SAP 授權談判：真正能省錢的地方

SAP 授權談判能在四個地方省下真金白銀，而報價上的折扣不在其中。第一是使用者分類：只為人們實際用到的存取權限付費。第二是來自非 SAP 系統的 Digital Access。第三是合約條款，例如價格上限、通知期、即將到期的額度與退出權利。第四是新的：自 2026 年 7 月 10 日起，SAP 對歐盟執委會做出的維護承諾，讓地端客戶在特定情況下可以停繳未使用授權的維護費。本文寫給面臨續約、稽核，或要轉向 RISE 或 GROW 的 CIO、CFO 與採購負責人。請在續約日的六個月前就開始檢視使用情況，不要等到六週前。

我看過不少公司簽下 SAP 合約，笑著收工。幾個月後，第一次稽核一到，笑容就沒了。

有一家公司買了數千個授權，但使用資料顯示，只有約一半是啟用中的。另一家則以為間接存取只是小字裡的一個條款。後來來了一張帳單，金額幾乎與當初的合約相當。這些都不是特例。我見過公司透過這類缺口，悄悄損失 25% 的 ERP 預算。

地端永久授權

授權費先一次付清，之後每年付維護費。SAP 的 Enterprise Support 牌價是授權價值的 22%。初始價格鎖定期過後，SAP 可能依合約條款，每年按通膨調漲維護費。

要弄清楚您是依什麼被計量：

1. **具名使用者類型。**ECC 使用 Professional、Limited Professional、Employee 與 Developer 使用者。S/4HANA 地端合約則使用 Professional Use、Functional Use、Productivity Use 與 Developer Access。指派的類型與實際使用不一致，是最常見的稽核發現。
2. **套裝計量指標。**有些引擎依營收、採購訂單量或員工人數計價。問清楚為什麼選這個指標。有些指標會以簽約時沒人預料到的方式懲罰成長。
3. **Digital Access。**由非 SAP 系統在 SAP 中建立的單據，另行授權（見下文）。
4. **非正式系統。**在建置開發、測試與沙箱系統之前，先確認合約如何處理它們。

雲端訂閱、RISE 與 GROW

S/4HANA 雲端訂閱以 Full Use Equivalent（FUE，完整使用當量）計算。每種使用者類型按固定比例換算：一個 FUE 涵蓋一位進階使用者、五位核心使用者或三十位自助服務使用者，一位開發人員算兩個 FUE。請謹慎分類。每一位只做核准的進階使用者，成本是核心使用者的五倍。

分類為進階使用者分類為核心使用者

所需的完整使用當量4FUE−16 FUE · −80%

分類為進階使用者20 FUE

分類為核心使用者4 FUE

• 依實際工作內容分類
• 每五位使用者一個 FUE

RISE with SAP（私有雲，現在也以 SAP Cloud ERP Private 名稱銷售）把 S/4HANA 訂閱、基礎架構、技術託管服務與部分 BTP 使用額度捆綁在一起。它簡化了廠商管理，同時也降低了您逐項談判各個元件的空間。GROW with SAP 是公有雲路線，適合剛接觸 SAP 的公司，範疇與價格都較為標準。

無論哪一種，有四個問題很重要。包含哪些額度與服務？何時到期？現有合約的使用者如何轉換？離開時您的資料會怎麼處理？我的 RISE with SAP 頁面談的是這個方案本身。

在歐盟競爭調查（案件 AT.40823）之後，SAP 同意了一組維護與支援承諾，並於 2026 年 7 月 10 日生效。這些承諾適用於全球所有地端客戶，為期十年。會改變談判的幾項如下：

1. **系統環境拆分。**您可以把系統環境拆成各自獨立的商業安裝，並為每一個選擇不同的支援模式、不同的支援提供者，或不提供支援。拆分不會觸發授權重新定價。
2. **終止未使用的授權。**在四種情況下，您可以終止授權及其維護，而不必重新調整折扣。該產品僅處於客戶專屬維護。導入失敗。公司無力償債。或是員工人數在兩年內縮減超過 10%（追溯至 2025 年 1 月 1 日）。通知須在期間結束前三個月提出。
3. **初始期間。**購買額外授權，不再重新起算初始維護期。
4. **恢復維護。**恢復費用予以免除，補繳維護費以未繳費用的 50% 與六個月付款額兩者中較低者為上限。
5. **單一計量指標合約。**適用於費用超過 500,000 歐元的情況。如果稽核顯示使用不足，SAP 每年最多調降維護基礎 20%。
6. **事業剝離。**您可以把被剝離事業的使用者授權移轉給買方，或終止買方不接收的部分，而不必重新調整折扣。

