BAE kamu sektöründe SAP Ariba: satın alma vaka çalışması

Yıllık satın alma harcaması milyarlarca dirhemi bulan bir BAE federal bakanlığı, kâğıt üzerindeki ihale sürecinden ve elektronik tablolardan SAP S/4HANA ile entegre SAP Ariba'ya geçti. İhale döngü süreleri yüzde 30 ila 40 kısaldı ve her adım bir denetim izi kazandı. Teknoloji, işin kolay yarısıydı. Veri yerleşimi (data residency), tedarikçi güveni ve kâğıt süreçleri sürdürmeye devam eden görevliler, kimsenin planladığından uzun sürdü. Körfez'de bir kamu sektörü satın alma programını kapsamlandırıyorsanız, planınızın en çok pay bırakması gereken yerler bu üçüdür.

Değişimden önce tedarikçi ödemeleri eksik bir imza yüzünden durabiliyordu. İhale anlaşmazlıkları, doğru zarfın kimde olduğuna bağlı oluyordu. Bakanlıkların kendi başına çalışan ama birbirine bağlanamayan sistemleri vardı ve dijital devlete yönelik ulusal hamle, bu boşlukları görmezden gelmeyi zorlaştırıyordu.

Kategori	Ayrıntılar
Müşteri	Federal devlet bakanlığı, BAE
Sektör	Kamu alımları ve ulusal altyapı projeleri
Ölçek	Yıllık milyarlarca dirhemlik harcama, binlerce tedarikçi ve müteahhit
Başlangıç noktası	Kâğıt üzerinde ihale, yavaş onay zincirleri, tutarsız uyumluluk raporlaması, küçük tedarikçilerin yavaş onboarding'i
Kapsam	S/4HANA ve eski sistemlerle entegre SAP Ariba, tedarikçi eğitimi, veri yerleşimi uyumluluğu, değişim yönetimi
Sonuçlar	İhale döngülerinde yüzde 30 ila 40 kısalma, denetime hazır iş akışları, ihaleye giren daha fazla küçük tedarikçi

Neden SAP Ariba

Deneyimime göre sistem seçimi çoğu zaman birkaç pratik soruya iner. Birden fazla kurum genelinde sourcing'i destekleyebilir mi? Tedarikçileri ölçekli biçimde kaydedebilir mi? Mevcut SAP ortamıyla büyük bir aksama olmadan entegre olabilir mi? Kayıtlar denetime dayanır mı?

Ariba bu gereksinimleri karşıladı. İlk direnç buluta yönelikti. İlk tepkilerinin ihtiyat olduğunu itiraf eden proje çalışanlarıyla konuştum: bir bulut platformu yerel güvenlik politikalarını karşılayabilir miydi? Bu endişe meşruydu. O andan itibaren barındırma ve entegrasyon tasarımını şekillendirdi.

Sourcing ve ihale. Kâğıt dosyalar ve yerel elektronik tablolar üzerinden ilerleyen ihaleler artık tek bir yerde hazırlanıp yayımlanabiliyor ve değerlendirilebiliyordu. Onay zincirleri görünür hâle geldi, eksik ya da geç tekliflere dair anlaşmazlıklar azaldı. Bazı görevliler şablonları fazla katı buldu. Bir yetkilinin, şablonlar katı gelse bile artık herkesin aynı kurallara uyduğunu söylediğini hatırlıyorum. Süreci savunulabilir kılan tutarlılık buydu.

Tedarikçi yönetimi. Açık farkla en zor iş akışı. Binlerce satıcının kaydedilmesi ve nitelendirilmesi gerekiyordu. Büyük firmalar hızla bitirdi. Birçok küçük ve orta ölçekli tedarikçi birkaç oturuma ihtiyaç duydu. Bir çalıştay sırasında bir tedarikçi, daha önce hiç elektronik ortamda bir devlet ihalesine teklif vermediğini itiraf etti. Bir başkasının, tek bir yanlış tıklamanın kendisine bütün bir ihaleye mal olup olamayacağını sorduğunu hâlâ hatırlıyorum. Yerinde bir soruydu.

Sözleşmeler. Dijital sözleşme yönetimi daha az direnç gördü. Tek bir merkezi depo, denetçilerin artık kayıtların eksiksiz olup olmadığını merak etmemesi demekti. Kâğıt kopyalar bir süre devam etti, güven arttıkça sönüp gitti ve yenileme ile bitiş tarihleri üzerine anlaşmazlıklar azaldı.

Harcama analizi. Veriler kurumlar arasında tutarlı hâle gelince, kategori harcaması, tedarikçi yoğunlaşması ve uyumluluk boşlukları ilk kez yapılandırılmış raporlarda göründü.

