SAP लाइसेंस नेगोशिएशन: असल में पैसा कहाँ बचता है

SAP लाइसेंस नेगोशिएशन चार जगह असली पैसा बचाता है, और हेडलाइन डिस्काउंट उनमें नहीं है। पहली है यूज़र क्लासिफ़िकेशन: उसी एक्सेस का भुगतान करना जिसे लोग सचमुच इस्तेमाल करते हैं। दूसरी है गैर-SAP सिस्टम से आने वाला डिजिटल एक्सेस। तीसरी है कॉन्ट्रैक्ट की शर्तें, जैसे कीमत की सीमा, नोटिस अवधि, खत्म होने वाले क्रेडिट और एग्ज़िट के अधिकार। चौथी नई है: 10 जुलाई 2026 से यूरोपीय आयोग के सामने SAP की मेंटेनेंस प्रतिबद्धताएँ ऑन-प्रिमाइस ग्राहकों को तय मामलों में अनइस्तेमाल लाइसेंस की मेंटेनेंस का भुगतान बंद करने देती हैं। यह गाइड उन CIO, CFO और प्रोक्योरमेंट लीड के लिए है जिनके सामने रिन्यूअल, ऑडिट या RISE या GROW पर जाने का फ़ैसला है। यूज़ेज रिव्यू रिन्यूअल की तारीख़ से छह महीने पहले शुरू कीजिए, छह हफ़्ते पहले नहीं।

मैंने कंपनियों को SAP एग्रीमेंट साइन करके, मुस्कुराकर आगे बढ़ते देखा है। कुछ महीने बाद जब पहला ऑडिट आता है, वे मुस्कुराहटें फीकी पड़ जाती हैं।

एक फ़र्म ने हज़ारों लाइसेंस खरीदे, पर यूज़ेज डेटा में मुश्किल से आधे सक्रिय निकले। दूसरी ने मान रखा था कि इनडायरेक्ट एक्सेस बस बारीक अक्षरों में लिखी एक धारा है। फिर एक बिल आया जो उसके मूल सौदे के लगभग बराबर था। ये असामान्य कहानियाँ नहीं हैं। मैंने कंपनियों को इन्हीं दरारों से अपने ERP बजट का 25 प्रतिशत चुपचाप गँवाते देखा है।

ऑन-प्रिमाइस परपेचुअल लाइसेंस

लाइसेंस की कीमत आप पहले ही चुकाते हैं, फिर सालाना सपोर्ट शुल्क देते हैं। Enterprise Support के लिए SAP की लिस्ट प्राइस लाइसेंस की कीमत का 22% है। शुरुआती प्राइस लॉक के बाद, कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों के अधीन, SAP हर साल महँगाई के हिसाब से सपोर्ट शुल्क बढ़ा सकता है।

जान लीजिए कि आपको किस पर मापा जाता है:

1. नेम्ड यूज़र टाइप। ECC में Professional, Limited Professional, Employee और Developer यूज़र होते थे। S/4HANA ऑन-प्रिमाइस कॉन्ट्रैक्ट में Professional Use, Functional Use, Productivity Use और Developer Access हैं। असाइन किए गए टाइप और असल इस्तेमाल का बेमेल होना ऑडिट का सबसे आम निष्कर्ष है।
2. पैकेज मैट्रिक्स। कुछ इंजन की कीमत राजस्व, परचेज़ ऑर्डर वॉल्यूम या कर्मचारियों की गिनती पर तय होती है। पूछिए कि वह मैट्रिक्स क्यों चुना गया। कुछ ऐसे तरीकों से विकास को सज़ा देते हैं जिनकी साइन करते समय किसी ने कल्पना नहीं की थी।
3. डिजिटल एक्सेस। SAP में गैर-SAP सिस्टम द्वारा बनाए गए डॉक्यूमेंट का लाइसेंस अलग से होता है (नीचे बताया है)।
4. नॉन-प्रोडक्शन सिस्टम। डेवलपमेंट, टेस्ट और सैंडबॉक्स सिस्टम बनाने से पहले अपने कॉन्ट्रैक्ट में देख लीजिए कि उनके साथ कैसा व्यवहार होता है।

