ERP per l'industria della difesa: cosa decide la scelta

Il miglior ERP per l'industria della difesa è quello che calcola i costi, fattura e rendiconta per contratto, e gestisce il lavoro come progetti. Le funzionalità di reparto vengono dopo.

Ho implementato ERP nella produzione per la difesa, e le aree che contavano di più erano il costing di commessa e i sistemi di progetto (SAP Project System, PS). Se imposta bene queste due, il resto del disegno ha un punto d'appoggio. Se le sbaglia, la funzione finance passa anni a riconciliare a mano.

Per il confronto più ampio tra fornitori su tutti i tipi di produzione, parta dalla mia guida al miglior ERP per la produzione. Questo articolo tratta cosa cambia quando il Suo cliente è un ministero della difesa o un prime contractor.

Un'azienda manifatturiera generica vende prodotti da magazzino o su commessa. Un'azienda della difesa di solito consegna a fronte di un contratto: un programma di lavoro con budget, milestone, condizioni di fatturazione e obblighi di rendicontazione propri.

Questo cambia ciò che l'ERP deve fare. Cinque requisiti si aggiungono alla normale produzione, agli acquisti e alla gestione delle scorte:

1. Costing di commessa. Ogni costo deve finire sul contratto giusto, e il cliente può verificare come ci è arrivato.
2. Struttura di progetto. Ingegneria, produzione, collaudo e consegna procedono come un unico progetto con fasi e milestone, non come ordini scollegati.
3. Tracciabilità seriale e di configurazione. Deve sapere quali componenti, a quale revisione, sono entrati in quale unità consegnata.
4. Controllo delle esportazioni. Articoli controllati e dati tecnici richiedono classificazione, licenze e verifiche prima di qualsiasi spedizione.
5. Sicurezza dei dati. Chi può vedere quale contratto, disegno o anagrafica cliente è una questione di disegno, non un ripensamento.

La maggior parte dei sistemi ERP può essere portata a fare tutte e cinque le cose. La differenza tra loro è quanto è standard e quanto va costruito.

Nel lavoro che ho svolto nella difesa, costing di commessa e sistemi di progetto erano gli aspetti più importanti. Tutto il resto del disegno dipendeva da come erano impostati questi due.

Il motivo è semplice. Un contratto della difesa viene spesso prezzato, fatturato e verificato secondo condizioni proprie, e la funzione finance lo rendiconta al cliente. Se l'ERP non sa mostrare costi, ricavi e margine per contratto, i controller li ricostruiscono ogni mese su fogli di calcolo.

Come lo gestisce SAP

In SAP S/4HANA, un contratto si modella di solito come progetto in SAP Project System. Una WBS (work breakdown structure) contiene il budget e i collettori di costo. Le posizioni dell'ordine cliente del contratto sono assegnate agli elementi WBS, così ricavi e costi si incontrano nello stesso punto.

La fatturazione segue il tipo di contratto. I contratti a prezzo fisso di solito si fatturano per milestone.

I contratti pagati sui costi sostenuti possono usare la fatturazione basata sulle risorse. Il corso SAP Project Financials Control la descrive come fatturazione a partire dai costi effettivi tramite il Dynamic Item Processor, combinabile con un piano di fatturazione per milestone.

Riconoscimento dei ricavi, lavori in corso e reporting dei margini girano poi sulla WBS. È lì che va la maggior parte dell'impegno di disegno, perché tocca contemporaneamente Controlling (CO), contabilità finanziaria (FI), Sales and Distribution (SD) e Production Planning (PP).

Una verifica prima di disegnare: alcune funzioni più vecchie di Project System rientrano nel perimetro di compatibilità di SAP in S/4HANA. Nelle release recenti SAP ne ha spostate diverse nel perimetro permanente. Confermi lo stato di ogni funzione che intende usare rispetto alla SAP Note 2269324.

Le domande a cui rispondere nel disegno

Queste sono le decisioni che danno forma al costing di commessa in qualsiasi ERP, non solo in SAP:

1. Che cos'è un contratto nel sistema? Un progetto per contratto, uno per lotto o uno per tranche di consegna.
2. Dove si liquidano i costi di produzione? Gli ordini di produzione si liquidano sull'elemento WBS, e le regole di liquidazione decidono cosa mostra il report del contratto.
3. Come si riconoscono i ricavi? Per milestone, per costi sostenuti o per unità consegnate, e come questo si collega al Suo principio contabile.
4. Come si applicano i costi generali? Il cliente può verificare le aliquote, quindi devono essere tracciabili nel sistema.
5. Che aspetto ha il report per il cliente? Disegni prima il report e risalga poi agli oggetti di costo.

La parte finanziaria di SAP è trattata più a fondo nella mia guida a SAP FICO. Ordini di produzione, MRP e il ciclo di pianificazione che alimentano il progetto sono nella mia guida a SAP PP.

