SAP-Lizenzverhandlung: was wirklich Geld spart

Die Verhandlung von SAP-Lizenzen spart an vier Stellen echtes Geld, und der im Angebot prominent ausgewiesene Rabatt gehört nicht dazu. Die erste ist die Benutzerklassifizierung: nur für den Zugriff zahlen, den Menschen tatsächlich nutzen. Die zweite ist Digital Access aus Nicht-SAP-Systemen. Die dritte sind Vertragsklauseln wie Preisdeckel, Kündigungsfristen, auslaufende Credits und Ausstiegsrechte. Die vierte ist neu: Seit dem 10. Juli 2026 erlauben die Wartungszusagen von SAP gegenüber der Europäischen Kommission On-Premise-Kunden, die Wartung für ungenutzte Lizenzen in definierten Fällen nicht mehr zu zahlen. Dieser Leitfaden richtet sich an CIOs, CFOs und Einkaufsleiter, die vor einer Vertragsverlängerung, einem Audit oder dem Wechsel zu RISE oder GROW stehen. Beginnen Sie die Nutzungsprüfung sechs Monate vor dem Verlängerungstermin, nicht sechs Wochen.

Ich habe Unternehmen dabei beobachtet, wie sie SAP-Verträge unterschrieben, lächelten und weitermachten. Ein paar Monate später vergeht das Lächeln, wenn das erste Audit eintrifft.

Eine Firma kaufte Tausende Lizenzen, doch die Nutzungsdaten zeigten, dass kaum die Hälfte aktiv war. Eine andere hielt die indirekte Nutzung für eine bloße Klausel im Kleingedruckten. Dann kam eine Rechnung, die fast an das ursprüngliche Geschäft heranreichte. Das sind keine ungewöhnlichen Geschichten. Ich habe erlebt, dass Unternehmen durch diese Lücken still 25 Prozent ihres ERP-Budgets verloren haben.

Unbefristete On-Premise-Lizenzen

Sie zahlen die Lizenz im Voraus, danach eine jährliche Supportgebühr. Der Listenpreis von SAP für Enterprise Support beträgt 22 % des Lizenzwerts. Nach der anfänglichen Preisbindung darf SAP die Supportgebühren jedes Jahr um die Inflation erhöhen, vorbehaltlich der Vertragsbedingungen.

Sie sollten wissen, woran Sie gemessen werden:

1. Named-User-Typen. ECC kannte die Benutzertypen Professional, Limited Professional, Employee und Developer. S/4HANA-On-Premise-Verträge nutzen Professional Use, Functional Use, Productivity Use und Developer Access. Eine Abweichung zwischen zugewiesenem Typ und tatsächlicher Nutzung ist die häufigste Audit-Feststellung.
2. Paketmetriken. Manche Engines werden nach Umsatz, Bestellvolumen oder Mitarbeiterzahl bepreist. Fragen Sie, warum diese Metrik gewählt wurde. Manche bestrafen Wachstum auf eine Weise, die bei Vertragsabschluss niemand vorhergesehen hat.
3. Digital Access. Belege, die Nicht-SAP-Systeme in SAP erzeugen, werden gesondert lizenziert (siehe unten).
4. Nicht-Produktivsysteme. Prüfen Sie, wie Entwicklungs-, Test- und Sandbox-Systeme in Ihrem Vertrag behandelt werden, bevor Sie sie aufbauen.

Cloud-Subskriptionen, RISE und GROW

S/4HANA-Cloud-Subskriptionen werden in Full Use Equivalents (FUE) gezählt. Jeder Benutzertyp wird mit einem festen Verhältnis umgerechnet: Eine FUE deckt einen Advanced User, fünf Core User oder dreißig Self-Service-User ab, ein Entwickler zählt als zwei FUE. Klassifizieren Sie Benutzer sorgfältig. Jeder Advanced User, der nur Freigaben erteilt, kostet Sie das Fünffache dessen, was ein Core User kosten würde.

