SAP 라이선스 협상: 실제로 비용을 아끼는 것

SAP 라이선스 협상이 실제로 돈을 아끼는 곳은 네 군데이고, 헤드라인 할인율은 그중 하나가 아닙니다. 첫째는 사용자 분류입니다. 사람들이 실제로 쓰는 접근 권한에 대해서만 비용을 내는 것입니다. 둘째는 비SAP 시스템에서 들어오는 디지털 액세스입니다. 셋째는 가격 상한, 통지 기간, 만료되는 크레딧, 종료 권리 같은 계약 조건입니다. 넷째는 새로운 것으로, 2026년 7월 10일부터 유럽 집행위원회에 대한 SAP의 유지보수 약속에 따라 온프레미스 고객이 정해진 경우에 쓰지 않는 라이선스의 유지보수 비용 지급을 중단할 수 있습니다. 이 가이드는 갱신, 감사, 또는 RISE나 GROW로의 이동을 앞둔 CIO, CFO, 구매 책임자를 위한 것입니다. 사용량 검토는 갱신일 6주 전이 아니라 6개월 전에 시작하십시오.

기업들이 SAP 계약에 서명하고 웃으며 넘어가는 모습을 보았습니다. 몇 달 뒤 첫 감사가 도착하면 웃음은 사라집니다.

한 회사는 수천 개의 라이선스를 구매했지만, 사용 데이터를 보니 활성 계정은 절반 남짓이었습니다. 또 다른 회사는 간접 액세스가 약관의 작은 글씨 속 조항일 뿐이라고 생각했습니다. 그러다 최초 계약 금액에 맞먹는 청구서가 왔습니다. 드문 이야기가 아닙니다. 이런 틈으로 ERP 예산의 25%를 조용히 잃는 회사들을 보았습니다.

온프레미스 영구 라이선스

라이선스 비용을 선불로 내고, 이후 연간 지원 수수료를 냅니다. Enterprise Support의 SAP 정가는 라이선스 가치의 22%입니다. 최초 가격 고정 기간이 지나면 SAP는 계약 조건에 따라 지원 수수료를 매년 물가 상승률만큼 올릴 수 있습니다.

무엇을 기준으로 측정되는지 알아 두십시오.

1. Named user 유형. ECC는 Professional, Limited Professional, Employee, Developer 사용자를 썼습니다. S/4HANA 온프레미스 계약은 Professional Use, Functional Use, Productivity Use, Developer Access를 씁니다. 할당된 유형과 실제 사용 사이의 불일치가 가장 흔한 감사 지적입니다.
2. 패키지 지표. 일부 엔진은 매출, 구매 오더 볼륨, 직원 수를 기준으로 가격이 정해집니다. 그 지표를 왜 골랐는지 물어보십시오. 어떤 지표는 서명 당시 아무도 예상하지 못한 방식으로 성장에 불이익을 줍니다.
3. 디지털 액세스. 비SAP 시스템이 SAP에 생성하는 문서는 별도로 라이선스됩니다(아래에서 다룹니다).
4. 비운영 시스템. 개발, 테스트, 샌드박스 시스템을 만들기 전에 계약에서 이를 어떻게 취급하는지 확인하십시오.

클라우드 구독, RISE, GROW

S/4HANA 클라우드 구독은 FUE(Full Use Equivalent) 단위로 계산합니다. 각 사용자 유형은 고정 비율로 환산됩니다. FUE 1개는 어드밴스드 사용자 1명, 코어 사용자 5명 또는 셀프서비스 사용자 30명을 포괄하며, 개발자는 FUE 2개로 계산됩니다. 사용자를 신중하게 분류하십시오. 승인만 하는 어드밴스드 사용자는 코어 사용자보다 다섯 배의 비용이 듭니다.

어드밴스드 사용자로 분류코어 사용자로 분류

필요한 Full Use Equivalent4FUE−16 FUE · −80%

어드밴스드 사용자로 분류20 FUE

코어 사용자로 분류4 FUE

• 실제로 하는 일을 기준으로 분류
• 사용자 다섯 명마다 FUE 하나

RISE with SAP(프라이빗 클라우드이며, 지금은 SAP Cloud ERP Private라는 이름으로도 판매됩니다)은 S/4HANA 구독, 인프라, 기술 관리형 서비스, 일부 BTP 소비 크레딧을 묶은 것입니다. 벤더 관리는 단순해지지만 구성 요소를 따로 협상할 여지는 줄어듭니다. GROW with SAP은 SAP를 처음 쓰는 기업을 위한 퍼블릭 클라우드 경로로, 범위와 가격이 더 표준화되어 있습니다.

