ERP za obrambenu proizvodnju: što odlučuje

Najbolji ERP za obrambenu proizvodnju onaj je koji obračunava troškove, fakturira i izvještava po ugovoru te vodi rad kao projekte. Funkcije za pogon dolaze na drugo mjesto.

Implementirao sam ERP u obrambenoj proizvodnji, a najvažnija područja bila su obračun troškova po ugovorima i projektni sustavi (SAP Project System, PS). Ako ta dva postavite ispravno, ostatak dizajna ima se na što osloniti. Ako ih postavite pogrešno, financije godinama ručno usklađuju brojke.

Za širu usporedbu dobavljača za sve vrste proizvodnje počnite s mojim vodičem o najboljem ERP-u za proizvodnju. Ovaj članak pokriva što je drukčije kada je Vaš kupac ministarstvo obrane ili glavni izvođač.

Opći proizvođač prodaje proizvode sa zalihe ili po narudžbi. Proizvođač u obrambenoj industriji obično isporučuje prema ugovoru: programu rada s vlastitim proračunom, prekretnicama, uvjetima fakturiranja i obvezama izvještavanja.

To mijenja ono što ERP mora raditi. Pet zahtjeva dolazi povrh uobičajene proizvodnje, nabave i zaliha:

1. Obračun troškova po ugovorima. Svaki trošak mora završiti na pravom ugovoru, a kupac može revidirati kako je tamo dospio.
2. Projektna struktura. Inženjering, proizvodnja, testiranje i isporuka vode se kao jedan projekt s fazama i prekretnicama, a ne kao nepovezani nalozi.
3. Sljedivost serijskih brojeva i konfiguracije. Morate znati koje su komponente, u kojoj reviziji, ugrađene u koju isporučenu jedinicu.
4. Kontrola izvoza. Kontrolirani artikli i tehnički podaci trebaju klasifikaciju, dozvole i provjeru prije nego što se išta otpremi.
5. Sigurnost podataka. Tko može vidjeti koji ugovor, nacrt ili zapis o kupcu pitanje je dizajna, a ne nešto čega se sjetite naknadno.

Većinu ERP sustava moguće je natjerati da radi svih pet. Razlika među njima jest koliko je toga standardno, a koliko gradite sami.

U obrambenim projektima na kojima sam radio najvažniji su bili obračun troškova po ugovorima i projektni sustavi. Sve ostalo u dizajnu ovisilo je o tome kako su ta dva postavljena.

Razlog je jednostavan. Obrambeni ugovor često se cijeni, fakturira i revidira prema vlastitim uvjetima, a financije o njemu izvještavaju kupca. Ako ERP ne može prikazati troškove, prihod i maržu po ugovoru, kontroleri to svaki mjesec iznova grade u proračunskim tablicama.

Kako to radi SAP

U SAP S/4HANA ugovor se obično modelira kao projekt u SAP Project Systemu. Struktura raščlambe rada (WBS) drži proračun i nositelje troškova. Stavke prodajnog naloga za ugovor dodjeljuju se WBS elementima, pa se prihod i trošak susreću na istom mjestu.

Fakturiranje slijedi vrstu ugovora. Ugovori s fiksnom cijenom obično se fakturiraju po prekretnicama.

Ugovori koji se plaćaju prema nastalim troškovima mogu koristiti fakturiranje prema resursima. SAP-ov tečaj Project Financials Control opisuje ga kao fakturiranje iz stvarnih troškova putem Dynamic Item Processora, koje se može kombinirati s planom fakturiranja po prekretnicama.

Priznavanje prihoda, nedovršena proizvodnja i izvještavanje o marži zatim se izvode na WBS-u. Tamo odlazi većina truda oko dizajna jer istodobno dotiče kontroling (CO), financijsko računovodstvo (FI), prodaju i distribuciju (SD) te planiranje proizvodnje (PP).

