ERP für die Rüstungsindustrie: was den Ausschlag gibt

Das beste ERP für die Rüstungsindustrie ist das, das je Vertrag kalkuliert, fakturiert und berichtet und die Arbeit als Projekte steuert. Werkstattfunktionen kommen an zweiter Stelle.

Ich habe ERP in der Rüstungsfertigung eingeführt, und die Bereiche, die am meisten zählten, waren Auftragskalkulation und Projektsysteme (SAP Project System, PS). Wenn Sie diese beiden richtig aufsetzen, hat der Rest des Designs etwas, an dem er sich festhalten kann. Wenn nicht, verbringt das Finanzwesen Jahre mit manuellen Abstimmungen.

Für den breiteren Anbietervergleich über alle Fertigungsarten beginnen Sie mit meinem Leitfaden zum besten ERP für die Fertigung. Dieser Beitrag zeigt, was anders ist, wenn Ihr Kunde ein Verteidigungsministerium oder ein Generalunternehmer ist.

Ein allgemeiner Hersteller verkauft Produkte ab Lager oder auf Auftrag. Ein Rüstungshersteller liefert meist gegen einen Vertrag: ein Arbeitsprogramm mit eigenem Budget, eigenen Meilensteinen, Zahlungsbedingungen und Berichtspflichten.

Das verändert, was das ERP leisten muss. Fünf Anforderungen kommen zu normaler Produktion, Beschaffung und Bestandsführung hinzu:

1. Auftragskalkulation. Jede Kostenposition muss auf dem richtigen Vertrag landen, und der Kunde prüft unter Umständen, wie sie dorthin kam.
2. Projektstruktur. Entwicklung, Produktion, Test und Auslieferung laufen als ein Projekt mit Phasen und Meilensteinen, nicht als unverbundene Aufträge.
3. Seriennummern- und Konfigurationsrückverfolgung. Sie müssen wissen, welche Komponenten in welchem Änderungsstand in welche ausgelieferte Einheit eingebaut wurden.
4. Exportkontrolle. Kontrollierte Güter und technische Daten brauchen Einstufung, Genehmigungen und Prüfung, bevor irgendetwas versandt wird.
5. Datensicherheit. Wer welchen Vertrag, welche Zeichnung oder welchen Kundendatensatz sehen darf, ist eine Designfrage, kein nachträglicher Gedanke.

Die meisten ERP-Systeme lassen sich so einrichten, dass sie alle fünf abdecken. Der Unterschied liegt darin, wie viel davon Standard ist und wie viel Sie selbst bauen.

In meiner Arbeit für die Rüstungsindustrie zählten Auftragskalkulation und Projektsysteme am meisten. Alles andere im Design hing davon ab, wie diese beiden aufgesetzt waren.

Der Grund ist einfach. Ein Rüstungsvertrag wird oft nach eigenen Regeln bepreist, fakturiert und geprüft, und das Finanzwesen berichtet dem Kunden darüber. Wenn das ERP Kosten, Erlöse und Marge je Vertrag nicht zeigen kann, bauen die Controller sie jeden Monat in Tabellen nach.

Wie SAP das abbildet

In SAP S/4HANA wird ein Vertrag meist als Projekt im SAP Project System abgebildet. Ein Projektstrukturplan (PSP) trägt das Budget und die Kostensammler. Die Kundenauftragspositionen des Vertrags werden PSP-Elementen zugeordnet, sodass Erlöse und Kosten an derselben Stelle zusammenkommen.

Die Fakturierung folgt der Vertragsart. Festpreisverträge werden meist nach Meilensteinen fakturiert.

Verträge, die nach angefallenen Kosten vergütet werden, können die aufwandsbezogene Fakturierung nutzen. SAPs Kurs zu Project Financials Control beschreibt sie als Fakturierung aus Istkosten über den Dynamic Item Processor, die sich mit einem Meilensteinfakturierungsplan kombinieren lässt.

Erlösrealisierung, Ware in Arbeit und Margenberichte laufen dann gegen den PSP. Dorthin fließt der größte Teil des Designaufwands, weil es Controlling (CO), Finanzwesen (FI), Vertrieb (SD) und Produktionsplanung (PP) gleichzeitig berührt.

