Ausschreibung (RFP) für eine SAP-Einführung: was Sie fragen und wie Sie bewerten

Eine Ausschreibung für eine SAP-Einführung sollte von Partnern Belege verlangen, keine Versprechen: Referenzen aus vergleichbaren Projekten, Lebensläufe der Personen, die sie einsetzen werden, sowie eine Architektur und einen Plan für Ihren Umfang. Bewerten Sie die Angebote nach Gewichtungen, die Sie vor ihrem Eingang festlegen, und prüfen Sie dann in Präsentationen, ob das Lieferteam den Plan erklären kann.

Kurz gesagt: Die Ausschreibung ist ein Test der Personen und des Plans, nicht der Methodik-Folien.

Dieser Artikel behandelt nur die Phase der Ausschreibung (Request for Proposal, RFP). Den vollständigen Auswahlprozess, von der Longlist bis zum Vertrag, finden Sie in meinem Leitfaden zur Auswahl eines SAP-Implementierungspartners.

In den 21 SAP-Programmen, die ich geleitet oder gerettet habe, ist der größte Fehler, den ich sehe, eine unzureichende Planung zu Beginn. Eine SAP-Ausschreibung, die verschickt wird, bevor Sie Ihren eigenen Umfang kennen, lädt jeden Partner ein, die Lücken mit seinen eigenen Annahmen zu füllen. Dann können Sie die Angebote nicht vergleichen, weil jedes ein anderes Programm kalkuliert.

Die Reihenfolge zählt also. Definieren Sie Ihren Umfang, die Prozesse innerhalb und außerhalb, Ihre Gesellschaften und Länder, Ihre Integrationen und Ihre Daten, und schreiben Sie dann die Ausschreibung darum herum.

Der Umfang schützt später auch das Budget. Budgets werden in der Explore-Phase von SAP Activate getroffen, in der die Methode von SAP Fit-to-Standard-Workshops durchführt und Lücken im Backlog erfasst.

Dort wächst die WRICEF-Liste (Workflows, Berichte, Schnittstellen, Konvertierungen, Erweiterungen und Formulare), und jedes neue Objekt kostet. Eine Ausschreibung auf Basis Ihres Umfangs gibt Ihnen eine Grundlinie, an der Sie dieses Wachstum messen.

Schicken Sie die Ausschreibung an eine Shortlist von mindestens drei Partnern.

Erstellen Sie die Longlist im SAP Partner Finder, wo SAP die Kompetenzen zeigt, die Partner unter SAP PartnerEdge halten, jeweils in drei Stufen: Essential, Advanced und Expert. Ein Badge verdient einen Platz auf der Liste. Den Vertrag verdient es nicht.

Die gesamte Auswahl dauert von Anfang bis Ende etwa 12 Wochen.

So läuft die Ausschreibungsphase für SAP ab

1. 01

   Umfang

   Schreiben Sie Umfang, Prozesse, Gesellschaften, Integrationen und Daten selbst, bevor ein Partner sie sieht.

2. 02

   Ausschreibung

   Schicken Sie ein Paket an eine Shortlist von mindestens drei Partnern, mit bereits festgelegten Bewertungsgewichten.

3. 03

   Schriftliche Angebote

   Bewerten Sie jedes Angebot nach den Gewichten und markieren Sie jede allgemeine Antwort.

4. 04

   Präsentationen

   Lassen Sie das vorgeschlagene Lieferteam Architektur und Plan persönlich erklären.

5. 05

   Referenzen

   Rufen Sie Referenzen zu Projekten wie Ihrem an und fragen Sie nach der Erfahrung des Partners dort.

6. 06

   Vertrag

   Übernehmen Sie Aufwand, benannte Personen und Annahmen aus dem Gewinnerangebot in die Leistungsbeschreibung.

Eine SAP-Ausschreibung hat zwei Hälften: was Sie den Partnern geben und was Sie von ihnen zurückverlangen.

Was Sie den Partnern geben

Geben Sie jedem Partner dasselbe Paket zur selben Zeit. Je besser das Paket, desto konkreter die Antworten:

1. Hintergrund und Ziele. Warum Sie SAP einführen, was das Unternehmen danach können muss und welche Termine zählen.
2. Umfang. Prozesse innerhalb und außerhalb, Gesellschaften, Länder, Benutzer nach Gruppe und die SAP-Produkte, die Sie einsetzen wollen.
3. Integrationen und Daten. Die Systeme, an die SAP angebunden werden muss, die zu migrierenden Datenobjekte und was Sie über ihre Qualität wissen.
4. Ihr eigenes Team. Wen Sie ins Programm geben können, mit welchem Anteil ihrer Zeit, und welche Rollen der Partner besetzen soll.
5. Das Antwortformat. Eine feste Struktur und eine Seitenbegrenzung, damit Sie Gleiches mit Gleichem vergleichen können.
6. Die Bewertungskriterien und Gewichte. Sagen Sie den Partnern, wie sie bewertet werden. Das bringt sie dazu, die Fragen zu beantworten, die zählen.
7. Der Zeitplan. Frist für Rückfragen, Frist für Angebote, die Termine der Präsentationen und das Entscheidungsdatum.

