SAP lisans müzakeresi: gerçekten tasarruf sağlayan şeyler

SAP lisans müzakeresi dört yerde gerçek para kazandırır ve başlıktaki indirim bunlardan biri değildir. Birincisi kullanıcı sınıflandırması: insanların gerçekte kullandığı erişim için ödeme yapmak. İkincisi SAP dışı sistemlerden gelen dijital erişim. Üçüncüsü fiyat tavanı, bildirim süreleri, süresi dolan krediler ve çıkış hakları gibi sözleşme şartları. Dördüncüsü yeni: 10 Temmuz 2026'dan itibaren SAP'nin Avrupa Komisyonu'na verdiği bakım taahhütleri, on-premise müşterilerin belirli durumlarda kullanılmayan lisanslar için bakım ödemeyi bırakmasına izin veriyor. Bu rehber; yenileme, denetim ya da RISE veya GROW'a geçişle karşı karşıya olan CIO'lar, CFO'lar ve satın alma liderleri için. Kullanım incelemesine yenileme tarihinden altı hafta önce değil, altı ay önce başlayın.

SAP sözleşmeleri imzalayan, gülümseyen ve yoluna devam eden şirketler gördüm. Birkaç ay sonra ilk denetim geldiğinde gülümsemeler solar.

Bir firma binlerce lisans satın almıştı ama kullanım verileri yalnızca yaklaşık yarısının etkin olduğunu gösteriyordu. Bir diğeri dolaylı erişimin küçük puntolu bir madde olduğunu varsaymıştı. Sonra ilk anlaşmasına yaklaşan bir fatura geldi. Bunlar sıra dışı hikâyeler değil. Şirketlerin ERP bütçesinin yüzde 25'ini bu boşluklar yüzünden sessizce kaybettiğini gördüm.

On-premise kalıcı lisanslar

Lisansı baştan ödersiniz, ardından yıllık bir destek ücreti. SAP'nin Enterprise Support liste fiyatı lisans değerinin %22'sidir. İlk fiyat kilidinden sonra SAP, sözleşme şartlarına bağlı olarak destek ücretlerini her yıl enflasyon kadar artırabilir.

Neye göre ölçüldüğünüzü bilin:

1. Named user türleri. ECC; Professional, Limited Professional, Employee ve Developer kullanıcılarını kullanırdı. S/4HANA on-premise sözleşmeleri Professional Use, Functional Use, Productivity Use ve Developer Access kullanır. Atanan tür ile gerçek kullanım arasındaki uyumsuzluk, en sık görülen denetim bulgusudur.
2. Paket metrikleri. Bazı motorlar gelire, satın alma siparişi hacmine ya da çalışan sayısına göre fiyatlandırılır. Bu metriğin neden seçildiğini sorun. Bazıları, imza anında kimsenin öngörmediği biçimlerde büyümeyi cezalandırır.
3. Dijital erişim. SAP dışı sistemlerin SAP'de oluşturduğu belgeler ayrıca lisanslanır (aşağıda ele alınıyor).
4. Üretim dışı sistemler. Geliştirme, test ve sandbox sistemlerini kurmadan önce sözleşmenizde nasıl ele alındıklarını kontrol edin.

Bulut abonelikleri, RISE ve GROW

S/4HANA bulut abonelikleri Full Use Equivalent (FUE) cinsinden sayılır. Her kullanıcı türü sabit bir oranda dönüştürülür: bir FUE bir advanced kullanıcıyı, beş core kullanıcıyı ya da otuz self-servis kullanıcıyı karşılar ve bir geliştirici iki FUE sayılır. Kullanıcıları dikkatle sınıflandırın. Yalnızca onay veren her advanced kullanıcı, size bir core kullanıcının beş katına mal olur.

Advanced kullanıcı olarakCore kullanıcı olarak

Gereken Full Use Equivalent4FUE−16 FUE · −80%

Advanced kullanıcı olarak20 FUE

Core kullanıcı olarak4 FUE

• Gerçekte yaptıklarına göre sınıflandırıldı
• Her beş kullanıcı için bir FUE

RISE with SAP (private cloud; artık SAP Cloud ERP Private adıyla da satılıyor) S/4HANA aboneliğini, altyapıyı, teknik yönetilen hizmetleri ve bazı BTP tüketim kredilerini tek pakette birleştirir. Tedarikçi yönetimini basitleştirir ve her bileşeni ayrı ayrı müzakere etme gücünüzü azaltır. GROW with SAP, SAP'ye yeni giren şirketler için public cloud yoludur; kapsamı ve fiyatı daha standarttır.

