Pregovaranje o SAP licencama: što stvarno štedi novac

Pregovaranje o SAP licencama štedi stvaran novac na četiri mjesta, a naslovni popust nije među njima. Prvo je klasifikacija korisnika: plaćanje pristupa koji ljudi doista koriste. Drugo je digitalni pristup iz sustava koji nisu SAP. Treće su ugovorni uvjeti poput ograničenja cijena, otkaznih rokova, isteka kredita i prava na izlazak. Četvrto je novo: od 10. srpnja 2026. SAP-ove obveze prema Europskoj komisiji o održavanju omogućuju on-premise kupcima da u određenim slučajevima prestanu plaćati održavanje neiskorištenih licenci. Ovaj je vodič za CIO-e, financijske direktore i voditelje nabave pred obnovom, revizijom ili prelaskom na RISE ili GROW. Pregled korištenja započnite šest mjeseci prije datuma obnove, a ne šest tjedana.

Gledao sam kako tvrtke potpisuju SAP ugovore, smiješe se i idu dalje. Nekoliko mjeseci kasnije osmijeh nestaje kad stigne prva revizija.

Jedna je tvrtka kupila tisuće licenci, ali podaci o korištenju pokazali su da je jedva polovica aktivna. Druga je pretpostavila da je neizravni pristup samo klauzula sitnim slovima. Zatim je stigao račun koji je gotovo odgovarao vrijednosti početnog ugovora. To nisu neobične priče. Vidio sam tvrtke koje kroz te praznine tiho gube 25 posto svog ERP proračuna.

On-premise trajne licence

Licencu plaćate unaprijed, a zatim godišnju naknadu za podršku. SAP-ova cjenikovna cijena za Enterprise Support iznosi 22 posto vrijednosti licence. Nakon početnog zaključavanja cijene SAP može svake godine povećati naknade za podršku za inflaciju, ovisno o ugovornim uvjetima.

Znajte prema čemu Vas mjere:

1. Imenovane vrste korisnika. ECC je koristio korisnike Professional, Limited Professional, Employee i Developer. S/4HANA on-premise ugovori koriste Professional Use, Functional Use, Productivity Use i Developer Access. Neusklađenost između dodijeljene vrste i stvarne uporabe najčešći je nalaz revizije.
2. Paketne metrike. Neki se moduli određuju prema prihodu, broju narudžbenica ili broju zaposlenika. Pitajte zašto je odabrana ta metrika. Neke kažnjavaju rast na načine koje nitko nije predvidio pri potpisivanju.
3. Digitalni pristup. Dokumenti koje u SAP-u kreiraju sustavi koji nisu SAP licenciraju se zasebno (obrađeno niže).
4. Neproduktivni sustavi. Provjerite kako se u Vašem ugovoru tretiraju razvojni, testni i sandbox sustavi prije nego što ih izgradite.

Cloud pretplate, RISE i GROW

S/4HANA cloud pretplate broje se u ekvivalentima punog korištenja (Full Use Equivalents, FUE). Svaka vrsta korisnika pretvara se po fiksnom omjeru: jedan FUE pokriva jednog naprednog korisnika, pet osnovnih korisnika ili trideset korisnika samoposluživanja, a razvojni inženjer (developer) računa se kao dva FUE. Pažljivo klasificirajte korisnike. Svaki napredni korisnik koji samo odobrava stvari košta Vas pet puta više nego osnovni korisnik.

Kao napredni korisniciKao osnovni korisnici

Potrebni ekvivalenti punog korištenja4FUE−16 FUE · −80%

Kao napredni korisnici20 FUE

Kao osnovni korisnici4 FUE

• Klasificirani prema onome što stvarno rade
• Jedan FUE za svakih pet korisnika

RISE with SAP (privatni cloud, sada se prodaje i pod nazivom SAP Cloud ERP Private) objedinjuje S/4HANA pretplatu, infrastrukturu, tehničke upravljane usluge i dio BTP kredita za potrošnju. Pojednostavljuje upravljanje dobavljačem i smanjuje Vašu mogućnost da za svaku komponentu pregovarate zasebno. GROW with SAP je put javnog clouda za tvrtke koje su nove u SAP-u, sa standardnijim opsegom i cijenom.

