SAP Ariba в государственном секторе ОАЭ: кейс по закупкам

Федеральное министерство ОАЭ с годовыми расходами на закупки в несколько миллиардов дирхамов перешло от бумажных тендеров и таблиц к SAP Ariba с интеграцией в SAP S/4HANA. Сроки тендеров сократились на 30–40 %, и каждый шаг получил аудиторский след. Технология оказалась более лёгкой половиной дела. Резидентность данных, доверие поставщиков и сотрудники, продолжавшие вести бумажные процессы, потребовали больше времени, чем кто-либо планировал. Если вы определяете объём программы закупок в госсекторе стран Залива, именно для этих трёх вещей в плане нужен самый большой запас.

До перемен платежи поставщикам могли встать из-за отсутствующей подписи. Тендерные споры упирались в то, у кого оказался нужный конверт. Системы министерств работали каждая сама по себе, но не соединялись между собой, а общенациональный курс на цифровое правительство делал эти разрывы слишком заметными.

Категория	Сведения
Клиент	Федеральное правительственное министерство, ОАЭ
Сектор	Государственные закупки и национальные инфраструктурные проекты
Масштаб	Годовые расходы в несколько миллиардов дирхамов, тысячи поставщиков и подрядчиков
Исходная точка	Бумажные тендеры, медленные цепочки согласования, непоследовательная отчётность о соответствии, медленное подключение малых поставщиков
Объём	SAP Ariba с интеграцией с S/4HANA и унаследованными системами, обучение поставщиков, соблюдение требований к резидентности данных, управление изменениями
Результаты	Сроки тендеров короче на 30–40 %, процессы, готовые к аудиту, больше малых поставщиков, подающих заявки

Почему SAP Ariba

По моему опыту, выбор системы обычно сводится к нескольким практичным вопросам. Поддержит ли она закупки через несколько ведомств? Сможет ли регистрировать поставщиков в больших масштабах? Интегрируется ли с существующей средой SAP без серьёзных сбоев? Выдержат ли записи аудит?

Ariba отвечала этим требованиям. Первое сопротивление было связано с облаком. Я говорил с сотрудниками проекта, которые признаются, что их первая реакция была осторожной: сможет ли облачная платформа выполнить местные политики безопасности? Опасение было обоснованным. С тех пор оно определяло проектирование хостинга и интеграции.

Подбор поставщиков и тендеры. Тендеры, которые шли через бумажные папки и локальные таблицы, теперь можно было готовить, объявлять и оценивать в одном месте. Цепочки согласования стали видны, а споры об отсутствующих или опоздавших заявках пошли на спад. Некоторым сотрудникам шаблоны показались слишком жёсткими. Помню, как один чиновник заметил, что пусть шаблоны и кажутся строгими, зато теперь все следуют одним и тем же правилам. Именно эта последовательность и сделала процесс защищаемым.

Управление поставщиками. Самое трудное направление, и с большим отрывом. Тысячи поставщиков нужно было зарегистрировать и квалифицировать. Крупные компании справились быстро. Многим малым и средним поставщикам потребовалось несколько занятий. На одном из семинаров поставщик признался, что никогда не подавал государственную заявку в электронном виде. Помню и другого, который спросил, не может ли один неверный клик стоить ему целого тендера. Вопрос был справедливый.

Контракты. Цифровое управление контрактами встретило меньше сопротивления. Единый центральный репозиторий означал, что аудиторам больше не приходилось гадать, полны ли записи. Бумажные копии какое-то время продолжали вести, потом они сошли на нет по мере роста уверенности, а споры о продлениях и истечении сроков сократились.

Анализ расходов. Когда данные стали единообразными во всех ведомствах, расходы по категориям, концентрация поставщиков и пробелы в соответствии впервые появились в структурированных отчётах.

Резидентность данных. Правила министерства требовали, чтобы данные закупок оставались внутри ОАЭ, и хостинг организовали в дата-центрах в Абу-Даби и Дубае. Требование было ясным с самого начала. Это не сделало задачу лёгкой. Мы иногда относились к соответствию как к пункту, который можно проверить позже, и лишь потом понимали, что решения по хостингу и договорам уже нас связали. Юристам место было на семинарах по проектированию с самого первого занятия.

Подключение поставщиков в больших масштабах. Регистрация заняла больше времени, чем планировалось. Малым поставщикам нужны были индивидуальные занятия, а не типовые инструкции, и одни и те же вопросы возвращались снова и снова. Один поставщик признался, что ему спокойнее ехать через весь город и везти бумажный конверт, чем нажимать «отправить» в интернете. Такую нерешительность технологией не снять.

Разное прочтение одних и тех же правил. Министерства по-разному толковали одно и то же регулирование закупок, и приведение процессов в соответствие с каждым прочтением потребовало столько же усилий, сколько сама сборка.

Интеграция. Одни министерства работали на S/4HANA, другие на унаследованном ERP, и каждому требовались собственные проектирование интерфейса и тестирование. Помню один поздний вечер, когда в тестовых прогонах нашлось расхождение данных, и никто не мог договориться, где ошибка: в Ariba или в унаследованной системе. Проблемы были с обеих сторон. Эта закономерность разобрана в моей статье о задержках в проектах SAP Integration Suite.

Управление изменениями. Сотрудники вели параллельные бумажные процессы месяцами после go-live, а некоторые министерства разрешали это официально, что размывало посыл. Одна сотрудница рассказала нам, что почувствовала уверенность, только когда ей позволили вводить тестовые данные и намеренно делать ошибки. Это повлияло на то, как мы проводили последующие семинары.