如果您用的是 ECC，而且還在為已經停用的模組繳全額維護費，這會是我放在續約議程上的第一件事。

這些條款看起來很例行，卻會變得很貴。

**價格漲幅。**除非合約另有規定，雲端訂閱在續約時可能調漲。請在簽約時，為年度漲幅設上限，或鎖定整個期間的價格。沒有上限的漲幅，會在五年期間內層層複利。

**自動續約。**檢查每份訂購單的通知期。錯過時間窗口，您就被綁進下一個期間，價格以當時適用者為準。

**終止後的資料存取。**簽約前，先談定匯出格式、時程，以及終止後存取的任何費用。有些匯出需要轉換工作才能使用。

**非正式系統的涵蓋範圍。**確認開發、測試與沙箱系統涵蓋哪些。簽約後再加進去，要花錢。

**Digital Access 的範疇。**定義外部系統建立的單據如何計量，以及包含多少量。

**即將到期的服務與額度。**交易中包含的導入工時、訓練預算與 BTP 額度，都有埋在條款裡的使用期限。我見過組織因為沒人追蹤到期日，損失了數千美元的內含服務。

想看更完整的商務全貌，請參閱我的 CFO 的 ERP 合約談判指南。

在任何續約對話開始之前，先自行做一次使用率檢視。不要倚賴廠商提供的使用摘要。

1. 匯出登入報表，涵蓋過去 90 天。零登入的帳號，幾乎都屬於離職者或已換職務的人。
2. **執行分類報表。**把每位使用者的授權類型，與他們實際執行的交易比對。
3. **檢視複合角色。**自訂的角色組合，有時帶有某個權限，無緣無故把使用者推高到較高的授權類型。
4. **盤點整合。**找出每一個會建立單據的技術使用者與介面。

SAP 的 License Administration Workbench（LAW）整合跨系統的使用者與使用資料，是任何稽核的基礎。如果輸入的資料很亂，您就會多付錢。SAP Solution Manager 加上使用監控，可以顯示採用率低的模組，不過它的主流維護在 2027 年結束。

我檢視過的一個倉儲團隊，在導入時是依原本的職稱被指派 Professional 授權。當我們對照他們實際做的事（只有物流執行交易），授權類型降為 Employee。該群組的成本下降了約 40%。

閒置帳號是最簡單的起點。我曾經靠刪除測試用的使用者 ID，把授權帳單砍掉 10%。

Digital Access（較早的說法是間接存取），指的是非 SAP 系統在 SAP 中建立單據。自 2018 年起，SAP 依九種單據類型授權：銷售、發票、採購、服務與維護、製造、品質管理、時間管理、財務與物料單據。SAP 只計算最初的建立。讀取、更新與刪除不計。SAP 在第一筆之後自動建立的單據（例如銷售訂單之後的發票），同樣不計。

下表顯示風險通常從哪裡來。

情境	為什麼會被計算	緩解做法
電子商務訂單	從外部平台推送的每一筆訂單，都會建立銷售單據，並以每個品項行計算	在合約中議定單據量；檢視是否每一行都需要過帳
中介軟體匯入發票	由介面建立的供應商發票，屬於發票單據	盤點每一個發票來源，並納入估算
行動版現場服務輸入	每一筆儲存的確認或通知，都可能建立單據	在流程允許的情況下，設計介面以過帳合併後的單據
BI 與分析資料擷取	讀取資料不會建立單據，因此在單據模式下不計算	確認您的合約採用單據模式；較舊的具名使用者條款，處理方式可能不同
批次作業	只有建立新單據的作業才會計算；更新既有單據不計	列出哪些作業會建立單據、哪些只是更改

