डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग के लिए ERP: फ़ैसला किससे होता है

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग के लिए सबसे अच्छा ERP वह है जो कॉन्ट्रैक्ट के हिसाब से लागत निकाले, बिल करे और रिपोर्ट करे, और काम को प्रोजेक्ट के रूप में चलाए। शॉप-फ़्लोर फ़ीचर्स दूसरे नंबर पर आते हैं।

मैंने डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग में ERP इम्प्लीमेंट किया है, और वहाँ सबसे ज़्यादा मायने रखने वाले हिस्से कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग और प्रोजेक्ट सिस्टम (SAP Project System, PS) थे। ये दोनों सही हों, तो बाक़ी डिज़ाइन को टिकने के लिए आधार मिल जाता है। ये ग़लत हों, तो फ़ाइनेंस सालों तक हाथ से रिकंसिलिएशन करता रहता है।

हर तरह की मैन्युफ़ैक्चरिंग में वेंडर्स की बड़ी तुलना के लिए मैन्युफ़ैक्चरिंग के लिए सबसे अच्छा ERP वाली मेरी गाइड से शुरू करें। यह लेख बताता है कि जब आपका ग्राहक कोई रक्षा मंत्रालय या प्राइम कॉन्ट्रैक्टर हो, तो क्या अलग होता है।

एक आम मैन्युफ़ैक्चरर स्टॉक से या ऑर्डर पर प्रोडक्ट बेचता है। डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर आमतौर पर किसी कॉन्ट्रैक्ट के तहत डिलीवर करता है: काम का एक प्रोग्राम, जिसका अपना बजट, माइलस्टोन, बिलिंग शर्तें और रिपोर्टिंग दायित्व होते हैं।

इससे बदल जाता है कि ERP को क्या करना है। सामान्य प्रोडक्शन, परचेज़िंग और इन्वेंटरी के ऊपर पाँच ज़रूरतें आती हैं:

1. कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग। हर लागत सही कॉन्ट्रैक्ट पर पहुँचनी चाहिए, और ग्राहक ऑडिट कर सकता है कि वह वहाँ कैसे पहुँची।
2. प्रोजेक्ट स्ट्रक्चर। इंजीनियरिंग, प्रोडक्शन, टेस्टिंग और डिलीवरी फ़ेज़ और माइलस्टोन वाले एक प्रोजेक्ट के रूप में चलते हैं, आपस में असंबंधित ऑर्डर्स के रूप में नहीं।
3. सीरियल और कॉन्फ़िगरेशन ट्रेसबिलिटी। आपको पता होना चाहिए कि कौन-से कंपोनेंट, किस रिवीज़न पर, किस डिलीवर की गई यूनिट में गए।
4. एक्सपोर्ट कंट्रोल। कुछ भी शिप होने से पहले कंट्रोल्ड आइटम्स और टेक्निकल डेटा को क्लासिफ़िकेशन, लाइसेंस और स्क्रीनिंग चाहिए।
5. डेटा सिक्योरिटी। कौन किस कॉन्ट्रैक्ट, ड्रॉइंग या कस्टमर रिकॉर्ड को देख सकता है, यह डिज़ाइन का सवाल है, बाद में सोचने वाली बात नहीं।

ज़्यादातर ERP सिस्टम से ये पाँचों करवाए जा सकते हैं। उनके बीच फ़र्क़ यह है कि इसमें से कितना स्टैंडर्ड है और कितना आपको बनाना पड़ता है।

मेरे डिफ़ेंस के काम में कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग और प्रोजेक्ट सिस्टम सबसे ज़्यादा मायने रखते थे। डिज़ाइन का बाक़ी सब कुछ इस पर निर्भर था कि ये दोनों कैसे सेट किए गए।

