Negoziazione delle licenze SAP: che cosa fa davvero risparmiare

La negoziazione delle licenze SAP fa risparmiare denaro vero in quattro punti, e lo sconto di listino non è uno di questi. Il primo è la classificazione degli utenti: pagare l'accesso che le persone usano davvero. Il secondo è il digital access da sistemi non SAP. Il terzo sono le condizioni contrattuali come tetti ai prezzi, termini di preavviso, crediti in scadenza e diritti di uscita. Il quarto è nuovo: dal 10 luglio 2026, gli impegni di manutenzione di SAP verso la Commissione europea permettono ai clienti on-premise di smettere di pagare la manutenzione sulle licenze inutilizzate in casi definiti. Questa guida è per CIO, CFO e responsabili acquisti che affrontano un rinnovo, un audit o il passaggio a RISE o GROW. Avvii la revisione dell'utilizzo sei mesi prima della data di rinnovo, non sei settimane.

Ho visto aziende firmare accordi SAP, sorridere e andare avanti. Qualche mese dopo i sorrisi svaniscono, quando arriva il primo audit.

Un'azienda aveva acquistato migliaia di licenze, ma i dati di utilizzo mostravano che solo la metà scarsa era attiva. Un'altra riteneva che l'accesso indiretto fosse solo una clausola scritta in piccolo. Poi è arrivato un conto quasi pari all'accordo originale. Non sono storie insolite. Ho visto aziende perdere in silenzio il 25% del budget ERP attraverso queste falle.

Licenze on-premise perpetue

Si paga la licenza in anticipo, poi un canone annuale di supporto. Il prezzo di listino di SAP per l'Enterprise Support è il 22% del valore della licenza. Dopo il blocco iniziale dei prezzi, SAP può aumentare ogni anno i canoni di supporto in base all'inflazione, nei limiti delle condizioni contrattuali.

Sappia su che cosa viene misurato:

1. Tipi di utente nominale. ECC usava utenti Professional, Limited Professional, Employee e Developer. I contratti S/4HANA on-premise usano Professional Use, Functional Use, Productivity Use e Developer Access. Il disallineamento tra tipo assegnato e uso effettivo è il rilievo di audit più comune.
2. Metriche a pacchetto. Alcuni engine sono prezzati in base a fatturato, volume di ordini d'acquisto o numero di dipendenti. Chieda perché è stata scelta quella metrica. Alcune penalizzano la crescita in modi che nessuno aveva previsto alla firma.
3. Digital access. I documenti creati in SAP da sistemi non SAP sono licenziati a parte (ne parlo più avanti).
4. Sistemi non di produzione. Verifichi come il contratto tratta i sistemi di sviluppo, test e sandbox prima di costruirli.

Abbonamenti cloud, RISE e GROW

Gli abbonamenti S/4HANA cloud si contano in Full Use Equivalent (FUE). Ogni tipo di utente si converte con un rapporto fisso: un FUE copre un utente advanced, cinque utenti core o trenta utenti self-service, e uno sviluppatore vale due FUE. Classifichi gli utenti con cura. Ogni utente advanced che si limita ad approvare costa cinque volte un utente core.

Come utenti advancedCome utenti core

Full Use Equivalent necessari4FUE−16 FUE · −80%

Come utenti advanced20 FUE

Come utenti core4 FUE

• Classificati in base a ciò che fanno davvero
• Un FUE ogni cinque utenti

RISE with SAP (private cloud, ora venduto anche come SAP Cloud ERP Private) include l'abbonamento S/4HANA, l'infrastruttura, i servizi gestiti tecnici e una parte dei crediti di consumo BTP. Semplifica la gestione del fornitore e riduce la possibilità di negoziare ogni componente separatamente. GROW with SAP è la via della public cloud per le aziende nuove a SAP, con un perimetro e un prezzo più standardizzati.

Per entrambi contano quattro domande. Quali crediti e servizi sono inclusi? Quando scadono? Come si convertono gli utenti dal contratto attuale? Che cosa succede ai suoi dati quando se ne va? La mia pagina su RISE with SAP tratta l'offerta in sé.

