ERP para a indústria de defesa: o que decide a escolha

O melhor ERP para a indústria de defesa é aquele que custeia, fatura e reporta por contrato, e conduz o trabalho como projetos. As funcionalidades de chão de fábrica vêm em segundo lugar.

Implementei ERP na indústria de defesa, e as áreas que mais pesaram foram o custeio de contratos e os sistemas de projetos (SAP Project System, PS). Acerte essas duas e o resto do desenho tem onde se apoiar. Erre nelas e as finanças passam anos conciliando à mão.

Para a comparação mais ampla de fornecedores em todos os tipos de indústria, comece pelo meu guia do melhor ERP para a indústria. Este artigo trata do que muda quando seu cliente é um ministério da defesa ou um contratante principal.

Um fabricante comum vende produtos a partir do estoque ou sob encomenda. Um fabricante de defesa normalmente entrega contra um contrato: um programa de trabalho com orçamento, marcos, condições de faturamento e obrigações de reporte próprios.

Isso muda o que o ERP precisa fazer. Cinco requisitos se somam à produção, às compras e aos estoques normais:

1. Custeio de contratos. Cada custo precisa cair no contrato certo, e o cliente pode auditar como ele chegou lá.
2. Estrutura de projeto. Engenharia, produção, testes e entrega correm como um único projeto com fases e marcos, não como ordens sem relação entre si.
3. Rastreabilidade de série e de configuração. Você precisa saber quais componentes, em qual revisão, entraram em qual unidade entregue.
4. Controle de exportação. Itens e dados técnicos controlados precisam de classificação, licenças e verificação antes de qualquer embarque.
5. Segurança dos dados. Quem pode ver qual contrato, desenho ou registro de cliente é uma questão de desenho, não um detalhe para depois.

A maioria dos sistemas ERP pode ser levada a fazer as cinco coisas. A diferença entre eles é quanto disso é padrão e quanto você precisa construir.

Nos trabalhos de defesa que fiz, o custeio de contratos e os sistemas de projetos foram o que mais pesou. Todo o resto do desenho dependia de como esses dois estavam configurados.

O motivo é simples. Um contrato de defesa costuma ser precificado, faturado e auditado nos seus próprios termos, e as finanças reportam sobre ele ao cliente. Se o ERP não consegue mostrar custo, receita e margem por contrato, os controllers o reconstroem em planilhas todo mês.

Como o SAP trata isso

No SAP S/4HANA, um contrato normalmente é modelado como um projeto no SAP Project System. Uma estrutura analítica de projeto (EAP, ou WBS) guarda o orçamento e os coletores de custos. Os itens da ordem de venda do contrato são atribuídos a elementos PEP, de modo que receita e custo se encontram no mesmo lugar.

O faturamento segue o tipo de contrato. Contratos de preço fixo normalmente faturam por marco.

Contratos pagos pelo custo incorrido podem usar o faturamento relacionado a recursos. O curso da SAP sobre Project Financials Control o descreve como faturamento a partir dos custos reais por meio do Dynamic Item Processor, que pode ser combinado com um plano de faturamento por marcos.

O reconhecimento de receita, o estoque em processo e o reporte de margem rodam então sobre a WBS. É aí que vai a maior parte do esforço de desenho, porque isso envolve ao mesmo tempo a controladoria (CO), a contabilidade financeira (FI), vendas e distribuição (SD) e o planejamento da produção (PP).

Uma verificação antes de desenhar: algumas funções mais antigas do Project System estão no compatibility scope da SAP no S/4HANA. A SAP passou várias delas para o escopo permanente em releases recentes. Confirme o status de cada função que você pretende usar na SAP Note 2269324.

As perguntas a responder no desenho

Estas são as decisões que moldam o custeio de contratos em qualquer ERP, não só no SAP:

1. O que é um contrato no sistema? Um projeto por contrato, um por lote ou um por remessa de entrega.
2. Onde os custos de produção são liquidados? As ordens de produção são liquidadas no elemento PEP, e as regras de liquidação decidem o que o relatório do contrato mostra.
3. Como a receita é reconhecida? Por marco, por custo incorrido ou por unidades entregues, e como isso se relaciona com a sua norma contábil.
4. Como os custos indiretos são aplicados? O cliente pode auditar as taxas, então elas precisam ser rastreáveis no sistema.
5. Como é o relatório para o cliente? Desenhe o relatório primeiro e volte a partir dele até os objetos de custo.

O lado financeiro do SAP é tratado com mais profundidade no meu guia do SAP FICO. As ordens de produção, o MRP e o ciclo de planejamento que alimentam o projeto estão no meu guia do SAP PP.