वजह सीधी है। डिफ़ेंस कॉन्ट्रैक्ट की क़ीमत, बिलिंग और ऑडिट अक्सर उसकी अपनी शर्तों पर होते हैं, और फ़ाइनेंस उस पर ग्राहक को रिपोर्ट करता है। अगर ERP कॉन्ट्रैक्ट के हिसाब से लागत, रेवेन्यू और मार्जिन नहीं दिखा सकता, तो कंट्रोलर्स हर महीने इसे स्प्रेडशीट में दोबारा बनाते हैं।

SAP इसे कैसे सँभालता है

SAP S/4HANA में कॉन्ट्रैक्ट को आमतौर पर SAP Project System में एक प्रोजेक्ट के रूप में मॉडल किया जाता है। एक वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) बजट और कॉस्ट कलेक्टर्स रखता है। कॉन्ट्रैक्ट के सेल्स ऑर्डर आइटम WBS एलिमेंट्स से जोड़े जाते हैं, ताकि रेवेन्यू और लागत एक ही जगह मिलें।

बिलिंग कॉन्ट्रैक्ट टाइप के हिसाब से चलती है। फ़िक्स्ड-प्राइस कॉन्ट्रैक्ट आमतौर पर माइलस्टोन के हिसाब से बिल होते हैं।

जिन कॉन्ट्रैक्ट्स का भुगतान हुई लागत पर होता है, वे रिसोर्स-रिलेटेड बिलिंग इस्तेमाल कर सकते हैं। SAP का Project Financials Control कोर्स इसे Dynamic Item Processor के ज़रिए असली लागत से बिलिंग बताता है, जिसे माइलस्टोन बिलिंग प्लान के साथ जोड़ा जा सकता है।

फिर रेवेन्यू रिकग्निशन, वर्क इन प्रोग्रेस और मार्जिन रिपोर्टिंग WBS पर चलते हैं। डिज़ाइन की ज़्यादातर मेहनत यहीं जाती है, क्योंकि यह एक साथ Controlling (CO), Financial Accounting (FI), Sales and Distribution (SD) और Production Planning (PP) को छूता है।

डिज़ाइन से पहले एक जाँच: Project System के कुछ पुराने फ़ंक्शन S/4HANA में SAP के कम्पैटिबिलिटी स्कोप में हैं। SAP ने हाल की रिलीज़ में उनमें से कई को परमानेंट स्कोप में डाल दिया है। जो भी फ़ंक्शन आप इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसकी स्थिति SAP Note 2269324 से पक्की करें।

डिज़ाइन में जिन सवालों के जवाब चाहिए

ये वे फ़ैसले हैं जो किसी भी ERP में कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग को आकार देते हैं, सिर्फ़ SAP में नहीं:

1. सिस्टम में एक कॉन्ट्रैक्ट क्या है? हर कॉन्ट्रैक्ट पर एक प्रोजेक्ट, हर लॉट पर एक या हर डिलीवरी बैच पर एक।
2. प्रोडक्शन लागत कहाँ सेटल होती है? प्रोडक्शन ऑर्डर WBS एलिमेंट पर सेटल होते हैं, और सेटलमेंट रूल्स तय करते हैं कि कॉन्ट्रैक्ट रिपोर्ट क्या दिखाएगी।
3. रेवेन्यू कैसे रिकग्नाइज़ होता है? माइलस्टोन के हिसाब से, हुई लागत के हिसाब से या डिलीवर की गई यूनिट्स के हिसाब से, और यह आपके अकाउंटिंग स्टैंडर्ड से कैसे मेल खाता है।
4. ओवरहेड कैसे लगाए जाते हैं? ग्राहक दरों का ऑडिट कर सकता है, इसलिए उन्हें सिस्टम में ट्रेस किया जा सकना चाहिए।
5. कस्टमर रिपोर्ट कैसी दिखती है? पहले रिपोर्ट डिज़ाइन करें और फिर पीछे जाकर कॉस्ट ऑब्जेक्ट्स तक पहुँचें।