Dopo un'indagine antitrust dell'UE (caso AT.40823), SAP ha concordato una serie di impegni di manutenzione e supporto entrati in vigore il 10 luglio 2026. Valgono a livello globale per tutti i clienti on-premise per dieci anni. Quelli che cambiano una negoziazione:

1. Divisione del landscape. Può dividere il suo landscape in installazioni commerciali separate e scegliere per ciascuna un modello di supporto diverso, un fornitore di supporto diverso o nessun supporto. Una divisione non fa scattare una rideterminazione dei prezzi delle sue licenze.
2. Cessazione delle licenze inutilizzate. Può cessare le licenze e la relativa manutenzione senza che lo sconto venga ricalcolato, in quattro casi. Il prodotto è solo in manutenzione specifica per il cliente. L'implementazione è fallita. L'azienda è insolvente. Oppure la forza lavoro si è ridotta di oltre il 10% in due anni (retroattivo al 1° gennaio 2025). Il preavviso è di tre mesi prima della fine del periodo.
3. Periodo iniziale. Acquistare licenze aggiuntive non fa più ripartire il periodo iniziale di manutenzione.
4. Reintegro. La commissione di reintegro è annullata, e la manutenzione arretrata è limitata al minore tra il 50% dei canoni non pagati e sei mesi di pagamenti.
5. Contratti a metrica unica. Disponibili dove i canoni superano 500.000 EUR. Se un audit mostra un sottoutilizzo, SAP riduce la base di manutenzione fino al 20% all'anno.
6. Cessioni. Può trasferire all'acquirente le licenze utente dell'attività ceduta, oppure cessare quelle che l'acquirente non rileva, senza che lo sconto venga ricalcolato.

Se è su ECC e paga la manutenzione piena su moduli che ha smesso di usare, questa è la prima cosa che metterei all'ordine del giorno del rinnovo.

Queste clausole sembrano di routine e diventano costose.

Aumento dei prezzi. Gli abbonamenti cloud possono salire al rinnovo, a meno che il contratto non preveda altro. Ponga un tetto all'aumento annuale, o blocchi i prezzi per l'intera durata, alla firma. Gli aumenti senza tetto si compongono nel corso di un contratto quinquennale.

Rinnovo automatico. Verifichi il preavviso in ogni order form. Se perde la finestra, si impegna per un altro periodo al prezzo vigente.

Accesso ai dati dopo la cessazione. Concordi formato di esportazione, tempi ed eventuali costi per l'accesso post-cessazione prima di firmare. Alcune esportazioni richiedono un lavoro di conversione per essere utilizzabili.

Copertura dei sistemi non di produzione. Confermi quali sistemi di sviluppo, test e sandbox sono coperti. Aggiungerli dopo la firma costa.

Perimetro del digital access. Definisca come vengono misurati i documenti creati da sistemi esterni e quale volume è incluso.

Servizi e crediti in scadenza. Ore di implementazione, budget di formazione e crediti BTP inclusi in un accordo hanno date di scadenza sepolte nelle condizioni. Ho visto organizzazioni perdere migliaia di dollari di servizi inclusi perché nessuno aveva tenuto traccia della scadenza.

Per il quadro commerciale più ampio, veda la mia guida alla negoziazione dei contratti ERP per i CFO.

Prima che inizi qualsiasi conversazione sul rinnovo, esegua una sua revisione dell'utilizzo. Non si affidi al riepilogo d'uso del fornitore.

1. Estragga un report dei login degli ultimi 90 giorni. Gli account a zero login quasi sempre appartengono a persone che hanno lasciato l'azienda o cambiato ruolo.
2. Esegua un report di classificazione. Confronti il tipo di licenza di ogni utente con le transazioni che esegue davvero.
3. Riveda i ruoli compositi. I pacchetti di ruoli custom a volte portano un'autorizzazione che sposta un utente in un tipo di licenza superiore senza motivo.
4. Mappi le integrazioni. Trovi ogni utente tecnico e ogni interfaccia che crea documenti.

