ERP voor de defensie-industrie: wat de doorslag geeft

Het beste ERP voor de defensie-industrie is het systeem dat per contract calculeert, factureert en rapporteert, en het werk als projecten draait. Functies voor de werkvloer komen op de tweede plaats.

Ik heb ERP geïmplementeerd in de defensie-industrie, en de gebieden die het zwaarst wogen, waren contractcalculatie en projectsystemen (SAP Project System, PS). Krijgt u die twee goed, dan heeft de rest van het ontwerp houvast. Krijgt u ze verkeerd, dan is finance jarenlang met de hand aan het afstemmen.

Voor de bredere vergelijking van leveranciers over alle productietypen begint u met mijn gids over het beste ERP voor de maakindustrie. Dit artikel behandelt wat er anders is als uw klant een ministerie van Defensie of een hoofdaannemer is.

Een algemene producent verkoopt producten uit voorraad of op order. Een defensieproducent levert meestal tegen een contract: een werkprogramma met een eigen budget, eigen mijlpalen, eigen factuurvoorwaarden en eigen rapportageverplichtingen.

Dat verandert wat het ERP moet doen. Vijf eisen komen bovenop de normale productie, inkoop en voorraad:

1. Contractcalculatie. Elke kostenpost moet op het juiste contract terechtkomen, en de klant kan controleren hoe die daar is gekomen.
2. Projectstructuur. Engineering, productie, testen en levering lopen als één project met fasen en mijlpalen, niet als losse orders.
3. Serienummer- en configuratietraceerbaarheid. U moet weten welke componenten, in welke revisie, in welke geleverde eenheid zijn gegaan.
4. Exportcontrole. Gecontroleerde artikelen en technische gegevens hebben classificatie, vergunningen en screening nodig voordat er iets wordt verzonden.
5. Gegevensbeveiliging. Wie welk contract, welke tekening of welk klantrecord mag zien, is een ontwerpvraag, geen bijzaak.

De meeste ERP-systemen kunnen zo worden ingericht dat ze alle vijf doen. Het verschil tussen ze is hoeveel ervan standaard is en hoeveel u zelf bouwt.

In het defensiewerk dat ik heb gedaan, wogen contractcalculatie en projectsystemen het zwaarst. Al het andere in het ontwerp hing af van hoe die twee waren ingericht.

De reden is eenvoudig. Een defensiecontract wordt vaak op eigen voorwaarden geprijsd, gefactureerd en gecontroleerd, en finance rapporteert er aan de klant over. Als het ERP kosten, opbrengsten en marge niet per contract kan tonen, bouwen de controllers het elke maand opnieuw op in spreadsheets.

Hoe SAP het aanpakt

In SAP S/4HANA wordt een contract meestal gemodelleerd als een project in SAP Project System. Een work breakdown structure (WBS) bevat het budget en de kostenverzamelaars. De posities van de verkooporder voor het contract worden aan WBS-elementen toegewezen, zodat opbrengsten en kosten op dezelfde plek samenkomen.

De facturering volgt het contracttype. Contracten met een vaste prijs factureren meestal per mijlpaal.

Contracten die op gemaakte kosten worden betaald, kunnen facturering op basis van ingezette middelen gebruiken (resource-related billing). De cursus Project Financials Control van SAP beschrijft het als facturering op basis van werkelijke kosten via de Dynamic Item Processor, die kan worden gecombineerd met een factuurplan per mijlpaal.

Opbrengstverantwoording, onderhanden werk en margerapportage draaien vervolgens tegen het WBS. Daar gaat de meeste ontwerpinspanning naartoe, omdat het tegelijk Controlling (CO), financiële boekhouding (FI), Sales and Distribution (SD) en Production Planning (PP) raakt.

Eén controle voordat u ontwerpt: sommige oudere functies van Project System vallen in S/4HANA onder de compatibility scope van SAP. SAP heeft er in recente releases een aantal naar de permanente scope verplaatst. Bevestig de status van elke functie die u wilt gebruiken aan de hand van SAP Note 2269324.

De vragen die u in het ontwerp beantwoordt

Dit zijn de beslissingen die contractcalculatie in elk ERP vormgeven, niet alleen in SAP:

1. Wat is één contract in het systeem? Eén project per contract, één per lot of één per leveringsbatch.
2. Waar worden productiekosten afgerekend? Productieorders rekenen af naar het WBS-element, en de afrekeningsregels bepalen wat het contractrapport laat zien.
3. Hoe wordt opbrengst verantwoord? Per mijlpaal, op basis van gemaakte kosten of op basis van geleverde eenheden, en hoe dat aansluit op uw verslaggevingsstandaard.
4. Hoe worden opslagen toegepast? De klant kan de tarieven controleren, dus ze moeten in het systeem traceerbaar zijn.
5. Hoe ziet het klantrapport eruit? Ontwerp eerst het rapport en werk terug naar de kostendragers.