Eine Prüfung vor dem Design: Einige ältere Funktionen des Project System liegen in S/4HANA im Kompatibilitätsumfang von SAP. SAP hat in den letzten Releases mehrere davon in den dauerhaften Umfang übernommen. Prüfen Sie den Status jeder Funktion, die Sie nutzen wollen, anhand des SAP-Hinweises 2269324.

Die Fragen, die Sie im Design beantworten müssen

Diese Entscheidungen prägen die Auftragskalkulation in jedem ERP, nicht nur in SAP:

1. Was ist ein Vertrag im System? Ein Projekt je Vertrag, je Los oder je Liefercharge.
2. Wohin werden die Produktionskosten abgerechnet? Fertigungsaufträge werden auf das PSP-Element abgerechnet, und die Abrechnungsvorschriften bestimmen, was der Vertragsbericht zeigt.
3. Wie werden Erlöse realisiert? Nach Meilenstein, nach angefallenen Kosten oder nach gelieferten Einheiten, und wie sich das auf Ihren Rechnungslegungsstandard abbildet.
4. Wie werden Gemeinkosten zugeschlagen? Der Kunde prüft unter Umständen die Sätze, also müssen sie im System nachvollziehbar sein.
5. Wie sieht der Bericht an den Kunden aus? Gestalten Sie zuerst den Bericht und arbeiten Sie sich dann zu den Kostenträgern zurück.

Die Finanzseite von SAP behandle ich ausführlicher in meinem Leitfaden zu SAP FICO. Fertigungsaufträge, MRP und der Planungszyklus, die das Projekt speisen, stehen in meinem Leitfaden zu SAP PP.

Die zweite Gruppe von Anforderungen betrifft den Nachweis, was Sie gebaut haben und an wen Sie es liefern dürfen. Das sind Designentscheidungen über mehrere Systeme hinweg, und jede braucht einen einzigen Verantwortlichen.

Seriennummern- und Konfigurationsrückverfolgung

Rüstungskunden erwarten oft, genau zu wissen, was in jeder ausgelieferten Einheit steckt: Teilenummern, Seriennummern, Änderungsstände und die Änderungen nach der Auslieferung. In SAP werden Seriennummern über ein Serialnummernprofil im Materialstamm gesteuert, wie SAPs Lektion zu Seriennummern zeigt.

Serialisierung allein liefert noch kein Konfigurationsmanagement. Die Konstruktionsstruktur liegt meist in einem System für Product Lifecycle Management (PLM).

Der Ist-Bauzustand wird unter Umständen in der Werkstatt erfasst, und das ERP führt Bestand und Kosten. Legen Sie fest, welches System den Soll-, den Ist- und den Wartungsbauzustand führt, bevor die Konfiguration beginnt.

Die Erfassung in der Werkstatt ist meist die Aufgabe eines Manufacturing Execution System (MES) wie SAP Digital Manufacturing, das auf dem ERP aufsetzt. Mein Beitrag zu ERP und MES in der Fertigung zeigt, wo diese Grenze verläuft.

Exportkontrolle und Außenhandels-Compliance

Exportkontrollvorschriften wie die US-amerikanischen International Traffic in Arms Regulations (ITAR) und Export Administration Regulations (EAR) gelten für das Gut, die technischen Daten und das Bestimmungsland. Ihr ERP muss wissen, wie jedes Gut eingestuft ist, und eine Lieferung ohne Genehmigung stoppen.

In der SAP-Welt liegt das in SAP Global Trade Services (GTS). SAPs Lerninhalte zu GTS beschreiben ein Compliance-Management mit Rechtskontrolle, Sanktionslistenprüfung und Embargoprüfung sowie Lizenzüberwachung für genehmigungspflichtige Verfahren.

Behandeln Sie die Exportkontrolle als eigenen Arbeitsstrang mit eigener Freigabe. Ihr Verantwortlicher für Außenhandels-Compliance entscheidet über die Einstufungen, nicht das ERP-Team.

Ein Hinweis zu SAPs Branchenbezeichnung für Verteidigung

SAP verkauft in S/4HANA eine Lösung Defense & Security, und man nimmt leicht an, sie sei für Rüstungshersteller gedacht. Ist sie nicht. SAPs Kurs zu Defense & Security behandelt Kräfteelemente, Streitkräftestrukturen, Einsätze und Übungen, also die Welt der Streitkräfte.

