SAP-licentieonderhandeling: wat echt geld bespaart

SAP-licentieonderhandeling bespaart op vier plekken echt geld, en de korting op het kopgetal is daar geen van. De eerste is gebruikersclassificatie: betalen voor de toegang die mensen werkelijk gebruiken. De tweede is digital access vanuit niet-SAP-systemen. De derde zijn contractvoorwaarden zoals prijsplafonds, opzegtermijnen, aflopende credits en exitrechten. De vierde is nieuw: sinds 10 juli 2026 laten de onderhoudstoezeggingen van SAP aan de Europese Commissie on-premise klanten in bepaalde gevallen stoppen met het betalen van onderhoud op ongebruikte licenties. Deze gids is voor CIO's, CFO's en inkoopleads die voor een verlenging, een audit of een overstap naar RISE of GROW staan. Begin het gebruiksonderzoek zes maanden voor de verlengdatum, niet zes weken.

Ik heb bedrijven SAP-overeenkomsten zien tekenen, glimlachen en doorgaan. Een paar maanden later verdwijnt de glimlach wanneer de eerste audit binnenkomt.

Eén bedrijf kocht duizenden licenties, maar de gebruiksdata liet zien dat nauwelijks de helft actief was. Een ander dacht dat indirect access slechts een clausule in de kleine lettertjes was. Toen kwam er een rekening die bijna even hoog was als de oorspronkelijke deal. Dit zijn geen uitzonderlijke verhalen. Ik heb bedrijven via deze gaten stilletjes 25 procent van hun ERP-budget zien verliezen.

On-premise perpetual-licenties

U betaalt de licentie vooraf en daarna een jaarlijkse supportvergoeding. De catalogusprijs van SAP voor Enterprise Support is 22% van de licentiewaarde. Na de eerste prijsvastlegging mag SAP de supportvergoeding elk jaar met de inflatie verhogen, afhankelijk van de contractvoorwaarden.

Weet waarop u wordt gemeten:

1. Named user-typen. ECC gebruikte Professional-, Limited Professional-, Employee- en Developer-gebruikers. S/4HANA on-premise-contracten gebruiken Professional Use, Functional Use, Productivity Use en Developer Access. Een mismatch tussen het toegewezen type en het werkelijke gebruik is de meest voorkomende auditbevinding.
2. Pakketmetrics. Sommige engines worden geprijsd op omzet, volume aan inkooporders of aantal medewerkers. Vraag waarom die metric is gekozen. Sommige straffen groei af op manieren die bij ondertekening niemand had voorzien.
3. Digital access. Documenten die niet-SAP-systemen in SAP aanmaken, worden apart gelicentieerd (verderop behandeld).
4. Niet-productiesystemen. Controleer hoe ontwikkel-, test- en sandboxsystemen in uw contract worden behandeld voordat u ze bouwt.

Cloudabonnementen, RISE en GROW

S/4HANA-cloudabonnementen worden geteld in Full Use Equivalents (FUE). Elk gebruikerstype wordt tegen een vaste verhouding omgerekend: één FUE dekt één advanced user, vijf core users of dertig self-service-gebruikers, en een developer telt als twee FUE. Classificeer gebruikers zorgvuldig. Elke advanced user die alleen dingen goedkeurt, kost u vijf keer zoveel als een core user.

Als advanced usersAls core users

Benodigde Full Use Equivalents4FUE−16 FUE · −80%

Als advanced users20 FUE

Als core users4 FUE

• Geclassificeerd op wat ze werkelijk doen
• Eén FUE voor elke vijf gebruikers

RISE with SAP (private cloud, nu ook verkocht als SAP Cloud ERP Private) bundelt het S/4HANA-abonnement, infrastructuur, technische managed services en een deel van de BTP-verbruikscredits. Het vereenvoudigt het leveranciersbeheer en verkleint uw mogelijkheden om elk onderdeel apart te onderhandelen. GROW with SAP is de publiccloudroute voor bedrijven die nieuw zijn bij SAP, met een meer standaard scope en prijs.

Voor beide routes zijn vier vragen belangrijk. Welke credits en diensten zijn inbegrepen? Wanneer verlopen ze? Hoe worden gebruikers omgerekend vanuit uw huidige contract? Wat gebeurt er met uw data als u vertrekt? Mijn pagina over RISE with SAP behandelt het aanbod zelf.