क्लाउड सब्सक्रिप्शन, RISE और GROW

S/4HANA क्लाउड सब्सक्रिप्शन Full Use Equivalents (FUE) में गिने जाते हैं। हर यूज़र टाइप एक तय अनुपात में बदलता है: एक FUE एक advanced यूज़र, पाँच core यूज़र या तीस self-service यूज़र को कवर करता है, और एक developer दो FUE गिना जाता है। यूज़र को ध्यान से क्लासिफ़ाई कीजिए। जो advanced यूज़र सिर्फ़ अप्रूव करता है, वह आपको core यूज़र से पाँच गुना महँगा पड़ता है।

Advanced यूज़र के रूप मेंCore यूज़र के रूप में

ज़रूरी Full Use Equivalents4FUE−16 FUE · −80%

Advanced यूज़र के रूप में20 FUE

Core यूज़र के रूप में4 FUE

• वे असल में जो करते हैं उसके आधार पर क्लासिफ़ाई
• हर पाँच यूज़र के लिए एक FUE

RISE with SAP (प्राइवेट क्लाउड, जो अब SAP Cloud ERP Private के नाम से भी बिकता है) में S/4HANA सब्सक्रिप्शन, इंफ़्रास्ट्रक्चर, तकनीकी मैनेज्ड सर्विस और BTP के कुछ कंजम्पशन क्रेडिट एक साथ बंडल होते हैं। इससे वेंडर मैनेजमेंट आसान होता है, और हर कंपोनेंट पर अलग से मोल-भाव करने की आपकी गुंजाइश घटती है। GROW with SAP पब्लिक क्लाउड का रास्ता है, उन कंपनियों के लिए जो SAP में नई हैं, जिसमें स्कोप और कीमत ज़्यादा स्टैंडर्ड होती है।

दोनों के लिए चार सवाल मायने रखते हैं। कौन से क्रेडिट और सर्विस शामिल हैं? वे कब खत्म होते हैं? आपके मौजूदा कॉन्ट्रैक्ट से यूज़र कैसे कन्वर्ट होते हैं? आपके छोड़ने पर आपके डेटा का क्या होता है? मेरा RISE with SAP पेज खुद इस ऑफ़र को कवर करता है।

यूरोपीय संघ की प्रतिस्पर्धा जाँच (केस AT.40823) के बाद SAP ने मेंटेनेंस और सपोर्ट की प्रतिबद्धताओं का एक सेट तय किया, जो 10 जुलाई 2026 से लागू हुआ। ये दस साल तक सभी ऑन-प्रिमाइस ग्राहकों पर दुनिया भर में लागू होते हैं। वे बातें जो नेगोशिएशन को बदलती हैं:

1. लैंडस्केप का बँटवारा। आप अपने लैंडस्केप को अलग-अलग कमर्शियल इंस्टॉलेशन में बाँट सकते हैं और हर एक के लिए अलग सपोर्ट मॉडल, अलग सपोर्ट प्रोवाइडर या कोई सपोर्ट नहीं चुन सकते। बँटवारे से आपके लाइसेंस की कीमत दोबारा तय नहीं होती।
2. अनइस्तेमाल लाइसेंस की समाप्ति। आप चार मामलों में बिना री-डिस्काउंटिंग के लाइसेंस और उनकी मेंटेनेंस खत्म कर सकते हैं। प्रोडक्ट सिर्फ़ ग्राहक-विशेष मेंटेनेंस में है। इम्प्लीमेंटेशन फ़ेल हो गया। कंपनी दिवालिया है। या दो साल में कर्मचारियों की संख्या 10% से ज़्यादा घट गई (1 जनवरी 2025 से पिछली तारीख़ पर लागू)। नोटिस टर्म के अंत से तीन महीने पहले देना होता है।
3. शुरुआती अवधि। और लाइसेंस खरीदने से अब शुरुआती मेंटेनेंस अवधि दोबारा शुरू नहीं होती।
4. बहाली। बहाली शुल्क माफ़ है, और बकाया मेंटेनेंस की सीमा छूटे हुए शुल्क के 50% या छह महीने के भुगतान में से जो कम हो, वहाँ तय है।
5. एकल मैट्रिक्स वाले कॉन्ट्रैक्ट। जहाँ शुल्क EUR 500,000 से ज़्यादा हो, वहाँ उपलब्ध। अगर ऑडिट में कम इस्तेमाल निकलता है, तो SAP मेंटेनेंस बेस को हर साल 20% तक घटाता है।
6. कारोबार की बिक्री। आप बेचे गए कारोबार के यूज़र लाइसेंस खरीदार को ट्रांसफ़र कर सकते हैं, या जिन्हें वह नहीं लेता उन्हें बिना री-डिस्काउंटिंग के खत्म कर सकते हैं।