Ein Rüstungshersteller nutzt normalerweise das Standard-SAP-S/4HANA mit Project System, dazu Außenhandels-Compliance und bei Bedarf PLM und MES. Prüfen Sie, welche Branchenfunktionen Sie tatsächlich kaufen, bevor die Lizenz unterschrieben wird.

Der häufigste Grund, warum ERP-Projekte in der Fertigung scheitern, ist nach meiner Beobachtung, dass das Design nicht in seiner Gesamtheit abgestimmt ist, vor allem im Finanzwesen. In der Rüstungsfertigung ist dieses Risiko höher, weil so viel des Designs Vertragsfinanzen sind.

Es passiert auf vorhersehbare Weise. Produktion, Supply Chain und Entwicklung stimmen ihre Designs ab.

Das Finanzwesen gibt einen Kontenplan und eine Kostenstellenstruktur frei. Niemand gibt den vollständigen Fluss frei, vom Vertrag über PSP, Fertigungsauftrag, Abrechnung und Erlös bis zum Kundenbericht.

Die Lücken zeigen sich im Test oder, schlimmer, beim ersten Monatsabschluss. Bis dahin ist die Konfiguration gebaut, und jede Korrektur ist ein Change Request.

Diese Reihenfolge hält das Design zusammen:

1. 01VertragsartenFestpreis, kostenbasiert, gemischt
2. 02KostenträgerEin PSP je Vertrag, Los oder Charge
3. 03AbrechnungFertigungsaufträge auf PSP
4. 04ErlösMeilenstein, angefallene Kosten oder Einheiten
5. 05KundenberichtAus dem PSP gebaut, nicht aus einer Tabelle
6. 06FreigabeFinanzwesen, Programme und Betrieb gemeinsam

Ein abgestimmtes Design, bevor der Aufbau beginnt

Die Planung zählt so viel wie das Design. In den 21 SAP-Programmen, die ich geleitet oder gerettet habe, ist der größte Fehler, den ich sehe, eine unzureichende Planung zu Beginn. Budgets geraten in der Explore-Phase unter Druck, wenn die Liste der Berichte, Schnittstellen, Konvertierungen, Erweiterungen, Formulare und Workflows (WRICEF) wächst.

Zwei Zahlen für die Planung. Die Datenmigration macht nach meiner Erfahrung 30 bis 40 Prozent des Aufwands aus, das Testen etwa 35 Prozent. Geben Sie offenen Verträgen mit ihren Kosten, Fakturen und ihrer Historie einen eigenen Migrationsplan.

Drei Systeme landen meist auf der Shortlist eines Rüstungsherstellers. Welches das richtige ist, hängt von Ihrer Größe ab, davon, wie projektgetrieben Ihre Arbeit ist, und davon, was Ihre Kunden und Partner bereits einsetzen.

Die Tabelle vergleicht, wie sich jeder Anbieter für die Branche positioniert. Sie beruht auf den eigenen Unterlagen der Anbieter, prüfen Sie also jede Aussage in einer skriptgesteuerten Demo gegen Ihre Verträge.

System	Wie der Anbieter es positioniert	Wo es meist passt	Was Sie in der Demo testen sollten
SAP S/4HANA mit Project System	Kern-ERP mit Projekt, Vertragsfakturierung und Außenhandels-Compliance (GTS) daneben	Große Hersteller mit mehreren Standorten, Generalunternehmer und Zulieferer, die bereits SAP nutzen	Auftragskalkulation vom PSP bis zum Kundenbericht; Status im Kompatibilitätsumfang für die PS-Funktionen, die Sie brauchen
IFS Cloud	Auf ifs.com für Hersteller in Luft- und Raumfahrt und Verteidigung positioniert, mit Programmabwicklung und Compliance	Projektbasierte und anlagenintensive Hersteller, die auch Service oder Instandhaltung betreiben	Tiefe der Projektbuchhaltung und wie Fertigung und Service einen Datensatz teilen
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Von Infor als mandantenfähiges ERP für die Branche beschrieben, mit Compliance, Qualität und Projektabwicklung	Mittelgroße Zulieferer, die ein branchenspezifisches Cloud-Produkt wollen	Kostenberichte je Vertrag, Seriennummernrückverfolgung und wie viel konfiguriert statt gebaut wird

Egal, was auf Ihrer Shortlist steht: Geben Sie dem Anbieter einen Ihrer echten Verträge. Lassen Sie sich zeigen, wie der Vertrag angelegt, eine Kostenposition gebucht, ein Meilenstein fakturiert und die Marge berichtet wird, in seinem System, bevor Sie irgendetwas anderes sehen.