O segundo grupo de requisitos diz respeito a provar o que você construiu e para quem pode enviá-lo. São decisões de desenho que envolvem vários sistemas, e cada uma precisa de um único responsável.

Rastreabilidade de série e de configuração

Os clientes de defesa costumam esperar saber exatamente o que entrou em cada unidade entregue: códigos de peça, números de série, revisões e as alterações feitas depois da entrega. No SAP, os números de série são controlados por um perfil de número de série no mestre de materiais, como mostra a lição da SAP sobre números de série.

A serialização sozinha não dá controle de configuração. A estrutura de engenharia normalmente fica em um sistema de gestão do ciclo de vida do produto (PLM).

O registro do que foi efetivamente construído pode ser capturado no chão de fábrica, e o ERP guarda o estoque e o custo. Decida qual sistema é dono dos registros conforme projetado, conforme construído e conforme mantido antes de a configuração começar.

A captura no chão de fábrica normalmente é tarefa de um sistema de execução da manufatura (MES), como o SAP Digital Manufacturing, que fica acima do ERP. Meu artigo sobre ERP e MES na indústria mostra onde passa essa linha.

Controle de exportação e compliance de comércio exterior

As regras de controle de exportação, como as International Traffic in Arms Regulations (ITAR) e as Export Administration Regulations (EAR) dos Estados Unidos, se aplicam ao item, aos dados técnicos e ao destino. Seu ERP precisa saber como cada item é classificado e bloquear um embarque que não tenha licença.

No mundo SAP, isso fica no SAP Global Trade Services (GTS). O conteúdo de aprendizagem da SAP sobre o GTS descreve um gerenciamento de compliance que cobre controle legal, verificação de listas de partes sancionadas e checagem de embargos, com monitoramento de licenças para os procedimentos que exigem uma.

Trate o controle de exportação como uma frente de trabalho própria, com aprovação própria. Quem decide as classificações é o seu responsável por compliance de comércio exterior, não a equipe do ERP.

Uma observação sobre a nomenclatura da SAP para o setor de defesa

A SAP vende uma solução Defense & Security no S/4HANA, e é fácil supor que ela seja para fabricantes de defesa. Não é. O curso da SAP sobre Defense & Security trata de elementos de força, estruturas de força, operações e exercícios, que é o mundo das forças armadas.

Um fabricante de defesa normalmente roda o SAP S/4HANA padrão com o Project System, mais compliance de comércio exterior e, quando necessário, PLM e MES. Verifique quais funções setoriais você está realmente comprando antes de assinar a licença.

O motivo mais comum que vejo para o fracasso de projetos de ERP na indústria é que o desenho não é fechado na sua totalidade, principalmente em finanças. Na indústria de defesa esse risco é maior, porque grande parte do desenho é finanças de contratos.

Acontece de um jeito previsível. Produção, cadeia de suprimentos e engenharia fecham seus desenhos.

As finanças aprovam um plano de contas e uma estrutura de centros de custo. Ninguém aprova o fluxo completo do contrato à WBS, à ordem de produção, à liquidação, à receita e ao relatório para o cliente.

As lacunas aparecem nos testes ou, pior, no primeiro fechamento mensal. Nessa altura a configuração já está construída e cada correção é uma solicitação de mudança.

Esta é a ordem que mantém o desenho inteiro:

1. 01Tipos de contratoPreço fixo, por custo, misto
2. 02Objetos de custoUma WBS por contrato, lote ou remessa
3. 03LiquidaçãoOrdens de produção para a WBS
4. 04ReceitaMarco, custo incorrido ou unidades
5. 05Relatório ao clienteGerado a partir da WBS, não de uma planilha
6. 06AprovaçãoFinanças, programas e operações juntos

Um único desenho fechado antes de a construção começar

O planejamento importa tanto quanto o desenho. Nos 21 programas SAP que liderei ou resgatei, o maior erro que vejo é não planejar direito no início. Os orçamentos são atingidos na fase Explore, à medida que cresce a lista de relatórios, interfaces, conversões, ampliações, formulários e workflows (WRICEF).

Dois números para o planejamento. Na minha experiência, a migração de dados consome de 30 a 40 por cento do esforço, e os testes cerca de 35 por cento. Dê aos contratos em aberto, com seus custos, faturamento e histórico, um plano de migração próprio.

Três sistemas costumam chegar à lista curta de um fabricante de defesa. O certo depende do seu porte, de quanto o seu trabalho é orientado a projetos e do que seus clientes e parceiros já usam.