Veri yerleşimi. Bakanlığın kuralları, satın alma verisinin BAE içinde kalmasını gerektiriyordu ve barındırma Abu Dabi ile Dubai'deki veri merkezlerinde kuruldu. Gereksinim en baştan açıktı. Bu onu kolay yapmadı. Uyumluluğu bazen sonra kontrol edilecek bir madde gibi ele aldık, sonra barındırma ve sözleşme tercihlerinin bizi çoktan bağladığını fark ettik. Hukukçuların ilk oturumdan itibaren tasarım çalıştaylarında olması gerekiyordu.

Ölçekli tedarikçi onboarding'i. Kayıt, planlanandan uzun sürdü. Küçük tedarikçilerin genel kılavuzlara değil, kendilerine özel oturumlara ihtiyacı vardı ve aynı sorular tekrar tekrar geldi. Bir tedarikçi, çevrimiçi “gönder”e basmaktansa kâğıt bir zarfı teslim etmek için şehrin öbür ucuna araba kullanmayı daha rahat bulduğunu itiraf etti. Bu tereddüt tek başına teknolojiyle çözülemez.

Aynı kuralların farklı okunması. Bakanlıklar aynı satın alma düzenlemesini farklı yorumladı ve iş akışlarını her bir okumaya uyumlaştırmak, yapım kadar efor aldı.

Entegrasyon. Bazı bakanlıklar S/4HANA, bazıları eski ERP çalıştırıyordu ve her birinin kendi arayüz tasarımına ve testine ihtiyacı vardı. Test çalıştırmalarında bir veri uyuşmazlığının ortaya çıktığı ve hatanın Ariba'da mı yoksa eski sistemde mi olduğu konusunda kimsenin anlaşamadığı bir akşam geç saatleri hatırlıyorum. Her iki tarafın da sorunları vardı. SAP Integration Suite teslimat gecikmeleri yazım bu örüntüyü ele alıyor.

Değişim yönetimi. Görevliler canlıya geçişten sonra aylarca paralel kâğıt süreçleri yürüttü ve bazı bakanlıklar buna resmen izin vererek mesajı sulandırdı. Bir görevli, ancak test verisi girmesine ve bilerek hata yapmasına izin verildikten sonra kendine güvenmeye başladığını söyledi. Bu, sonraki çalıştayları nasıl yürüttüğümüzü şekillendirdi.

İhale döngüleri, kâğıt sürecine kıyasla yüzde 30 ila 40 kısaldı. Hemen değil: ilk döngüler hâlâ sorular ve düzeltmelerle yavaşladı. Tedarikçiler sisteme alıştıktan sonra iyileşme kalıcı oldu. Bir çalıştayda üst düzey bir görevli, artık teklifleri eskisinin yarısından kısa sürede inceleyebildiğini söyledi.

Kâğıt üzerinde ihaleSAP Ariba

İhale döngü süresi, kâğıt süreci = 10065−35 · −35%

Kâğıt üzerinde ihale100

SAP Ariba65

• Tek bir yerde hazırlanır, yayımlanır ve değerlendirilir
• Onay zincirleri ilgili herkese görünür
• Her işlem bir denetim kaydı bıraktı

Şeffaflık, anlaşmazlıkların ele alınış biçimini değiştirdi, çünkü her işlem bir kayıt bıraktı. Tedarikçiler bakanlığı aramadan kendi durumlarını kontrol edebildi.

Tedarikçi katılımı, küçük firmalar deneme tekliflerinden ve kısa nasıl-yapılır videolarından güven kazandıkça genişledi. Görünür hâle gelmesi bir çeyrekten uzun sürdü.

Uyumluluk raporlaması en sessiz kazanımdı ve muhtemelen en değerlisiydi. Denetçiler, kayıtları haftalarca birleştirmek yerine yapılandırılmış raporları çekebildi.

1. Tasarımdan önce veri yerleşimini netleştirin. Barındırma entegrasyonu şekillendirir, entegrasyon da lisanslamayı ve sözleşme şartlarını. Yapılandırma başlamadan önce hukuk müşavirini odaya alın.
2. Tedarikçilerin hazırlanmasına kendi iş akışını ve bütçesini verin. Tekrarlanan oturumlar, deneme ortamları ve videolar planlayın; tedarikçileri gruplar hâlinde, en küçük ve en az dijital olanlardan başlayarak taşıyın.
3. Her bakanlığın kuralları nasıl okuduğunu eşleyin. Bunu yapımın ortasında değil, tasarımda yapın.
4. Her eski arayüzü ayrı ayrı kapsamlandırın. Karşı taraftaki sistemler hakkında hiçbir şey varsaymayın.
5. Liderleri canlıya geçişten önce kayda geçirin. En hızlı ilerleyen bakanlıkların çalıştaylarda üst düzey liderleri vardı ve yeni sürecin zorunlu olduğunu açıkça belirttiler. Liderliğin olmadığı yerde kâğıt devam etti.