Was Sie von den Partnern anfordern

Die meisten SAP-Ausschreibungen bitten Partner, sich selbst zu beschreiben, und darin sind Partner sehr gut. Fordern Sie stattdessen Dinge an, die Sie prüfen können:

1. Referenzen aus vergleichbaren Projekten. Dieselben SAP-Produkte, ähnliche Größe, ähnliche Branche, mit einem Ansprechpartner, den Sie anrufen können.
2. Das benannte Lieferteam. Lebensläufe, die Rolle jeder Person, ihr Zeitanteil in Ihrem Programm und ihre Verfügbarkeit zu Ihren Terminen.
3. Zertifizierungen, die Sie prüfen können. SAP vergibt Zertifizierungen als digitale Badges, die eine Prüfung in Echtzeit erlauben. Fordern Sie die Badge-Links der benannten Personen an, nicht die Zahl der Zertifikate der Firma.
4. Die Architektur und der Plan. Ein Grobdesign für Ihren Umfang und ein Plan nach SAP-Activate-Phasen mit Meilensteinen und Abhängigkeiten.
5. Aufwand nach Phase und Rolle. Geschätzte Tage für jede Rolle in jeder Phase, nicht nur ein Gesamtpreis.
6. Annahmen und Ausschlüsse im Detail. Alles, wovon der Preis abhängt, und alles, was er nicht abdeckt.
7. Das kommerzielle Modell und die Preisliste. Sätze nach Rolle und Lieferstandort, Reisekosten und Spesen und wie Änderungen bepreist werden.
8. Wie sie das Wachstum des Umfangs in Explore steuern. Ihre Methode für den Umgang mit neuen WRICEF-Objekten und wer sie genehmigt.

Beim kommerziellen Modell empfehle ich eine Abrechnung nach Aufwand (Time and Materials) mit beziffertem Aufwand. Der geschätzte Aufwand je Phase und Rolle kommt in den Vertrag, damit Sie den tatsächlichen Aufwand jeden Monat dagegen verfolgen können. Dass Sie ihn schon in der Ausschreibung anfordern, macht das später möglich.

Bei den Sätzen sollten Sie den Partnern keine Zahl als Anker vorgeben. Fordern Sie ihre Preisliste an und vergleichen Sie sie mit den Spannen in meinem Leitfaden zur Ressourcenplanung für SAP-Projekte.

Annahmen und Ausschlüsse sind das, was Kunden am häufigsten in einer Leistungsbeschreibung weglassen. Wenn die Ausschreibung sie im Detail anfordert, haben Sie sie, bevor Sie verhandeln. Mein Leitfaden zur SAP-Leistungsbeschreibung zeigt, wie sie in den Vertrag übergehen.

Legen Sie die Gewichte fest, bevor die Angebote eingehen, und ändern Sie sie nicht, nachdem Sie die Antworten gelesen haben. Wer die Gewichte später ändert, wählt einen Favoriten und begründet ihn hinterher.

Wenn ich einem Kunden bei der Partnerauswahl helfe, haben Kundenreferenzen das größte Gewicht. Zwei Dinge bringen mich dazu, ein Angebot unabhängig von seiner Gesamtpunktzahl abzulehnen: eine schwache Qualität der vorgeschlagenen Ressourcen und ein Partner, der die Architektur und den Plan nicht erklären kann. Die Bewertung sollte beides abbilden.

Die folgende Tabelle ist eine Beispielgewichtung auf Basis dieser Prioritäten. Passen Sie die Prozentsätze an Ihr Programm an, aber lassen Sie die Referenzen an erster Stelle und behalten Sie die beiden Ausschlusstests bei.

