Kako odabrati partnera za SAP implementaciju

Da biste odabrali partnera za SAP implementaciju, u uži izbor iz SAP Partner Findera uvrstite najmanje tri partnera, provedite RFP i održite prezentacije s ljudima koji će stvarno raditi na Vašem programu. Planirajte oko 12 tjedana i odlučite na temelju referenci klijenata i kvalitete ljudi, a ne na temelju imena tvrtke.

Kratki odgovor: oznaka partnera stavlja na Vaš popis. Reference, ljudi i plan donose mu ugovor.

Ovaj vodič pokriva cijeli postupak za bilo koju SAP implementaciju, ne samo za migracije. Ako prelazite s ECC-a, moj vodič o odabiru partnera za migraciju na S/4HANA dodaje provjere specifične za migraciju.

Odabir partnera traje oko 12 tjedana kada se radi kako treba. Ako ga skratite, nešto se preskoči, obično pozivi referencama ili opis posla.

Na 21 SAP programu koji sam vodio ili spašavao najveća pogreška koju vidim jest loše planiranje na početku. Odabir partnera je mjesto gdje se to planiranje ili dogodi ili ne dogodi.

Ovako se raspoređuje tih 12 tjedana. Tjedne shvatite kao smjernicu i prilagodite ih vlastitom kalendaru odobrenja.

Tjedni	Faza	Što radite	Što imate na kraju
1 do 2	Priprema	Napišete opseg, zahtjeve i kriterije ocjenjivanja; imenujete tim za odabir	Dokument o opsegu i model bodovanja, dogovoreni prije nego što ih ijedan partner vidi
3	Široki popis	Pretražite SAP Partner Finder po kompetenciji, proizvodu i industriji; pošaljete kratak zahtjev za informacije	Uži izbor od najmanje tri partnera
4 do 6	RFP	Objavite zahtjev za ponudu, odgovorite na pitanja za pojašnjenje, zaprimite ponude	Pisane ponude koje odgovaraju na Vaš opseg, a ne na njihov
7 do 8	Ocjenjivanje i prezentacije	Bodujete pisane ponude; održite prezentacije na kojima predloženi tim objašnjava arhitekturu i plan	Rangirani uži izbor i bilješke o svakoj imenovanoj osobi
9	Reference	Nazovete reference sa sličnih projekata; provjerite životopise i certifikate imenovanog tima	Dokaze o dosadašnjem radu svakog partnera
10 do 11	Komercijalni uvjeti i SOW	Dogovorite model vremena i materijala s naporom po fazi i ulozi; detaljno napišete pretpostavke i isključenja	Opis posla koji možete pratiti i provoditi
12	Dodjela	Konačno odobrenje, potpisivanje ugovora, plan mobilizacije	Potpisan ugovor i datum početka

Prva dva tjedna najvažnija su. Ako izađete na tržište bez vlastitog opsega, svaki partner prazninu popuni vlastitim pretpostavkama i odgovore ne možete usporediti.

Počnite sa SAP-ovim vlastitim imenikom. SAP Partner Finder navodi registrirane SAP partnere, a SAP ga je osmislio tako da korisnici mogu pretraživati kompetencije partnera i uskladiti ih sa svojim ciljevima.

Te kompetencije dolaze iz SAP PartnerEdgea, SAP-ova partnerskog programa. Svaka kompetencija ima tri razine, essential, advanced i expert, a ispod njih su specijalizacije na razini proizvoda ili procesa. Što svaka oznaka dokazuje, a što ne, objašnjavam u vodiču o partneru za migraciju, pa to ovdje neću ponavljati.

Oznake koristite kao filtar, a ne kao odluku. Oznaka opisuje tvrtku. Ne govori ništa o ljudima koje će tvrtka staviti na Vaš program.

Široki popis suzite na uži izbor od najmanje tri partnera. Tri Vam daju stvarnu usporedbu pristupa i cijene, a svakog ponuditelja drže iskrenim u procjeni napora.

A najbolje SAP konzultantske tvrtke?

Ljudi traže najbolje SAP konzultantske tvrtke kao da jedna rang-lista vrijedi za svakog kupca. Ne vrijedi. Tvrtka koja je prava za uvođenje financija u jednoj zemlji može biti pogrešna za globalni program s mnogo pravnih subjekata.

Tvrtke procjenjujte prema onome što predviđa isporuku:

1. Reference sa sličnih projekata. Ista vrsta opsega, razmjera i industrije kao Vaša.
2. Kvaliteta predloženih ljudi. Imenovane osobe, sa životopisima, dostupne na Vaše datume.
3. Arhitektura i plan. Objašnjeni za Vaše poslovanje, njihovim riječima, u prostoriji s Vama.
4. Relevantne SAP oznake. Kao ulazni filtar, a ne kao odlučujući faktor.

