي نسبة من وقتهم، وبأي سرعة يجب اتخاذ القرارات.
8. البيئات والتراخيص. من يوفر الأنظمة والأدوات وصلاحيات الوصول، وفي أي موعد.
9. الموقع واللغة. أين يعمل الفريق، والمزيج بين العمل في الموقع والعمل عن بُعد من الخارج، والسفر، ولغات المستندات والتدريب.
10. التدريب والدعم بعد التشغيل. نموذج التدريب، وعدد المدربين الذين يجري تدريبهم، ومدة الدعم بعد التشغيل ومعايير الخروج منه.

العدد الأساسي لعناصر WRICEF هو الأهم للميزانية. تصف المواد التدريبية لدى SAP نفسها مرحلة Explore بأنها تحليل Fit-to-Standard، تُضاف فيه متطلبات الفروقات المعتمدة إلى قائمة أعمال المنتج لمرحلة Realize (SAP Learning). وكل فرق معتمد قد يصبح جهد WRICEF جديدًا، لذا تحتاجون إلى العدد الابتدائي لتقيسوا عليه النمو.

أنواع الاستثناءات التي ينبغي كتابتها

ينبغي أن تسمّي الاستثناءات من سيقوم بالعمل بدلًا من الشريك. كلمة «مستثنى» بلا مالك فجوة تنتظر أن تُكتشف أثناء الانتقال إلى النظام الجديد.

هذه هي الفئات المعتادة:

1. تنقية البيانات وإثراؤها في الأنظمة القديمة، وهي غالبًا مهمة العميل.
2. التغييرات على أنظمة الأطراف الثالثة والأنظمة القديمة على الطرف الآخر من الواجهة.
3. تراخيص البرمجيات والاشتراكات، وهي جزء من عقدكم مع SAP، لا من بيان العمل.
4. البنية التحتية والاستضافة، ما لم يكن الشريك يديرها صراحة.
5. تقديم التدريب للمستخدمين النهائيين، عندما يقتصر دور الشريك على تدريب مدربيكم.
6. إدارة التغيير المؤسسي بما يتجاوز ما هو مدرج.
7. تصميم الأمن والأدوار والصلاحيات، إذا كان يملكه طرف آخر.
8. اختبارات الأداء والاختراق والانحدار خارج الدورات المسمّاة.
9. الدول أو الكيانات أو التوطينات غير الواردة في النطاق التنظيمي.
10. دعم التطبيقات بعد انتهاء فترة الدعم بعد التشغيل، وهو عقد منفصل.

اقرؤوا القائمتين جنبًا إلى جنب مع مدير البرنامج لديكم. أي شيء لا يظهر في أي من القائمتين هو المكان الذي سيأتي منه طلب التغيير.

النموذج التجاري الذي أوصي به لتنفيذ SAP هو الوقت والمواد (T&M) مع تحديد الجهد كميًا. أي أن الجهد المقدَّر حسب المرحلة وحسب الدور يُكتب في العقد، فتتمكنون من مقارنة الجهد الفعلي به كل شهر.

السعر الثابت يبدو أكثر أمانًا لمجلس الإدارة. لكنه في الواقع لا يبقى ثابتًا إلا ما دامت كل الافتراضات صامدة، وبرنامج SAP يختبر معظمها بحلول نهاية Explore. تغطي ملاحظاتي حول تكلفة تنفيذ SAP الحالات التي قد تبقى فيها مرحلة بسعر ثابت منطقية.

هكذا يتقارن النموذجان في بيان العمل:

وجه المقارنة	السعر الثابت	الوقت والمواد مع جهد محدد كميًا
ما يثبّته العقد	السعر، ما دامت الافتراضات صامدة	الأسعار، والجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور
أين تقع المخاطرة	يسعّرها الشريك كاحتياطي طوارئ	عليكم، لكنها مرئية كل شهر
عندما يتحرك النطاق	كل تغيير يصبح تفاوضًا	يتحرك الجهد، وترونه مقابل التقدير
ما يمكنكم متابعته	المعالم الرئيسية وطلبات التغيير	الجهد الفعلي مقابل الخطة، حسب المرحلة والدور
ما يحميكم	افتراضات واستثناءات محكمة	افتراضات واستثناءات محكمة وتقارير عن الجهد

الجهد المحدد كميًا يحوّل نموذج الوقت والمواد من شيك مفتوح إلى ميزانية منضبطة. اطلبوا التقدير في جدول يضع المراحل مقابل الأدوار، بأيام العمل، واجعلوا التقارير الشهرية مقابل هذا الجدول التزامًا تعاقديًا.