Za oba pristupa važna su četiri pitanja. Koji su krediti i usluge uključeni? Kada istječu? Kako se korisnici pretvaraju iz Vašeg postojećeg ugovora? Što se događa s Vašim podacima kad odete? Moja stranica o RISE with SAP obrađuje samu ponudu.

Nakon istrage EU-a o tržišnom natjecanju (predmet AT.40823) SAP je pristao na skup obveza o održavanju i podršci koje su stupile na snagu 10. srpnja 2026. Primjenjuju se globalno na sve on-premise kupce tijekom deset godina. Ove mijenjaju pregovore:

1. Podjela krajolika. Svoj krajolik možete podijeliti na zasebne komercijalne instalacije i za svaku odabrati drukčiji model podrške, drukčijeg pružatelja podrške ili nikakvu podršku. Podjela ne pokreće ponovno određivanje cijena Vaših licenci.
2. Raskid neiskorištenih licenci. Licence i njihovo održavanje možete raskinuti bez ponovnog određivanja popusta u četiri slučaja. Proizvod je samo u održavanju specifičnom za kupca. Implementacija je propala. Tvrtka je insolventna. Ili se radna snaga smanjila za više od 10 posto tijekom dvije godine (retroaktivno od 1. siječnja 2025.). Obavijest se daje tri mjeseca prije kraja razdoblja.
3. Početno razdoblje. Kupnja dodatnih licenci više ne pokreće ponovno početno razdoblje održavanja.
4. Ponovno uspostavljanje. Naknada za ponovno uspostavljanje ukida se, a naknadno održavanje ograničeno je na niži iznos od 50 posto propuštenih naknada ili šest mjeseci uplata.
5. Ugovori s jednom metrikom. Dostupni su gdje naknade premašuju 500.000 EUR. Ako revizija pokaže nedovoljnu iskorištenost, SAP smanjuje osnovicu održavanja do 20 posto godišnje.
6. Izdvajanje poslovanja. Korisničke licence izdvojenog poslovanja možete prenijeti na kupca ili raskinuti one koje on ne preuzima, bez ponovnog određivanja popusta.

Ako ste na ECC-u i plaćate puno održavanje za module koje ste prestali koristiti, to bih prvo stavio na dnevni red obnove.

Ove klauzule izgledaju rutinski, a postanu skupe.

Povećanje cijene. Cloud pretplate mogu poskupjeti pri obnovi ako ugovor ne kaže drukčije. Pri potpisivanju ograničite godišnje povećanje ili zaključajte cijenu za cijelo razdoblje. Neograničena povećanja kumuliraju se tijekom petogodišnjeg razdoblja.

Automatska obnova. Provjerite otkazni rok u svakom narudžbenom obrascu. Propustite li rok, vezani ste za novo razdoblje po bilo kojoj cijeni koja vrijedi.

Pristup podacima nakon raskida. Prije potpisivanja dogovorite format izvoza, vremenski okvir i sve naknade za pristup nakon raskida. Neki izvozi traže konverziju da bi bili upotrebljivi.

Pokrivenost neproduktivnih sustava. Potvrdite koji su razvojni, testni i sandbox sustavi pokriveni. Dodavanje nakon potpisa košta.

Opseg digitalnog pristupa. Definirajte kako se mjere dokumenti koje kreiraju vanjski sustavi i koji je volumen uključen.

Usluge i krediti koji istječu. Sati implementacije, proračuni za obuku i BTP krediti uključeni u ugovor imaju rokove korištenja zakopane u uvjetima. Vidio sam organizacije koje su izgubile tisuće dolara uključenih usluga jer nitko nije pratio istek.

Za širu komercijalnu sliku pogledajte moj vodič za pregovaranje ERP ugovora za financijske direktore.

Prije početka bilo kakvog razgovora o obnovi provedite vlastiti pregled iskorištenosti. Ne oslanjajte se na dobavljačev sažetak korištenja.

1. Povucite izvješće o prijavama za posljednjih 90 dana. Računi bez ijedne prijave gotovo uvijek pripadaju osobama koje su otišle ili promijenile ulogu.
2. Pokrenite izvješće o klasifikaciji. Usporedite vrstu licence svakog korisnika s transakcijama koje zaista izvodi.
3. Pregledajte složene uloge (composite roles). Prilagođeni paketi uloga katkad nose ovlast koja korisnika bez razloga podiže u višu vrstu licence.
4. Mapirajte integracije. Pronađite svakog tehničkog korisnika i sučelje koje kreira dokumente.