A tabela compara como cada fornecedor se posiciona para o setor. Ela se baseia no material dos próprios fornecedores, então teste cada afirmação contra os seus contratos em uma demonstração roteirizada.

Sistema	Como o fornecedor o posiciona	Onde costuma se encaixar	O que testar na demonstração
SAP S/4HANA com Project System	ERP central com projetos, faturamento de contratos e compliance de comércio exterior (GTS) ao lado	Fabricantes grandes, com vários sites, contratantes principais e fornecedores que já usam SAP	Custeio de contratos da WBS ao relatório para o cliente; status no compatibility scope das funções de PS de que você precisa
IFS Cloud	Posicionado em ifs.com para fabricantes aeroespaciais e de defesa, com entrega de programas e compliance	Fabricantes orientados a projetos e com muitos ativos que também prestam serviços ou manutenção	Profundidade da contabilidade de projetos, e como produção e serviços compartilham um único registro
Infor CloudSuite Aerospace & Defense	Descrito pela Infor como um ERP multiempresa para o setor, cobrindo compliance, qualidade e entrega de projetos	Fornecedores de médio porte que querem um produto em nuvem específico para o setor	Reporte de custos de contratos, rastreabilidade de série e quanto é configurado versus construído

Qualquer que seja sua lista curta, entregue ao fornecedor um dos seus contratos reais. Peça que ele mostre, no sistema dele, o contrato configurado, um custo lançado, um marco faturado e a margem reportada, antes de você ver qualquer outra coisa.

Para o planejamento SAP acima do MRP, minha comparação de MRP Live vs PP/DS vs IBP explica quando cada ferramenta se encaixa.

O custeio de contratos é onde os programas de ERP de defesa são ganhos ou perdidos, então comece por ele. Antes de qualquer demonstração de fornecedor, escreva seus três tipos de contrato mais comuns e como cada um é custeado, faturado e reportado ao cliente hoje.

Essa única página vira o seu roteiro de demonstração e o primeiro teste de cada desenho. Ela também mostra as lacunas que sua equipe de finanças está cobrindo à mão neste momento.

Para faixas de orçamento por porte de empresa, veja quanto custa uma implementação SAP e meu guia sobre o custo de um ERP para a indústria.

Se você quiser uma visão independente sobre a escolha de um ERP de defesa ou sobre um desenho de custeio de contratos, eu ajudo organizações com isso. Você pode entrar em contato comigo aqui.

Qual é o melhor ERP para a indústria de defesa?

Aquele que custeia, fatura e reporta por contrato e conduz o trabalho como projetos. SAP S/4HANA com Project System, IFS Cloud e Infor CloudSuite Aerospace & Defense formam a lista curta habitual. Teste cada um contra os seus próprios tipos de contrato antes de comparar qualquer outra coisa.

O que mais importa em um ERP para a indústria de defesa?

O custeio de contratos e os sistemas de projetos. Nos trabalhos que fiz na indústria de defesa, essas foram as áreas que mais pesaram. Se o ERP não consegue mostrar custo, receita e margem por contrato, as finanças o reconstroem em planilhas todo mês.

O SAP Defense & Security é para fabricantes de defesa?

Não. A solução Defense & Security da SAP trata de elementos de força, estruturas de força, operações e exercícios, o que é para organizações das forças armadas. Os fabricantes de defesa normalmente rodam o SAP S/4HANA padrão com o Project System, mais o SAP Global Trade Services para o controle de exportação.

Como o SAP trata o controle de exportação para fabricantes de defesa?

Por meio do SAP Global Trade Services. Seu gerenciamento de compliance cobre controle legal, verificação de listas de partes sancionadas e checagem de embargos, com monitoramento de licenças para os procedimentos que exigem uma. O responsável por compliance de comércio exterior deve ser o dono das classificações de produtos, não a equipe do ERP.

Por que os projetos de ERP na indústria de defesa fracassam?

O motivo mais comum é que o desenho não é fechado na sua totalidade, principalmente em finanças. Cada módulo aprova a sua parte, mas ninguém aprova o fluxo completo do contrato ao projeto, à ordem de produção, à receita e ao relatório para o cliente. As lacunas então aparecem nos testes ou no primeiro fechamento mensal.

Fabricantes de defesa precisam de um MES além do ERP?

Muitas vezes, quando o cliente espera rastreabilidade completa de série e do que foi efetivamente construído a partir do chão de fábrica. Um MES como o SAP Digital Manufacturing registra o que aconteceu em cada etapa e envia confirmações de volta ao ERP. Decida qual sistema é dono do registro do que foi construído antes de configurar qualquer um dos dois.