Jedna provjera prije dizajna: neke starije funkcije Project Systema u S/4HANA spadaju u SAP-ov opseg kompatibilnosti. SAP je nekoliko njih u novijim izdanjima premjestio u trajni opseg. Status svake funkcije koju planirate koristiti potvrdite prema SAP Note 2269324.

Pitanja na koja treba odgovoriti u dizajnu

Ovo su odluke koje oblikuju obračun troškova po ugovorima u bilo kojem ERP-u, ne samo u SAP-u:

1. Što je jedan ugovor u sustavu? Jedan projekt po ugovoru, jedan po lotu ili jedan po isporučnoj seriji.
2. Gdje se obračunavaju troškovi proizvodnje? Proizvodni nalozi obračunavaju se na WBS element, a pravila obračuna određuju što prikazuje izvještaj o ugovoru.
3. Kako se priznaje prihod? Po prekretnicama, prema nastalim troškovima ili prema isporučenim jedinicama, i kako se to preslikava na Vaš računovodstveni standard.
4. Kako se primjenjuju opći troškovi? Kupac može revidirati stope, pa moraju biti sljedive u sustavu.
5. Kako izgleda izvještaj za kupca? Najprije dizajnirajte izvještaj, a zatim idite unatrag do nositelja troškova.

Financijska strana SAP-a detaljnije je obrađena u mom vodiču za SAP FICO. Proizvodni nalozi, MRP i ciklus planiranja koji hrane projekt nalaze se u mom vodiču za SAP PP.

Druga skupina zahtjeva tiče se dokazivanja onoga što ste izgradili i kome to smijete otpremiti. To su odluke dizajna koje obuhvaćaju više sustava, a svaka treba jednog vlasnika.

Sljedivost serijskih brojeva i konfiguracije

Kupci iz obrambenog sektora često očekuju da točno znaju što je ugrađeno u svaku isporučenu jedinicu: brojeve dijelova, serijske brojeve, revizije i izmjene napravljene nakon isporuke. U SAP-u se serijski brojevi kontroliraju profilom serijskog broja u matičnom zapisu materijala, kako pokazuje SAP-ova lekcija o serijskim brojevima.

Serijski brojevi sami po sebi ne daju Vam kontrolu konfiguracije. Inženjerska struktura obično živi u sustavu za upravljanje životnim ciklusom proizvoda (PLM).

Zapis o izvedenom stanju (as-built) može se bilježiti u pogonu, a ERP drži zalihe i troškove. Odlučite koji sustav posjeduje zapise o projektiranom, izvedenom i održavanom stanju (as-designed, as-built, as-maintained) prije početka konfiguracije.

Bilježenje u pogonu obično je posao sustava za izvođenje proizvodnje (MES), kao što je SAP Digital Manufacturing, koji stoji iznad ERP-a. Moj članak o ERP-u i MES-u u proizvodnji pokriva gdje prolazi ta granica.

Kontrola izvoza i usklađenost u trgovini

Pravila kontrole izvoza, poput američkih International Traffic in Arms Regulations (ITAR) i Export Administration Regulations (EAR), odnose se na artikl, tehničke podatke i odredište. Vaš ERP mora znati kako je svaki artikl klasificiran i zaustaviti otpremu za koju nema dozvole.

U SAP svijetu to je u SAP Global Trade Services (GTS). SAP-ov sadržaj za učenje o GTS-u opisuje upravljanje usklađenošću koje pokriva pravnu kontrolu, provjeru prema popisima sankcioniranih strana i provjere embarga, uz praćenje dozvola za postupke koji ih zahtijevaju.

Kontrolu izvoza tretirajte kao zaseban tok rada s vlastitim odobrenjem. Klasifikacije određuje Vaš službenik za usklađenost u trgovini, a ne ERP tim.

Napomena o SAP-ovu nazivlju za obrambenu industriju

SAP u S/4HANA prodaje rješenje Defense & Security i lako je pretpostaviti da je namijenjeno proizvođačima u obrambenoj industriji. Nije. SAP-ov tečaj o Defense & Security pokriva elemente snaga, strukture snaga, operacije i vježbe, a to je svijet oružanih snaga.