Сроки тендеров сократились на 30–40 % по сравнению с бумажным процессом. Не сразу: первые циклы всё ещё замедляли вопросы и исправления. Когда поставщики освоились с системой, улучшение закрепилось. На одном семинаре одна из старших сотрудниц сказала, что теперь рассматривает предложения менее чем за половину прежнего времени.

Бумажные тендерыSAP Ariba

Время тендерного цикла, бумажный процесс = 10065−35 · −35%

Бумажные тендеры100

SAP Ariba65

• Подготовка, объявление и оценка в одном месте
• Цепочки согласования видны всем участникам
• Каждое действие оставляло запись для аудита

Прозрачность изменила то, как разбирались споры, потому что каждое действие оставляло запись. Поставщики могли сами проверить свой статус, не звоня в министерство.

Участие поставщиков расширилось, когда малые компании обрели уверенность благодаря пробным заявкам и коротким обучающим видео. На это ушло больше квартала.

Отчётность о соответствии стала самым тихим выигрышем и, вероятно, самым ценным. Аудиторы могли получать структурированные отчёты, а не тратить недели на сборку записей по кусочкам.

1. Решите вопрос резидентности данных до проектирования. Хостинг определяет интеграцию, а та определяет лицензирование и условия договора. Приведите юриста в комнату до начала настройки.
2. Выделите подготовку поставщиков в отдельное направление со своим бюджетом. Планируйте повторные занятия, тренировочные среды и видео, а поставщиков переводите группами, начиная с самых малых и наименее цифровых.
3. Сопоставьте, как каждое министерство читает правила. Делайте это при проектировании, а не посреди сборки.
4. Оценивайте каждый унаследованный интерфейс отдельно. Не делайте допущений о системах на другой стороне.
5. Зафиксируйте позицию руководителей до go-live. Министерства, которые двигались быстрее всех, имели старших руководителей на семинарах и ясно давали понять, что новый процесс обязателен. Где руководства не было, бумага сохранялась.

Регуляторную сторону глубже разбирает мой гид по соответствию требованиям SAP в госсекторе, а продуктовую сторону мой гид по SAP Ariba: подбор и управление поставщиками.

Что было бы иначе, если начинать сегодня

Два факта стоит знать, если вы планируете похожую программу сейчас.

Поставщики подключаются к одной сети. В июне 2021 года SAP объявила о SAP Business Network, которая объединила Ariba Network, SAP Logistics Business Network и SAP Asset Intelligence Network (SAP News). Поставщик, уже подключённый к сети у одного покупателя, не начинает с нуля у следующего, и это помогает, когда одних и тех же поставщиков подключают сразу несколько министерств.

Локальный хостинг не нов. SAP Ariba доступна из дата-центров, расположенных вместе с SAP в ОАЭ, с 2018 года, когда SAP открыла дата-центр в Дубае (The National). Хостинг внутри страны доступен. Юридический анализ того, что требуют правила каждого министерства, по-прежнему относится к началу проектирования.

Всё остальное в этом кейсе остаётся в силе: терпение, которого требуют малые и средние поставщики, работа с руководством министерство за министерством и дисциплина отказа от бумаги. Это закономерности госсектора, а не функции платформы. О людской стороне читайте в моём гиде по плану управления изменениями.

Почему министерство ОАЭ выбрало SAP Ariba для закупок?

Ему нужны были закупки через несколько ведомств, регистрация поставщиков в больших масштабах, интеграция с существующей средой SAP и аудиторский след, который удовлетворил бы правила закупок. Ariba отвечала этим требованиям, а хостинг внутри ОАЭ решал вопрос резидентности данных.

Как решался вопрос резидентности данных?

Данные закупок оставались в ОАЭ, хостинг размещался в дата-центрах в Абу-Даби и Дубае. Урок касался сроков: соответствие иногда рассматривали как то, что можно проверить позже, когда решения по хостингу и договорам уже были приняты. В любой облачной программе госсектора ОАЭ юридическая проверка хостинга должна идти первой.

Какие самые большие трудности были при подключении поставщиков?

Масштаб и уверенность. Крупные компании адаптировались быстро. Малым поставщикам нужны были повторные занятия, практика и видео, а некоторые больше доверяли бумажному конверту, чем онлайн-порталу. Это был разрыв в уверенности, а не в обучении, и его закрыли терпеливой, повторяющейся демонстрацией.

Насколько SAP Ariba сократила сроки тендеров?

На 30–40 % по сравнению с бумажным процессом. Выигрыш накапливался месяцами, по мере того как поставщики и сотрудники осваивали систему; ранние циклы всё ещё замедляли вопросы и исправления.

Как сотрудники по закупкам отреагировали на изменения?

Осторожно. Некоторые месяцами вели бумажные процессы параллельно как запасной вариант, и некоторые министерства это разрешали. Быстрее всего сотрудники адаптировались там, где старшие руководители приходили на семинары и ясно говорили, что новый процесс обязателен, и где можно было сначала потренироваться на тестовых данных.

Что бы вы сделали иначе в похожем проекте?

Начал бы анализ резидентности данных и юридический анализ до проектирования, с самого старта вёл бы подготовку поставщиков как отдельное профинансированное направление и добился бы, чтобы старшие руководители до go-live публично высказались в поддержку изменений.