İkisi için de dört soru önemlidir. Hangi krediler ve hizmetler dahil? Ne zaman sona eriyorlar? Kullanıcılar mevcut sözleşmenizden nasıl dönüştürülüyor? Ayrıldığınızda verinize ne oluyor? RISE with SAP sayfam teklifin kendisini ele alıyor.

Bir AB rekabet soruşturmasının (AT.40823 sayılı dosya) ardından SAP, 10 Temmuz 2026'da yürürlüğe giren bir dizi bakım ve destek taahhüdü üzerinde anlaştı. Bunlar on yıl boyunca tüm on-premise müşteriler için dünya genelinde geçerlidir. Bir müzakereyi değiştirenler:

1. Ortam bölme. Ortamınızı ayrı ticari kurulumlara bölebilir ve her biri için farklı bir destek modeli, farklı bir destek sağlayıcısı ya da hiç destek seçmeyebilirsiniz. Bölme, lisanslarınızın yeniden fiyatlandırılmasını tetiklemez.
2. Kullanılmayan lisansları feshetme. Lisansları ve bakımlarını dört durumda yeniden indirim yapılmadan feshedebilirsiniz. Ürün yalnızca müşteriye özel bakım kapsamındadır. Implementasyon başarısız olmuştur. Şirket iflas etmiştir. Ya da iş gücü iki yılda %10'dan fazla küçülmüştür (1 Ocak 2025'e geriye dönük). Bildirim, dönem sonundan üç ay öncedir.
3. İlk dönem. Ek lisans satın almak artık ilk bakım dönemini yeniden başlatmıyor.
4. Yeniden devreye alma. Yeniden devreye alma ücreti alınmaz ve geriye dönük bakım, kaçırılan ücretlerin %50'si ile altı aylık ödemeden düşük olanıyla sınırlandırılır.
5. Tek metrikli sözleşmeler. Ücretlerin 500.000 EUR'u aştığı durumlarda mevcuttur. Bir denetim yetersiz kullanım gösterirse SAP, bakım tabanını yılda %20'ye kadar düşürür.
6. Satışlar (divestiture). Elden çıkarılan işletmenin kullanıcı lisanslarını alıcıya devredebilir ya da alıcının almadıklarını yeniden indirim yapılmadan feshedebilirsiniz.

ECC kullanıyorsanız ve kullanmayı bıraktığınız modüller için tam bakım ödüyorsanız, yenileme gündemine ilk koyacağım şey budur.

Bu maddeler sıradan görünür ve pahalıya dönüşür.

Fiyat artışı. Sözleşme aksini söylemedikçe bulut abonelikleri yenilemede artabilir. İmzada yıllık artışı sınırlandırın ya da fiyatı tüm dönem için kilitleyin. Sınırsız artışlar beş yıllık bir dönemde birikir.

Otomatik yenileme. Her sipariş formundaki bildirim süresini kontrol edin. Pencereyi kaçırırsanız, geçerli olan fiyattan bir dönem daha taahhüt altına girersiniz.

Fesih sonrası veri erişimi. İmzadan önce dışa aktarma biçimini, zamanlamasını ve fesih sonrası erişim için olası ücretleri kararlaştırın. Bazı dışa aktarımlar kullanılabilir hale gelmek için dönüştürme çalışması gerektirir.

Üretim dışı kapsam. Hangi geliştirme, test ve sandbox sistemlerinin kapsandığını doğrulayın. İmzadan sonra eklemek paraya mal olur.

Dijital erişim kapsamı. Harici sistemlerin oluşturduğu belgelerin nasıl ölçüldüğünü ve ne kadar hacmin dahil olduğunu tanımlayın.

Süresi dolan hizmetler ve krediler. Bir anlaşmaya dahil edilen implementasyon saatlerinin, eğitim bütçelerinin ve BTP kredilerinin şartların içine gömülmüş son kullanma tarihleri vardır. Süre sonunu kimse takip etmediği için kuruluşların dahil edilmiş hizmetlerde binlerce dolar kaybettiğini gördüm.

Daha geniş ticari tablo için CFO'lar için ERP sözleşme müzakeresi rehberime bakın.

Herhangi bir yenileme görüşmesi başlamadan önce kendi kullanım incelemenizi yapın. Tedarikçinin kullanım özetine güvenmeyin.

1. Son 90 gün için bir oturum açma raporu çekin. Sıfır oturum açma olan hesaplar neredeyse her zaman ayrılan kişilere ya da rol değiştirenlere aittir.
2. Bir sınıflandırma raporu çalıştırın. Her kullanıcının lisans türünü, gerçekte çalıştırdığı işlemlerle karşılaştırın.
3. Composite rolleri gözden geçirin. Özel rol paketleri bazen bir kullanıcıyı sebepsiz yere daha yüksek bir lisans türüne çıkaran bir yetki taşır.
4. Entegrasyonları haritalayın. Belge oluşturan her teknik kullanıcıyı ve arayüzü bulun.