어느 쪽이든 네 가지 질문이 중요합니다. 어떤 크레딧과 서비스가 포함되어 있습니까? 언제 만료됩니까? 현재 계약의 사용자는 어떻게 환산됩니까? 떠날 때 데이터는 어떻게 됩니까? 상품 자체는 제 RISE with SAP 페이지에서 다룹니다.

EU 경쟁 당국의 조사(사건 AT.40823) 이후 SAP는 2026년 7월 10일부터 효력이 발생한 유지보수 및 지원 약속에 합의했습니다. 모든 온프레미스 고객에게 전 세계적으로 10년간 적용됩니다. 협상을 바꾸는 항목은 다음과 같습니다.

1. 환경 분할. 환경을 별개의 상업적 설치로 나누고, 각각에 대해 다른 지원 모델, 다른 지원 제공자 또는 무지원을 선택할 수 있습니다. 분할이 라이선스 재가격 책정을 촉발하지 않습니다.
2. 쓰지 않는 라이선스의 해지. 네 가지 경우에는 재할인 없이 라이선스와 그 유지보수를 해지할 수 있습니다. 제품이 고객 전용 유지보수(customer-specific maintenance)에만 있는 경우. 구축이 실패한 경우. 회사가 지급 불능인 경우. 또는 2년에 걸쳐 인력이 10% 넘게 줄어든 경우(2025년 1월 1일로 소급)입니다. 통지는 계약 기간 종료 3개월 전까지 해야 합니다.
3. 최초 기간. 라이선스를 추가로 구매해도 더 이상 최초 유지보수 기간이 다시 시작되지 않습니다.
4. 복원. 복원 수수료가 면제되고, 소급 유지보수료는 누락된 수수료의 50%와 6개월분 지급액 중 낮은 쪽으로 제한됩니다.
5. 단일 지표 계약. 수수료가 500,000유로를 넘는 경우에 가능합니다. 감사에서 과소 사용이 확인되면 SAP는 유지보수 기준 금액을 연 최대 20%까지 줄입니다.
6. 사업 매각. 매각된 사업부의 사용자 라이선스를 인수자에게 이전하거나, 인수자가 가져가지 않는 것을 재할인 없이 해지할 수 있습니다.

ECC를 쓰면서 더는 쓰지 않는 모듈에 대해서도 유지보수 전액을 내고 있다면, 갱신 안건에 가장 먼저 올릴 항목입니다.

이런 조항은 평범해 보이지만 비싸집니다.

가격 인상. 계약에 다른 말이 없으면 클라우드 구독은 갱신 때 오를 수 있습니다. 서명할 때 연간 인상률에 상한을 두거나 전체 기간 동안 가격을 고정하십시오. 상한 없는 인상은 5년 계약 기간에 걸쳐 복리로 쌓입니다.

자동 갱신. 모든 주문서의 통지 기간을 확인하십시오. 기한을 놓치면 그때 적용되는 가격으로 다음 기간에 묶입니다.

해지 후 데이터 접근. 서명 전에 내보내기 형식, 시점, 해지 후 접근에 대한 비용을 합의하십시오. 일부 내보내기는 쓸 수 있게 만들려면 변환 작업이 필요합니다.

비운영 환경 적용 범위. 개발, 테스트, 샌드박스 시스템 중 무엇이 포함되는지 확인하십시오. 서명 후에 추가하면 비용이 듭니다.

디지털 액세스 범위. 외부 시스템이 생성하는 문서를 어떻게 측정하는지, 얼마만큼의 볼륨이 포함되는지 정의하십시오.

만료되는 서비스와 크레딧. 계약에 포함된 구현 시간, 교육 예산, BTP 크레딧에는 약관 깊숙이 묻힌 사용 기한이 있습니다. 만료를 아무도 추적하지 않아서 포함된 서비스에서 수천 달러를 잃는 조직을 보았습니다.

더 넓은 상업적 그림은 CFO를 위한 ERP 계약 협상 가이드를 보십시오.

갱신 논의가 시작되기 전에 자체 활용도 검토를 실행하십시오. 벤더의 사용량 요약에 의존하지 마십시오.

1. 로그인 리포트를 뽑으십시오. 최근 90일 기준입니다. 로그인이 0인 계정은 거의 언제나 퇴사자나 역할이 바뀐 사람의 것입니다.
2. 분류 리포트를 실행하십시오. 각 사용자의 라이선스 유형을 실제로 실행하는 트랜잭션과 비교합니다.
3. 복합 역할을 검토하십시오. 커스텀 역할 묶음에 이유 없이 사용자를 더 높은 라이선스 유형으로 끌어올리는 권한이 들어 있는 경우가 있습니다.
4. 통합을 매핑하십시오. 문서를 생성하는 모든 기술 사용자와 인터페이스를 찾으십시오.