अगर आप ECC पर हैं और उन मॉड्यूल की भी पूरी मेंटेनेंस दे रहे हैं जिन्हें इस्तेमाल करना आपने बंद कर दिया है, तो रिन्यूअल के एजेंडा में मैं सबसे पहले यही रखूँगा।

ये धाराएँ आम दिखती हैं और महँगी साबित होती हैं।

कीमत में बढ़ोतरी। जब तक कॉन्ट्रैक्ट में अलग से न लिखा हो, क्लाउड सब्सक्रिप्शन की कीमत रिन्यूअल पर बढ़ सकती है। साइन करते समय सालाना बढ़ोतरी की सीमा तय कीजिए, या पूरी अवधि के लिए कीमत लॉक कर लीजिए। बिना सीमा की बढ़ोतरियाँ पाँच साल की अवधि में चक्रवृद्धि होती जाती हैं।

ऑटो-रिन्यूअल। हर ऑर्डर फ़ॉर्म में नोटिस अवधि देखिए। वह खिड़की चूक गए तो आप अगली अवधि के लिए बँध जाते हैं, उस कीमत पर जो उस समय लागू हो।

टर्मिनेशन के बाद डेटा एक्सेस। साइन करने से पहले एक्सपोर्ट का फ़ॉर्मेट, समय और टर्मिनेशन के बाद एक्सेस के किसी भी शुल्क पर सहमति बना लीजिए। कुछ एक्सपोर्ट को इस्तेमाल लायक बनाने के लिए कन्वर्ज़न का काम लगता है।

नॉन-प्रोडक्शन कवरेज। पक्का कीजिए कि डेवलपमेंट, टेस्ट और सैंडबॉक्स सिस्टम में से क्या कवर है। साइन करने के बाद इन्हें जोड़ने में पैसा लगता है।

डिजिटल एक्सेस का दायरा। तय कीजिए कि बाहरी सिस्टम से बने डॉक्यूमेंट कैसे मापे जाएँगे और कितना वॉल्यूम शामिल है।

खत्म होने वाली सर्विस और क्रेडिट। डील में शामिल इम्प्लीमेंटेशन घंटे, ट्रेनिंग बजट और BTP क्रेडिट की इस्तेमाल की आख़िरी तारीख़ें शर्तों में दबी होती हैं। मैंने ऐसे संगठन देखे हैं जिन्होंने शामिल सर्विस में हज़ारों डॉलर गँवा दिए, क्योंकि किसी ने उनकी समाप्ति की तारीख़ ट्रैक नहीं की।

व्यापक कमर्शियल तस्वीर के लिए मेरी CFO के लिए ERP कॉन्ट्रैक्ट नेगोशिएशन गाइड देखिए।

किसी भी रिन्यूअल की बातचीत शुरू होने से पहले अपना यूटिलाइज़ेशन रिव्यू खुद चलाइए। वेंडर के यूज़ेज सारांश पर भरोसा मत कीजिए।

1. पिछले 90 दिनों की लॉगिन रिपोर्ट निकालिए। जिन अकाउंट में शून्य लॉगिन हैं, वे लगभग हमेशा छोड़ चुके कर्मचारियों के या भूमिका बदल चुके लोगों के होते हैं।
2. क्लासिफ़िकेशन रिपोर्ट चलाइए। हर यूज़र के लाइसेंस टाइप की तुलना उन ट्रांज़ैक्शन से कीजिए जो वह असल में चलाता है।
3. कंपोज़िट रोल की समीक्षा कीजिए। कस्टम रोल बंडल में कभी-कभी कोई ऐसी परमिशन होती है जो बिना वजह यूज़र को ऊँचे लाइसेंस टाइप में धकेल देती है।
4. इंटीग्रेशन का नक्शा बनाइए। हर तकनीकी यूज़र और हर वह इंटरफ़ेस ढूँढिए जो डॉक्यूमेंट बनाता है।