Kamu sektörü SAP uyumluluğu rehberim düzenleyici tarafı daha derinlemesine ele alıyor, SAP Ariba sourcing ve tedarikçi rehberim ise ürün tarafını.

Bugün başlasaydık neyin farklı olacağı

Benzer bir programı şimdi planlıyorsanız bilmeye değer iki olgu var.

Tedarikçiler tek bir ağa katılır. Haziran 2021'de SAP, Ariba Network'ü, SAP Logistics Business Network'ü ve SAP Asset Intelligence Network'ü bir araya getiren SAP Business Network'ü duyurdu (SAP News). Bir alıcı için zaten ağda bulunan bir tedarikçi, bir sonraki alıcı için sıfırdan başlamaz; bu, birden fazla bakanlık aynı satıcıları sisteme aldığında işe yarar.

Yerel barındırma yeni değil. SAP Ariba, SAP'nin Dubai veri merkezini açtığı yıl olan 2018'den beri BAE'de SAP ile aynı yerde konumlanmış veri merkezlerinden sunuluyor (The National). Ülke içi barındırma mevcut. Her bakanlığın kurallarının neyi gerektirdiğine dair hukuki analiz ise yine tasarımın başında yapılmalı.

Bu vakadaki diğer her şey hâlâ geçerli: KOBİ tedarikçilerinin ihtiyaç duyduğu sabır, bakanlık bakanlık yürütülen liderlik çalışması ve kâğıdı emekliye ayırma disiplini. Bunlar platform özellikleri değil, kamu sektörü örüntüleridir. İnsan tarafı için değişim yönetimi planı rehberime bakın.

Bir BAE bakanlığı satın alma için neden SAP Ariba'yı seçti?

Birden fazla kurum genelinde sourcing, ölçekli tedarikçi kaydı, mevcut SAP ortamıyla entegrasyon ve satın alma kurallarını karşılayacak bir denetim izi gerekiyordu. Ariba bu ihtiyaçları karşıladı; veri yerleşimini ele almak için barındırma BAE içinde yapıldı.

Veri yerleşimi nasıl ele alındı?

Satın alma verisi BAE'de kaldı; barındırma Abu Dabi ve Dubai veri merkezlerinde yapıldı. Ders zamanlamaydı: uyumluluk bazen barındırma ve sözleşme tercihleri çoktan yapıldıktan sonra kontrol edilecek bir şey gibi ele alındı. Herhangi bir BAE kamu sektörü bulut programında barındırmanın hukuki incelemesi ilk iş olmalı.

Tedarikçi onboarding'indeki en büyük zorluklar nelerdi?

Ölçek ve güven. Büyük firmalar hızla uyum sağladı. Küçük tedarikçilerin tekrarlanan oturumlara, uygulamaya ve videolara ihtiyacı vardı ve bazıları kâğıt bir zarfa çevrimiçi bir portaldan daha çok güveniyordu. Bu bir eğitim açığından çok bir güven açığıydı ve sabırlı, tekrarlanan gösterimlerle kapandı.

SAP Ariba ihale döngü sürelerini ne kadar azalttı?

Kâğıt sürecine kıyasla yüzde 30 ila 40. Kazanım, tedarikçiler ve görevliler sisteme alıştıkça aylar içinde birikti; ilk döngüler hâlâ sorular ve düzeltmelerle yavaşladı.

Satın alma görevlileri değişime nasıl tepki verdi?

Temkinli. Bazıları geri dönüş seçeneği olarak aylarca kâğıt süreçleri paralel yürüttü ve bazı bakanlıklar buna izin verdi. Görevliler, üst düzey liderlerin çalıştaylara katıldığı ve yeni sürecin zorunlu olduğunu açıkça söylediği yerlerde ve önce test verisi üzerinde pratik yapabildiklerinde en hızlı uyum sağladı.

Benzer bir projede neyi farklı yapardınız?

Veri yerleşimi ve hukuki analize tasarımdan önce başlar, tedarikçilerin hazırlanmasını başlangıçtan itibaren kendi finanse edilen iş akışı olarak yürütür ve üst düzey liderleri canlıya geçişten önce değişimi desteklediklerini kayda geçirirdim.