SAP 導入 RFP：該問什麼、如何評分

SAP 導入 RFP 應該向合作夥伴要求證據，而不是承諾：類似專案的參考案例、他們會派駐人員的履歷，以及針對您範圍的架構與計畫。依投標送達前就定好的權重為投標評分，再用簡報答詢確認交付團隊能說明計畫。

簡短的答案：RFP 考驗的是人員與計畫，不是方法論簡報。

本文只討論決策中的建議書徵求文件（RFP）階段。從長名單到合約的完整遴選流程，請見我的指南：如何選擇 SAP 導入合作夥伴。

在我主導或救回的 21 個 SAP 計畫中，我看到最大的錯誤是一開始沒有好好規劃。在您還不清楚自己的範圍之前就發出 SAP RFP，等於邀請每家合作夥伴用自己的假設填補空白。這樣您就無法比較投標，因為每一份報價的都是不同的計畫。

所以順序很重要。先定義您的範圍：納入與排除的流程、實體與國家、整合與資料，再圍繞它撰寫 RFP。

範圍也會在之後保護預算。預算是在 SAP Activate 的 Explore 階段被打破的，SAP 的方法論在這個階段舉行 Fit-to-Standard 工作坊，並把缺口記入待辦清單。

WRICEF 清單（工作流程、報表、介面、轉換、增強功能與表單）就是在這裡增長，而每一個新物件都是成本。以您的範圍為基礎的 RFP，給了您衡量這種增長的基準線。

把 RFP 發給至少三家合作夥伴組成的短名單。

從 SAP Partner Finder 建立長名單，SAP 在那裡列出合作夥伴在 SAP PartnerEdge 下取得的能力認證，每項分為三個等級：essential、advanced 與 expert。徽章讓合作夥伴進入名單，但贏不到合約。

整個遴選從頭到尾大約需要 12 週。

SAP RFP 階段如何進行

1. 01

   範圍

   在任何合作夥伴看到之前，自己寫好範圍、流程、實體、整合與資料。

2. 02

   RFP

   把同一份資料包發給至少三家合作夥伴組成的短名單，評分權重事先定好。

3. 03

   書面投標

   依權重為每份投標評分，並標記任何籠統的回答。

4. 04

   簡報答詢

   請提案的交付團隊當面說明架構與計畫。

5. 05

   參考案例

   致電與您專案類似的參考客戶，詢問合作夥伴在那些專案上的表現。

6. 06

   合約

   把得標投標中的工作量、具名人員與假設帶進工作說明書。

SAP RFP 分成兩半：您提供給合作夥伴的內容，以及您要求他們回覆的內容。

您提供給合作夥伴的內容

在同一時間給每家合作夥伴同一份資料包。資料包越完整，回答就越具體：

1. 背景與目標：您為什麼導入 SAP、導入後業務必須能做到什麼，以及關鍵日期。
2. 範圍：納入與排除的流程、實體、國家、各群組的使用者，以及您預計使用的 SAP 產品。
3. 整合與資料：SAP 必須連接的系統、要移轉的資料物件，以及您對其品質的了解。
4. 您自己的團隊：您能投入計畫的人員、他們投入的時間比例，以及您預期由合作夥伴擔任的角色。
5. 回應格式：固定的結構與頁數上限，讓您能在同一基準上比較。
6. 評估準則與權重：告訴合作夥伴會如何評分。這會讓他們回答真正重要的問題。
7. 時程表：提問截止日、投標截止日、簡報答詢日期與決策日期。

您要求合作夥伴提出的內容

大多數 SAP RFP 要求合作夥伴介紹自己，而合作夥伴非常擅長這件事。請改為要求您能查核的東西：

1. 類似專案的參考案例：相同的 SAP 產品、相近的規模、相近的產業，並附上您能致電的聯絡人。
2. 具名的交付團隊：履歷、每個人擔任的角色、投入您計畫的時間比例，以及在您的期間是否有空。
3. 可查核的認證：SAP 以可即時驗證的數位徽章發放認證。請索取具名人員的徽章連結，而不是公司的認證總數。
4. 架構與計畫：針對您範圍的高階設計，以及依 SAP Activate 階段排定的計畫，含里程碑與相依關係。
5. 依階段與角色列出的工作量：每個角色在每個階段的估計人天，而不只是一個總價。
6. 詳細的假設與排除項目：價格所依賴的一切，以及價格不涵蓋的一切。
7. 商務模式與費率表：依角色與交付地點的費率、差旅與相關費用，以及變更如何計價。
8. 他們如何在 Explore 階段控制範圍增長：處理新增 WRICEF 物件的方法，以及由誰核准。