Kriterium	Beispielgewicht	Wie eine hohe Bewertung aussieht	Signal für eine Absage
Referenzen	30 %	Vergleichbare Projekte, erreichbare Ansprechpartner, Referenzen, die die Rolle des Partners bestätigen	Keine Referenz zu einem vergleichbaren Projekt oder Referenzen, die Sie nicht anrufen dürfen
Qualität der Ressourcen	25 %	Benannte Personen mit passenden Lebensläufen, prüfbaren Zertifizierungen und bestätigter Verfügbarkeit	Unbenannte Rollen, dünne Lebensläufe oder Schlüsselpersonen „vorbehaltlich der Verfügbarkeit"
Architektur und Plan	25 %	Ein Design für Ihren Umfang und ein Phasenplan mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Risiken	Ein allgemeiner Plan oder ein Design, das sie in den Präsentationen nicht erklären können
Kommerzielles	10 %	Aufwand nach Phase und Rolle, klare Sätze, detaillierte Annahmen und Ausschlüsse	Ein Gesamtpreis ohne Aufwand dahinter
Vorgehen	10 %	Eine klare Methode für Umfangssteuerung, Tests, Daten und Wissenstransfer	Methodik-Folien ohne etwas Spezifisches für Sie

Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer einfachen Skala, etwa 1 bis 5, mit einer schriftlichen Begründung. Jeder Bewerter bewertet zuerst allein, dann vergleicht das Gremium.

Behandeln Sie die beiden Absagesignale als Schranken, nicht als Punkte. Ein Angebot mit starken kommerziellen Bedingungen kann ein schwaches Team nicht aufwiegen. Das Kommerzielle hat bewusst ein geringes Gewicht: Der Tagessatz ist eine kleine Variable neben Aufwand und Nacharbeit.

Das schriftliche Angebot zeigt, was das Angebotsteam schreiben kann. Die Präsentationen zeigen, ob die Personen, die die Arbeit machen werden, sie verstehen.

Fordern Sie die Personen, die Ihr Programm tatsächlich besetzen werden, namentlich an. Der Lösungsarchitekt, der Programmmanager und die Leads Ihrer größten Arbeitspakete sollten im Raum sein. Bringt der Partner ein anderes Team mit, halten Sie das in der Bewertung fest.

Bitten Sie sie dann, die Architektur und den Plan für Ihren Umfang zu erklären, wenn möglich ohne Folien. Gute Fragen dafür:

1. Führen Sie uns durch das Design für unsere zwei komplexesten Prozesse. Achten Sie auf Ihre Prozessnamen, Ihre Gesellschaften und Ihre Systeme.
2. Was passiert in Explore, wenn die WRICEF-Liste um ein Drittel wächst? Achten Sie auf eine Methode, ein Entscheidungsgremium und ein Gespräch über Kosten.
3. Welche Annahmen in Ihrem Angebot tragen das größte Risiko? Ein Partner, der seinen Plan kennt, kann sie sofort nennen.
4. Wer in diesem Team hat das schon einmal gemacht, und wo? Prüfen Sie die Antwort dann in den Referenzgesprächen.
5. Was brauchen Sie von unserem Team, und wann? Ein echter Plan hat Abhängigkeiten vom Kunden mit Terminen.

Ein Partner, der seine Architektur und seinen Plan im Raum nicht erklären kann, wird sie vor Ort nicht liefern. Das ist der zweite Grund, aus dem ich ein Angebot ablehne.

Ich habe während eines Programms einen Partner gewechselt, weil er keine qualifizierten Ressourcen stellen konnte. Die Verfügbarkeit guter Leute ist das, was Sie vor der Unterschrift am härtesten prüfen sollten.

Referenzgespräche

Referenzgespräche sind wichtig, und oft werden sie als Formalität geführt. Führen Sie sie ordentlich. Ich frage Referenzen nach ihrer Erfahrung mit dem Partner in Projekten, die Ihrem ähneln.

Gleichen Sie die Referenz vor dem Gespräch mit Ihrem eigenen Programm ab: dieselben Produkte, ähnliche Größe, ähnliche Branche. Passt sie schlecht, bitten Sie den Partner um eine andere.

Fragen Sie im Gespräch, wer vom Partner die Arbeit geleitet hat, was gut lief und wo es hakte. Fragen Sie dann, ob diese Personen in Ihrem Angebot stehen.

So erkennen Sie allgemeine Antworten

Allgemeine Antworten sind das Warnsignal in jeder SAP-Ausschreibung. Eine Antwort, die an jedes Unternehmen gehen könnte, wurde für jedes Unternehmen geschrieben.

Der schnellste Test: Ersetzen Sie in einer Antwort den Namen Ihres Unternehmens durch den eines Wettbewerbers. Stimmt die Antwort dann immer noch, wurde sie nicht für Sie geschrieben. Mein Leitfaden zur Auswahl eines Partners für die S/4HANA-Migration beschreibt diesen Test für Migrationen ausführlicher.