Na een mededingingsonderzoek van de EU (zaak AT.40823) stemde SAP in met een reeks onderhouds- en supporttoezeggingen die op 10 juli 2026 van kracht werden. Ze gelden wereldwijd voor alle on-premise klanten, gedurende tien jaar. Dit zijn de toezeggingen die een onderhandeling veranderen:

1. Landschapssplitsingen. U kunt uw landschap verdelen in afzonderlijke commerciële installaties en voor elk een ander supportmodel, een andere supportleverancier of geen support kiezen. Een splitsing leidt niet tot herprijzing van uw licenties.
2. Ongebruikte licenties opzeggen. U kunt licenties en het bijbehorende onderhoud in vier gevallen opzeggen zonder dat de korting opnieuw wordt vastgesteld. Het product zit alleen nog in klantspecifiek onderhoud. De implementatie is mislukt. Het bedrijf is insolvent. Of het personeelsbestand is in twee jaar met meer dan 10% gekrompen (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025). De opzegtermijn is drie maanden vóór het einde van de looptijd.
3. Initiële looptijd. Het kopen van extra licenties laat de initiële onderhoudstermijn niet meer opnieuw beginnen.
4. Herinstelling. De herinstellingsvergoeding vervalt en het achterstallige onderhoud wordt gemaximeerd op het laagste van 50% van de gemiste vergoedingen of zes maanden aan betalingen.
5. Contracten met één metric. Beschikbaar wanneer de vergoedingen EUR 500.000 overschrijden. Toont een audit onderbenutting aan, dan verlaagt SAP de onderhoudsbasis met maximaal 20% per jaar.
6. Afsplitsingen. U kunt de gebruikerslicenties van het afgestoten bedrijfsonderdeel overdragen aan de koper, of de licenties opzeggen die de koper niet overneemt, zonder dat de korting opnieuw wordt vastgesteld.

Zit u op ECC en betaalt u het volledige onderhoud voor modules die u niet meer gebruikt, dan zou ik dit als eerste op de agenda van de verlenging zetten.

Deze clausules lijken routine en worden duur.

Prijsverhoging. Cloudabonnementen kunnen bij verlenging stijgen tenzij het contract anders bepaalt. Begrens de jaarlijkse verhoging, of zet de prijs voor de volledige looptijd vast, bij ondertekening. Onbegrensde verhogingen stapelen zich op over een looptijd van vijf jaar.

Automatische verlenging. Controleer de opzegtermijn in elk bestelformulier. Mist u het venster, dan zit u vast aan een nieuwe looptijd tegen welke prijs dan ook geldt.

Toegang tot data na beëindiging. Leg het exportformaat, de timing en eventuele kosten voor toegang na beëindiging vast voordat u tekent. Sommige exports hebben conversiewerk nodig om bruikbaar te zijn.

Dekking van niet-productiesystemen. Bevestig welke ontwikkel-, test- en sandboxsystemen gedekt zijn. Ze na ondertekening toevoegen kost geld.

Reikwijdte van digital access. Bepaal hoe documenten die door externe systemen worden aangemaakt worden gemeten en welk volume is inbegrepen.

Aflopende diensten en credits. Implementatie-uren, trainingsbudgetten en BTP-credits die in een deal zijn inbegrepen, hebben vervaldata die in de voorwaarden zijn weggestopt. Ik heb organisaties duizenden dollars aan inbegrepen diensten zien verliezen omdat niemand de vervaldatum bijhield.

Voor het bredere commerciële plaatje: zie mijn gids over ERP-contractonderhandeling voor CFO's.

Voordat een gesprek over verlenging begint, voert u uw eigen gebruiksonderzoek uit. Vertrouw niet op het gebruiksoverzicht van de leverancier.

1. Haal een inlograpport op voor de afgelopen 90 dagen. Accounts zonder logins horen bijna altijd bij vertrokken medewerkers of mensen die van functie wisselden.
2. Draai een classificatierapport. Vergelijk het licentietype van elke gebruiker met de transacties die hij of zij werkelijk uitvoert.
3. Beoordeel samengestelde rollen. Custom rolbundels bevatten soms een autorisatie die een gebruiker zonder reden naar een hoger licentietype tilt.
4. Breng integraties in kaart. Zoek elke technische gebruiker en interface die documenten aanmaakt.