在商務模式上，我建議按工時計價（T&M）並量化工作量。依階段與角色估算的工作量寫進合約，讓您每個月都能拿實際工作量來比對。在 RFP 中就要求這一點，之後才做得到。

在費率上，不要先給合作夥伴一個數字當錨點。請他們提供費率表，再和我的 SAP 專案資源配置規劃指南中的區間比較。

假設與排除項目，是客戶最常在工作說明書中遺漏的部分。如果 RFP 要求他們詳細列出，您在談判之前就已經掌握。我的 SAP 工作說明書指南說明它們如何帶進合約。

在投標送達前定好權重，讀過回應之後也不要更改。事後更改權重，就是先選好心儀對象、再事後合理化的做法。

我協助客戶選擇合作夥伴時，客戶參考案例的權重最高。有兩件事不論總分多少都會讓我放棄一份投標：提案人員素質不佳，以及合作夥伴無法說明架構與計畫。評分應該反映這兩點。

下表是依這些優先順序建立的權重範例。請依您的計畫調整百分比，但要讓參考案例排第一，並保留這兩項放棄條件。

準則	權重範例	高分的樣子	放棄的訊號
參考案例	30%	類似的專案、聯絡得到的聯絡人、能證實合作夥伴角色的參考客戶	沒有可比較專案的參考案例，或合作夥伴不讓您致電參考客戶
人員素質	25%	具名人員、相關的履歷、可查核的認證與確認的可投入時間	未具名的角色、單薄的履歷，或關鍵人員「視人力狀況而定」
架構與計畫	25%	針對您範圍的設計，以及含里程碑、相依關係與風險的階段計畫	籠統的計畫，或在簡報答詢中說明不了的設計
商務條件	10%	依階段與角色列出的工作量、清楚的費率、詳細的假設與排除項目	只有一個總價，背後沒有工作量
做法	10%	範圍控制、測試、資料與知識移轉都有清楚的方法	方法論簡報，卻沒有任何針對您的內容

每項準則用簡單的量表評分，例如 1 至 5 分，並寫下理由。每位評審先各自評分，再由小組比較。

把這兩項放棄訊號當作門檻，而不是分數。商務條件再好的投標，也買不回一支弱的團隊。商務條件的權重刻意設得低：和工作量與重工相比，人天費率只是很小的變數。

書面投標呈現的是投標團隊會寫什麼。簡報答詢呈現的是實際做事的人是否理解它。

指名要求實際投入您計畫的人員出席。解決方案架構師、計畫經理，以及您最大幾個工作流的負責人都應該在場。如果合作夥伴帶來的是另一支團隊，請在評分中記下。

接著請他們說明針對您範圍的架構與計畫，可以的話不要用簡報。好用的問題如下：

1. 請帶我們走一遍我們最複雜的兩個流程的設計。 仔細聽是否出現您的流程名稱、您的實體與您的系統。
2. 如果 Explore 階段的 WRICEF 清單增加三分之一，會怎樣？ 仔細聽是否有方法、決策會議與成本討論。
3. 您投標中的哪些假設風險最高？ 了解自己計畫的合作夥伴能立刻說出來。
4. 這個團隊中誰做過這件事，在哪裡做的？ 然後在參考客戶訪談中查證答案。
5. 您需要我們團隊提供什麼，什麼時候需要？ 真正的計畫會列出附日期的客戶相依事項。