De financiële kant van SAP behandel ik dieper in mijn gids over SAP FICO. Productieorders, MRP en de planningscyclus die het project voeden, staan in mijn gids over SAP PP.

De tweede groep eisen gaat over aantonen wat u hebt gebouwd en aan wie u het mag leveren. Dit zijn ontwerpbeslissingen over meerdere systemen heen, en elke beslissing heeft één eigenaar nodig.

Serienummer- en configuratietraceerbaarheid

Defensieklanten verwachten vaak precies te weten wat er in elke geleverde eenheid zit: artikelnummers, serienummers, revisies en de wijzigingen na levering. In SAP worden serienummers gestuurd via een serienummerprofiel op de materiaalstam, zoals de les van SAP over serienummers laat zien.

Serialisatie alleen geeft u geen configuratiebeheer. De engineeringstructuur leeft meestal in een systeem voor product lifecycle management (PLM).

Het as-built-record kan op de werkvloer worden vastgelegd, en het ERP houdt de voorraad en de kosten bij. Beslis welk systeem eigenaar is van de as-designed-, as-built- en as-maintained-records voordat de configuratie begint.

Vastlegging op de werkvloer is meestal de taak van een manufacturing execution system (MES) zoals SAP Digital Manufacturing, dat bovenop het ERP zit. Mijn artikel over ERP en MES in de maakindustrie behandelt waar die grens ligt.

Exportcontrole en handelscompliance

Regels voor exportcontrole, zoals de Amerikaanse International Traffic in Arms Regulations (ITAR) en Export Administration Regulations (EAR), gelden voor het artikel, de technische gegevens en de bestemming. Uw ERP moet weten hoe elk artikel is geclassificeerd en een zending tegenhouden waarvoor een vergunning ontbreekt.

In de SAP-wereld zit dit in SAP Global Trade Services (GTS). De leerinhoud van SAP over GTS beschrijft compliancebeheer dat juridische controle, screening tegen sanctielijsten en embargocontroles omvat, met vergunningsbewaking voor procedures die een vergunning vereisen.

Behandel exportcontrole als een eigen werkstroom met een eigen goedkeuring. Uw trade compliance officer beslist over de classificaties, niet het ERP-team.

Een opmerking over de defensienaamgeving van SAP

SAP verkoopt een Defense & Security-oplossing in S/4HANA, en het is verleidelijk aan te nemen dat die voor defensieproducenten is. Dat is niet zo. De cursus Defense & Security van SAP behandelt force elements, force structures, operaties en oefeningen, en dat is de wereld van krijgsmachten.

Een defensieproducent draait normaal standaard SAP S/4HANA met Project System, plus handelscompliance en waar nodig PLM en MES. Controleer welke branchefuncties u werkelijk koopt voordat de licentie wordt getekend.

De meest voorkomende reden die ik zie waarom ERP-projecten in de maakindustrie mislukken, is dat het ontwerp niet in zijn geheel is afgesproken, vooral in finance. In de defensie-industrie is dat risico groter, omdat zo veel van het ontwerp contractfinanciering is.

Het gebeurt op een voorspelbare manier. Productie, supply chain en engineering spreken hun ontwerpen af.

Finance keurt een rekeningschema en een kostenplaatsstructuur goed. Niemand keurt de volledige stroom goed van contract naar WBS naar productieorder naar afrekening naar opbrengst naar het klantrapport.

De gaten komen aan het licht bij het testen, of erger, bij de eerste maandafsluiting. Dan is de configuratie al gebouwd en is elke correctie een wijzigingsverzoek.

Dit is de volgorde die het ontwerp heel houdt:

1. 01ContracttypenVaste prijs, op kostenbasis, gemengd
2. 02KostendragersEén WBS per contract, lot of batch
3. 03AfrekeningProductieorders naar WBS
4. 04OpbrengstMijlpaal, gemaakte kosten of eenheden
5. 05KlantrapportOpgebouwd uit het WBS, niet uit een spreadsheet
6. 06GoedkeuringFinance, programma's en operations samen

Eén afgesproken ontwerp voordat de bouw begint

Planning telt net zo zwaar als ontwerp. In de 21 SAP-programma's die ik heb geleid of gered, is de grootste fout die ik zie dat er aan het begin niet goed wordt gepland. Budgetten worden in de Explore-fase geraakt, als de lijst met rapporten, interfaces, conversies, uitbreidingen, formulieren en workflows (WRICEF) groeit.

Twee getallen om op te plannen. Datamigratie kost in mijn ervaring 30 tot 40 procent van de inspanning, en testen ongeveer 35 procent. Geef openstaande contracten, met hun kosten, facturering en historie, een eigen migratieplan.

Drie systemen halen meestal de shortlist van een defensieproducent. Welk systeem het juiste is, hangt af van uw omvang, hoe projectgedreven uw werk is en wat uw klanten en partners al draaien.