Als Advanced UserAls Core User

Benötigte Full Use Equivalents4FUE−16 FUE · −80%

Als Advanced User20 FUE

Als Core User4 FUE

• Nach tatsächlicher Tätigkeit klassifiziert
• Eine FUE für je fünf Benutzer

RISE with SAP (Private Cloud, heute auch als SAP Cloud ERP Private verkauft) bündelt die S/4HANA-Subskription, Infrastruktur, technische Managed Services und einige BTP-Verbrauchs-Credits. Das vereinfacht die Lieferantensteuerung und schränkt Ihre Möglichkeit ein, jede Komponente einzeln zu verhandeln. GROW with SAP ist der Public-Cloud-Weg für Unternehmen, die neu bei SAP sind, mit einem standardisierteren Umfang und Preis.

Bei beiden zählen vier Fragen. Welche Credits und Services sind enthalten? Wann laufen sie ab? Wie werden Benutzer aus Ihrem aktuellen Vertrag umgerechnet? Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie gehen? Meine Seite zu RISE with SAP behandelt das Angebot selbst.

Nach einem Wettbewerbsverfahren der EU (Fall AT.40823) hat SAP eine Reihe von Wartungs- und Supportzusagen vereinbart, die am 10. Juli 2026 in Kraft getreten sind. Sie gelten weltweit für alle On-Premise-Kunden und zehn Jahre lang. Diese Punkte verändern eine Verhandlung:

1. Aufteilung der Landschaft. Sie können Ihre Landschaft in getrennte kommerzielle Installationen aufteilen und für jede ein anderes Supportmodell, einen anderen Supportanbieter oder gar keinen Support wählen. Eine Aufteilung löst keine Neubepreisung Ihrer Lizenzen aus.
2. Kündigung ungenutzter Lizenzen. Sie können Lizenzen samt Wartung in vier Fällen ohne Neuberechnung des Rabatts kündigen. Das Produkt befindet sich nur in kundenspezifischer Wartung. Die Einführung ist gescheitert. Das Unternehmen ist zahlungsunfähig. Oder die Belegschaft ist innerhalb von zwei Jahren um mehr als 10 % geschrumpft (rückwirkend zum 1. Januar 2025). Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate vor Laufzeitende.
3. Erstlaufzeit. Der Kauf zusätzlicher Lizenzen startet die anfängliche Wartungslaufzeit nicht mehr neu.
4. Wiederaufnahme. Die Wiederaufnahmegebühr entfällt, und die rückwirkende Wartung ist auf den niedrigeren Wert aus 50 % der versäumten Gebühren oder sechs Monatszahlungen begrenzt.
5. Verträge mit einer einzigen Metrik. Verfügbar, wenn die Gebühren 500.000 EUR übersteigen. Zeigt ein Audit eine Unternutzung, senkt SAP die Wartungsbasis um bis zu 20 % pro Jahr.
6. Veräußerungen. Sie können die Benutzerlizenzen des veräußerten Geschäfts auf den Käufer übertragen oder diejenigen kündigen, die er nicht übernimmt, ohne Neuberechnung des Rabatts.

Wenn Sie auf ECC sind und volle Wartung für Module zahlen, die Sie nicht mehr nutzen, würde ich das als Erstes auf die Agenda der Verlängerung setzen.

Diese Klauseln wirken routinemäßig und werden teuer.

Preiserhöhung. Cloud-Subskriptionen können bei der Verlängerung teurer werden, sofern der Vertrag nichts anderes sagt. Deckeln Sie die jährliche Erhöhung oder fixieren Sie den Preis für die gesamte Laufzeit bei Vertragsabschluss. Ungedeckelte Erhöhungen summieren sich über eine Laufzeit von fünf Jahren.

Automatische Verlängerung. Prüfen Sie die Kündigungsfrist in jedem Bestellformular. Verpassen Sie das Zeitfenster, sind Sie für eine weitere Laufzeit zu dem Preis gebunden, der dann gilt.