لا تسمحوا للأسعار بأن تختبئ داخل الجهد. تحققوا من مزيج الأدوار مقابل أسعار السوق باستخدام دليلي حول تخطيط توزيع الموارد في مشاريع SAP.

الخطة التي تكثر فيها أيام الكبار في البداية وأيام المبتدئين لاحقًا أمر شائع. أما العكس فيحتاج إلى تفسير.

المُخرج هو ناتج مسمّى له تعريف واضح للاكتمال. «دعم التصميم» ليس مُخرجًا. أما مستند تصميم الحل الموقّع لعملية Record to Report، الذي روجع وفق معايير متفق عليها، فهو مُخرج.

اربطوا القبول ببوابات الجودة

تسير SAP Activate في ست مراحل: Discover وPrepare وExplore وRealize وDeploy وRun. وتصف SAP بوابات جودة رسمية بعد كل مرحلة، تتحقق من اكتمال مخرجات المرحلة قبل انتقال المشروع إلى ما بعدها (SAP Learning).

استخدموا هذه البوابات في بيان العمل. اذكروا المخرجات المستحقة عند كل بوابة، ومعايير القبول، وعدد الأيام المتاحة لكم للمراجعة. واربطوا الدفع بالمخرجات المقبولة، لا بالتقويم.

يجب أن يكون في جهتكم من يستطيع الحكم على هذه المستندات. وهذه إحدى المراحل الثلاث التي أوصي فيها بالاستعانة بمستشار مستقل: أثناء التعاقد، وللتصميم، ولتقييم مخرجات الشريك. يشرح مقالي حول شريك SAP مقابل المستشار المستقل كيف يعمل الدوران معًا.

سمّوا الأشخاص، وتحققوا منهم

ضعف جودة الموارد المقترحة أحد الأمرين اللذين يجعلانني أنسحب من أي عرض. والآخر شريك لا يستطيع شرح البنية والخطة.

ينبغي أن يسمّي بيان العمل مهندس الحلول ومدير البرنامج وكل قائد وظيفي وتقني. اكتبوا نسب تخصيصهم، وحقكم في مقابلة البدلاء، وموافقتكم على كل استبدال. وتبيّن دراسة الحالة حول التفاوض على عقود ERP بند الموارد المسمّاة عمليًا.

تحققوا من الشهادات بدل أخذ السيرة الذاتية على علّاتها. تصدر SAP شارات الشهادات عبر Credly، التي تتيح التحقق الفوري (SAP Learning). وبموجب إجراء الحفاظ على الشهادة لدى SAP، تسقط الشهادة إذا فوّت حاملها التقييم الإلزامي (SAP Learning).

هذا البند أهم مما يبدو. لقد غيّرت شريكًا أثناء برنامج، وكان السبب أن الشريك لم يستطع توفير موارد ذات جودة. يغطي دليلي حول تغيير شريك SAP في منتصف المشروع ما ينبغي تأمينه قبل الوصول إلى ذلك.

التحكم في التغيير هو الموضع الذي يصبح فيه بيان العمل الضعيف مكلفًا. إذا كانت الافتراضات غامضة، فيمكن المجادلة بأن أي شيء تقريبًا تغيير.

يحتاج قسم التحكم في التغيير القابل للتطبيق إلى هذه العناصر:

1. محفّز. لا يوجد تغيير إلا عندما يسقط افتراض، أو يُدخل استثناء في النطاق، أو تطلبون شيئًا جديدًا.
2. تقييم للأثر. النطاق، والجهد حسب الدور، والجدول الزمني، والتكلفة، كتابةً، قبل بدء العمل.
3. جدول أسعار. تُسعَّر التغييرات بأسعار العقد، دون علاوة على الاستعجال ما لم يُتفق على ذلك.
4. مستوى اعتماد. من في جهتكم يستطيع اعتماد التغييرات حتى أي قيمة، مع المدير المالي فوق حد معين.
5. سجل. كل تغيير، معتمد أو مرفوض، يُعرض على اللجنة التوجيهية مع المجموع التراكمي.
6. ربط بخط الأساس. تُقاس عناصر WRICEF الجديدة مقابل العدد الوارد في الافتراضات.

