Переговоры по лицензиям SAP: что действительно экономит деньги

Переговоры о лицензиях SAP экономят реальные деньги в четырёх местах, и итоговая скидка среди них не значится. Первое: классификация пользователей, то есть оплата того доступа, которым люди действительно пользуются. Второе: цифровой доступ из сторонних систем. Третье: условия договора, такие как потолки цен, сроки уведомления, истекающие кредиты и права на выход. Четвёртое появилось недавно: с 10 июля 2026 года обязательства SAP перед Европейской комиссией по поддержке позволяют клиентам on-premise в определённых случаях прекратить платить за поддержку неиспользуемых лицензий. Это руководство для CIO, CFO и руководителей закупок, которые стоят перед продлением, аудитом или переходом на RISE или GROW. Начинайте анализ использования за шесть месяцев до даты продления, а не за шесть недель.

Я наблюдал, как компании подписывали соглашения с SAP, улыбались и двигались дальше. Через несколько месяцев улыбки гаснут, когда приходит первый аудит.

Одна фирма купила тысячи лицензий, но данные об использовании показали, что активна была едва ли половина. Другая считала косвенный доступ всего лишь пунктом мелким шрифтом. Потом пришёл счёт, почти равный её исходной сделке. Это не исключения. Я видел, как компании тихо теряли 25 процентов своего бюджета на ERP из-за таких пробелов.

Бессрочные лицензии on-premise

Вы платите за лицензию сразу, затем ежегодную плату за поддержку. Прайс-листовая цена SAP за Enterprise Support составляет 22 % стоимости лицензии. После первоначальной фиксации цены SAP может ежегодно повышать плату за поддержку на уровень инфляции, в рамках условий договора.

Знайте, по чему вас измеряют:

1. Типы именных пользователей. В ECC использовались пользователи Professional, Limited Professional, Employee и Developer. Контракты S/4HANA on-premise используют Professional Use, Functional Use, Productivity Use и Developer Access. Несоответствие между назначенным типом и реальным использованием остаётся самым частым замечанием аудита.
2. Метрики пакетов. Некоторые движки (engines) оцениваются по выручке, числу заказов на закупку или численности сотрудников. Спросите, почему выбрана именно эта метрика. Некоторые наказывают за рост так, как никто не предполагал при подписании.
3. Цифровой доступ. Документы, созданные в SAP сторонними системами, лицензируются отдельно (подробнее ниже).
4. Непродуктивные системы. Проверьте, как в вашем контракте трактуются системы разработки, тестирования и песочницы, прежде чем их создавать.

Облачные подписки, RISE и GROW

Облачные подписки S/4HANA считаются в эквивалентах полного использования (Full Use Equivalents, FUE). Каждый тип пользователя пересчитывается по фиксированному коэффициенту: один FUE покрывает одного advanced-пользователя, пятерых core-пользователей или тридцать self-service-пользователей, а разработчик считается за два FUE. Классифицируйте пользователей тщательно. Каждый advanced-пользователь, который только согласовывает документы, обходится вам в пять раз дороже core-пользователя.

Как advanced-пользователиКак core-пользователи

Необходимо эквивалентов полного использования4FUE−16 FUE · −80%

Как advanced-пользователи20 FUE

Как core-пользователи4 FUE

• Классификация по реальным действиям
• Один FUE на каждых пятерых пользователей

RISE with SAP (частное облако, сейчас продаётся также как SAP Cloud ERP Private) объединяет подписку на S/4HANA, инфраструктуру, технические управляемые сервисы и часть кредитов на потребление BTP. Это упрощает управление поставщиком и снижает вашу возможность торговаться по каждому компоненту отдельно. GROW with SAP, путь через публичное облако для компаний, впервые приходящих в SAP, предлагает более стандартный объём и цену.

Для любого из вариантов важны четыре вопроса. Какие кредиты и сервисы включены? Когда они истекают? Как пользователи пересчитываются из вашего текущего контракта? Что происходит с вашими данными, когда вы уходите? Само предложение разобрано на моей странице о RISE with SAP.

После расследования ЕС в сфере конкуренции (дело AT.40823) SAP согласовала набор обязательств по сопровождению и поддержке, которые вступили в силу 10 июля 2026 года. Они действуют глобально для всех клиентов on-premise в течение десяти лет. Те из них, которые меняют ход переговоров:

1. Разделение ландшафта. Вы можете разделить ландшафт на отдельные коммерческие инсталляции и для каждой выбрать другую модель поддержки, другого поставщика поддержки или отказаться от поддержки. Разделение не влечёт пересмотра цен ваших лицензий.
2. Прекращение неиспользуемых лицензий. Вы можете прекратить лицензии и их поддержку без перерасчёта скидки в четырёх случаях. Продукт находится только на поддержке customer-specific maintenance. Внедрение не удалось. Компания неплатёжеспособна. Либо численность персонала сократилась более чем на 10 % за два года (с обратной силой с 1 января 2025 года). Уведомлять нужно за три месяца до окончания срока.
3. Начальный срок. Покупка дополнительных лицензий больше не перезапускает начальный срок поддержки.
4. Восстановление поддержки. Плата за восстановление отменяется, а оплата поддержки за пропущенный период ограничивается меньшим из двух значений: 50 % пропущенных платежей или шесть месяцев платежей.
5. Контракты с единой метрикой. Доступны, когда платежи превышают 500 000 евро. Если аудит показывает недоиспользование, SAP снижает базу поддержки на величину до 20 % в год.
6. Выделение бизнеса. Вы можете передать лицензии пользователей выделяемого бизнеса покупателю или прекратить те, которые он не забирает, без перерасчёта скидки.

