Como escolher um parceiro de implementação SAP

Para escolher um parceiro de implementação SAP, selecione pelo menos três finalistas no SAP Partner Finder, conduza uma RFP (solicitação de proposta) e faça apresentações orais com as pessoas que de fato vão compor a equipe do seu programa. Reserve cerca de 12 semanas e decida com base nas referências de clientes e na qualidade das pessoas, não na marca.

Resposta curta: o selo coloca um parceiro na sua lista. As referências, as pessoas e o plano lhe dão o contrato.

Este guia cobre o processo completo para qualquer implementação SAP, não apenas migrações. Se você está saindo do ECC, o meu guia sobre como escolher um parceiro de migração S/4HANA acrescenta os testes específicos de migração.

A seleção de um parceiro leva cerca de 12 semanas quando é bem feita. Se você comprimir esse prazo, alguma etapa fica de fora, normalmente as ligações para referências ou a declaração de trabalho.

Nos 21 programas SAP que liderei ou resgatei, o maior erro que vejo é não planejar direito no início. A seleção do parceiro é o momento em que esse planejamento acontece ou deixa de acontecer.

É assim que as 12 semanas se dividem. Use as semanas como referência e ajuste-as ao seu próprio calendário de aprovações.

Semanas	Etapa	O que você faz	O que você tem no final
1 a 2	Preparação	Escreva o escopo, os requisitos e os critérios de avaliação; nomeie a equipe de seleção	Um documento de escopo e um modelo de pontuação, acordados antes que qualquer parceiro os veja
3	Lista longa	Pesquise no SAP Partner Finder por competência, produto e setor; envie uma breve solicitação de informações	Uma lista final de pelo menos três parceiros
4 a 6	RFP	Emita a solicitação de proposta, responda às perguntas de esclarecimento, receba as respostas	Propostas escritas que respondem ao seu escopo, não ao deles
7 a 8	Avaliação e apresentações orais	Pontue as respostas escritas; faça apresentações orais em que a equipe proposta explica a arquitetura e o plano	Uma lista final classificada e anotações sobre cada pessoa nomeada
9	Referências	Ligue para referências de projetos semelhantes; confira os currículos e as certificações da equipe nomeada	Evidências do histórico de cada parceiro
10 a 11	Condições comerciais e SOW	Acorde tempo e materiais com esforço por fase e por função; escreva premissas e exclusões em detalhe	Uma declaração de trabalho que você consegue acompanhar e fazer cumprir
12	Adjudicação	Aprovação final, assinatura do contrato, plano de mobilização	Um contrato assinado e uma data de início

As duas primeiras semanas são as que mais importam. Se você for ao mercado sem o seu próprio escopo, cada parceiro preenche a lacuna com as próprias premissas, e você não consegue comparar as respostas.

Comece pelo diretório da própria SAP. O SAP Partner Finder lista os parceiros SAP registrados, e a SAP o criou para que os clientes possam pesquisar as competências dos parceiros e compará-las aos seus objetivos.

Essas competências vêm do SAP PartnerEdge, o programa de parceiros da SAP. Cada competência tem três níveis, essential, advanced e expert, com especializações por produto ou por processo abaixo deles. Explico o que cada designação prova e o que não prova no guia de parceiro de migração, então não vou repetir aqui.

Use as designações como filtro, não como decisão. Um selo descreve a empresa. Ele não diz nada sobre as pessoas que a empresa vai colocar no seu programa.

Reduza a lista longa a uma lista final de pelo menos três parceiros. Três dão a você uma comparação real de abordagem e preço, e mantêm todos os concorrentes honestos sobre o esforço.

E as melhores consultorias SAP?

As pessoas pesquisam as melhores consultorias SAP como se um único ranking valesse para todo comprador. Não vale. A empresa certa para um rollout financeiro em um único país pode ser a errada para um programa global com várias entidades.

Avalie as empresas pelo que prevê a entrega:

1. Referências de projetos semelhantes. O mesmo tipo de escopo, porte e setor que o seu.
2. A qualidade das pessoas propostas. Pessoas nomeadas, com currículo, disponíveis nas suas datas.
3. A arquitetura e o plano. Explicados para o seu negócio, com as palavras deles, em uma sala com você.
4. Designações SAP relevantes. Como filtro de entrada, não como critério de desempate.