Il License Administration Workbench (LAW) di SAP consolida i dati di utenti e di utilizzo tra i sistemi ed è la base di qualsiasi audit. Se i dati che lo alimentano sono disordinati, pagherà troppo. SAP Solution Manager aggiunge un monitoraggio dell'utilizzo che mostra i moduli poco adottati, anche se la sua manutenzione standard termina nel 2027.

Un team di magazzino che ho esaminato aveva licenze Professional assegnate in base ai titoli professionali originari dell'implementazione. Quando abbiamo mappato che cosa facevano davvero (solo transazioni di logistics execution), il tipo di licenza è sceso a Employee. Il costo in quel gruppo è calato di circa il 40%.

Gli account inattivi sono il punto di partenza più semplice. Una volta ho ridotto del 10% una fattura di licenze cancellando degli ID di test.

Il digital access (il termine più vecchio è accesso indiretto) si ha quando un sistema non SAP crea documenti in SAP. Dal 2018, SAP lo licenzia su nove tipi di documento: vendite, fatture, acquisti, assistenza e manutenzione, produzione, gestione della qualità, gestione del tempo, documenti finanziari e documenti dei materiali. SAP conta solo la creazione iniziale. Letture, aggiornamenti e cancellazioni non vengono contati. Non vengono contati nemmeno i documenti che SAP crea in automatico a partire dal primo (per esempio una fattura che segue un ordine di vendita).

La tabella mostra da dove nasce di solito l'esposizione.

Scenario	Perché viene contato	Mitigazione
Ordini e-commerce	Ogni ordine inviato da una piattaforma esterna crea un documento di vendita, contato per posizione	Concordi un volume di documenti nel contratto; verifichi se ogni posizione deve davvero essere registrata
Importazione di fatture via middleware	Le fatture fornitore create da un'interfaccia sono documenti di fatturazione	Mappi ogni origine di fatture e la includa nella stima
Registrazioni di field service da mobile	Ogni conferma o notifica salvata può creare un documento	Progetti l'interfaccia in modo da registrare documenti consolidati, dove il processo lo permette
Estrazione per BI e analytics	Leggere i dati non crea documenti, quindi non conta secondo il modello a documenti	Confermi che il suo contratto usi il modello a documenti; i vecchi termini a utente nominale possono trattarlo in modo diverso
Batch job	Contano solo i job che creano nuovi documenti; gli aggiornamenti di quelli esistenti no	Elenchi quali job creano documenti e quali si limitano a modificarli

Prima del rinnovo, mappi ogni sistema non SAP che tocca SAP. SAP fornisce note di stima per ECC (2644139) e S/4HANA (2644172) che contano i documenti creati tramite utenti tecnici. Consideri il risultato come una base di partenza, poi concordi un volume nel contratto invece di lasciarlo indefinito.

Un cliente con cui ho lavorato aveva un'app mobile di field service. Dopo ogni visita di un tecnico inviava un aggiornamento di stato a SAP, e ogni aggiornamento creava un documento, migliaia di volte al mese. Una volta mappato il problema, abbiamo ristrutturato l'integrazione per raggruppare gli aggiornamenti in batch. Questa sola modifica ha ridotto in modo significativo la loro esposizione al digital access.

Li percorra in ordine. I primi tre richiedono più tempo di anticipo.