SAP-ov License Administration Workbench (LAW) objedinjuje podatke o korisnicima i korištenju iz više sustava i osnova je svake revizije. Ako su podaci koji ga napajaju neuredni, preplatit ćete. SAP Solution Manager dodaje nadzor korištenja koji pokazuje module s niskim usvajanjem, iako njegovo redovno održavanje završava 2027.

Skladišni tim koji sam pregledavao imao je licence Professional dodijeljene prema izvornim nazivima radnih mjesta pri implementaciji. Kad smo mapirali što stvarno rade (samo transakcije izvršenja logistike), vrsta licence spustila se na Employee. Trošak u toj skupini pao je za oko 40 posto.

Neaktivni računi najjednostavnije su mjesto za početak. Jednom sam smanjio račun za licence za deset posto brisanjem testnih ID-ova.

Digitalni pristup (stariji naziv je neizravni pristup) nastaje kada sustav koji nije SAP kreira dokumente u SAP-u. Od 2018. SAP ga licencira prema devet vrsta dokumenata: prodajni dokumenti, računi, nabavni dokumenti, servisni i dokumenti održavanja, proizvodni dokumenti, dokumenti upravljanja kvalitetom, dokumenti upravljanja vremenom, financijski i materijalni dokumenti. SAP broji samo početno kreiranje. Čitanja, ažuriranja i brisanja ne broje se. Ne broje se ni dokumenti koje SAP automatski kreira iz prvog (primjerice račun nakon prodajne narudžbe).

Tablica pokazuje odakle obično dolazi izloženost.

Scenarij	Zašto se broji	Ublažavanje
Narudžbe e-trgovine	Svaka narudžba poslana s vanjske platforme kreira prodajni dokument, koji se broji po stavci	Dogovorite volumen dokumenata u ugovoru; provjerite treba li se svaka stavka knjižiti
Uvoz računa preko middlewarea	Računi dobavljača koje kreira sučelje jesu dokumenti računa	Mapirajte svaki izvor računa i uključite ga u procjenu
Unosi mobilne terenske usluge	Svaka spremljena potvrda ili obavijest može kreirati dokument	Dizajnirajte sučelje tako da knjiži objedinjene dokumente gdje proces to dopušta
BI i analitička ekstrakcija	Čitanje podataka ne kreira dokumente pa se prema modelu dokumenata ne broji	Potvrdite da Vaš ugovor koristi model dokumenata; stariji uvjeti imenovanih korisnika mogu to drukčije tretirati
Batch poslovi	Broje se samo poslovi koji kreiraju nove dokumente; ažuriranja postojećih ne	Popišite koji poslovi kreiraju dokumente, a koji ih samo mijenjaju

Prije obnove mapirajte svaki sustav koji nije SAP, a dodiruje SAP. SAP nudi bilješke (SAP Notes) za procjenu: 2644139 za ECC i 2644172 za S/4HANA, koje broje dokumente kreirane preko tehničkih korisnika. Rezultat tretirajte kao polaznu osnovu, a zatim u ugovoru dogovorite volumen umjesto da ga ostavite nedefiniranim.

Jedan klijent s kojim sam radio imao je mobilnu aplikaciju za terenski servis. Nakon svakog posjeta tehničara slala je ažuriranje statusa u SAP, a svako je ažuriranje kreiralo dokument, tisuće puta mjesečno. Kad smo to mapirali, restrukturirali smo integraciju tako da ažuriranja šalje u serijama. Ta jedna promjena znatno je smanjila njihovu izloženost digitalnom pristupu.

Prođite ih redom. Prve tri trebaju najviše vremena unaprijed.