SAP का फ़ाइनेंस पक्ष मेरी SAP FICO गाइड में ज़्यादा गहराई से कवर है। प्रोजेक्ट को फ़ीड करने वाले प्रोडक्शन ऑर्डर, MRP और प्लानिंग साइकिल मेरी SAP PP गाइड में हैं।

ज़रूरतों का दूसरा समूह यह साबित करने के बारे में है कि आपने क्या बनाया और उसे किसे शिप कर सकते हैं। ये कई सिस्टम में फैले डिज़ाइन फ़ैसले हैं, और हर एक का एक ही मालिक होना चाहिए।

सीरियल और कॉन्फ़िगरेशन ट्रेसबिलिटी

डिफ़ेंस ग्राहक अक्सर ठीक-ठीक जानना चाहते हैं कि हर डिलीवर की गई यूनिट में क्या गया: पार्ट नंबर, सीरियल नंबर, रिवीज़न और डिलीवरी के बाद किए गए बदलाव। SAP में सीरियल नंबर मटीरियल मास्टर पर सीरियल नंबर प्रोफ़ाइल के ज़रिए कंट्रोल होते हैं, जैसा SAP का सीरियल नंबर लेसन दिखाता है।

सिर्फ़ सीरियलाइज़ेशन से कॉन्फ़िगरेशन कंट्रोल नहीं मिलता। इंजीनियरिंग स्ट्रक्चर आमतौर पर प्रोडक्ट लाइफ़साइकिल मैनेजमेंट (PLM) सिस्टम में रहता है।

ऐज़-बिल्ट रिकॉर्ड शॉप फ़्लोर पर दर्ज हो सकता है, और ERP स्टॉक और लागत रखता है। कॉन्फ़िगरेशन शुरू होने से पहले तय करें कि ऐज़-डिज़ाइन्ड, ऐज़-बिल्ट और ऐज़-मेंटेन्ड रिकॉर्ड किस सिस्टम के पास रहेंगे।

शॉप-फ़्लोर पर डेटा दर्ज करना आमतौर पर SAP Digital Manufacturing जैसे मैन्युफ़ैक्चरिंग एक्ज़ीक्यूशन सिस्टम (MES) का काम है, जो ERP के ऊपर बैठता है। मैन्युफ़ैक्चरिंग में ERP और MES वाला मेरा लेख बताता है कि वह रेखा कहाँ खिंचती है।

एक्सपोर्ट कंट्रोल और ट्रेड कंप्लायंस

एक्सपोर्ट कंट्रोल के नियम, जैसे अमेरिका के International Traffic in Arms Regulations (ITAR) और Export Administration Regulations (EAR), आइटम, टेक्निकल डेटा और गंतव्य पर लागू होते हैं। आपके ERP को पता होना चाहिए कि हर आइटम कैसे क्लासिफ़ाई है, और बिना लाइसेंस वाली शिपमेंट को रोकना चाहिए।

SAP की दुनिया में यह SAP Global Trade Services (GTS) में होता है। SAP का GTS लर्निंग कंटेंट कंप्लायंस मैनेजमेंट बताता है, जिसमें लीगल कंट्रोल, सैंक्शन्ड पार्टी लिस्ट स्क्रीनिंग और एम्बार्गो चेक शामिल हैं, और जिन प्रोसीजर को लाइसेंस चाहिए उनके लिए लाइसेंस मॉनिटरिंग।

एक्सपोर्ट कंट्रोल को उसकी अपनी वर्कस्ट्रीम और अपने साइन-ऑफ़ के साथ चलाएँ। क्लासिफ़िकेशन आपका ट्रेड कंप्लायंस ऑफ़िसर तय करता है, ERP टीम नहीं।