Para nomes agrupados por nível, veja o meu guia sobre parceiros de implementação SAP nos EUA por nível. Neste guia eu não classifico nem recomendo empresas. O processo abaixo funciona para quem estiver na sua lista final.

A RFP define os termos da comparação. Envie a todos os parceiros o mesmo escopo, as mesmas perguntas e o mesmo formato de resposta, e diga como você vai pontuá-los. O meu guia sobre a RFP de implementação SAP mostra o que pedir e como ponderar a pontuação.

As respostas escritas mostram quem sabe escrever uma proposta. As apresentações orais mostram quem sabe entregar.

Apresentações orais com as pessoas que vão compor a equipe do seu programa

Peça a cada parceiro da lista final que se apresente com as pessoas que ele realmente vai alocar. Isso significa o arquiteto de soluções, o gerente do programa e os líderes funcionais nomeados na proposta, não uma equipe de vendas.

Dê a eles duas tarefas na sala. Explicar a arquitetura que propõem para o seu negócio e percorrer o plano fase por fase, com o esforço por trás dele.

Duas coisas me fazem descartar uma proposta. A primeira é a baixa qualidade dos recursos propostos. A segunda é um parceiro que não consegue explicar a arquitetura e o plano.

Respostas genéricas são o mesmo alerta com outra cara. Se uma resposta continuar fazendo sentido com o nome de um concorrente nela, ela não foi escrita para você.

Confira também as credenciais das pessoas nomeadas. A SAP emite os seus selos de certificação pela Credly, então peça o selo a cada consultor nomeado em vez de confiar em uma linha do currículo. A certificação prova conhecimento de prova, não capacidade de entrega, então dê a ela menos peso do que às referências.

Ligações para referências sobre projetos semelhantes

Quando escolho um parceiro para um cliente, o que mais pesa são as referências de clientes. As ligações para referências importam e merecem tempo de verdade no plano.

O que pergunto às referências é a experiência do parceiro em projetos semelhantes. Esse parceiro entregou um programa como o seu, no seu porte, no seu setor?

Depois, entre nos pontos que antecipam a sua própria experiência:

1. As pessoas da proposta foram as que fizeram o trabalho? Peça à referência que cite os líderes e compare com a sua proposta.
2. Como o parceiro lidou com o crescimento do escopo na fase Explore? É ali que os orçamentos estouram, conforme a lista WRICEF (workflows, relatórios, interfaces, conversões, ampliações e formulários) cresce.
3. Eles contratariam o parceiro de novo para a próxima fase? Pergunte por quê e pergunte o que mudariam no contrato.

Fale diretamente com o cliente, não por meio do gerente de contas do parceiro. Peça pelo menos uma referência em que o programa tenha passado por problemas, porque a forma como um parceiro se recupera diz mais do que um go-live sem sobressaltos.

O modelo comercial que recomendo é tempo e materiais com o esforço quantificado. O esforço estimado por fase e por função entra no contrato, para que você possa acompanhar todo mês o esforço real em relação a ele.

Tempo e materiais é honesto sobre o fato de que o escopo SAP muda. O SAP Activate coloca os workshops de fit-to-standard e a confirmação do desenho na fase Explore, e é ali que as lacunas aparecem. O esforço quantificado impede que tempo e materiais vire um cheque em branco, porque você percebe cedo quando uma fase está consumindo mais rápido do que o estimado.

Preço fixo parece mais seguro no papel. Na prática, ele só se sustenta enquanto todas as premissas se sustentam, e o parceiro embute esse risco no valor.

Compare as diárias com a estimativa de esforço, nunca isoladamente. Para diárias de referência por função e região, veja o meu guia sobre planejamento de alocação de recursos em projetos SAP.

A declaração de trabalho

A parte da declaração de trabalho (SOW, statement of work) que os clientes mais deixam de fora são as premissas e exclusões detalhadas. Sem elas, o escopo é o que o parceiro disser que é quando chegar a primeira solicitação de mudança.