Datenzugriff nach Vertragsende. Vereinbaren Sie Exportformat, Zeitpunkt und etwaige Gebühren für den Zugriff nach Vertragsende, bevor Sie unterschreiben. Manche Exporte brauchen Konvertierungsarbeit, um nutzbar zu sein.

Abdeckung von Nicht-Produktivsystemen. Klären Sie, welche Entwicklungs-, Test- und Sandbox-Systeme abgedeckt sind. Sie nach Vertragsabschluss hinzuzufügen, kostet Geld.

Umfang von Digital Access. Legen Sie fest, wie von externen Systemen erzeugte Belege gemessen werden und welches Volumen enthalten ist.

Auslaufende Services und Credits. Implementierungsstunden, Schulungsbudgets und BTP-Credits, die in einem Geschäft enthalten sind, haben Verfallsdaten, die in den Bedingungen vergraben sind. Ich habe erlebt, dass Organisationen Tausende Dollar an enthaltenen Services verloren haben, weil niemand den Ablauf verfolgte.

Für das größere kaufmännische Bild lesen Sie meinen Leitfaden zur ERP-Vertragsverhandlung für CFOs.

Bevor ein Verlängerungsgespräch beginnt, führen Sie Ihre eigene Nutzungsprüfung durch. Verlassen Sie sich nicht auf die Nutzungszusammenfassung des Anbieters.

1. Ziehen Sie einen Anmeldebericht für die letzten 90 Tage. Konten ohne Anmeldung gehören fast immer zu ausgeschiedenen Mitarbeitern oder Personen, die ihre Rolle gewechselt haben.
2. Führen Sie einen Klassifizierungsbericht aus. Vergleichen Sie den Lizenztyp jedes Benutzers mit den Transaktionen, die er tatsächlich ausführt.
3. Prüfen Sie Sammelrollen. Kundeneigene Rollenbündel enthalten manchmal eine Berechtigung, die einen Benutzer ohne Grund in einen höheren Lizenztyp hebt.
4. Erfassen Sie Integrationen. Finden Sie jeden technischen Benutzer und jede Schnittstelle, die Belege erzeugt.

Die License Administration Workbench (LAW) von SAP konsolidiert Benutzer- und Nutzungsdaten über Systeme hinweg und ist die Grundlage jedes Audits. Sind die Daten, die sie speisen, unsauber, zahlen Sie zu viel. SAP Solution Manager ergänzt ein Nutzungsmonitoring, das Module mit geringer Akzeptanz zeigt, auch wenn seine Standardwartung 2027 endet.

Ein Lagerteam, das ich geprüft habe, hatte bei der Einführung Professional-Lizenzen nach der ursprünglichen Stellenbezeichnung zugewiesen bekommen. Als wir abbildeten, was die Leute tatsächlich taten (nur Transaktionen der Logistikausführung), sank der Lizenztyp auf Employee. Die Kosten in dieser Gruppe fielen um rund 40 %.

Inaktive Konten sind der einfachste Einstieg. Einmal habe ich eine Lizenzrechnung um zehn Prozent gesenkt, indem ich Test-IDs gelöscht habe.

Digital Access (der ältere Begriff ist indirekte Nutzung) liegt vor, wenn ein Nicht-SAP-System Belege in SAP erzeugt. Seit 2018 lizenziert SAP ihn über neun Belegarten: Vertriebs-, Rechnungs-, Einkaufs-, Service- und Instandhaltungs-, Fertigungs-, Qualitätsmanagement-, Zeitwirtschafts-, Finanz- und Materialbelege. SAP zählt nur die erstmalige Erzeugung. Lesen, Ändern und Löschen werden nicht gezählt. Belege, die SAP automatisch aus dem ersten erzeugt (etwa eine Rechnung nach einem Kundenauftrag), werden ebenfalls nicht gezählt.

Die Tabelle zeigt, woher das Risiko meist kommt.