SAP의 License Administration Workbench(LAW)는 여러 시스템의 사용자와 사용량 데이터를 통합하며 모든 감사의 기초입니다. 여기에 들어가는 데이터가 지저분하면 과다 지불하게 됩니다. SAP Solution Manager는 도입률이 낮은 모듈을 보여 주는 사용량 모니터링을 추가하지만, 표준 유지보수는 2027년에 끝납니다.

제가 검토한 한 창고 팀은 구축 당시의 원래 직함을 기준으로 Professional 라이선스가 할당되어 있었습니다. 실제로 하는 일을 매핑해 보니(물류 실행 트랜잭션만 사용) 라이선스 유형이 Employee로 내려갔습니다. 그 그룹의 비용은 약 40% 줄었습니다.

비활성 계정이 가장 쉬운 출발점입니다. 저는 한번은 테스트 ID를 삭제해서 라이선스 청구서를 10% 줄인 적이 있습니다.

디지털 액세스(예전 용어는 간접 액세스)는 비SAP 시스템이 SAP에 문서를 생성하는 것을 말합니다. 2018년부터 SAP는 이를 아홉 가지 문서 유형에 대해 라이선스해 왔습니다. 판매, 송장, 구매, 서비스 및 유지보수, 제조, 품질 관리, 시간 관리, 재무, 자재 문서입니다. SAP는 최초 생성만 셉니다. 조회, 변경, 삭제는 세지 않습니다. 첫 문서에서 SAP가 자동으로 생성하는 문서(예를 들어 판매 오더 뒤의 송장)도 세지 않습니다.

표는 노출이 보통 어디서 오는지 보여 줍니다.

시나리오	집계되는 이유	완화 방법
전자상거래 주문	외부 플랫폼이 보내는 주문마다 판매 문서가 생성되며 라인 아이템 단위로 집계됨	계약에서 문서 볼륨을 합의하고, 모든 라인이 전기되어야 하는지 검토
미들웨어 송장 가져오기	인터페이스가 생성한 공급업체 송장은 송장 문서임	모든 송장 소스를 매핑해 추정치에 포함
모바일 현장 서비스 입력	저장된 확인이나 통지마다 문서가 생성될 수 있음	프로세스가 허용하는 경우 통합 문서를 전기하도록 인터페이스 설계
BI 및 분석 추출	데이터를 읽는 것은 문서를 생성하지 않으므로 문서 모델에서는 집계되지 않음	계약이 문서 모델을 쓰는지 확인. 이전의 named user 약관은 다르게 취급할 수 있음
배치 잡	새 문서를 생성하는 잡만 집계되며 기존 문서의 변경은 집계되지 않음	어떤 잡이 문서를 생성하고 어떤 잡이 변경만 하는지 목록화

갱신 전에 SAP를 건드리는 모든 비SAP 시스템을 매핑하십시오. SAP는 기술 사용자를 통해 생성된 문서를 세는 ECC용(2644139)과 S/4HANA용(2644172) 추정 노트를 제공합니다. 결과를 기준선으로 삼고, 정의하지 않은 채로 두지 말고 계약에서 볼륨을 합의하십시오.

함께 일한 한 고객사에는 모바일 현장 서비스 앱이 있었습니다. 기술자가 방문할 때마다 SAP로 상태 업데이트를 보냈고, 업데이트마다 문서가 생성되어 한 달에 수천 건이었습니다. 매핑해 보고 나서 업데이트를 일괄로 보내도록 통합을 재구성했습니다. 이 변경 하나로 디지털 액세스 노출이 크게 줄었습니다.

순서대로 진행하십시오. 처음 세 가지에 가장 많은 리드 타임이 필요합니다.