Proizvođač u obrambenoj industriji obično koristi standardni SAP S/4HANA s Project Systemom, uz usklađenost u trgovini i, gdje je potrebno, PLM i MES. Provjerite koje industrijske funkcije zapravo kupujete prije potpisivanja licence.

Najčešći razlog zbog kojeg vidim da ERP projekti u proizvodnji propadaju jest to što dizajn nije dogovoren u cijelosti, osobito u financijama. U obrambenoj proizvodnji taj je rizik veći jer je velik dio dizajna zapravo financiranje ugovora.

To se događa na predvidljiv način. Proizvodnja, lanac opskrbe i inženjering dogovore svoje dizajne.

Financije odobre kontni plan i strukturu mjesta troška. Nitko ne odobri cijeli tok od ugovora preko WBS-a, proizvodnog naloga, obračuna i prihoda do izvještaja za kupca.

Praznine se pokažu u testiranju ili, još gore, na prvom zatvaranju mjeseca. Do tada je konfiguracija izgrađena i svaki je popravak zahtjev za promjenu.

Ovo je redoslijed koji dizajn drži cjelovitim:

1. 01Vrste ugovoraFiksna cijena, prema troškovima, mješovito
2. 02Nositelji troškovaJedan WBS po ugovoru, lotu ili seriji
3. 03ObračunProizvodni nalozi na WBS
4. 04PrihodPrekretnica, nastali troškovi ili jedinice
5. 05Izvještaj za kupcaIzgrađen iz WBS-a, ne iz proračunske tablice
6. 06OdobrenjeFinancije, programi i operacije zajedno

Jedan dogovoren dizajn prije početka izgradnje

Planiranje je jednako važno kao i dizajn. U 21 SAP programu koje sam vodio ili spašavao najveća pogreška koju vidim jest to što se na početku ne planira kako treba. Proračuni stradaju u fazi Explore, dok raste popis izvještaja, sučelja, konverzija, proširenja, obrazaca i tokova rada (WRICEF).

Dvije brojke za koje treba planirati. Migracija podataka prema mom iskustvu odnosi 30 do 40 posto truda, a testiranje oko 35 posto. Otvorenim ugovorima, s njihovim troškovima, fakturiranjem i poviješću, dajte vlastiti plan migracije.

Tri sustava obično uđu u uži izbor proizvođača u obrambenoj industriji. Pravi ovisi o Vašoj veličini, koliko je Vaš rad projektno vođen i što Vaši kupci i partneri već koriste.

Tablica uspoređuje kako se svaki dobavljač pozicionira za taj sektor. Temelji se na vlastitim materijalima dobavljača, pa svaku tvrdnju provjerite na svojim ugovorima u demonstraciji prema scenariju.

Sustav	Kako ga dobavljač pozicionira	Gdje obično odgovara	Što testirati na demonstraciji
SAP S/4HANA s Project Systemom	Osnovni ERP uz projekte, fakturiranje ugovora i usklađenost u trgovini (GTS)	Veliki proizvođači s više lokacija, glavni izvođači i dobavljači koji već koriste SAP	Obračun troškova po ugovoru od WBS-a do izvještaja za kupca; status opsega kompatibilnosti PS funkcija koje trebate
IFS Cloud	Na ifs.com pozicioniran za proizvođače u zrakoplovnoj i obrambenoj industriji, s isporukom programa i usklađenošću	Projektno vođeni proizvođači s mnogo imovine koji vode i servis ili održavanje	Dubina projektnog računovodstva i kako proizvodnja i servis dijele jedan zapis
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Infor ga opisuje kao ERP za više tvrtki za taj sektor, koji pokriva usklađenost, kvalitetu i isporuku projekata	Srednji dobavljači koji žele cloud proizvod specifičan za sektor	Izvještavanje o troškovima ugovora, sljedivost serijskih brojeva i koliko se konfigurira, a koliko gradi

Koji god sustav uvrstili u uži izbor, dajte dobavljaču jedan od svojih stvarnih ugovora. Zatražite da u svom sustavu pokaže postavljanje ugovora, knjiženje troška, fakturiranje prekretnice i izvještaj o marži prije nego što vidite išta drugo.