1. Estragga un report dei login a 90 giorni e rimuova o riassegni gli account a zero attività
2. Mappi ogni interfaccia che tocca SAP, inclusi CRM, e-commerce, analytics e middleware, e ne stimi il volume di documenti
3. Verifichi se qualche licenza ha i requisiti per la cessazione o per una divisione del landscape secondo gli impegni SAP di luglio 2026
4. Confermi per iscritto le definizioni dei tipi di utente, con le attività che ciascun tipo consente
5. Ponga un tetto agli aumenti di prezzo annuali per l'intera durata
6. Chiarisca la copertura di sviluppo, test e sandbox
7. Elenchi ogni ora, credito e servizio incluso con la sua data di scadenza
8. Concordi il metodo di misurazione del digital access e il volume incluso
9. Negozi il diritto di riclassificare gli utenti al ribasso senza nuovi costi
10. Concordi le condizioni di uscita: formato dei dati, tempi, costi e termini di preavviso degli audit

Se vuole un parere indipendente prima di sedersi al tavolo con SAP, il mio articolo sui consulenti per la negoziazione SAP spiega quando l'aiuto esterno si ripaga.

Che cos'è l'accesso indiretto nelle licenze SAP e come genera costi?

L'accesso indiretto, oggi chiamato digital access, si ha quando un sistema non SAP crea documenti in SAP senza che una persona effettui il login. SAP lo licenzia dal 2018 su nove tipi di documento, contando solo la creazione iniziale di ciascun documento. Letture, aggiornamenti, cancellazioni e documenti che SAP crea in automatico in seguito non vengono contati. L'esposizione nasce da interfacce come ordini e-commerce, fatture importate e app mobile. Le mappi prima del rinnovo e concordi un volume di documenti nel contratto.

Quali tipi di licenza utente SAP esistono e come vanno assegnati?

I contratti ECC usano utenti nominali come Professional, Limited Professional, Employee e Developer. I contratti S/4HANA on-premise usano Professional Use, Functional Use, Productivity Use e Developer Access. Gli abbonamenti cloud convertono gli utenti in Full Use Equivalent. Assegni in base a ciò che le persone fanno davvero nel sistema, non al titolo professionale. Le licenze Professional date a personale di magazzino, tecnici sul campo o approvatori sono il rilievo di audit più comune.

Come viene licenziato RISE with SAP e che cosa include?

RISE with SAP è un abbonamento che include il software S/4HANA private cloud, l'infrastruttura, i servizi gestiti tecnici e una parte dei crediti SAP BTP, con prezzi in Full Use Equivalent. Add-on di settore, altri prodotti SAP cloud, consumo BTP aggiuntivo e servizi di implementazione sono di solito extra. Negozi come si convertono le sue licenze attuali, quando scadono i crediti inclusi e come le vengono restituiti i dati se se ne va.

Che cosa è cambiato nei contratti di manutenzione SAP nel 2026?

Dal 10 luglio 2026, SAP applica gli impegni concordati con la Commissione europea a tutti i clienti on-premise nel mondo per dieci anni. I clienti possono dividere i landscape e scegliere il supporto per ciascuna installazione. Possono cessare le licenze inutilizzate in casi definiti senza che lo sconto venga ricalcolato. Acquistare di più non fa più ripartire il periodo iniziale, e il supporto può essere reintegrato senza commissione di reintegro. Il dettaglio completo è sul sito di supporto di SAP, sotto il caso AT.40823.

Che cosa va rivisto prima di un rinnovo di licenza SAP?

Cinque aree. L'utilizzo degli utenti negli ultimi 90 giorni. I volumi di digital access di ogni interfaccia. Lo stato e la scadenza di crediti e servizi inclusi. Se usa tutto ciò che paga. Le condizioni di escalation dei prezzi. I clienti on-premise dovrebbero aggiungerne una sesta: se qualche licenza ha ora i requisiti per la cessazione o per una divisione del landscape secondo gli impegni del 2026.

Come funziona un audit di licenze SAP e come ci si può preparare?

Gli audit SAP esaminano la classificazione degli utenti, il digital access e i sistemi in uso, di solito a partire dai dati LAW e dai programmi di misurazione che SAP chiede di eseguire. Il suo contratto dovrebbe fissare il preavviso e le fonti di dati accettate. La preparazione è continua: controlli trimestrali dell'utilizzo, assegnazioni dei tipi di utente documentate, un registro delle eventuali eccezioni concordate con SAP e un accordo scritto su quali dati SAP può consultare prima dell'audit.