續約前，盤點每一個會接觸 SAP 的非 SAP 系統。SAP 提供了針對 ECC（2644139）與 S/4HANA（2644172）的估算用 SAP Note，用來計算透過技術使用者建立的單據。把結果當作基準，再於合約中議定一個量，不要讓它留白。

我合作過的一位客戶有一個行動版現場服務 App。每次技術人員完成一次拜訪，它就把一筆狀態更新推進 SAP，而每筆更新都會建立一張單據，一個月就是數千次。盤點出來之後，我們重新設計整合，改為批次更新。光是這一項改變，就大幅降低了他們的 Digital Access 風險。

請依序走過這些項目。前三項需要最長的準備時間。

1. 匯出 90 天的登入報表，移除或重新指派零活動的帳號
2. 盤點每一個接觸 SAP 的介面，包括 CRM、電子商務、分析與中介軟體，並估算其單據量
3. 確認是否有任何授權符合 SAP 2026 年 7 月承諾下的終止或系統環境拆分資格
4. 以書面確認使用者類型的定義，以及每種類型允許的作業
5. 為整個期間的年度漲幅設上限
6. 釐清開發、測試與沙箱系統的涵蓋範圍
7. 列出每一項捆綁的工時、額度與服務，並註明到期日
8. 談定 Digital Access 的計量方式與內含量
9. 談判取得向下重新分類使用者、且不另收費用的權利
10. 談定退出條款：資料格式、時程、費用與稽核通知期

如果您想在與 SAP 坐下來談之前先聽獨立的意見，我寫的SAP 談判顧問一文，談的是外部協助何時值得。

SAP 授權中的間接存取是什麼？它如何產生成本？

間接存取，現在稱為 Digital Access，指的是非 SAP 系統在沒有人登入的情況下，於 SAP 中建立單據。SAP 自 2018 年起依九種單據類型授權，只計算每張單據的最初建立。讀取、更新、刪除，以及 SAP 之後自動建立的單據，都不計算。風險來自電子商務訂單、匯入發票與行動 App 這類介面。續約前先盤點它們，並在合約中議定單據量。

SAP 有哪些使用者授權類型？應該如何指派？

ECC 合約使用 Professional、Limited Professional、Employee 與 Developer 等具名使用者。S/4HANA 地端合約使用 Professional Use、Functional Use、Productivity Use 與 Developer Access。雲端訂閱則把使用者換算成 Full Use Equivalent。請依人們在系統中實際做的事來指派，而不是依職稱。把 Professional 授權給倉儲人員、現場技術人員或核准人員，是最常見的稽核發現。

RISE with SAP 如何授權？包含什麼？

RISE with SAP 是一種訂閱，把 S/4HANA 私有雲軟體、基礎架構、技術託管服務與部分 SAP BTP 額度捆綁在一起，以 Full Use Equivalent 計價。產業附加元件、其他 SAP 雲端產品、額外的 BTP 用量與導入服務，通常要另外付費。請談判現有授權如何轉換、內含額度何時到期，以及離開時資料如何歸還。

2026 年 SAP 維護合約有什麼變化？

自 2026 年 7 月 10 日起，SAP 對全球所有地端客戶，在十年內適用與歐盟執委會議定的承諾。客戶可以拆分系統環境，並為每個安裝選擇支援方式。在特定情況下，他們可以終止未使用的授權，而不必重新調整折扣。多買授權不再重新起算初始期間，而且恢復維護時不收恢復費用。完整細節請見 SAP 支援網站上的案件 AT.40823。

SAP 授權續約前該檢視什麼？

五個面向。過去 90 天的使用者使用率。每個介面的 Digital Access 單據量。捆綁額度與服務的狀態與到期日。您是否用到所有付費的項目。價格調漲條款。地端客戶還要加上第六項：依 2026 年的承諾，是否有任何授權現在符合終止或系統環境拆分的資格。

SAP 授權稽核如何運作？企業該如何準備？

SAP 稽核會檢查使用者分類、Digital Access 與使用中的系統，資料通常來自 LAW，以及 SAP 要求您執行的計量程式。合約應該規定通知期與可接受的資料來源。準備工作是持續性的：每季檢視使用率、記錄使用者類型的指派、留存與 SAP 議定的任何例外，並在稽核開始前，以書面約定 SAP 可以存取哪些資料。