Za SAP planiranje iznad MRP-a moja usporedba MRP Live naspram PP/DS-a naspram IBP-a objašnjava kada koji alat odgovara.

Obračun troškova po ugovorima mjesto je gdje se obrambeni ERP programi dobivaju ili gube, pa počnite ondje. Prije bilo koje demonstracije dobavljača zapišite svoje tri najčešće vrste ugovora i kako se svaka danas obračunava, fakturira i izvještava kupcu.

Ta jedna stranica postaje Vaš scenarij za demonstraciju i prvi test svakog dizajna. Pokazuje i praznine koje Vaš financijski tim upravo sada popunjava ručno.

Za raspone proračuna prema veličini tvrtke pogledajte koliko košta SAP implementacija i moj vodič o troškovima ERP-a za proizvodnju.

Ako želite neovisno mišljenje o odabiru ERP-a za obrambenu industriju ili o dizajnu obračuna troškova po ugovorima, pomažem organizacijama u tome. Možete me kontaktirati ovdje.

Koji je najbolji ERP za obrambenu proizvodnju?

Onaj koji obračunava troškove, fakturira i izvještava po ugovoru te vodi rad kao projekte. SAP S/4HANA s Project Systemom, IFS Cloud i Infor CloudSuite Aerospace & Defense uobičajen su uži izbor. Svaki testirajte na vlastitim vrstama ugovora prije nego što usporedite išta drugo.

Što je najvažnije u ERP-u za obrambenu proizvodnju?

Obračun troškova po ugovorima i projektni sustavi. U obrambenoj proizvodnji u kojoj sam radio to su bila najvažnija područja. Ako ERP ne može prikazati troškove, prihod i maržu po ugovoru, financije to svaki mjesec iznova grade u proračunskim tablicama.

Je li SAP Defense & Security za proizvođače u obrambenoj industriji?

Ne. SAP-ovo rješenje Defense & Security pokriva elemente snaga, strukture snaga, operacije i vježbe, što je namijenjeno organizacijama oružanih snaga. Proizvođači u obrambenoj industriji obično koriste standardni SAP S/4HANA s Project Systemom, uz SAP Global Trade Services za kontrolu izvoza.

Kako SAP rješava kontrolu izvoza za proizvođače u obrambenoj industriji?

Putem SAP Global Trade Services. Njegovo upravljanje usklađenošću pokriva pravnu kontrolu, provjeru prema popisima sankcioniranih strana i provjere embarga, uz praćenje dozvola za postupke koji ih zahtijevaju. Klasifikacije proizvoda trebao bi posjedovati Vaš službenik za usklađenost u trgovini, a ne ERP tim.

Zašto ERP projekti u obrambenoj proizvodnji propadaju?

Najčešći razlog jest to što dizajn nije dogovoren u cijelosti, osobito u financijama. Svaki modul odobri svoj dio, ali nitko ne odobri cijeli tok od ugovora preko projekta, proizvodnog naloga i prihoda do izvještaja za kupca. Praznine se tada pojave u testiranju ili na prvom zatvaranju mjeseca.

Trebaju li proizvođači u obrambenoj industriji MES uz ERP?

Često, kada kupac očekuje potpunu sljedivost serijskih brojeva i izvedenog stanja iz pogona. MES kao što je SAP Digital Manufacturing bilježi što se dogodilo u svakom koraku i šalje potvrde natrag u ERP. Odlučite koji sustav posjeduje zapis o izvedenom stanju prije nego što se ijedan konfigurira.