SAP'nin License Administration Workbench'i (LAW) sistemler arasında kullanıcı ve kullanım verilerini birleştirir ve her denetimin temelidir. Onu besleyen veri dağınıksa, fazla ödersiniz. SAP Solution Manager, düşük benimsenen modülleri gösteren kullanım izleme ekler; ancak standart bakımı 2027'de sona eriyor.

İncelediğim bir depo ekibine implementasyon sırasında ilk iş unvanlarına göre Professional lisanslar atanmıştı. Gerçekte ne yaptıklarını haritaladığımızda (yalnızca lojistik yürütme işlemleri), lisans türü Employee'ye düştü. O gruptaki maliyet yaklaşık %40 azaldı.

Etkin olmayan hesaplar başlamak için en basit yerdir. Bir keresinde test kimliklerini silerek bir lisans faturasını yüzde on düşürdüm.

Dijital erişim (eski adıyla dolaylı erişim), SAP dışı bir sistemin SAP'de belge oluşturmasıdır. SAP bunu 2018'den beri dokuz belge türü üzerinden lisanslıyor: satış, fatura, satın alma, servis ve bakım, üretim, kalite yönetimi, zaman yönetimi, finansal ve malzeme belgeleri. SAP yalnızca ilk oluşturmayı sayar. Okumalar, güncellemeler ve silmeler sayılmaz. SAP'nin ilkinden otomatik olarak oluşturduğu belgeler de (örneğin bir satış siparişini izleyen fatura) sayılmaz.

Tablo, riskin genellikle nereden geldiğini gösteriyor.

Senaryo	Neden sayılır	Önlem
E-ticaret siparişleri	Harici bir platformdan gönderilen her sipariş bir satış belgesi oluşturur, kalem başına sayılır	Sözleşmede bir belge hacmi kararlaştırın; her kalemin kaydedilmesinin gerekip gerekmediğini gözden geçirin
Ara katman yazılımıyla fatura aktarımı	Bir arayüzün oluşturduğu tedarikçi faturaları fatura belgeleridir	Her fatura kaynağını haritalayın ve tahmine dahil edin
Mobil saha servisi girişleri	Kaydedilen her onay ya da bildirim bir belge oluşturabilir	Süreç izin veriyorsa arayüzü birleştirilmiş belgeler kaydedecek şekilde tasarlayın
BI ve analitik veri çekme	Veriyi okumak belge oluşturmaz, bu yüzden belge modelinde sayılmaz	Sözleşmenizin belge modelini kullandığını doğrulayın; eski named user şartları bunu farklı ele alabilir
Batch işleri	Yalnızca yeni belge oluşturan işler sayılır; mevcutları güncellemek sayılmaz	Hangi işlerin belge oluşturduğunu, hangilerinin yalnızca değiştirdiğini listeleyin

Yenilemeden önce SAP'ye dokunan her SAP dışı sistemi haritalayın. SAP, teknik kullanıcılar aracılığıyla oluşturulan belgeleri sayan, ECC (2644139) ve S/4HANA (2644172) için tahmin notları sunar. Sonucu bir başlangıç değeri olarak kabul edin, ardından belirsiz bırakmak yerine sözleşmede bir hacim kararlaştırın.

Birlikte çalıştığım bir müşterinin mobil bir saha servisi uygulaması vardı. Her teknisyen ziyaretinden sonra SAP'ye bir durum güncellemesi gönderiyordu ve her güncelleme, ayda binlerce kez, bir belge oluşturuyordu. Haritaladıktan sonra entegrasyonu, güncellemeleri toplu gönderecek şekilde yeniden yapılandırdık. Yalnızca bu değişiklik dijital erişim riskini belirgin biçimde azalttı.

Bunları sırayla uygulayın. İlk üçü en fazla hazırlık süresi ister.

1. 90 günlük oturum açma raporunu çekin ve sıfır etkinlikli hesapları kaldırın ya da yeniden atayın
2. SAP'ye dokunan her arayüzü, CRM, e-ticaret, analitik ve ara katman yazılımı dahil haritalayın ve belge hacmini tahmin edin
3. SAP'nin Temmuz 2026 taahhütleri kapsamında herhangi bir lisansın fesih ya da ortam bölme için uygun olup olmadığını kontrol edin
4. Kullanıcı türü tanımlarını, her türün izin verdiği faaliyetlerle birlikte yazılı olarak doğrulayın
5. Yıllık fiyat artışlarını tüm dönem için sınırlandırın
6. Geliştirme, test ve sandbox kapsamını netleştirin
7. Her paketlenmiş saati, krediyi ve hizmeti son kullanma tarihiyle listeleyin
8. Dijital erişim ölçüm yöntemini ve dahil hacmi kararlaştırın
9. Kullanıcıları yeni bir ücret ödemeden aşağı yönde yeniden sınıflandırma hakkını müzakere edin
10. Çıkış şartlarını kararlaştırın: veri biçimi, zamanlama, ücretler ve denetim bildirim süreleri

SAP ile masaya oturmadan önce bağımsız bir görüş istiyorsanız, SAP müzakere danışmanları üzerine yazım, dışarıdan yardımın ne zaman kendini amorti ettiğini ele alıyor.