1. 90일 로그인 리포트를 뽑아 활동이 없는 계정을 제거하거나 재할당합니다
2. CRM, 전자상거래, 분석, 미들웨어를 포함해 SAP를 건드리는 모든 인터페이스를 매핑하고 문서 볼륨을 추정합니다
3. SAP의 2026년 7월 약속에 따라 해지나 환경 분할 대상이 되는 라이선스가 있는지 확인합니다
4. 사용자 유형 정의를 각 유형이 허용하는 활동과 함께 서면으로 확인합니다
5. 전체 기간에 대해 연간 가격 인상에 상한을 둡니다
6. 개발, 테스트, 샌드박스 적용 범위를 명확히 합니다
7. 포함된 모든 시간, 크레딧, 서비스를 만료일과 함께 목록화합니다
8. 디지털 액세스 측정 방식과 포함 볼륨을 합의합니다
9. 새 비용 없이 사용자를 낮은 유형으로 재분류할 권리를 협상합니다
10. 종료 조건을 합의합니다: 데이터 형식, 시점, 비용, 감사 통지 기간

SAP와 마주 앉기 전에 독립적인 시각이 필요하다면, 외부 도움이 언제 본전을 뽑는지는 SAP 협상 어드바이저에 대한 제 글에 있습니다.

SAP 라이선스에서 간접 액세스란 무엇이며 어떻게 비용을 만듭니까?

간접 액세스는 지금은 디지털 액세스라고 부르며, 사람이 로그인하지 않은 채 비SAP 시스템이 SAP에 문서를 생성하는 것입니다. SAP는 2018년부터 이를 아홉 가지 문서 유형에 대해 라이선스해 왔으며, 각 문서의 최초 생성만 셉니다. 조회, 변경, 삭제, 이후 SAP가 자동으로 생성하는 문서는 세지 않습니다. 노출은 전자상거래 주문, 가져온 송장, 모바일 앱 같은 인터페이스에서 나옵니다. 갱신 전에 이를 매핑하고 계약에서 문서 볼륨을 합의하십시오.

SAP 사용자 라이선스 유형에는 무엇이 있으며 어떻게 할당해야 합니까?

ECC 계약은 Professional, Limited Professional, Employee, Developer 같은 named user를 씁니다. S/4HANA 온프레미스 계약은 Professional Use, Functional Use, Productivity Use, Developer Access를 씁니다. 클라우드 구독은 사용자를 Full Use Equivalent로 환산합니다. 직함이 아니라 사람들이 시스템에서 실제로 하는 일에 따라 할당하십시오. 창고 직원, 현장 기술자, 승인자에게 부여한 Professional 라이선스가 가장 흔한 감사 지적입니다.

RISE with SAP은 어떻게 라이선스되며 무엇이 포함됩니까?

RISE with SAP은 S/4HANA 프라이빗 클라우드 소프트웨어, 인프라, 기술 관리형 서비스, 일부 SAP BTP 크레딧을 묶은 구독이며 Full Use Equivalent로 가격이 책정됩니다. 산업별 애드온, 다른 SAP 클라우드 제품, 추가 BTP 소비, 구현 서비스는 보통 별도입니다. 현재 라이선스가 어떻게 환산되는지, 포함된 크레딧이 언제 만료되는지, 떠날 때 데이터를 어떻게 돌려받는지 협상하십시오.

2026년에 SAP 유지보수 계약에서 무엇이 바뀌었습니까?

2026년 7월 10일부터 SAP는 유럽 집행위원회와 합의한 약속을 전 세계 모든 온프레미스 고객에게 10년간 적용합니다. 고객은 환경을 분할하고 설치별로 지원을 선택할 수 있습니다. 정해진 경우에는 재할인 없이 쓰지 않는 라이선스를 해지할 수 있습니다. 더 구매해도 더 이상 최초 기간이 다시 시작되지 않으며, 복원 수수료 없이 지원을 복원할 수 있습니다. 자세한 내용은 SAP 지원 사이트의 사건 AT.40823에 있습니다.

SAP 라이선스 갱신 전에 무엇을 검토해야 합니까?

다섯 가지 영역입니다. 최근 90일의 사용자 활용도. 모든 인터페이스의 디지털 액세스 볼륨. 포함된 크레딧과 서비스의 상태와 만료. 비용을 내는 것을 전부 쓰고 있는지. 가격 인상 조건. 온프레미스 고객은 여섯 번째를 더하십시오. 2026년 약속에 따라 해지나 환경 분할 대상이 되는 라이선스가 있는지입니다.

SAP 라이선스 감사는 어떻게 진행되며 기업은 어떻게 준비할 수 있습니까?

SAP 감사는 사용자 분류, 디지털 액세스, 사용 중인 시스템을 점검하며, 보통 LAW 데이터와 SAP가 실행을 요청하는 측정 프로그램을 근거로 합니다. 계약에는 통지 기간과 인정되는 데이터 소스가 정해져 있어야 합니다. 준비는 지속적이어야 합니다. 분기별 활용도 점검, 문서화된 사용자 유형 할당, SAP와 합의한 예외의 기록, 감사 시작 전에 SAP가 접근할 수 있는 데이터에 대한 서면 합의입니다.