SAP के डिफ़ेंस इंडस्ट्री नामकरण पर एक बात

SAP, S/4HANA में एक Defense & Security सॉल्यूशन बेचता है, और यह मान लेना आसान है कि यह डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए है। ऐसा नहीं है। SAP का Defense & Security कोर्स फ़ोर्स एलिमेंट्स, फ़ोर्स स्ट्रक्चर, ऑपरेशंस और एक्सरसाइज़ कवर करता है, जो सशस्त्र बलों की दुनिया है।

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर आमतौर पर Project System के साथ स्टैंडर्ड SAP S/4HANA चलाता है, साथ में ट्रेड कंप्लायंस और, जहाँ ज़रूरत हो, PLM और MES। लाइसेंस साइन होने से पहले जाँचें कि आप असल में कौन-से इंडस्ट्री फ़ंक्शन ख़रीद रहे हैं।

मैन्युफ़ैक्चरिंग ERP प्रोजेक्ट फ़ेल होने की जो सबसे आम वजह मैं देखता हूँ, वह यह है कि डिज़ाइन पर पूरी तरह सहमति नहीं बनती, ख़ासकर फ़ाइनेंस में। डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग में यह जोखिम ज़्यादा है, क्योंकि डिज़ाइन का इतना बड़ा हिस्सा कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइनेंस है।

यह एक तय ढर्रे पर होता है। प्रोडक्शन, सप्लाई चेन और इंजीनियरिंग अपने डिज़ाइन पर सहमत हो जाते हैं।

फ़ाइनेंस चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स और कॉस्ट सेंटर स्ट्रक्चर पर साइन-ऑफ़ दे देता है। कॉन्ट्रैक्ट से WBS, प्रोडक्शन ऑर्डर, सेटलमेंट, रेवेन्यू और कस्टमर रिपोर्ट तक के पूरे फ़्लो पर कोई साइन-ऑफ़ नहीं देता।

कमियाँ टेस्टिंग में दिखती हैं, या इससे भी बुरा, पहले मंथ-एंड क्लोज़ पर। तब तक कॉन्फ़िगरेशन बन चुका होता है और हर सुधार एक चेंज रिक्वेस्ट बन जाता है।

डिज़ाइन को पूरा रखने वाला क्रम यह है:

1. 01कॉन्ट्रैक्ट टाइपफ़िक्स्ड प्राइस, लागत-आधारित, मिश्रित
2. 02कॉस्ट ऑब्जेक्टहर कॉन्ट्रैक्ट, लॉट या बैच पर एक WBS
3. 03सेटलमेंटप्रोडक्शन ऑर्डर से WBS तक
4. 04रेवेन्यूमाइलस्टोन, हुई लागत या यूनिट्स
5. 05कस्टमर रिपोर्टWBS से बनी, स्प्रेडशीट से नहीं
6. 06साइन-ऑफ़फ़ाइनेंस, प्रोग्राम्स और ऑपरेशंस साथ मिलकर

बिल्ड शुरू होने से पहले एक तय डिज़ाइन

प्लानिंग भी डिज़ाइन जितनी ही अहम है। जिन 21 SAP प्रोग्राम्स का मैंने नेतृत्व किया है या जिन्हें मैंने बचाया है, उनमें सबसे बड़ी ग़लती जो मैं देखता हूँ, वह है शुरुआत में ठीक से प्लान न करना। Explore फ़ेज़ में बजट पर चोट पड़ती है, जब रिपोर्ट्स, इंटरफ़ेस, कन्वर्ज़न, एन्हांसमेंट, फ़ॉर्म्स और वर्कफ़्लो (WRICEF) की सूची बढ़ती जाती है।

दो नंबरों के लिए प्लान करें। मेरे अनुभव में डेटा माइग्रेशन में 30 से 40 प्रतिशत मेहनत जाती है, और टेस्टिंग में लगभग 35 प्रतिशत। खुले कॉन्ट्रैक्ट्स को, उनकी लागत, बिलिंग और इतिहास के साथ, अपना अलग माइग्रेशन प्लान दें।

