SAP 협상 자문역: 지불하는 비용을 줄이는 방법

SAP 협상 자문역은 라이선스, 사용 현황, 계약 조건을 검토해 어디서 과다 지불하고 있고 어디에 위험이 노출되어 있는지 찾아낸 다음, 그 증거로 거래 조건을 바꿉니다. 절감은 대부분 시정에서 나옵니다. 잘못된 라이선스 유형에 배정된 사용자, 아무도 쓰지 않는 모듈, 아무도 벤치마크하지 않은 인프라 요금, 아무도 필요로 하지 않았던 서비스 번들입니다. 이 가이드는 SAP 갱신, 감사, 또는 RISE나 GROW 제안을 앞둔 CIO, CFO, 구매 책임자를 위한 것입니다. 자문역의 독립성을 확인하는 방법, 무엇에 이의를 제기할지, RISE와 GROW 전술, 갱신 일정을 다룹니다. 계약일 6~9개월 전에 시작하고, 무엇보다 먼저 자문역의 인센티브를 확인하십시오.

한 유통 고객은 Professional 시트 500개를 보유하고 있었지만, 사용 데이터를 보니 Limited 시트 200개면 충분했습니다. 범위를 바로잡자 연간 120만 달러가 확보되었습니다. 한 제조 고객은 도입할 계획이 없던 MES 번들 비용을 낼 뻔했고, 첫해 지출에서 45만 달러를 덜어 냈습니다. 한 GROW 고객은 쓰지 않는 번들 구성 요소를 걷어 내 연간 28만 달러 이상을 줄였습니다.

이 중 어느 것도 특별한 거래가 아니었습니다. 애초에 그런 식으로 서명되어서는 안 됐던 계약을 바로잡은 것입니다.

SAP 계약에는 대부분의 법무팀이 잡아내지 못하고, 대부분의 시스템 통합업체가 굳이 짚어 줄 이유가 없는 비용이 들어 있습니다. 통합업체는 구축 시간으로 돈을 벌고, SAP 어카운트 이그제큐티브는 계약 금액으로 보상을 받습니다. 어느 쪽도 귀사가 덜 내도록 돕는 데서 이득을 보지 않습니다.

누구든 SAP 계약에 대해 조언하기 전에 세 가지를 확인하십시오.

1. SAP 파트너 수익이나 구축 수수료가 없을 것
2. 어떤 SAP 제품에 대해서도 리셀러 관계가 없을 것
3. 수수료가 계약 체결이 아니라 귀사가 얻는 성과에 연동될 것

파트너 관계가 있는 자문역은 절차를 무난히 통과하도록 도와줄 것입니다. 독립적인 자문역은 결과를 바꾸도록 도와줄 것입니다. 비즈니스 케이스와 같은 원칙입니다. 구축을 파는 사람이 그 구축의 타당성 논거를 쓰면 안 됩니다.

아래 표는 비용이 주로 어디에 숨어 있는지, 그리고 어떻게 대응할지를 보여 줍니다.

비용 요인	숨어 있는 곳	대응 방법
사용자 유형 오배정	시스템 활동이 아니라 직무명에 따라 부여된 Professional 라이선스	분류 리포트를 실행하고, 트랜잭션을 라이선스 유형에 매핑
BOM의 셸프웨어	사용량이 0이거나 0에 가까운 라이선스 모듈	사용 현황을 감사하고, 갱신 시 제거하거나 보류
디지털 액세스	SAP 문서를 생성하는 서드파티 시스템	연계를 매핑하고, 계약에서 문서 물량에 합의
가격 인상	상한 없이 적용되는 갱신 시 인상	연간 인상률에 상한을 두거나 계약 기간 동안 요율을 고정
만료되는 번들 서비스	구축 공수, BTP 크레딧, 교육 예산	서명 시점에 사용 일정을 수립
인프라 요금(RISE)	시장 요율과 비교하지 않은 호스팅 비용	비슷한 클라우드 워크로드와 벤치마크
과도하게 묶인 지원	한 번도 요청하지 않는 서비스까지 포함하는 프리미엄 등급	장애 처리 이력과 대조해 항목별로 검토
사용하지 않는 온프레미스 라이선스	사용을 중단한 모듈에 대해 지불하는 전체 유지보수비	SAP의 2026년 공약을 활용해 해당되는 경우 분리하거나 해지

마지막 행은 새로 생긴 것입니다. 2026년 7월 10일부터는 SAP가 유럽연합 집행위원회에 한 유지보수 공약에 따라 온프레미스 고객이 시스템 랜드스케이프를 분리하고, 설치 단위로 지원을 선택하며, 정해진 경우에는 할인율 재산정 없이 사용하지 않는 라이선스를 해지할 수 있습니다. 자세한 내용은 제 SAP 라이선스 협상 가이드에서 설명합니다.