Если вы на ECC и платите полную поддержку за модули, которыми перестали пользоваться, это первое, что я внёс бы в повестку продления.

Эти пункты выглядят рутинными и становятся дорогими.

Повышение цены. Облачные подписки могут дорожать при продлении, если договор не говорит иного. Ограничьте ежегодное повышение или зафиксируйте цену на весь срок при подписании. Неограниченные повышения накапливаются за пятилетний срок.

Автопродление. Проверьте срок уведомления в каждом заказе. Пропустите окно, и вы привязаны к следующему сроку по любой действующей цене.

Доступ к данным после расторжения. Согласуйте формат экспорта, сроки и любые платежи за доступ после расторжения до подписания. Некоторые экспорты требуют работы по конвертации, чтобы ими можно было пользоваться.

Покрытие непродуктивных систем. Уточните, какие системы разработки, тестирования и песочницы покрыты. Добавление их после подписания стоит денег.

Объём цифрового доступа. Определите, как измеряются документы, созданные внешними системами, и какой объём включён.

Истекающие сервисы и кредиты. У часов внедрения, бюджетов на обучение и кредитов BTP, включённых в сделку, есть сроки использования, спрятанные в условиях. Я видел организации, которые теряли тысячи долларов включённых сервисов, потому что никто не следил за сроком.

Более широкая коммерческая картина описана в моём руководстве по переговорам по контрактам на ERP для CFO.

До начала любых разговоров о продлении проведите собственный анализ использования. Не полагайтесь на сводку использования от поставщика.

1. Выгрузите отчёт о входах за последние 90 дней. Учётные записи без единого входа почти всегда принадлежат уволившимся или сменившим роль.
2. Постройте отчёт по классификации. Сравните тип лицензии каждого пользователя с транзакциями, которые он реально выполняет.
3. Пересмотрите составные роли. Самописные наборы ролей иногда содержат полномочие, которое без всякой причины переводит пользователя в более высокий тип лицензии.
4. Составьте карту интеграций. Найдите каждого технического пользователя и каждый интерфейс, которые создают документы.

SAP License Administration Workbench (LAW) консолидирует данные о пользователях и использовании по всем системам и служит основой любого аудита. Если данные, которые в него попадают, беспорядочны, вы переплатите. SAP Solution Manager добавляет мониторинг использования, который показывает модули с низким уровнем освоения, хотя его основная поддержка заканчивается в 2027 году.

У складской команды, которую я разбирал, при внедрении были назначены лицензии Professional по исходным должностям. Когда мы сопоставили то, что они реально делали (только транзакции исполнения логистики), тип лицензии снизился до Employee. Затраты по этой группе упали примерно на 40 %.

Неактивные учётные записи: самое простое место, с которого стоит начать. Однажды я сократил счёт за лицензии на десять процентов, удалив тестовые ID.

Цифровой доступ (более старый термин: косвенный доступ) возникает, когда сторонняя система создаёт документы в SAP. С 2018 года SAP лицензирует его по девяти типам документов: документы продаж, счета, закупок, сервиса и технического обслуживания, производства, управления качеством, учёта времени, финансовые и материальные документы. SAP считает только первоначальное создание. Чтение, обновление и удаление не считаются. Документы, которые SAP автоматически создаёт вслед за первым (например, счёт после заказа на продажу), тоже не считаются.

В таблице показано, откуда обычно берётся риск.

Сценарий	Почему это считается	Как снизить риск
Заказы из e-commerce	Каждый заказ, переданный из внешней платформы, создаёт документ продажи, который считается по каждой позиции	Согласуйте в договоре объём документов; проверьте, нужно ли проводить каждую позицию
Импорт счетов через middleware	Счета поставщиков, созданные интерфейсом, являются документами-счетами	Составьте карту всех источников счетов и включите их в оценку
Записи мобильного приложения полевого сервиса	Каждое сохранённое подтверждение или уведомление может создавать документ	Проектируйте интерфейс так, чтобы он проводил консолидированные документы, где процесс это позволяет
Выгрузка для BI и аналитики	Чтение данных не создаёт документов, поэтому по модели документов не считается	Убедитесь, что ваш контракт использует модель документов; более старые условия по именным пользователям могут трактовать это иначе
Пакетные задания	Считаются только задания, создающие новые документы; обновления существующих не считаются	Составьте список заданий, которые создают документы, и тех, которые только изменяют их

До продления составьте карту каждой сторонней системы, которая обращается к SAP. SAP предоставляет SAP Notes для оценки по ECC (2644139) и S/4HANA (2644172), которые подсчитывают документы, созданные через технических пользователей. Считайте результат базовой линией, затем согласуйте объём в договоре, а не оставляйте его неопределённым.