在會議室裡說不清楚自己架構與計畫的合作夥伴，到了現場也交付不出來。這是我放棄一份投標的第二個理由。

我曾經在計畫進行中更換合作夥伴，因為它提供不了優質的資源。好人才是否真的有空，是簽約前最該嚴格檢驗的事。

參考客戶訪談

參考客戶訪談很重要，卻常被當成形式。請好好執行。我向參考客戶詢問的，是他們與這家合作夥伴在與您類似的專案上的經驗。

訪談之前，先把參考案例對照您自己的計畫：相同的產品、相近的規模、相近的產業。如果對應程度不高，請合作夥伴另外提供一個。

訪談時，問合作夥伴是誰主導這項工作、做得好的地方，以及吃力的地方。然後問這些人是否在您收到的投標中。

如何識破籠統的回答

籠統的回答是任何 SAP RFP 中的警訊。一份可以寄給任何公司的回應，就是為任何公司寫的。

最快的檢驗方式，是把回答中您公司的名字換成競爭對手的名字。如果這個回答依然說得通，它就不是為您寫的。我的S/4HANA 移轉合作夥伴選擇指南針對移轉更詳細地說明了這項檢驗。

在 RFP 回應中，籠統的回答通常出現在這些地方：

1. 範圍章節把您的 RFP 原封不動複述一遍：對您的計畫難在哪裡，沒有提出任何看法。
2. 計畫中每個階段都用整數的期間：沒有任何內容取決於您的實體、資料或整合。
3. 問您的流程，卻回答加速工具：工具有名字，但怎麼用在您身上卻沒說。
4. 風險都是整個產業共通的：出現「資料品質」與「變革阻力」，卻沒有任何針對您系統的內容。
5. 團隊章節列的是角色，不是人：這通常和人員素質不佳是同一個問題，只是換了說法。

即使籠統的回答寫得很好，也要給低分。

評估合作夥伴的文件，也是獨立意見能派上用場的地方。不參與投標的顧問可以檢驗設計與工作量估算，之後再檢驗交付項目。其中的取捨，請見我對 SAP 合作夥伴與獨立顧問的比較。

先把範圍寫下來，其他事都放在後面。每個流程領域一頁，列出納入什麼、排除什麼，以及涉及的實體與系統。少了它，投標中的每一個數字都建立在合作夥伴的假設上。

如果想看依層級分組的合作夥伴名單，請參考我的美國 SAP 導入合作夥伴分級指南。

如果您想對 RFP、評分方式或已收到的投標取得獨立的意見，我協助組織處理這類事情。您可以在這裡與我聯絡。

SAP 導入 RFP 應該包含什麼？

提供合作夥伴您的背景與目標、範圍、整合與資料、您能提供的團隊、固定的回應格式、評估準則與時程表。要求他們提出類似專案的參考案例，以及附履歷的具名交付團隊。要求依 SAP Activate 階段排定的架構與計畫、依階段與角色列出的工作量，以及詳細的假設與排除項目。

如何為 SAP 導入合作夥伴的投標評分？

在投標送達前定好加權準則：參考案例、人員素質、架構與計畫、商務條件與做法。每位評審先用簡單的量表各自評分並寫下理由，再由小組比較。人員素質不佳，以及合作夥伴說明不了的計畫，不論總分多少，都是否決投標的理由。

SAP RFP 應該發給幾家合作夥伴？

至少三家。從 SAP Partner Finder 與 SAP 的能力認證等級建立長名單，再選出有相關參考案例的合作夥伴進入短名單。

SAP 合作夥伴遴選需要多久？

從長名單到合約，前後大約 12 週。RFP 本身只是其中一部分。簡報答詢、參考客戶訪談，以及把得標投標轉成工作說明書，占掉了大部分時間。

SAP RFP 應該要求固定總價還是按工時計價？

我建議按工時計價並量化工作量。請每家合作夥伴提出依階段與角色估算的工作量，並寫進合約，讓您能拿實際工作量來追蹤。只有一個總價、背後沒有工作量的報價，既無法比較，也無法追蹤。

SAP 合作夥伴提案中有哪些警訊？

適用於任何公司的籠統回答、團隊章節只有角色沒有具名人員、計畫中的期間和您在別處看到的一模一樣，以及合作夥伴在簡報答詢中說明不了的架構。合作夥伴不讓您致電參考客戶，是另一個警訊。