سيرفع الشريك تغييرات مشروعة. فبرامج SAP تكتشف أمورًا لم يكن أحد يعرفها عند توقيع العقد. والهدف أن يكون كل تغيير مرئيًا ومسعّرًا ومعتمدًا قبل أن يُنفق أحد المال.

عبر 21 برنامجًا لـ SAP قدتها أو أنقذتها، أكبر خطأ أراه هو غياب التخطيط السليم في البداية. وبيان العمل هو الموضع الذي يصبح فيه هذا التخطيط ملزمًا، والوقت الذي يُصرف عليه زهيد مقارنة بطلبات التغيير المتنازع عليها.

الخطوة التالية العملية: خذوا بيان العمل الموجود أمامكم واكتبوا كل افتراض واستثناء في صفحة واحدة. وبجانب كل منها، اكتبوا ما يحدث إذا ثبت خطؤه ومن يدفع. إذا لم تستطيعوا ملء هذا العمود، فبيان العمل ليس جاهزًا للتوقيع.

إذا أردتم قراءة مستقلة لبيان عمل في SAP قبل التوقيع، فأنا أساعد العملاء في ذلك أثناء التعاقد. يمكنكم التواصل معي هنا.

ماذا ينبغي أن يتضمن بيان العمل في SAP؟

النطاق، والافتراضات التفصيلية، والاستثناءات، والنهج والمراحل، والجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور، والمخرجات مع معايير القبول، والموارد المسمّاة، ومسؤوليات العميل، والتحكم في التغيير، والحوكمة. والجزء الذي يُترك ضعيفًا في أغلب الأحيان هو الافتراضات والاستثناءات، وهو الجزء الذي يحدد التكلفة النهائية.

ما الفرق بين الافتراضات والاستثناءات في بيان العمل في SAP؟

الافتراض شرط بنى عليه الشريك تسعيره، مثل عدد رموز الشركات أو عناصر WRICEF. والاستثناء عمل لم يسعّره الشريك إطلاقًا، مثل تنقية البيانات القديمة. وينبغي أن يحدد كل افتراض ما يحدث إذا ثبت خطؤه، وأن يسمّي كل استثناء من سيقوم بالعمل بدلًا من الشريك.

أيهما أفضل لتنفيذ SAP: السعر الثابت أم الوقت والمواد؟

أوصي بالوقت والمواد مع تحديد الجهد كميًا: الجهد المقدَّر حسب المرحلة والدور مكتوب في العقد ومتابَع شهريًا. السعر الثابت لا يصمد إلا ما دامت كل الافتراضات صامدة، وبرنامج SAP يختبر معظم الافتراضات خلال مرحلة Explore.

كيف تُحدَّد معايير القبول لمخرجات SAP؟

سمّوا كل مُخرج، وصفوا كيف يبدو مكتملًا، وحددوا فترة مراجعة لفريقكم. واربطوها ببوابات الجودة في SAP Activate في نهاية كل مرحلة، ولا تصرفوا الدفعة إلا بعد قبول المُخرج.

هل ينبغي أن يسمّي بيان العمل في SAP الاستشاريين؟

نعم، للأدوار الرئيسية: مهندس الحلول، ومدير البرنامج، والقادة الوظيفيون والتقنيون. أضيفوا نسب تخصيصهم، وحقكم في مقابلة البدلاء، وموافقتكم على أي استبدال. وتحققوا من الشهادات عبر شارات SAP على Credly بدل الاعتماد على السيرة الذاتية.

من ينبغي أن يكتب بيان العمل في SAP؟

يصوغه الشريك، لكن النطاق والافتراضات ينبغي أن يأتيا منكم. اكتبوا نطاقكم قبل الذهاب إلى السوق، واطلبوا من شخص مستقل عن الشريك مراجعة الافتراضات والاستثناءات والمخرجات قبل التوقيع.