Il secondo gruppo di requisiti riguarda la capacità di dimostrare cosa ha costruito e a chi può spedirlo. Sono decisioni di disegno che attraversano più sistemi, e ognuna ha bisogno di un unico responsabile.

Tracciabilità seriale e di configurazione

I clienti della difesa spesso si aspettano di sapere esattamente cosa è entrato in ogni unità consegnata: codici articolo, numeri di serie, revisioni e modifiche apportate dopo la consegna. In SAP, i numeri di serie si controllano con un profilo numero di serie nell'anagrafica materiale, come mostra la lezione SAP sui numeri di serie.

La serializzazione da sola non dà il controllo della configurazione. La struttura ingegneristica di solito vive in un sistema di product lifecycle management (PLM).

La registrazione as-built può essere acquisita in reparto, e l'ERP gestisce giacenze e costi. Decida quale sistema è responsabile delle registrazioni as-designed, as-built e as-maintained prima che inizi la configurazione.

L'acquisizione in reparto è di solito compito di un sistema di esecuzione della produzione (MES) come SAP Digital Manufacturing, che si colloca sopra l'ERP. Il mio articolo su ERP e MES nel manifatturiero spiega dove cade quel confine.

Controllo delle esportazioni e trade compliance

Le norme sul controllo delle esportazioni, come le International Traffic in Arms Regulations (ITAR) e le Export Administration Regulations (EAR) statunitensi, si applicano all'articolo, ai dati tecnici e alla destinazione. Il Suo ERP deve sapere come è classificato ogni articolo e bloccare una spedizione priva di licenza.

Nel mondo SAP questo compito spetta a SAP Global Trade Services (GTS). I contenuti formativi SAP su GTS descrivono una gestione della conformità che copre controllo legale, verifica delle liste di soggetti sanzionati e controlli di embargo, con monitoraggio delle licenze per le procedure che ne richiedono una.

Tratti il controllo delle esportazioni come un filone di lavoro a sé, con una propria approvazione. È il Suo responsabile della trade compliance, non il team ERP, a decidere le classificazioni.

Una nota sulla terminologia SAP per il settore difesa

SAP vende una soluzione Defense & Security in S/4HANA, ed è facile pensare che sia destinata alle aziende manifatturiere della difesa. Non lo è. Il corso SAP Defense & Security tratta elementi di forza, strutture di forza, operazioni ed esercitazioni, cioè il mondo delle forze armate.

Un'azienda manifatturiera della difesa normalmente usa SAP S/4HANA standard con Project System, più la trade compliance e, dove serve, PLM e MES. Verifichi quali funzioni di settore sta realmente acquistando prima di firmare la licenza.

Il motivo più comune per cui vedo fallire i progetti ERP nel manifatturiero è che il disegno non viene concordato nella sua totalità, soprattutto in contabilità. Nella produzione per la difesa quel rischio è più alto, perché gran parte del disegno è finanza di commessa.

Succede in modo prevedibile. Produzione, supply chain e ingegneria concordano i propri disegni.

La funzione finance approva un piano dei conti e una struttura dei centri di costo. Nessuno approva il flusso completo dal contratto alla WBS, all'ordine di produzione, alla liquidazione, ai ricavi e al report per il cliente.

Le lacune emergono nei test o, peggio, alla prima chiusura mensile. A quel punto la configurazione è costruita e ogni correzione è una richiesta di modifica.

Questo è l'ordine che mantiene il disegno integro:

1. 01Tipi di contrattoPrezzo fisso, a costo, misto
2. 02Oggetti di costoUna WBS per contratto, lotto o tranche
3. 03LiquidazioneOrdini di produzione sulla WBS
4. 04RicaviMilestone, costi sostenuti o unità
5. 05Report per il clienteCostruito dalla WBS, non da un foglio di calcolo
6. 06ApprovazioneFinance, programmi e operations insieme

Un unico disegno concordato prima dell'inizio della realizzazione

La pianificazione conta quanto il disegno. Nei 21 programmi SAP che ho guidato o recuperato, l'errore più grande che vedo è non pianificare bene all'inizio. I budget saltano nella fase Explore, man mano che cresce l'elenco di report, interfacce, conversioni, enhancement, moduli e workflow (WRICEF).

Due numeri da pianificare. Nella mia esperienza la migrazione dei dati assorbe dal 30 al 40 percento dell'impegno, e i test circa il 35 percento. Dia ai contratti aperti, con i loro costi, la fatturazione e lo storico, un piano di migrazione dedicato.

Di solito sono tre i sistemi che arrivano nella shortlist di un'azienda della difesa. Quello giusto dipende dalle Sue dimensioni, da quanto il Suo lavoro è guidato dai progetti e da cosa usano già clienti e partner.