1. Povucite izvješće o prijavama za 90 dana i uklonite ili preraspodijelite račune bez aktivnosti
2. Mapirajte svako sučelje koje dodiruje SAP, uključujući CRM, e-trgovinu, analitiku i middleware, te procijenite njegov volumen dokumenata
3. Provjerite ispunjava li neka licenca uvjete za raskid ili podjelu krajolika prema SAP-ovim obvezama iz srpnja 2026.
4. Pisanim putem potvrdite definicije vrsta korisnika, s aktivnostima koje svaka vrsta dopušta
5. Ograničite godišnja povećanja cijene za cijelo razdoblje
6. Razjasnite pokrivenost razvojnih, testnih i sandbox sustava
7. Popišite svaki uključeni sat, kredit i uslugu s datumom isteka
8. Dogovorite metodu mjerenja digitalnog pristupa i uključeni volumen
9. Ugovorite pravo na reklasifikaciju korisnika prema nižoj vrsti bez novih naknada
10. Dogovorite uvjete izlaska: format podataka, vremenski okvir, naknade i rokove obavijesti o reviziji

Ako želite neovisno mišljenje prije nego što sjednete za stol sa SAP-om, moj tekst o SAP savjetnicima za pregovaranje opisuje kada se vanjska pomoć isplati.

Što je neizravni pristup u SAP licenciranju i kako stvara troškove?

Neizravni pristup, danas zvan digitalni pristup, nastaje kada sustav koji nije SAP kreira dokumente u SAP-u bez prijave osobe. SAP ga licencira od 2018. prema devet vrsta dokumenata, brojeći samo početno kreiranje svakog dokumenta. Čitanja, ažuriranja, brisanja i dokumenti koje SAP naknadno automatski kreira ne broje se. Izloženost dolazi od sučelja poput narudžbi e-trgovine, uvezenih računa i mobilnih aplikacija. Mapirajte ih prije obnove i u ugovoru dogovorite volumen dokumenata.

Koje vrste korisničkih licenci SAP ima i kako ih treba dodjeljivati?

ECC ugovori koriste imenovane korisnike poput Professional, Limited Professional, Employee i Developer. S/4HANA on-premise ugovori koriste Professional Use, Functional Use, Productivity Use i Developer Access. Cloud pretplate pretvaraju korisnike u ekvivalente punog korištenja (Full Use Equivalents). Dodjeljujte prema onome što ljudi stvarno rade u sustavu, a ne prema nazivu radnog mjesta. Licence Professional dodijeljene skladišnom osoblju, terenskim tehničarima ili osobama koje samo odobravaju najčešći su nalaz revizije.

Kako se licencira RISE with SAP i što je uključeno?

RISE with SAP je pretplata koja objedinjuje softver S/4HANA u privatnom cloudu, infrastrukturu, tehničke upravljane usluge i dio SAP BTP kredita, a cijena se određuje u ekvivalentima punog korištenja. Industrijski dodaci, drugi SAP cloud proizvodi, dodatna BTP potrošnja i usluge implementacije obično se naplaćuju dodatno. Dogovorite kako se pretvaraju Vaše postojeće licence, kada uključeni krediti istječu i kako Vam se vraćaju podaci ako odete.

Što se promijenilo u SAP ugovorima o održavanju 2026.?

Od 10. srpnja 2026. SAP primjenjuje obveze dogovorene s Europskom komisijom na sve on-premise kupce diljem svijeta tijekom deset godina. Kupci mogu podijeliti krajolike i birati podršku po instalaciji. U određenim slučajevima mogu raskinuti neiskorištene licence bez ponovnog određivanja popusta. Kupnja dodatnih licenci više ne pokreće ponovno početno razdoblje, a podrška se može ponovno uspostaviti bez naknade za ponovno uspostavljanje. Puni detalji nalaze se na SAP-ovoj stranici za podršku pod predmetom AT.40823.

Što treba pregledati prije obnove SAP licence?

Pet područja. Iskorištenost korisnika u posljednjih 90 dana. Volumene digitalnog pristupa iz svakog sučelja. Status i istek uključenih kredita i usluga. Koristite li sve što plaćate. Uvjete eskalacije cijene. On-premise kupci trebaju dodati šesto: ispunjava li neka licenca sada uvjete za raskid ili podjelu krajolika prema obvezama iz 2026.

Kako funkcionira SAP revizija licenci i kako se tvrtke mogu pripremiti?

SAP revizije ispituju klasifikaciju korisnika, digitalni pristup i sustave u uporabi, obično iz LAW podataka i programa za mjerenje koje SAP traži da pokrenete. Vaš ugovor treba odrediti rok obavijesti i prihvaćene izvore podataka. Priprema je kontinuirana: tromjesečne provjere iskorištenosti, dokumentirane dodjele vrsta korisnika, evidencija svih iznimki dogovorenih sa SAP-om i pisani dogovor o tome kojim podacima SAP smije pristupiti prije početka revizije.