BOM(Bill of Materials)은 라이선스를 받은 모든 모듈과 서비스를 나열합니다. 대부분의 조직은 최초 영업 과정에서 만들어진 것을 그대로 물려받고 한 번도 이의를 제기하지 않습니다.

모든 항목에 이의를 제기하십시오. 각 모듈을 실제로 쓰는 사용자 비율이 얼마인지, 그 모듈이 없어지면 운영에 어떤 일이 생기는지 물어보십시오. 놀랄 만큼 많은 항목이 이 질문 앞에서 “실은 필요한지 잘 모르겠다”는 답과 함께 살아남습니다. 저는 한 제조 기업과 일하면서, 기능 정렬 세션을 거쳐 실제 사용 패턴으로 남길 것을 정한 뒤 모듈의 15%를 제거한 적이 있습니다.

번들의 함정을 경계하십시오. 번들은 단가를 낮추지만, 2~3년 동안 쓰지 않을 구성 요소가 들어 있으면 총지출을 늘립니다. GROW 패키지에는 첫 도입 범위에 없는 분석 도구나 업무 영역별(LoB) 애플리케이션이 포함되는 경우가 많습니다.

갱신 전에 연계를 매핑하십시오. SAP 문서를 생성하는 모든 시스템(CRM, MES, 모바일 앱, 미들웨어)은 디지털 액세스로 간주될 수 있습니다. SAP는 귀사의 연계 목록을 대신 만들어 주지 않습니다. 먼저 직접 지도를 만드십시오.

유연한 확장 조건을 협상하십시오. 도입 초기의 고정 최소 시트 수는 흔한 함정입니다. 첫해 비즈니스 케이스의 예상치가 아니라 실제 인원 수를 따라가는 가격 체계를 요구하십시오.

RISE with SAP

1. 비용 구조를 분해하십시오. RISE는 소프트웨어, 인프라, 기술 운영, 일부 서비스를 Full Use Equivalent(FUE) 단위로 가격이 매겨지는 하나의 구독으로 묶습니다. SAP는 숫자 하나를 제시하므로 내역을 받아 내십시오. 가장 이의를 제기할 가치가 큰 구성 요소는 인프라입니다. 한 고객은 인프라 요금에 이의를 제기하고 실제 클라우드 사용량에 맞췄을 뿐인데 비용을 22% 줄였습니다. 저희는 그 고객의 계약을 같은 업종의 다른 계약과 비교하고 강하게 맞섰습니다.
2. Clean Core 약속을 활용하십시오. SAP는 고객이 Clean Core를 유지하기를 원합니다. 커스터마이징을 최소화하겠다고 약속하면 구축 범위, BTP 소비량 추정, 지원 등급에서 신뢰할 만한 입장을 갖게 됩니다. 프라이빗 클라우드에서 Clean Core는 계약상의 규칙이 아니라 SAP가 권장하는 선택이며, 바로 그 때문에 귀사의 약속에 가치가 있습니다.
3. 인상을 달력이 아니라 사용량에 연동하십시오. SAP는 보통 도입 진척과 무관하게 계약 연차별로 가격 인상 단계를 넣습니다. 활성 사용자, FUE 소비량, 완료된 롤아웃에 연동된 트리거를 협상하십시오. 롤아웃이 지연되는데도 가격이 일정대로 오르는 일은 없어야 합니다.
4. 디지털 액세스를 정의하십시오. RISE가 디지털 액세스 리스크를 없애 주는 것은 아닙니다. 포함되는 연계 시나리오, 물량, 측정 방법을 명시하십시오. “추후 결정” 조항은 감사 리스크를 만듭니다.
5. 종료 및 축소 조건을 마련하십시오. 서명하기 전에 데이터 반환 형식, 계약 종료 후 액세스 요금, BTP 테넌트 구성이 어떻게 되는지에 합의하십시오.