SAP का License Administration Workbench (LAW) सभी सिस्टम का यूज़र और यूज़ेज डेटा एक जगह लाता है और हर ऑडिट का आधार है। अगर उसमें जाने वाला डेटा गड़बड़ है, तो आप ज़्यादा भुगतान करेंगे। SAP Solution Manager यूज़ेज मॉनिटरिंग जोड़ता है, जो कम अडॉप्शन वाले मॉड्यूल दिखाती है, हालाँकि उसकी मेनस्ट्रीम मेंटेनेंस 2027 में खत्म हो रही है।

मैंने जिस वेयरहाउस टीम की समीक्षा की, उसे इम्प्लीमेंटेशन के समय उनके मूल जॉब टाइटल के आधार पर Professional लाइसेंस दिए गए थे। जब हमने नक्शा बनाया कि वे असल में क्या करते हैं (सिर्फ़ लॉजिस्टिक्स एक्ज़ीक्यूशन ट्रांज़ैक्शन), तो लाइसेंस टाइप घटकर Employee हो गया। उस समूह की लागत करीब 40% घट गई।

निष्क्रिय अकाउंट सबसे आसान शुरुआत हैं। मैंने एक बार टेस्ट ID हटाकर लाइसेंस बिल दस प्रतिशत घटाया था।

डिजिटल एक्सेस (पुराना नाम इनडायरेक्ट एक्सेस) तब होता है जब कोई गैर-SAP सिस्टम SAP में डॉक्यूमेंट बनाता है। 2018 से SAP इसका लाइसेंस नौ डॉक्यूमेंट टाइप पर देता है: सेल्स, इनवॉइस, परचेज़, सर्विस और मेंटेनेंस, मैन्युफ़ैक्चरिंग, क्वालिटी मैनेजमेंट, टाइम मैनेजमेंट, फ़ाइनेंशियल और मटीरियल डॉक्यूमेंट। SAP सिर्फ़ शुरुआती निर्माण गिनता है। रीड, अपडेट और डिलीट नहीं गिने जाते। जो डॉक्यूमेंट SAP पहले वाले से अपने आप बनाता है (जैसे सेल्स ऑर्डर के बाद बनने वाला इनवॉइस), वे भी नहीं गिने जाते।

नीचे की टेबल दिखाती है कि जोखिम आम तौर पर कहाँ से आता है।

परिदृश्य	यह क्यों गिना जाता है	बचाव
ई-कॉमर्स ऑर्डर	बाहरी प्लेटफ़ॉर्म से भेजा गया हर ऑर्डर एक सेल्स डॉक्यूमेंट बनाता है, जो हर लाइन आइटम के हिसाब से गिना जाता है	कॉन्ट्रैक्ट में डॉक्यूमेंट वॉल्यूम तय कीजिए; देखिए कि क्या हर लाइन का पोस्ट होना ज़रूरी है
मिडलवेयर से इनवॉइस इंपोर्ट	इंटरफ़ेस से बने सप्लायर इनवॉइस, इनवॉइस डॉक्यूमेंट होते हैं	हर इनवॉइस स्रोत का नक्शा बनाइए और उसे अनुमान में शामिल कीजिए
मोबाइल फ़ील्ड सर्विस एंट्री	हर सेव किया गया कन्फ़र्मेशन या नोटिफ़िकेशन एक डॉक्यूमेंट बना सकता है	जहाँ प्रोसेस इजाज़त दे, वहाँ इंटरफ़ेस को इस तरह डिज़ाइन कीजिए कि वह जोड़कर बने डॉक्यूमेंट पोस्ट करे
BI और एनालिटिक्स एक्सट्रैक्शन	डेटा पढ़ने से डॉक्यूमेंट नहीं बनते, इसलिए डॉक्यूमेंट मॉडल के तहत यह नहीं गिना जाता	पक्का कीजिए कि आपका कॉन्ट्रैक्ट डॉक्यूमेंट मॉडल इस्तेमाल करता है; पुरानी नेम्ड-यूज़र शर्तें इसे अलग तरह से ले सकती हैं
बैच जॉब	सिर्फ़ वे जॉब गिने जाते हैं जो नए डॉक्यूमेंट बनाते हैं; मौजूदा डॉक्यूमेंट के अपडेट नहीं	सूची बनाइए कि कौन से जॉब डॉक्यूमेंट बनाते हैं और कौन से सिर्फ़ बदलते हैं