Szenario	Warum es zählt	Gegenmaßnahme
E-Commerce-Bestellungen	Jede von einer externen Plattform übergebene Bestellung erzeugt einen Vertriebsbeleg, gezählt je Position	Vereinbaren Sie ein Belegvolumen im Vertrag und prüfen Sie, ob jede Position gebucht werden muss
Rechnungsimport über Middleware	Von einer Schnittstelle erzeugte Lieferantenrechnungen sind Rechnungsbelege	Erfassen Sie jede Rechnungsquelle und beziehen Sie sie in die Schätzung ein
Mobile Erfassungen im Außendienst	Jede gespeicherte Rückmeldung oder Meldung kann einen Beleg erzeugen	Gestalten Sie die Schnittstelle so, dass sie konsolidierte Belege bucht, wo der Prozess es erlaubt
Extraktion für BI und Analytik	Das Lesen von Daten erzeugt keine Belege und zählt daher im Belegmodell nicht	Bestätigen Sie, dass Ihr Vertrag das Belegmodell nutzt, ältere Named-User-Bedingungen können das anders behandeln
Batch-Jobs	Nur Jobs, die neue Belege erzeugen, zählen, Änderungen an bestehenden nicht	Listen Sie auf, welche Jobs Belege erzeugen und welche nur ändern

Erfassen Sie vor der Verlängerung jedes Nicht-SAP-System, das SAP berührt. Für die Schätzung stellt SAP SAP-Hinweise bereit, für ECC (2644139) und für S/4HANA (2644172), die über technische Benutzer erzeugte Belege zählen. Behandeln Sie das Ergebnis als Ausgangswert und vereinbaren Sie dann ein Volumen im Vertrag, statt es offenzulassen.

Ein Kunde, mit dem ich gearbeitet habe, hatte eine mobile Außendienst-App. Sie schickte nach jedem Technikereinsatz ein Status-Update an SAP, und jedes Update erzeugte einen Beleg, tausendfach im Monat. Nachdem wir das abgebildet hatten, bauten wir die Integration so um, dass die Updates gebündelt werden. Diese eine Änderung verringerte das Digital-Access-Risiko erheblich.

Arbeiten Sie sie der Reihe nach ab. Die ersten drei brauchen den größten Vorlauf.

1. Ziehen Sie einen Anmeldebericht für 90 Tage und entfernen oder übertragen Sie Konten ohne Aktivität
2. Erfassen Sie jede Schnittstelle, die SAP berührt, einschließlich CRM, E-Commerce, Analytik und Middleware, und schätzen Sie ihr Belegvolumen
3. Prüfen Sie, ob Lizenzen nach den Zusagen von SAP vom Juli 2026 für eine Kündigung oder eine Aufteilung der Landschaft in Frage kommen
4. Bestätigen Sie die Definitionen der Benutzertypen schriftlich, mit den Tätigkeiten, die jeder Typ erlaubt
5. Deckeln Sie jährliche Preiserhöhungen für die gesamte Laufzeit
6. Klären Sie die Abdeckung von Entwicklungs-, Test- und Sandbox-Systemen
7. Listen Sie alle enthaltenen Stunden, Credits und Services mit ihrem Verfallsdatum auf
8. Vereinbaren Sie die Messmethode für Digital Access und das enthaltene Volumen
9. Verhandeln Sie das Recht, Benutzer ohne neue Gebühren nach unten umzuklassifizieren
10. Vereinbaren Sie die Ausstiegsbedingungen: Datenformat, Zeitpunkt, Gebühren und Vorlaufzeiten für Audits

Wenn Sie vor dem Gespräch mit SAP eine unabhängige Sicht wollen, behandelt mein Beitrag zu SAP-Verhandlungsberatern, wann sich externe Hilfe bezahlt macht.

Was ist indirekte Nutzung bei SAP-Lizenzen und wie verursacht sie Kosten?