La tabella confronta come ciascun fornitore si posiziona nel settore. Si basa sul materiale dei fornitori stessi, quindi verifichi ogni affermazione sui Suoi contratti in una demo con copione.

Sistema	Come lo posiziona il fornitore	Dove tende ad adattarsi	Cosa verificare nella demo
SAP S/4HANA con Project System	ERP di base con progetti, fatturazione dei contratti e trade compliance (GTS) a fianco	Grandi aziende manifatturiere multisito, prime contractor e fornitori già su SAP	Costing di commessa dalla WBS al report per il cliente; stato nel perimetro di compatibilità delle funzioni PS che Le servono
IFS Cloud	Posizionato su ifs.com per le aziende manifatturiere di aerospazio e difesa, con gestione dei programmi e conformità	Aziende manifatturiere orientate ai progetti e ad alta intensità di asset che gestiscono anche assistenza o manutenzione	Profondità della contabilità di progetto, e come produzione e assistenza condividono un unico record
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Descritto da Infor come ERP multisocietà per il settore, con conformità, qualità e gestione dei progetti	Fornitori di medie dimensioni che vogliono un prodotto cloud specifico per il settore	Reporting dei costi per contratto, tracciabilità seriale e quanto si configura rispetto a quanto si costruisce

Qualunque sistema metta in shortlist, dia al fornitore uno dei Suoi contratti reali. Gli chieda di mostrare, nel proprio sistema, il contratto impostato, un costo registrato, una milestone fatturata e il margine rendicontato, prima di vedere qualsiasi altra cosa.

Per la pianificazione SAP al di sopra dell'MRP, il mio confronto MRP Live vs PP/DS vs IBP spiega quando è adatto ciascuno strumento.

Il costing di commessa è il punto in cui i programmi ERP nella difesa si vincono o si perdono, quindi parta da lì. Prima di qualsiasi demo dei fornitori, scriva i Suoi tre tipi di contratto più frequenti e come ciascuno viene oggi costificato, fatturato e rendicontato al cliente.

Quella pagina diventa il copione della demo e il primo test di ogni disegno. Mostra anche le lacune che il Suo team finance sta colmando a mano in questo momento.

Per le fasce di budget per dimensione aziendale, veda quanto costa un'implementazione SAP e la mia guida al costo di un ERP per la produzione.

Se desidera un parere indipendente su una selezione ERP nella difesa o su un disegno di costing di commessa, aiuto le organizzazioni proprio su questo. Può contattarmi qui.

Qual è il miglior ERP per l'industria della difesa?

Quello che calcola i costi, fattura e rendiconta per contratto e gestisce il lavoro come progetti. SAP S/4HANA con Project System, IFS Cloud e Infor CloudSuite Aerospace & Defense sono la shortlist abituale. Verifichi ciascuno sui Suoi tipi di contratto prima di confrontare qualsiasi altra cosa.

Cosa conta di più in un ERP per la produzione nella difesa?

Costing di commessa e sistemi di progetto. Nel lavoro che ho svolto nella produzione per la difesa, erano le aree più importanti. Se l'ERP non sa mostrare costi, ricavi e margine per contratto, la funzione finance li ricostruisce ogni mese su fogli di calcolo.

SAP Defense & Security è pensato per le aziende manifatturiere della difesa?

No. La soluzione Defense & Security di SAP copre elementi di forza, strutture di forza, operazioni ed esercitazioni, ed è destinata alle organizzazioni delle forze armate. Le aziende manifatturiere della difesa usano normalmente SAP S/4HANA standard con Project System, più SAP Global Trade Services per il controllo delle esportazioni.

Come gestisce SAP il controllo delle esportazioni per le aziende della difesa?

Con SAP Global Trade Services. La sua gestione della conformità copre controllo legale, verifica delle liste di soggetti sanzionati e controlli di embargo, con monitoraggio delle licenze per le procedure che ne richiedono una. Le classificazioni dei prodotti devono essere responsabilità del Suo responsabile della trade compliance, non del team ERP.

Perché falliscono i progetti ERP nella produzione per la difesa?

Il motivo più comune è che il disegno non viene concordato nella sua totalità, soprattutto in contabilità. Ogni modulo approva la propria parte, ma nessuno approva il flusso completo dal contratto al progetto, all'ordine di produzione, ai ricavi e al report per il cliente. Le lacune emergono poi nei test o alla prima chiusura mensile.

Le aziende della difesa hanno bisogno di un MES oltre all'ERP?

Spesso sì, quando il cliente si aspetta una tracciabilità seriale e as-built completa dal reparto. Un MES come SAP Digital Manufacturing registra cosa è successo in ogni fase e rimanda le conferme all'ERP. Decida quale sistema è responsabile della registrazione as-built prima di configurare l'uno o l'altro.