De tabel vergelijkt hoe elke leverancier zich positioneert voor de sector. Ze is gebaseerd op het eigen materiaal van de leveranciers, dus test elke claim tegen uw contracten in een gescripte demo.

Systeem	Hoe de leverancier het positioneert	Waar het meestal past	Wat u in de demo test
SAP S/4HANA met Project System	Kern-ERP met project, contractfacturering en handelscompliance (GTS) ernaast	Grote producenten met meerdere vestigingen, hoofdaannemers en toeleveranciers die al op SAP zitten	Contractcalculatie van WBS tot klantrapport; status in de compatibility scope van de PS-functies die u nodig hebt
IFS Cloud	Gepositioneerd op ifs.com voor producenten in lucht- en ruimtevaart en defensie, met programmalevering en compliance	Projectgebaseerde en asset-intensieve producenten die ook service of onderhoud draaien	Diepgang van de projectadministratie, en hoe productie en service één record delen
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Door Infor beschreven als een ERP voor meerdere bedrijven in de sector, met compliance, kwaliteit en projectlevering	Middelgrote toeleveranciers die een sectorspecifiek cloudproduct willen	Rapportage van contractkosten, serienummertraceerbaarheid en hoeveel wordt geconfigureerd versus gebouwd

Welk systeem u ook op de shortlist zet, geef de leverancier een van uw echte contracten. Vraag ze het contract in te richten, een kostenpost te boeken, een mijlpaal te factureren en de marge te rapporteren, in hun systeem, voordat u iets anders bekijkt.

Voor SAP-planning boven MRP legt mijn vergelijking van MRP Live vs PP/DS vs IBP uit wanneer elke tool past.

Contractcalculatie is waar ERP-programma's in de defensie-industrie worden gewonnen of verloren, dus begin daar. Schrijf vóór elke leveranciersdemo uw drie meest voorkomende contracttypen op en hoe elk daarvan vandaag wordt gecalculeerd, gefactureerd en aan de klant gerapporteerd.

Die ene pagina wordt uw demoscript en de eerste test van elk ontwerp. Ze laat ook de gaten zien die uw financeteam op dit moment met de hand opvult.

Voor budgetbandbreedtes per bedrijfsomvang, zie wat een SAP-implementatie kost en mijn gids over de kosten van een ERP voor de maakindustrie.

Wilt u een onafhankelijke blik op een ERP-selectie in de defensie-industrie of een ontwerp voor contractcalculatie, ik help organisaties hiermee. U kunt hier contact met mij opnemen.

Wat is het beste ERP voor de defensie-industrie?

Het systeem dat per contract calculeert, factureert en rapporteert en het werk als projecten draait. SAP S/4HANA met Project System, IFS Cloud en Infor CloudSuite Aerospace & Defense vormen de gebruikelijke shortlist. Test elk systeem tegen uw eigen contracttypen voordat u iets anders vergelijkt.

Wat telt het zwaarst in een ERP voor de defensie-industrie?

Contractcalculatie en projectsystemen. In het werk in de defensie-industrie dat ik heb gedaan, waren dat de gebieden die het zwaarst wogen. Als het ERP kosten, opbrengsten en marge niet per contract kan tonen, bouwt finance het elke maand opnieuw op in spreadsheets.

Is SAP Defense & Security bedoeld voor defensieproducenten?

Nee. De Defense & Security-oplossing van SAP behandelt force elements, force structures, operaties en oefeningen, en is bedoeld voor organisaties van krijgsmachten. Defensieproducenten draaien normaal standaard SAP S/4HANA met Project System, plus SAP Global Trade Services voor exportcontrole.

Hoe regelt SAP exportcontrole voor defensieproducenten?

Via SAP Global Trade Services. Het compliancebeheer daarvan omvat juridische controle, screening tegen sanctielijsten en embargocontroles, met vergunningsbewaking voor procedures die een vergunning vereisen. Uw trade compliance officer moet eigenaar zijn van de productclassificaties, niet het ERP-team.

Waarom mislukken ERP-projecten in de defensie-industrie?

De meest voorkomende reden is dat het ontwerp niet in zijn geheel is afgesproken, vooral in finance. Elke module keurt haar eigen deel goed, maar niemand keurt de volledige stroom goed van contract naar project naar productieorder naar opbrengst naar het klantrapport. De gaten verschijnen dan bij het testen of bij de eerste maandafsluiting.

Hebben defensieproducenten naast een ERP ook een MES nodig?

Vaak wel, als de klant volledige serienummer- en as-built-traceerbaarheid vanaf de werkvloer verwacht. Een MES zoals SAP Digital Manufacturing legt vast wat er bij elke stap is gebeurd en stuurt bevestigingen terug naar het ERP. Beslis welk systeem eigenaar is van het as-built-record voordat een van beide wordt geconfigureerd.