Für die SAP-Planung oberhalb von MRP erklärt mein Vergleich MRP Live vs. PP/DS vs. IBP, wann welches Werkzeug passt.

Die Auftragskalkulation entscheidet, ob ERP-Programme in der Rüstungsindustrie gewonnen oder verloren werden, also beginnen Sie dort. Schreiben Sie vor jeder Anbieterdemo Ihre drei häufigsten Vertragsarten auf und wie jede heute kalkuliert, fakturiert und an den Kunden berichtet wird.

Diese eine Seite wird Ihr Demo-Skript und der erste Test jedes Designs. Sie zeigt außerdem die Lücken, die Ihr Finanzteam gerade von Hand füllt.

Budgetspannen nach Unternehmensgröße finden Sie in meinem Beitrag dazu, was eine SAP-Einführung kostet, und in meinem Leitfaden zu den Kosten eines Fertigungs-ERP.

Wenn Sie eine unabhängige Sicht auf eine ERP-Auswahl in der Rüstungsindustrie oder auf ein Design der Auftragskalkulation möchten: Dabei unterstütze ich Organisationen. Sie können mich hier kontaktieren.

Welches ERP ist das beste für die Rüstungsindustrie?

Das, das je Vertrag kalkuliert, fakturiert und berichtet und die Arbeit als Projekte steuert. SAP S/4HANA mit Project System, IFS Cloud und Infor CloudSuite Aerospace & Defense sind die übliche Shortlist. Testen Sie jedes gegen Ihre eigenen Vertragsarten, bevor Sie irgendetwas anderes vergleichen.

Was zählt bei einem ERP für die Rüstungsfertigung am meisten?

Auftragskalkulation und Projektsysteme. In meiner Arbeit für die Rüstungsfertigung waren das die Bereiche, die am meisten zählten. Wenn das ERP Kosten, Erlöse und Marge je Vertrag nicht zeigen kann, baut das Finanzwesen sie jeden Monat in Tabellen nach.

Ist SAP Defense & Security für Rüstungshersteller gedacht?

Nein. SAPs Lösung Defense & Security deckt Kräfteelemente, Streitkräftestrukturen, Einsätze und Übungen ab, sie ist also für Organisationen der Streitkräfte gedacht. Rüstungshersteller nutzen normalerweise das Standard-SAP-S/4HANA mit Project System, dazu SAP Global Trade Services für die Exportkontrolle.

Wie bildet SAP die Exportkontrolle für Rüstungshersteller ab?

Über SAP Global Trade Services. Sein Compliance-Management umfasst Rechtskontrolle, Sanktionslistenprüfung und Embargoprüfung sowie Lizenzüberwachung für genehmigungspflichtige Verfahren. Die Produkteinstufungen sollte Ihr Verantwortlicher für Außenhandels-Compliance führen, nicht das ERP-Team.

Warum scheitern ERP-Projekte in der Rüstungsfertigung?

Der häufigste Grund ist, dass das Design nicht in seiner Gesamtheit abgestimmt ist, vor allem im Finanzwesen. Jedes Modul gibt seinen eigenen Teil frei, aber niemand gibt den vollständigen Fluss frei, vom Vertrag über Projekt, Fertigungsauftrag und Erlös bis zum Kundenbericht. Die Lücken zeigen sich dann im Test oder beim ersten Monatsabschluss.

Brauchen Rüstungshersteller neben dem ERP auch ein MES?

Oft, wenn der Kunde eine vollständige Seriennummern- und Ist-Bauzustandsrückverfolgung aus der Werkstatt erwartet. Ein MES wie SAP Digital Manufacturing erfasst, was in jedem Schritt passiert ist, und sendet Rückmeldungen an das ERP. Legen Sie fest, welches System den Ist-Bauzustand führt, bevor eines von beiden konfiguriert wird.