In einer Antwort auf eine Ausschreibung zeigen sich allgemeine Antworten meist an diesen Stellen:

1. Der Abschnitt zum Umfang wiederholt Ihre Ausschreibung. Er fügt keine Sicht darauf hinzu, was an Ihrem Programm schwierig ist.
2. Der Plan nutzt runde Laufzeiten für jede Phase. Nichts darin hängt von Ihren Gesellschaften, Daten oder Integrationen ab.
3. Fragen zu Ihren Prozessen bekommen Antworten über Beschleuniger. Das Werkzeug wird genannt, sein Einsatz für Sie nicht.
4. Die Risiken gelten für die ganze Branche. „Datenqualität" und „Widerstand gegen Veränderung" tauchen auf, nichts Spezifisches zu Ihren Systemen.
5. Der Abschnitt zum Team listet Rollen, keine Personen. Das ist meist dasselbe Problem wie schwache Ressourcen, nur in anderen Worten.

Bewerten Sie eine allgemeine Antwort niedrig, auch wenn sie gut geschrieben ist.

Bei der Bewertung der Dokumente des Partners hilft auch eine unabhängige Sicht. Ein Berater, der nicht mitbietet, kann das Design und die Aufwandsschätzungen prüfen und später die Liefergegenstände. Die Abwägungen beschreibe ich in meinem Vergleich SAP-Partner oder unabhängiger Berater.

Schreiben Sie vor allem anderen Ihren Umfang auf. Eine Seite je Prozessbereich, mit dem, was enthalten ist, was nicht, den Gesellschaften und den Systemen, die er berührt. Ohne das beruht jede Zahl in den Angeboten auf den Annahmen des Partners.

Partnernamen nach Kategorie finden Sie in meinem Leitfaden zu SAP-Implementierungspartnern in den USA nach Kategorie.

Wenn Sie eine unabhängige Sicht auf eine Ausschreibung, die Bewertung oder die erhaltenen Angebote möchten, unterstütze ich Organisationen dabei. Sie können mich hier kontaktieren.

Was sollte eine Ausschreibung für eine SAP-Einführung enthalten?

Geben Sie den Partnern Ihren Hintergrund und Ihre Ziele, Ihren Umfang, Ihre Integrationen und Daten, das Team, das Sie stellen können, ein festes Antwortformat, die Bewertungskriterien und den Zeitplan. Fordern Sie Referenzen aus vergleichbaren Projekten und das benannte Lieferteam mit Lebensläufen an. Fordern Sie eine Architektur und einen Plan nach SAP-Activate-Phasen, den Aufwand nach Phase und Rolle sowie detaillierte Annahmen und Ausschlüsse an.

Wie bewertet man Angebote von SAP-Implementierungspartnern?

Legen Sie gewichtete Kriterien fest, bevor die Angebote eingehen: Referenzen, Qualität der Ressourcen, Architektur und Plan, Kommerzielles und Vorgehen. Jeder Bewerter bewertet allein auf einer einfachen Skala mit schriftlicher Begründung, dann vergleicht das Gremium. Behandeln Sie schwache Ressourcen und einen Plan, den der Partner nicht erklären kann, als Gründe, ein Angebot abzulehnen, unabhängig von seiner Gesamtpunktzahl.

Wie viele Partner sollten eine SAP-Ausschreibung erhalten?

Mindestens drei. Erstellen Sie die Longlist im SAP Partner Finder anhand der Kompetenzstufen von SAP und nehmen Sie dann die Partner mit passenden Referenzen in die Shortlist.

Wie lange dauert die Auswahl eines SAP-Partners?

Etwa 12 Wochen von Anfang bis Ende, von der Longlist bis zum Vertrag. Die Ausschreibung selbst ist nur ein Teil davon. Präsentationen, Referenzgespräche und die Umwandlung des Gewinnerangebots in eine Leistungsbeschreibung nehmen die meiste Zeit in Anspruch.

Sollte eine SAP-Ausschreibung einen Festpreis oder eine Abrechnung nach Aufwand verlangen?

Ich empfehle eine Abrechnung nach Aufwand mit beziffertem Aufwand. Fordern Sie von jedem Partner den geschätzten Aufwand nach Phase und Rolle an und schreiben Sie ihn in den Vertrag, damit Sie den tatsächlichen Aufwand dagegen verfolgen können. Ein einzelner Gesamtpreis ohne Aufwand dahinter lässt sich weder vergleichen noch verfolgen.

Was sind die Warnsignale im Angebot eines SAP-Partners?

Allgemeine Antworten, die auf jedes Unternehmen passen könnten, ein Abschnitt zum Team mit Rollen, aber ohne benannte Personen, ein Plan mit denselben Laufzeiten, die Sie anderswo gesehen haben, und eine Architektur, die der Partner in den Präsentationen nicht erklären kann. Ein Partner, der Sie seine Referenzen nicht anrufen lässt, ist ein weiteres Warnzeichen.