Indirekte Nutzung, heute Digital Access genannt, liegt vor, wenn ein Nicht-SAP-System Belege in SAP erzeugt, ohne dass sich eine Person anmeldet. SAP lizenziert sie seit 2018 über neun Belegarten und zählt nur die erstmalige Erzeugung jedes Belegs. Lesen, Ändern, Löschen und Belege, die SAP danach automatisch erzeugt, werden nicht gezählt. Das Risiko entsteht durch Schnittstellen wie E-Commerce-Bestellungen, importierte Rechnungen und mobile Apps. Erfassen Sie sie vor der Verlängerung und vereinbaren Sie ein Belegvolumen im Vertrag.

Welche SAP-Benutzerlizenztypen gibt es und wie sollten sie zugewiesen werden?

ECC-Verträge nutzen Named User wie Professional, Limited Professional, Employee und Developer. S/4HANA-On-Premise-Verträge nutzen Professional Use, Functional Use, Productivity Use und Developer Access. Cloud-Subskriptionen rechnen Benutzer in Full Use Equivalents um. Weisen Sie danach zu, was Menschen im System tatsächlich tun, nicht nach der Stellenbezeichnung. Professional-Lizenzen für Lagerpersonal, Außendiensttechniker oder Freigebende sind die häufigste Audit-Feststellung.

Wie wird RISE with SAP lizenziert und was ist enthalten?

RISE with SAP ist eine Subskription, die S/4HANA-Private-Cloud-Software, Infrastruktur, technische Managed Services und einige SAP-BTP-Credits bündelt und in Full Use Equivalents bepreist wird. Branchen-Add-ons, andere SAP-Cloud-Produkte, zusätzlicher BTP-Verbrauch und Implementierungsleistungen kosten meist extra. Verhandeln Sie, wie Ihre aktuellen Lizenzen umgerechnet werden, wann enthaltene Credits ablaufen und wie Ihre Daten zurückgegeben werden, wenn Sie gehen.

Was hat sich 2026 an den SAP-Wartungsverträgen geändert?

Ab dem 10. Juli 2026 wendet SAP die mit der Europäischen Kommission vereinbarten Zusagen zehn Jahre lang auf alle On-Premise-Kunden weltweit an. Kunden können Landschaften aufteilen und den Support je Installation wählen. Sie können ungenutzte Lizenzen in definierten Fällen ohne Neuberechnung des Rabatts kündigen. Zusätzliche Käufe starten die anfängliche Laufzeit nicht mehr neu, und der Support kann ohne Wiederaufnahmegebühr wiederhergestellt werden. Alle Einzelheiten stehen auf der Support-Website von SAP unter dem Fall AT.40823.

Was sollte vor einer Verlängerung der SAP-Lizenz geprüft werden?

Fünf Bereiche. Die Benutzerauslastung der letzten 90 Tage. Die Digital-Access-Volumina aller Schnittstellen. Status und Ablauf enthaltener Credits und Services. Ob Sie alles nutzen, wofür Sie zahlen. Die Bedingungen zur Preiseskalation. On-Premise-Kunden sollten einen sechsten Bereich ergänzen: ob Lizenzen nach den Zusagen von 2026 inzwischen für eine Kündigung oder eine Aufteilung der Landschaft in Frage kommen.

Wie läuft ein SAP-Lizenzaudit ab und wie können sich Unternehmen vorbereiten?

SAP-Audits prüfen die Benutzerklassifizierung, Digital Access und die genutzten Systeme, meist anhand von LAW-Daten und Messprogrammen, die SAP Sie ausführen lässt. Ihr Vertrag sollte die Vorlaufzeit und die akzeptierten Datenquellen festlegen. Die Vorbereitung ist laufend: vierteljährliche Nutzungsprüfungen, dokumentierte Zuweisungen der Benutzertypen, ein Protokoll aller mit SAP vereinbarten Ausnahmen und eine schriftliche Vereinbarung darüber, auf welche Daten SAP vor Beginn des Audits zugreifen darf.