De License Administration Workbench (LAW) van SAP consolideert gebruikers- en gebruiksdata over systemen heen en is de basis van elke audit. Is de data die erin gaat rommelig, dan betaalt u te veel. SAP Solution Manager voegt gebruiksmonitoring toe die modules met lage adoptie laat zien, al eindigt het mainstream-onderhoud ervan in 2027.

Een magazijnteam dat ik beoordeelde, had bij de implementatie Professional-licenties gekregen op basis van hun oorspronkelijke functietitels. Toen we in kaart brachten wat ze werkelijk deden (alleen transacties voor logistieke uitvoering), zakte het licentietype naar Employee. De kosten in die groep daalden met ongeveer 40%.

Inactieve accounts zijn de eenvoudigste plek om te beginnen. Ik heb ooit een licentierekening met tien procent verlaagd door test-ID's te verwijderen.

Digital access (de oudere term is indirect access) is wanneer een niet-SAP-systeem documenten in SAP aanmaakt. Sinds 2018 licentieert SAP dit op basis van negen documenttypen: verkoop-, factuur-, inkoop-, service- en onderhouds-, productie-, kwaliteitsmanagement-, tijdsbeheer-, financiële en materiaaldocumenten. SAP telt alleen de eerste aanmaak. Lezen, wijzigen en verwijderen tellen niet mee. Documenten die SAP automatisch uit het eerste document aanmaakt (bijvoorbeeld een factuur na een verkooporder) tellen evenmin mee.

De tabel laat zien waar het risico meestal vandaan komt.

Scenario	Waarom het meetelt	Maatregel
E-commerce-orders	Elke order die vanaf een extern platform wordt gepusht, maakt een verkoopdocument aan, geteld per orderregel	Spreek een documentvolume af in het contract; beoordeel of elke regel moet worden geboekt
Import van facturen via middleware	Leveranciersfacturen die door een interface worden aangemaakt, zijn factuurdocumenten	Breng elke factuurbron in kaart en neem hem op in de schatting
Mobiele invoer van field service	Elke opgeslagen bevestiging of melding kan een document aanmaken	Ontwerp de interface zo dat geconsolideerde documenten worden geboekt waar het proces dat toelaat
BI- en analyticsextractie	Data lezen maakt geen documenten aan, dus telt niet mee onder het documentmodel	Bevestig dat uw contract het documentmodel gebruikt; oudere named-user-voorwaarden kunnen het anders behandelen
Batchjobs	Alleen jobs die nieuwe documenten aanmaken tellen; wijzigingen aan bestaande niet	Maak een lijst van welke jobs documenten aanmaken en welke alleen wijzigen

Breng vóór de verlenging elk niet-SAP-systeem in kaart dat SAP raakt. SAP biedt Notes voor het schatten van het volume voor ECC (2644139) en S/4HANA (2644172), die documenten tellen die via technische gebruikers zijn aangemaakt. Zie het resultaat als uitgangspunt en spreek daarna een volume af in het contract in plaats van het onbepaald te laten.

Eén klant met wie ik werkte had een mobiele field service-app. Die pushte na elk bezoek van een technicus een statusupdate naar SAP, en elke update maakte een document aan, duizenden keer per maand. Toen we het in kaart hadden gebracht, hebben we de integratie herstructureerd om de updates in batches te verwerken. Die ene wijziging verlaagde hun blootstelling aan digital access aanzienlijk.

Loop deze in volgorde door. De eerste drie hebben de meeste doorlooptijd nodig.