Escreva-as por categoria, para que nada escape:

1. Premissas de escopo. As entidades, países, processos e o número de objetos WRICEF que o esforço cobre.
2. Responsabilidades do cliente. Saneamento de dados, decisões de negócio, recursos de teste e o prazo de retorno para aprovações.
3. Premissas técnicas. Ambientes, integrações e quem fornece cada sistema conectado.
4. Exclusões. O que não está no esforço, nomeado de forma explícita, como o arquivamento de dados legados ou software de terceiros.

Depois, acrescente os recursos nomeados, os entregáveis com critérios de aceite e um processo de controle de mudanças. O meu guia sobre a declaração de trabalho SAP trata de cada cláusula, e as minhas notas sobre negociação de contratos de ERP mostram as armadilhas a remover antes da assinatura.

O parceiro entrega. Algumas decisões são mais bem verificadas por alguém que não está vendendo a entrega.

Recomendo trazer um consultor independente em três momentos:

1. Na contratação. Para testar a estimativa de esforço, as premissas e exclusões e as condições comerciais antes de você assinar.
2. No desenho. Para revisar a arquitetura e as decisões de desenho, que definem o seu custo por anos.
3. Nos documentos do parceiro. Para avaliar os entregáveis, como documentos de desenho e planos de teste, antes que você os aceite e pague por eles.

Isso funciona ao lado do parceiro, não no lugar dele. O meu guia sobre parceiro SAP ou consultor independente explica o que cada um faz e quando você precisa dos dois.

Uma boa seleção reduz o risco. Ela não o elimina.

Já troquei de parceiro no meio de um programa, e o gatilho foram os recursos: o parceiro não conseguia fornecer pessoas de qualidade. Se você já está nessa situação, o meu guia sobre como trocar o seu parceiro de implementação SAP no meio do projeto mostra o que garantir antes de comunicar a decisão.

Antes de contatar um único parceiro, escreva o seu escopo e os seus critérios de avaliação. São as semanas um e dois do cronograma, e é a etapa que a maioria dos compradores pula.

Se você quiser uma visão independente sobre uma lista final, uma proposta ou uma declaração de trabalho, eu ajudo organizações com isso. Você pode falar comigo aqui.

Como escolher um parceiro de implementação SAP?

Monte uma lista longa no SAP Partner Finder usando as competências SAP e depois reduza-a a uma lista final de pelo menos três. Conduza uma RFP, faça apresentações orais com as pessoas que o parceiro realmente vai alocar e ligue para referências de projetos semelhantes. Contrate por tempo e materiais com o esforço quantificado por fase e por função, e escreva premissas e exclusões detalhadas na declaração de trabalho.

Quanto tempo leva para selecionar um parceiro de implementação SAP?

Cerca de 12 semanas. Isso inclui duas semanas de preparação, uma lista longa, uma janela de RFP de três semanas, avaliação e apresentações orais, e ligações para referências. As últimas semanas vão para as condições comerciais e a declaração de trabalho antes da adjudicação.

Quantos parceiros SAP devem estar na lista final?

Pelo menos três. Três dão a você uma comparação real de abordagem, pessoas e esforço, e mantêm a pressão competitiva sobre as condições comerciais.

Quais são as melhores consultorias SAP?

Não existe um ranking que valha para todo comprador. Avalie as empresas pelas referências de projetos semelhantes, pela qualidade das pessoas propostas, pela capacidade de explicar a arquitetura e o plano para o seu negócio e pelas designações SAP. Para nomes agrupados por nível, veja o meu guia sobre parceiros de implementação SAP nos EUA por nível.

Um contrato de implementação SAP deve ser de preço fixo ou de tempo e materiais?

Recomendo tempo e materiais com o esforço quantificado: o esforço estimado por fase e por função escrito no contrato, para que você possa acompanhá-lo. O preço fixo só se sustenta enquanto todas as premissas se sustentam, e o parceiro embute esse risco no valor.

O que perguntar às referências de um parceiro SAP?

Pergunte sobre a experiência do parceiro em projetos semelhantes ao seu: o mesmo tipo de escopo, porte e setor. Pergunte se as pessoas da proposta fizeram o trabalho, como foi tratado o crescimento do escopo na fase Explore e se eles contratariam o parceiro de novo.