SAP Ariba 在阿聯公部門的應用：採購案例研究

阿拉伯聯合大公國（阿聯）的一個聯邦部會，每年的採購支出達數十億迪拉姆，它從紙本招標與試算表，轉到與 SAP S/4HANA 整合的 SAP Ariba。招標週期縮短了 30% 至 40%，每個步驟都有了稽核軌跡。技術是比較容易的那一半。資料落地、供應商的信心，以及繼續沿用紙本流程的承辦人員，所花的時間比任何人預期的都長。如果您正在為海灣地區的公部門採購專案界定範圍，您的計畫在這三處最需要預留空間。

改變之前，供應商的付款可能因為少了一個簽名而卡住。招標爭議，取決於誰手上拿的是對的信封。各部會的系統各自都能運作，卻無法互相連接，而國家推動數位政府的力道，讓這些落差難以忽視。

類別	說明
客戶	阿聯聯邦政府部會
產業別	公共採購與國家基礎建設專案
規模	每年數十億迪拉姆的支出，數千家供應商與承包商
起點	紙本招標、冗長的核准鏈、不一致的法遵報告、小型供應商導入緩慢
範圍	SAP Ariba 與 S/4HANA 及舊有系統整合、供應商訓練、資料落地法遵、變革管理
成果	招標週期縮短 30% 至 40%、可供稽核的工作流程、更多小型供應商參與投標

為什麼選擇 SAP Ariba

依我的經驗，系統的選擇通常取決於幾個務實的問題。它能支援跨多個機關的採購嗎？它能大規模註冊供應商嗎？它能與既有的 SAP 環境整合，而不造成重大干擾嗎？紀錄經得起稽核嗎？

Ariba 滿足了這些要求。早期的抗拒來自雲端。我和一些專案人員談過，他們坦承第一個反應是謹慎：雲端平台能符合當地的資安政策嗎？這個疑慮是正當的。從那時起，它就左右了託管與整合的設計。

採購與招標。 原本在紙本檔案與本地試算表之間流轉的招標案，現在可以在同一處準備、發布與評估。核准鏈變得看得見，關於標單遺失或遲交的爭議減少了。有些承辦人員覺得範本太僵化。我記得有一位官員說，就算範本讓人覺得嚴格，至少現在每個人遵循的是同一套規則。這種一致性，正是讓流程站得住腳的原因。

供應商管理。 到目前為止最困難的工作流。數千家廠商必須完成註冊與資格審查。大型企業很快就完成了。許多中小型供應商需要好幾場輔導。有一場工作坊中，一位供應商坦承，他從來沒有以電子方式遞交過政府標案。我還記得另一位問，只要點錯一下，是不是就可能讓他丟掉整個標案。這是個合理的問題。

合約。 數位化的合約管理遇到的阻力較小。一個集中的儲存庫，意味著稽核人員不用再懷疑紀錄是否完整。紙本副本還延續了一陣子，隨著信心增加才逐漸淡出，關於續約與到期的爭議也減少了。

支出分析。 一旦各機關的資料一致，品類支出、供應商集中度與法遵缺口，第一次出現在結構化的報告中。

資料落地。 該部會的規定要求採購資料必須留在阿聯境內，因此託管設在阿布達比與杜拜的資料中心。這項要求從一開始就很明確。但那並不代表它容易。我們有時把法遵當成日後再勾選的項目，結果才發現託管與合約的選擇早已把我們鎖死。律師從第一場會議起，就該出現在設計工作坊中。

大規模的供應商導入。 註冊花的時間比計畫更長。小型供應商需要量身打造的輔導，而不是通用的指南，同樣的問題一再回來。有一位供應商私下坦言，開車穿過整座城市去遞送一個紙本信封，比在線上按下「提交」更讓他安心。這種猶豫，單靠技術是解決不了的。

對同一套規則的不同解讀。 各部會對同一項採購法規的詮釋不同，而要讓工作流程對齊每一種解讀，所花的心力和系統建置一樣多。

整合。 有些部會使用 S/4HANA，有些使用舊有 ERP，每一個都需要各自的介面設計與測試。我記得有一個深夜，測試執行時出現資料不一致，沒有人能同意問題出在 Ariba 還是舊系統。兩邊都有問題。我那篇談 SAP Integration Suite 交付延誤的文章，就談到了這種模式。

變革管理。 上線之後，承辦人員讓紙本流程並行了好幾個月，有些部會還正式允許這麼做，這稀釋了訊息。有一位承辦人員告訴我們，直到她被允許輸入測試資料並故意犯錯，才開始有信心。這影響了我們後來辦理工作坊的方式。