1. Haal een inlograpport van 90 dagen op en verwijder of wijs accounts zonder activiteit opnieuw toe
2. Breng elke interface in kaart die SAP raakt, inclusief CRM, e-commerce, analytics en middleware, en schat het documentvolume ervan
3. Controleer of licenties in aanmerking komen voor opzegging of een landschapssplitsing onder de toezeggingen van SAP van juli 2026
4. Leg de definities van gebruikerstypen schriftelijk vast, met de activiteiten die elk type toestaat
5. Begrens de jaarlijkse prijsverhogingen voor de volledige looptijd
6. Verduidelijk de dekking van ontwikkel-, test- en sandboxsystemen
7. Maak een lijst van elk inbegrepen uur, elke credit en elke dienst met de vervaldatum
8. Spreek de meetmethode voor digital access en het inbegrepen volume af
9. Onderhandel over het recht om gebruikers zonder nieuwe kosten naar beneden te herclassificeren
10. Spreek exitvoorwaarden af: dataformaat, timing, kosten en aankondigingstermijnen voor audits

Wilt u een onafhankelijk oordeel voordat u met SAP aan tafel gaat, dan behandelt mijn stuk over SAP-onderhandelingsadviseurs wanneer externe hulp zichzelf terugverdient.

Wat is indirect access in SAP-licenties en hoe veroorzaakt het kosten?

Indirect access, nu digital access genoemd, is wanneer een niet-SAP-systeem documenten in SAP aanmaakt zonder dat een persoon inlogt. SAP licentieert het sinds 2018 op negen documenttypen en telt alleen de eerste aanmaak van elk document. Lezen, wijzigen, verwijderen en documenten die SAP daarna automatisch aanmaakt, tellen niet mee. Het risico komt van interfaces zoals e-commerce-orders, geïmporteerde facturen en mobiele apps. Breng ze vóór de verlenging in kaart en spreek een documentvolume af in het contract.

Welke SAP-gebruikerslicentietypen bestaan er en hoe moeten ze worden toegewezen?

ECC-contracten gebruiken named users zoals Professional, Limited Professional, Employee en Developer. S/4HANA on-premise-contracten gebruiken Professional Use, Functional Use, Productivity Use en Developer Access. Cloudabonnementen rekenen gebruikers om naar Full Use Equivalents. Wijs toe op basis van wat mensen werkelijk in het systeem doen, niet op functietitel. Professional-licenties voor magazijnmedewerkers, field-technici of goedkeurders zijn de meest voorkomende auditbevinding.

Hoe wordt RISE with SAP gelicentieerd en wat is inbegrepen?

RISE with SAP is een abonnement dat S/4HANA private cloud-software, infrastructuur, technische managed services en wat SAP BTP-credits bundelt, geprijsd in Full Use Equivalents. Branche-add-ons, andere SAP-cloudproducten, extra BTP-verbruik en implementatiediensten zijn meestal extra. Onderhandel over hoe uw huidige licenties worden omgerekend, wanneer inbegrepen credits verlopen en hoe uw data wordt teruggegeven als u vertrekt.

Wat is er in 2026 veranderd in SAP-onderhoudscontracten?

Vanaf 10 juli 2026 past SAP de toezeggingen die met de Europese Commissie zijn gemaakt tien jaar lang toe op alle on-premise klanten wereldwijd. Klanten kunnen landschappen splitsen en per installatie support kiezen. Ze kunnen ongebruikte licenties in bepaalde gevallen opzeggen zonder dat de korting opnieuw wordt vastgesteld. Meer kopen laat de initiële looptijd niet meer opnieuw beginnen en support kan zonder herinstellingsvergoeding worden hersteld. Alle details staan op de supportsite van SAP onder zaak AT.40823.

Wat moet worden beoordeeld vóór een verlenging van SAP-licenties?

Vijf gebieden. Gebruikersbenutting over de afgelopen 90 dagen. Digital access-volumes van elke interface. De status en vervaldatum van inbegrepen credits en diensten. Of u alles gebruikt waarvoor u betaalt. De voorwaarden voor prijsescalatie. On-premise klanten moeten er een zesde aan toevoegen: of licenties nu in aanmerking komen voor opzegging of een landschapssplitsing onder de toezeggingen van 2026.

Hoe werkt een SAP-licentieaudit en hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden?

SAP-audits onderzoeken gebruikersclassificatie, digital access en de gebruikte systemen, meestal op basis van LAW-data en meetprogramma's die SAP u laat draaien. Uw contract moet de aankondigingstermijn en de geaccepteerde databronnen vastleggen. Voorbereiding is continu: kwartaalcontroles van het gebruik, gedocumenteerde toewijzing van gebruikerstypen, een register van alle met SAP afgesproken uitzonderingen en een schriftelijke afspraak over welke data SAP mag inzien voordat de audit begint.