У одного клиента, с которым я работал, было мобильное приложение полевого сервиса. После каждого визита техника оно отправляло в SAP обновление статуса, и каждое обновление создавало документ, тысячи раз в месяц. Когда мы составили карту, мы перестроили интеграцию так, чтобы обновления передавались пакетами. Это одно изменение существенно снизило их риск по цифровому доступу.

Проходите их по порядку. Первым трём нужно больше всего времени на подготовку.

1. Выгрузите отчёт о входах за 90 дней и удалите или переназначьте учётные записи без активности
2. Составьте карту каждого интерфейса, который обращается к SAP, включая CRM, e-commerce, аналитику и middleware, и оцените его объём документов
3. Проверьте, подпадают ли какие-либо лицензии под прекращение или разделение ландшафта по обязательствам SAP от июля 2026 года
4. Подтвердите определения типов пользователей письменно, с перечнем действий, которые разрешает каждый тип
5. Ограничьте ежегодное повышение цен на весь срок
6. Уточните покрытие систем разработки, тестирования и песочницы
7. Составьте список каждого включённого часа, кредита и сервиса с датой истечения
8. Согласуйте метод измерения цифрового доступа и включённый объём
9. Добейтесь права переклассифицировать пользователей в сторону понижения без новых платежей
10. Согласуйте условия выхода: формат данных, сроки, платежи и сроки уведомления об аудите

Если вам нужен независимый взгляд до того, как вы сядете за стол с SAP, в моём материале о консультантах по переговорам с SAP разобрано, когда помощь со стороны окупается.

Что такое косвенный доступ в лицензировании SAP и как он создаёт расходы?

Косвенный доступ, который сейчас называют цифровым доступом, возникает, когда сторонняя система создаёт документы в SAP без входа человека. SAP лицензирует его с 2018 года по девяти типам документов, считая только первоначальное создание каждого документа. Чтение, обновление, удаление и документы, которые SAP затем создаёт автоматически, не считаются. Риск возникает от интерфейсов, таких как заказы из e-commerce, импортируемые счета и мобильные приложения. Составьте их карту до продления и согласуйте в договоре объём документов.

Какие типы пользовательских лицензий SAP существуют и как их назначать?

Контракты ECC используют именных пользователей, таких как Professional, Limited Professional, Employee и Developer. Контракты S/4HANA on-premise используют Professional Use, Functional Use, Productivity Use и Developer Access. Облачные подписки пересчитывают пользователей в эквиваленты полного использования (Full Use Equivalents). Назначайте по тому, что люди реально делают в системе, а не по должности. Лицензии Professional у складского персонала, полевых техников или согласующих чаще всего вызывают замечания аудита.

Как лицензируется RISE with SAP и что в него входит?

RISE with SAP представляет собой подписку, которая объединяет программное обеспечение S/4HANA в частном облаке, инфраструктуру, технические управляемые сервисы и часть кредитов SAP BTP, а цена рассчитывается в эквивалентах полного использования. Отраслевые дополнения, другие облачные продукты SAP, дополнительное потребление BTP и услуги по внедрению обычно оплачиваются отдельно. Договоритесь о том, как пересчитываются ваши текущие лицензии, когда истекают включённые кредиты и как вам вернут данные, если вы уйдёте.

Что изменилось в договорах SAP на поддержку в 2026 году?

С 10 июля 2026 года SAP применяет обязательства, согласованные с Европейской комиссией, ко всем клиентам on-premise по всему миру в течение десяти лет. Клиенты могут делить ландшафты и выбирать поддержку для каждой инсталляции. Они могут прекращать неиспользуемые лицензии в определённых случаях без перерасчёта скидки. Покупка дополнительных лицензий больше не перезапускает начальный срок, а поддержку можно восстановить без платы за восстановление. Полные подробности есть на сайте поддержки SAP по делу AT.40823.

Что нужно проверить перед продлением лицензий SAP?

Пять областей. Использование пользователями за последние 90 дней. Объёмы цифрового доступа от каждого интерфейса. Статус и срок действия включённых кредитов и сервисов. Пользуетесь ли вы всем, за что платите. Условия повышения цен. Клиентам on-premise стоит добавить шестой пункт: подпадают ли какие-либо лицензии теперь под прекращение или разделение ландшафта по обязательствам 2026 года.

Как проходит аудит лицензий SAP и как компаниям подготовиться?

Аудиты SAP проверяют классификацию пользователей, цифровой доступ и используемые системы, обычно по данным LAW и программам измерения, которые SAP просит вас запустить. Ваш договор должен задавать срок уведомления и допустимые источники данных. Подготовка идёт непрерывно: ежеквартальные проверки использования, документированные назначения типов пользователей, запись всех исключений, согласованных с SAP, и письменное соглашение о том, к каким данным SAP может получить доступ до начала аудита.