Za imena grupirana po razinama pogledajte moj vodič o partnerima za SAP implementaciju u SAD-u po razinama. U ovom vodiču ne rangiram i ne preporučujem tvrtke. Postupak u nastavku funkcionira za bilo koga tko je u Vašem užem izboru.

RFP određuje uvjete usporedbe. Svakom partneru pošaljite isti opseg, ista pitanja i isti format odgovora te im recite kako ćete ih bodovati. Moj vodič o zahtjevu za ponudu za SAP implementaciju pokriva što tražiti i kako odrediti težine bodovanja.

Pisane ponude pokazuju Vam tko zna napisati ponudu. Prezentacije Vam pokazuju tko zna isporučiti.

Prezentacije s ljudima koji će raditi na Vašem programu

Zatražite od svakog partnera iz užeg izbora da prezentira s ljudima koje će stvarno angažirati. To znači arhitekta rješenja, voditelja programa i funkcionalne voditelje imenovane u ponudi, a ne prodajni tim.

U prostoriji im dajte dva zadatka. Neka objasne arhitekturu koju predlažu za Vaše poslovanje i neka prođu kroz plan fazu po fazu, s naporom koji stoji iza njega.

Dvije stvari navode me da odustanem od ponude. Prva je slaba kvaliteta predloženih resursa. Druga je partner koji ne zna objasniti arhitekturu i plan.

Generički odgovori isto su upozorenje u drugom obliku. Ako bi odgovor i dalje bio točan s imenom konkurenta, nije napisan za Vas.

Provjerite i kvalifikacije imenovanih ljudi. SAP izdaje svoje certifikacijske oznake putem Credlyja, pa od svakog imenovanog konzultanta zatražite oznaku umjesto da vjerujete retku u životopisu. Certifikat dokazuje znanje s ispita, a ne isporuku, pa ga vrednujte ispod referenci.

Pozivi referencama o sličnim projektima

Kada biram partnera za klijenta, najviše vrednujem reference klijenata. Pozivi referencama su važni i zaslužuju pravo vrijeme u planu.

Reference pitam o partnerovu iskustvu na sličnim projektima. Je li taj partner isporučio program poput Vašega, u Vašem razmjeru, u Vašoj industriji?

Zatim prijeđite na dijelove koji predviđaju Vaše vlastito iskustvo:

1. Jesu li ljudi iz ponude bili ljudi koji su obavili posao? Zamolite referencu da imenuje voditelje, a zatim ih usporedite sa svojom ponudom.
2. Kako je partner upravljao rastom opsega u fazi Explore? Tu proračuni pucaju dok raste WRICEF popis (radni tokovi, izvješća, sučelja, konverzije, proširenja i obrasci).
3. Bi li ponovno angažirali partnera za sljedeću fazu? Pitajte zašto i pitajte što bi promijenili u ugovoru.

Razgovarajte izravno s klijentom, a ne preko partnerova voditelja računa. Zatražite barem jednu referencu na kojoj je program naišao na probleme, jer način na koji se partner oporavi govori Vam više od glatkog go-livea.

Komercijalni model koji preporučujem je model vremena i materijala (T&M) s kvantificiranim naporom. Procijenjeni napor po fazi i po ulozi ulazi u ugovor, tako da svaki mjesec možete pratiti stvarni napor u odnosu na njega.

Model vremena i materijala iskren je u pogledu činjenice da se SAP opseg mijenja. SAP Activate stavlja fit-to-standard radionice i potvrdu dizajna u fazu Explore, i tu se pojavljuju praznine. Kvantificirani napor sprječava da model vremena i materijala postane otvoreni ček, jer rano vidite kada faza troši brže od procjene.

Fiksna cijena na papiru izgleda sigurnije. U praksi vrijedi samo dok vrijedi svaka pretpostavka, a partner taj rizik ugradi u iznos.

Dnevne cijene uspoređujte s procjenom napora, nikada same za sebe. Za referentne cijene po ulozi i regiji pogledajte moj vodič o planiranju raspodjele resursa za SAP projekte.

Opis posla

Dio opisa posla (SOW) koji klijenti najčešće izostave su detaljne pretpostavke i isključenja. Bez njih opseg je ono što partner kaže da jest kada stigne prvi zahtjev za promjenu.