招標週期比紙本流程縮短了 30% 至 40%。並不是立刻見效：最初幾個週期仍被各種疑問與更正拖慢。等到供應商熟悉系統之後，改善就維持了下來。在一場工作坊中，一位資深承辦人員說，她現在審閱提案的時間，不到以前的一半。

紙本招標SAP Ariba

招標週期，紙本流程 = 10065−35 · −35%

紙本招標100

SAP Ariba65

• 在同一處準備、發布與評估
• 所有參與者都看得見的核准鏈
• 每個動作都留下稽核紀錄

透明度改變了爭議的處理方式，因為每個動作都留下紀錄。供應商不必打電話給部會，就能查詢自己的狀態。

供應商參與隨著小型企業透過練習投標與簡短的操作影片建立信心而擴大。這花了超過一個季度才顯現出來。

法遵報告是最不顯眼的收穫，也許也是最有價值的。稽核人員可以直接取得結構化的報告，而不必花上數週拼湊紀錄。

1. 在設計之前先敲定資料落地。 託管方式決定整合，整合又決定授權與合約條款。在組態開始之前，就讓法律顧問進場。
2. 讓供應商輔導擁有自己的工作流與預算。 安排反覆的輔導課程、練習環境與影片，並分批讓供應商上線，先從最小、數位化程度最低的開始。
3. 釐清每個部會如何解讀規則。 要在設計階段做，而不是在建置中途才做。
4. 每一個舊系統介面都要單獨界定範圍。 對另一端的系統，不要預設任何事。
5. 在上線前讓領導者公開表態。 行動最快的部會，其高階主管都有參與工作坊，並明確表示新流程是強制的。領導層缺席的地方，紙本就持續存在。

我的指南公部門 SAP 法規遵循更深入談到了法規面，而我的 SAP Ariba 採購與供應商指南則談產品面。

如果從今天開始，會有什麼不同

如果您現在正在規劃類似的專案，有兩項事實值得了解。

供應商加入的是同一個網路。 2021 年 6 月，SAP 宣布推出 SAP Business Network，把 Ariba Network、SAP Logistics Business Network 與 SAP Asset Intelligence Network 整合在一起（SAP News）。已經因為某個買方而加入該網路的供應商，面對下一個買方時不必從零開始，當好幾個部會要導入同一批廠商時，這很有幫助。

在地託管並不是新鮮事。 自 2018 年起，SAP Ariba 就能從與 SAP 共同設置在阿聯的資料中心提供服務，那一年 SAP 開設了杜拜資料中心（The National）。境內託管是可行的。但針對各部會規定到底要求什麼所做的法律分析，仍然應該放在設計之初。

這個案例的其他部分依然適用：中小型供應商所需的耐心、逐一部會的領導層工作，以及淘汰紙本的紀律。這些是公部門的模式，不是平台的功能。至於人的面向，請參閱我的變革管理計畫指南。

為什麼阿聯的部會選擇 SAP Ariba 來做採購？

它需要跨多個機關的採購、大規模的供應商註冊、與既有 SAP 環境的整合，以及能滿足採購規定的稽核軌跡。Ariba 滿足了這些需求，並以阿聯境內的託管來處理資料落地問題。

資料落地是如何處理的？

採購資料留在阿聯境內，託管於阿布達比與杜拜的資料中心。這裡的教訓在於時機：法遵有時被當成日後再檢查的事項，那時託管與合約的選擇都已經做完了。在任何阿聯公部門的雲端專案中，託管的法律審查都應該放在最前面。

供應商導入最大的挑戰是什麼？

規模與信心。大型企業適應得很快。小型供應商需要反覆的輔導、練習與影片，有些人對紙本信封的信任甚於線上入口網站。這是信心的落差，多於訓練的落差，要靠耐心而反覆的示範來彌補。

SAP Ariba 讓招標週期縮短了多少？

與紙本流程相比縮短了 30% 至 40%。這項成效是在數個月內，隨著供應商與承辦人員熟悉系統而逐步累積的；最初的週期仍被各種疑問與更正拖慢。

採購承辦人員對這項改變有什麼反應？

很謹慎。有些人讓紙本流程並行了好幾個月作為備案，有些部會也允許這麼做。在高階主管出席工作坊、明確表示新流程是強制的地方，以及承辦人員能先用測試資料練習的地方，他們適應得最快。

如果是類似的專案，您會有什麼不同的做法？

在設計之前就開始資料落地與法律分析，從啟動起就把供應商輔導當成一個獨立、有資金的工作流來進行，並在上線前讓高階主管公開表態支持這項改變。