SAP lisanslamasında dolaylı erişim nedir ve nasıl maliyet yaratır?

Artık dijital erişim olarak adlandırılan dolaylı erişim, SAP dışı bir sistemin, hiç kimse oturum açmadan SAP'de belge oluşturmasıdır. SAP bunu 2018'den beri dokuz belge türü üzerinden lisanslıyor ve yalnızca her belgenin ilk oluşturulmasını sayıyor. Okumalar, güncellemeler, silmeler ve SAP'nin sonradan otomatik oluşturduğu belgeler sayılmaz. Risk, e-ticaret siparişleri, aktarılan faturalar ve mobil uygulamalar gibi arayüzlerden gelir. Yenilemeden önce bunları haritalayın ve sözleşmede bir belge hacmi kararlaştırın.

Hangi SAP kullanıcı lisans türleri var ve nasıl atanmalı?

ECC sözleşmeleri Professional, Limited Professional, Employee ve Developer gibi named user'ları kullanır. S/4HANA on-premise sözleşmeleri Professional Use, Functional Use, Productivity Use ve Developer Access kullanır. Bulut abonelikleri kullanıcıları Full Use Equivalent'e dönüştürür. İnsanları iş unvanına göre değil, sistemde gerçekte yaptıklarına göre atayın. Depo personeline, saha teknisyenlerine ya da onaylayıcılara verilen Professional lisanslar en yaygın denetim bulgusudur.

RISE with SAP nasıl lisanslanır ve neleri kapsar?

RISE with SAP; S/4HANA private cloud yazılımını, altyapıyı, teknik yönetilen hizmetleri ve bazı SAP BTP kredilerini bir araya getiren, Full Use Equivalent cinsinden fiyatlandırılan bir aboneliktir. Sektör eklentileri, diğer SAP bulut ürünleri, ek BTP tüketimi ve implementasyon hizmetleri genellikle ekstradır. Mevcut lisanslarınızın nasıl dönüştürüleceğini, dahil edilen kredilerin ne zaman sona ereceğini ve ayrılırsanız verinizin size nasıl iade edileceğini müzakere edin.

2026'da SAP bakım sözleşmelerinde ne değişti?

10 Temmuz 2026'dan itibaren SAP, Avrupa Komisyonu ile kararlaştırılan taahhütleri tüm dünyadaki on-premise müşterilere on yıl boyunca uyguluyor. Müşteriler ortamlarını bölebilir ve kurulum başına destek seçebilir. Kullanılmayan lisansları belirli durumlarda yeniden indirim yapılmadan feshedebilir. Daha fazla satın almak artık ilk dönemi yeniden başlatmıyor ve destek, yeniden devreye alma ücreti olmadan yeniden başlatılabiliyor. Tüm ayrıntılar SAP'nin destek sitesinde AT.40823 sayılı dosya altında yer alıyor.

Bir SAP lisans yenilemesinden önce neler gözden geçirilmeli?

Beş alan. Son 90 günün kullanıcı kullanımı. Her arayüzden gelen dijital erişim hacimleri. Paketlenmiş kredi ve hizmetlerin durumu ve son kullanma tarihleri. Ödediğiniz her şeyi kullanıp kullanmadığınız. Fiyat artış şartları. On-premise müşteriler altıncı bir alan eklemeli: 2026 taahhütleri kapsamında herhangi bir lisansın artık fesih ya da ortam bölme için uygun olup olmadığı.

Bir SAP lisans denetimi nasıl işler ve şirketler nasıl hazırlanabilir?

SAP denetimleri kullanıcı sınıflandırmasını, dijital erişimi ve kullanımdaki sistemleri, genellikle LAW verilerinden ve SAP'nin çalıştırmanızı istediği ölçüm programlarından inceler. Sözleşmeniz bildirim süresini ve kabul edilen veri kaynaklarını belirlemelidir. Hazırlık süreklidir: üç aylık kullanım kontrolleri, belgelenmiş kullanıcı türü atamaları, SAP ile kararlaştırılan her istisnanın kaydı ve denetim başlamadan önce SAP'nin hangi verilere erişebileceğine dair yazılı bir anlaşma.