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर की शॉर्टलिस्ट में आमतौर पर तीन सिस्टम पहुँचते हैं। सही कौन-सा है, यह आपके साइज़, आपका काम कितना प्रोजेक्ट-आधारित है, और आपके ग्राहक व पार्टनर पहले से क्या चलाते हैं, इस पर निर्भर करता है।

टेबल तुलना करती है कि हर वेंडर इस सेक्टर के लिए ख़ुद को कैसे पेश करता है। यह वेंडर्स की अपनी सामग्री पर आधारित है, इसलिए हर दावे को स्क्रिप्टेड डेमो में अपने कॉन्ट्रैक्ट्स के सामने परखें।

सिस्टम	वेंडर इसे कैसे पेश करता है	आमतौर पर कहाँ फ़िट होता है	डेमो में क्या परखें
Project System के साथ SAP S/4HANA	प्रोजेक्ट, कॉन्ट्रैक्ट बिलिंग और ट्रेड कंप्लायंस (GTS) के साथ कोर ERP	बड़े, मल्टी-साइट मैन्युफ़ैक्चरर, प्राइम्स और सप्लायर जो पहले से SAP पर हैं	WBS से कस्टमर रिपोर्ट तक कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग; आपको जिन PS फ़ंक्शंस की ज़रूरत है उनकी कम्पैटिबिलिटी स्कोप स्थिति
IFS Cloud	ifs.com पर एयरोस्पेस और डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए, प्रोग्राम डिलीवरी और कंप्लायंस के साथ पेश किया गया	प्रोजेक्ट-आधारित और एसेट-प्रधान मैन्युफ़ैक्चरर जो सर्विस या मेंटेनेंस भी चलाते हैं	प्रोजेक्ट अकाउंटिंग की गहराई, और मैन्युफ़ैक्चरिंग व सर्विस एक रिकॉर्ड कैसे साझा करते हैं
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Infor इसे सेक्टर के लिए मल्टी-कंपनी ERP बताता है, जो कंप्लायंस, क्वालिटी और प्रोजेक्ट डिलीवरी कवर करता है	मिड-साइज़ सप्लायर जो सेक्टर-विशेष क्लाउड प्रोडक्ट चाहते हैं	कॉन्ट्रैक्ट कॉस्ट रिपोर्टिंग, सीरियल ट्रेसबिलिटी, और कितना कॉन्फ़िगर होता है बनाम कितना बनाना पड़ता है

आप जिसे भी शॉर्टलिस्ट करें, वेंडर को अपना एक असली कॉन्ट्रैक्ट दें। कुछ और देखने से पहले उनसे कहें कि वे अपने सिस्टम में कॉन्ट्रैक्ट सेट-अप, एक पोस्ट की गई लागत, एक बिल किया गया माइलस्टोन और रिपोर्ट किया गया मार्जिन दिखाएँ।

MRP से ऊपर की SAP प्लानिंग के लिए MRP Live बनाम PP/DS बनाम IBP वाली मेरी तुलना बताती है कि कौन-सा टूल कब फ़िट होता है।

डिफ़ेंस ERP प्रोग्राम कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग पर ही जीते या हारे जाते हैं, इसलिए वहीं से शुरू करें। किसी भी वेंडर डेमो से पहले अपने तीन सबसे आम कॉन्ट्रैक्ट टाइप लिखें, और यह कि आज हर एक की लागत कैसे निकलती है, बिल कैसे होता है और ग्राहक को रिपोर्ट कैसे होता है।

वह एक पेज आपकी डेमो स्क्रिप्ट और हर डिज़ाइन की पहली परीक्षा बन जाता है। यह वे कमियाँ भी दिखाता है जिन्हें आपकी फ़ाइनेंस टीम अभी हाथ से भर रही है।

कंपनी साइज़ के हिसाब से बजट रेंज के लिए देखें SAP इम्प्लीमेंटेशन की लागत कितनी है और मैन्युफ़ैक्चरिंग ERP की लागत वाली मेरी गाइड।

अगर आप डिफ़ेंस ERP चयन या कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग डिज़ाइन पर स्वतंत्र राय चाहते हैं, तो मैं संगठनों की इसमें मदद करता हूँ। आप यहाँ मुझसे संपर्क कर सकते हैं।

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग के लिए सबसे अच्छा ERP कौन-सा है?