Napišite ih po kategorijama, kako ništa ne bi promaknulo:

1. Pretpostavke o opsegu. Pravni subjekti, zemlje, procesi i broj WRICEF objekata koje napor pokriva.
2. Odgovornosti klijenta. Čišćenje podataka, poslovne odluke, resursi za testiranje i rok za odobrenja.
3. Tehničke pretpostavke. Okruženja, integracije i tko osigurava svaki povezani sustav.
4. Isključenja. Što nije uključeno u napor, izričito navedeno, primjerice arhiviranje naslijeđenih podataka ili softver trećih strana.

Zatim dodajte imenovane resurse, isporuke s kriterijima prihvaćanja i postupak kontrole promjena. Moj vodič o opisu posla za SAP pokriva svaku klauzulu, a moje bilješke o pregovorima o ERP ugovoru pokazuju zamke koje treba ukloniti prije potpisivanja.

Partner isporučuje. Neke je odluke bolje dati na provjeru nekome tko ne prodaje isporuku.

Preporučujem uključivanje nezavisnog konzultanta u tri točke:

1. Tijekom ugovaranja. Da provjeri procjenu napora, pretpostavke i isključenja te komercijalne uvjete prije potpisivanja.
2. Za dizajn. Da pregleda arhitekturu i dizajnerske odluke, koje godinama oblikuju Vaš trošak.
3. Za partnerove dokumente. Da ocijeni isporuke, poput dizajnerskih dokumenata i planova testiranja, prije nego što ih prihvatite i platite.

To funkcionira uz partnera, a ne umjesto njega. Moj vodič o SAP partneru i nezavisnom konzultantu objašnjava što svaki od njih radi i kada Vam trebaju oba.

Dobar odabir smanjuje rizik. Ne uklanja ga.

Promijenio sam partnera tijekom programa, a povod su bili resursi: partner nije mogao osigurati kvalitetne ljude. Ako ste već u toj situaciji, moj vodič o promjeni partnera za SAP implementaciju usred projekta pokriva što trebate osigurati prije nego što im to kažete.

Prije nego što kontaktirate ijednog partnera, napišite svoj opseg i kriterije ocjenjivanja. To su prvi i drugi tjedan vremenskog plana i to je korak koji većina kupaca preskoči.

Ako želite nezavisno mišljenje o užem izboru, ponudi ili opisu posla, pomažem organizacijama u tome. Ovdje me možete kontaktirati.

Kako odabrati partnera za SAP implementaciju?

Izradite široki popis iz SAP Partner Findera pomoću SAP-ovih kompetencija, a zatim ga suzite na uži izbor od najmanje tri partnera. Provedite RFP, održite prezentacije s ljudima koje će partner stvarno angažirati i nazovite reference sa sličnih projekata. Ugovorite model vremena i materijala s naporom kvantificiranim po fazi i ulozi te u opis posla upišite detaljne pretpostavke i isključenja.

Koliko traje odabir partnera za SAP implementaciju?

Oko 12 tjedana. To uključuje dva tjedna pripreme, široki popis, trotjedno razdoblje za RFP, ocjenjivanje i prezentacije te pozive referencama. Posljednji tjedni odlaze na komercijalne uvjete i opis posla prije dodjele.

Koliko SAP partnera treba biti u užem izboru?

Najmanje tri. Tri Vam daju stvarnu usporedbu pristupa, ljudi i napora te održavaju konkurentski pritisak na komercijalne uvjete.

Koje su najbolje SAP konzultantske tvrtke?

Ne postoji rang-lista koja vrijedi za svakog kupca. Tvrtke procjenjujte prema referencama sa sličnih projekata, kvaliteti predloženih ljudi, sposobnosti da objasne arhitekturu i plan za Vaše poslovanje te prema njihovim SAP oznakama. Za imena grupirana po razinama pogledajte moj vodič o partnerima za SAP implementaciju u SAD-u po razinama.

Treba li ugovor o SAP implementaciji biti na fiksnu cijenu ili po modelu vremena i materijala?

Preporučujem model vremena i materijala s kvantificiranim naporom: procijenjeni napor po fazi i ulozi upisan u ugovor kako biste ga mogli pratiti. Fiksna cijena vrijedi samo dok vrijedi svaka pretpostavka, a partner taj rizik ugradi u cijenu.

Što pitati reference SAP partnera?

Pitajte o partnerovu iskustvu na projektima sličnima Vašem: ista vrsta opsega, razmjera i industrije. Pitajte jesu li ljudi iz ponude obavili posao, kako se upravljalo rastom opsega u fazi Explore i bi li ponovno angažirali partnera.