GROW with SAP

1. 패키지 범위를 해부하십시오. GROW 패키지는 표준 프로세스에 맞춰 사전 구성되어 있습니다. 귀사의 도입 범위 밖에 있는 모듈은 딜리버리 가치를 더하지 않으면서 계약 금액만 키웁니다. 앞에서 소개한 GROW 고객은 실제 사용 시나리오를 먼저 매핑한 뒤 연간 28만 달러 이상을 줄였습니다.
2. 표준 이탈을 통제하십시오. GROW는 퍼블릭 클라우드에서 운영되므로 코어에 커스텀 코드를 넣을 수 없고, 확장은 SAP BTP를 거칩니다. 무엇을 표준 이탈로 볼지, 누가 승인하는지, 확장 작업의 가격을 어떻게 매길지 정의하십시오.
3. 데이터 레지던시를 못 박으십시오. GROW는 하이퍼스케일러 인프라에서 멀티테넌트로 운영됩니다. 레지던시 리전을 지정하고, 국경 간 라우팅을 제한하고, 백업 거버넌스를 정의하십시오. 표준 조건이 귀사의 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다.
4. 서명 전에 갱신 가격에 상한을 두십시오. 다년 가격을 고정하지 않으면 연간 5~7% 인상이 흔합니다. 한 고객은 인상 조항이 허술해 4년 만에 클라우드 요금이 두 배가 되었습니다. 저희는 갱신 시점에 실제 사용량에 연동된 인상 상한을 두는 것으로 이를 바로잡았습니다.
5. BOM을 협상 지렛대로 쓰십시오. 계약 기간 동안의 도입 로드맵 밖에 있는 항목은 모두 협상 대상입니다. 그 항목을 제거하십시오. 그리고 SAP가 할인에 저항하면 그것을 양보 카드로 남겨 두십시오.

한 제조 고객은 필요하지도 않은 번들 서비스 수준이 포함된 3년 계약에 묶여 있었습니다. 아무도 알아채기 전에 40만 달러가 날아갔습니다. 충분히 피할 수 있었던 일입니다.

모든 서비스 계약에는 네 가지가 들어가야 합니다.

1. 인력 교체 승인. 벤더는 Go-Live 이후 시니어 인력을 빼 갑니다. 핵심 팀원을 교체하기 전에 귀사의 승인을 받도록 요구하십시오.
2. 축소 권리. Go-Live가 지연되거나 롤아웃을 단계적으로 진행하게 되면, 위약금 없이 계약된 공수를 줄일 수 있어야 합니다.
3. 지식 이전을 산출물로 정의하십시오. 교육은 지식 이전이 아닙니다. 런북, 섀도잉 기간, 귀사 팀 리드의 서명을 정의하십시오.
4. 결과가 따르는 성과 조건. 응답 시간만으로는 의미가 크지 않습니다. 해결 시간을 정의하고 서비스 크레딧을 연결하십시오.

가격 모델마다 고유한 함정이 있습니다.

가격 모델	흔한 함정	협상 접근법
영구 라이선스(온프레미스)	셸프웨어에 대한 유지보수비, 물가에 따라 오르는 요금	매년 사용 현황을 감사하고, 해당되는 경우 사용하지 않는 모듈을 제거하거나 해지
구독(RISE, GROW)	첫해 할인이 사라짐, 과잉 프로비저닝된 FUE, 상한 없는 증가	다년 요율을 고정하고, 확장 조건을 정의하고, 계약 기간 동안의 FUE 증가를 모델링
하이브리드(영구 라이선스와 구독)	전환 기간 동안 겹치는 기능에 이중으로 지불	단계별로 BOM을 매핑하고, 중복 구간에 대한 브리지 가격을 협상
소비 기반(BTP)	예측이 어렵고, 급증하면 예산에 타격	월별 알림과 상한을 설정하고, 소비량을 매월 검토
업무 영역별 클라우드(HR, 구매, 분석)	코어에서 이미 라이선스한 기능과의 중복	중복 분석이 포함된 총비용 관점을 먼저 요청

SAP는 모든 고객에게 자사 가격이 표준이라고 말합니다. 그렇지 않습니다. 같은 업종에 같은 인원 규모인 두 회사가 같은 라이선스에 대해 상당히 다른 금액을 낼 수 있습니다.

저는 SAP와 공정한 계약을 맺었다고 생각하던 고객과 일한 적이 있습니다. 벤치마킹 리포트를 뽑아 보기 전까지는 그랬습니다. 그 고객은 비슷한 회사들보다 30% 더 내고 있었습니다. 저희는 그 데이터를 들고 SAP에 다시 가서 재협상했고, 고객은 훨씬 나은 조건을 얻어 냈습니다.

벤치마크는 “이것이 저희 표준 가격입니다”라는 주장을 봉쇄합니다. 결과를 보장하지는 않지만 대화의 성격을 바꿉니다.