वह, जो कॉन्ट्रैक्ट के हिसाब से लागत निकाले, बिल करे और रिपोर्ट करे, और काम को प्रोजेक्ट के रूप में चलाए। Project System के साथ SAP S/4HANA, IFS Cloud और Infor CloudSuite Aerospace & Defense आम शॉर्टलिस्ट हैं। कुछ और तुलना करने से पहले हर एक को अपने कॉन्ट्रैक्ट टाइप्स के सामने परखें।

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग के ERP में सबसे ज़्यादा क्या मायने रखता है?

कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग और प्रोजेक्ट सिस्टम। मेरे डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग के काम में यही सबसे ज़्यादा मायने रखने वाले हिस्से थे। अगर ERP कॉन्ट्रैक्ट के हिसाब से लागत, रेवेन्यू और मार्जिन नहीं दिखा सकता, तो फ़ाइनेंस हर महीने इसे स्प्रेडशीट में दोबारा बनाता है।

क्या SAP Defense & Security डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए है?

नहीं। SAP का Defense & Security सॉल्यूशन फ़ोर्स एलिमेंट्स, फ़ोर्स स्ट्रक्चर, ऑपरेशंस और एक्सरसाइज़ कवर करता है, जो सशस्त्र बलों के संगठनों के लिए है। डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर आमतौर पर Project System के साथ स्टैंडर्ड SAP S/4HANA चलाते हैं, और एक्सपोर्ट कंट्रोल के लिए SAP Global Trade Services।

SAP डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर्स के लिए एक्सपोर्ट कंट्रोल कैसे सँभालता है?

SAP Global Trade Services के ज़रिए। इसका कंप्लायंस मैनेजमेंट लीगल कंट्रोल, सैंक्शन्ड पार्टी लिस्ट स्क्रीनिंग और एम्बार्गो चेक कवर करता है, और जिन प्रोसीजर को लाइसेंस चाहिए उनके लिए लाइसेंस मॉनिटरिंग। प्रोडक्ट क्लासिफ़िकेशन आपके ट्रेड कंप्लायंस ऑफ़िसर के पास होने चाहिए, ERP टीम के पास नहीं।

डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरिंग ERP प्रोजेक्ट क्यों फ़ेल होते हैं?

सबसे आम वजह यह है कि डिज़ाइन पर पूरी तरह सहमति नहीं बनती, ख़ासकर फ़ाइनेंस में। हर मॉड्यूल अपने हिस्से पर साइन-ऑफ़ देता है, लेकिन कॉन्ट्रैक्ट से प्रोजेक्ट, प्रोडक्शन ऑर्डर, रेवेन्यू और कस्टमर रिपोर्ट तक के पूरे फ़्लो पर कोई साइन-ऑफ़ नहीं देता। फिर कमियाँ टेस्टिंग में या पहले मंथ-एंड क्लोज़ पर दिखती हैं।

क्या डिफ़ेंस मैन्युफ़ैक्चरर्स को ERP के साथ MES भी चाहिए?

अक्सर, जब ग्राहक शॉप फ़्लोर से पूरी सीरियल और ऐज़-बिल्ट ट्रेसबिलिटी की उम्मीद करता है। SAP Digital Manufacturing जैसा MES दर्ज करता है कि हर स्टेप पर क्या हुआ, और कन्फ़र्मेशन वापस ERP को भेजता है। किसी को भी कॉन्फ़िगर करने से पहले तय करें कि ऐज़-बिल्ट रिकॉर्ड किस सिस्टम के पास रहेगा।