रिन्यूअल से पहले हर उस गैर-SAP सिस्टम का नक्शा बनाइए जो SAP को छूता है। SAP ECC (2644139) और S/4HANA (2644172) के लिए अनुमान वाले नोट देता है, जो तकनीकी यूज़र से बने डॉक्यूमेंट गिनते हैं। नतीजे को बेसलाइन मानिए, फिर वॉल्यूम को अपरिभाषित छोड़ने के बजाय कॉन्ट्रैक्ट में तय कर लीजिए।

मेरे एक क्लाइंट के पास मोबाइल फ़ील्ड सर्विस ऐप था। वह हर टेक्नीशियन विज़िट के बाद SAP में स्टेटस अपडेट भेजता था, और हर अपडेट एक डॉक्यूमेंट बनाता था, महीने में हज़ारों बार। नक्शा बनाने के बाद हमने इंटीग्रेशन को इस तरह बदला कि अपडेट बैच में जाएँ। उस एक बदलाव से उनका डिजिटल एक्सेस का जोखिम काफ़ी घट गया।

इन्हें क्रम से कीजिए। पहले तीन में सबसे ज़्यादा लीड टाइम लगता है।

1. 90 दिनों की लॉगिन रिपोर्ट निकालिए और शून्य गतिविधि वाले अकाउंट हटाइए या दूसरे को सौंपिए
2. SAP को छूने वाले हर इंटरफ़ेस का नक्शा बनाइए, जिसमें CRM, ई-कॉमर्स, एनालिटिक्स और मिडलवेयर शामिल हों, और उसके डॉक्यूमेंट वॉल्यूम का अनुमान लगाइए
3. जाँचिए कि SAP की जुलाई 2026 की प्रतिबद्धताओं के तहत कोई लाइसेंस समाप्ति या लैंडस्केप बँटवारे के योग्य है या नहीं
4. यूज़र टाइप की परिभाषाएँ लिखित में पक्की कीजिए, साथ में यह कि हर टाइप कौन सी गतिविधियों की इजाज़त देता है
5. पूरी अवधि के लिए सालाना कीमत बढ़ने की सीमा तय कीजिए
6. डेवलपमेंट, टेस्ट और सैंडबॉक्स की कवरेज साफ़ कीजिए
7. हर बंडल घंटे, क्रेडिट और सर्विस की उसकी समाप्ति की तारीख़ के साथ सूची बनाइए
8. डिजिटल एक्सेस मापने का तरीका और शामिल वॉल्यूम तय कीजिए
9. यूज़र को बिना नए शुल्क के नीचे की ओर रीक्लासिफ़ाई करने का अधिकार बातचीत में हासिल कीजिए
10. एग्ज़िट की शर्तें तय कीजिए: डेटा का फ़ॉर्मेट, समय, शुल्क और ऑडिट के नोटिस की अवधि

अगर आप SAP के सामने बैठने से पहले स्वतंत्र राय चाहते हैं, तो मेरा लेख SAP नेगोशिएशन सलाहकार बताता है कि बाहरी मदद कब अपनी कीमत वसूल करती है।

SAP लाइसेंसिंग में इनडायरेक्ट एक्सेस क्या है और यह लागत कैसे बनाता है?

इनडायरेक्ट एक्सेस, जिसे अब डिजिटल एक्सेस कहा जाता है, तब होता है जब कोई गैर-SAP सिस्टम किसी व्यक्ति के लॉगिन किए बिना SAP में डॉक्यूमेंट बनाता है। SAP 2018 से इसका लाइसेंस नौ डॉक्यूमेंट टाइप पर देता है और हर डॉक्यूमेंट का सिर्फ़ शुरुआती निर्माण गिनता है। रीड, अपडेट, डिलीट और बाद में SAP द्वारा अपने आप बनाए गए डॉक्यूमेंट नहीं गिने जाते। जोखिम ई-कॉमर्स ऑर्डर, इंपोर्ट किए गए इनवॉइस और मोबाइल ऐप जैसे इंटरफ़ेस से आता है। रिन्यूअल से पहले उनका नक्शा बनाइए और कॉन्ट्रैक्ट में डॉक्यूमेंट वॉल्यूम तय कर लीजिए।

SAP यूज़र लाइसेंस के कौन से टाइप होते हैं और उन्हें कैसे असाइन करना चाहिए?