1. 9개월 전: 사용 현황, 분류, 연계 데이터를 확보하고 BOM 검토를 시작합니다
2. 7개월 전: 벤치마크를 의뢰하고, SAP의 2026년 유지보수 공약에 따른 적용 대상 여부를 확인합니다
3. 6개월 전: 목표 입장과 협상 결렬 기준을 내부적으로 합의하고, CFO에게 보고합니다
4. 4~5개월 전: 의견이 아니라 증거를 가지고 SAP와의 협의를 시작합니다
5. 3개월 전: 조건(상한, 확장, 디지털 액세스, 종료, 서비스)을 협상합니다
6. 서명 전: 최종 주문서를 합의한 모든 내용과 대조해 항목별로 검토합니다

1. 9사용 현황과 연계 데이터 확보분류 리포트, BOM 검토
2. 7벤치마크 의뢰2026년 유지보수 공약 확인
3. 6목표와 협상 결렬 기준 설정CFO에게 보고
4. 4-5SAP와 협의 개시의견이 아니라 증거
5. 3조건 협상상한, 확장, 디지털 액세스, 종료. 서명 전 항목별 검토

90일 전에 시작하면 늦습니다. 증거를 만드는 데는 몇 달이 걸립니다. 계약 전반에 대해서는 제 CFO를 위한 ERP 계약 협상 가이드를 참고하십시오.

SAP 협상 자문역은 실제로 무엇을 합니까?

라이선스 사용 현황을 분석해 잘못 배정된 사용자 유형을 찾아내고, BOM에서 쓰지 않는 모듈을 감사합니다. 디지털 액세스 노출 범위를 매핑하고, 귀사의 가격을 비슷한 조직과 벤치마크하며, 갱신과 감사에서 귀사를 보호하는 조건을 설계합니다. 일반 구매 컨설턴트와의 차이는 SAP에 특화된 지식입니다. 시스템 통합업체와의 차이는 인센티브입니다. 통합업체는 공수로 돈을 벌고, 비용 절감에 집중하는 자문역은 귀사의 청구액이 줄어들 때 돈을 법니다.

기업은 왜 SAP 라이선스에 과다 지불합니까?

이유는 세 가지입니다. Professional 라이선스가 시스템 활동이 아니라 직무명에 따라 배정됩니다. BOM이 현업이 쓰는 것이 아니라 SAP가 판 것을 반영하고 있고, 모듈을 빼는 문제를 책임지는 사람이 없습니다. 그리고 대부분의 조직은 자사 연계 중 어느 것이 디지털 액세스에 해당하는지 모릅니다. 이 세 가지는 누군가 확인할 때까지 갱신할 때마다 누적됩니다.

RISE with SAP 협상에서 가장 중요한 포인트는 무엇입니까?

다섯 가지 영역이 금액을 움직입니다. 시장 요율과 벤치마크해야 하는 인프라 요금. 서명 시점에 사용 일정을 잡아야 하는, 만료일이 있는 번들 크레딧과 서비스. 상한을 두어야 하는 연간 가격 인상. 훗날의 감사에 맡기지 말고 정의해야 하는 디지털 액세스 범위. 그리고 데이터 형식, 계약 종료 후 액세스, BTP 테넌트 이전 가능성을 다루는 종료 조건입니다.

BOM 분석은 SAP 계약 비용을 어떻게 줄여 줍니까?

라이선스를 받은 모든 구성 요소를 실제 사용 현황 및 도입 로드맵과 대조해 매핑합니다. 모듈별 이용 데이터를 확보하고, 사용자가 없거나 거의 없는 모듈을 표시하십시오. 계약 기간 동안의 계획과 교차 확인하고, 항목별 비용을 산정한 뒤, 협상에서 수정된 BOM을 제시합니다. 서명 전에 가장 큰 효과가 있습니다. 서명 후에도 가능하지만 더 어렵습니다.

SAP 서비스 계약에서 경계해야 할 신호는 무엇입니까?

응답 시간만 있고 해결 시간이나 페널티가 없는 서비스 수준. 빼낼 수 없는 번들 프리미엄 서비스. 사전 통지 기간이 짧은 자동 갱신. 사전 승인 없이 상한도 없는 긴급 또는 야간 근무 요율. 핵심 인력 교체에 대한 승인권 부재. 그리고 데이터 형식, 추출, 계약 종료 후 액세스에 대한 종료 조건이 빠져 있거나 모호한 경우입니다.

SAP 라이선스 계약은 얼마나 자주 검토해야 합니까?

최소 1년에 한 번, 그리고 모든 갱신에 앞서 검토합니다. 연간 검토는 사용자 현황의 변동과 새로 생긴 연계를 잡아내며, 90일치 로그인 리포트로 대부분을 찾을 수 있습니다. 갱신 검토는 만료 6~9개월 전에 시작해야 합니다. 인원이 크게 바뀌거나, 주요 연계가 추가 또는 제거되거나, 배포 모델이 바뀌거나, SAP가 감사를 통보하면 추가 검토를 하십시오.