ECC कॉन्ट्रैक्ट में Professional, Limited Professional, Employee और Developer जैसे नेम्ड यूज़र होते हैं। S/4HANA ऑन-प्रिमाइस कॉन्ट्रैक्ट में Professional Use, Functional Use, Productivity Use और Developer Access होते हैं। क्लाउड सब्सक्रिप्शन में यूज़र Full Use Equivalents में बदलते हैं। असाइन उस आधार पर कीजिए जो लोग सिस्टम में असल में करते हैं, जॉब टाइटल के आधार पर नहीं। वेयरहाउस स्टाफ़, फ़ील्ड टेक्नीशियन या अप्रूवर को दिए गए Professional लाइसेंस ऑडिट का सबसे आम निष्कर्ष हैं।

RISE with SAP का लाइसेंस कैसे होता है और इसमें क्या शामिल है?

RISE with SAP एक सब्सक्रिप्शन है जिसमें S/4HANA प्राइवेट क्लाउड सॉफ़्टवेयर, इंफ़्रास्ट्रक्चर, तकनीकी मैनेज्ड सर्विस और SAP BTP के कुछ क्रेडिट बंडल होते हैं, और कीमत Full Use Equivalents में तय होती है। इंडस्ट्री ऐड-ऑन, SAP के दूसरे क्लाउड प्रोडक्ट, BTP का अतिरिक्त कंजम्पशन और इम्प्लीमेंटेशन सर्विस आम तौर पर अलग से लगती हैं। बातचीत इन पर कीजिए: आपके मौजूदा लाइसेंस कैसे कन्वर्ट होंगे, शामिल क्रेडिट कब खत्म होंगे, और आपके छोड़ने पर आपका डेटा कैसे लौटाया जाएगा।

2026 में SAP के मेंटेनेंस कॉन्ट्रैक्ट में क्या बदला?

10 जुलाई 2026 से SAP यूरोपीय आयोग के साथ तय की गई प्रतिबद्धताओं को दस साल के लिए दुनिया भर के सभी ऑन-प्रिमाइस ग्राहकों पर लागू करता है। ग्राहक लैंडस्केप बाँट सकते हैं और हर इंस्टॉलेशन के लिए सपोर्ट चुन सकते हैं। वे तय मामलों में अनइस्तेमाल लाइसेंस को बिना री-डिस्काउंटिंग के खत्म कर सकते हैं। ज़्यादा खरीदने से अब शुरुआती अवधि दोबारा शुरू नहीं होती, और बहाली शुल्क के बिना सपोर्ट बहाल हो सकता है। पूरा ब्योरा SAP की सपोर्ट साइट पर केस AT.40823 के तहत है।

SAP लाइसेंस रिन्यूअल से पहले किन बातों की समीक्षा करनी चाहिए?

पाँच क्षेत्र। पिछले 90 दिनों में यूज़र का यूटिलाइज़ेशन। हर इंटरफ़ेस से आने वाला डिजिटल एक्सेस वॉल्यूम। शामिल क्रेडिट और सर्विस की स्थिति और समाप्ति। क्या आप उस सबका इस्तेमाल करते हैं जिसका भुगतान करते हैं। कीमत बढ़ने की शर्तें। ऑन-प्रिमाइस ग्राहकों को छठा जोड़ना चाहिए: क्या 2026 की प्रतिबद्धताओं के तहत कोई लाइसेंस अब समाप्ति या लैंडस्केप बँटवारे के योग्य है।

SAP लाइसेंस ऑडिट कैसे काम करता है और कंपनियाँ तैयारी कैसे करें?

SAP के ऑडिट यूज़र क्लासिफ़िकेशन, डिजिटल एक्सेस और इस्तेमाल हो रहे सिस्टम की जाँच करते हैं, आम तौर पर LAW के डेटा और उन मेज़रमेंट प्रोग्राम से जो SAP आपसे चलवाता है। आपके कॉन्ट्रैक्ट में नोटिस अवधि और मान्य डेटा स्रोत तय होने चाहिए। तैयारी लगातार चलने वाली चीज़ है: तिमाही यूटिलाइज़ेशन जाँच, यूज़र टाइप के असाइनमेंट का दस्तावेज़ीकरण, SAP के साथ तय हुए किसी भी अपवाद का रिकॉर्ड, और ऑडिट शुरू होने से पहले इस पर लिखित सहमति कि SAP किस डेटा तक पहुँच सकता है।