SAP Ariba im öffentlichen Sektor der VAE: Fallstudie zur Beschaffung

Ein Bundesministerium der VAE mit Beschaffungsausgaben von mehreren Milliarden Dirham pro Jahr stellte von Papierausschreibungen und Tabellen auf SAP Ariba um, integriert mit SAP S/4HANA. Die Durchlaufzeiten der Ausschreibungen sanken um 30 bis 40 Prozent, und jeder Schritt bekam eine Prüfspur. Die Technik war die leichtere Hälfte. Datenresidenz, das Vertrauen der Lieferanten und Sachbearbeiter, die Papierprozesse am Laufen hielten, dauerten länger, als irgendjemand geplant hatte. Wenn Sie ein Beschaffungsprogramm im öffentlichen Sektor am Golf planen, braucht Ihr Plan bei diesen drei Punkten am meisten Spielraum.

Vor der Umstellung konnten Lieferantenzahlungen an einer fehlenden Unterschrift hängen bleiben. Ausschreibungsstreitigkeiten drehten sich darum, wer den richtigen Umschlag in der Hand hielt. Die Ministerien hatten Systeme, die für sich funktionierten, sich aber nicht verbinden ließen, und der nationale Vorstoß für digitale Verwaltung machte die Lücken schwer zu übersehen.

Kategorie	Details
Kunde	Ministerium der Bundesregierung, VAE
Sektor	Öffentliche Beschaffung und nationale Infrastrukturprojekte
Größenordnung	Beschaffungsausgaben von mehreren Milliarden Dirham pro Jahr, Tausende Lieferanten und Auftragnehmer
Ausgangslage	Papierausschreibungen, langsame Genehmigungsketten, uneinheitliches Compliance-Reporting, schleppendes Onboarding kleiner Lieferanten
Umfang	SAP Ariba integriert mit S/4HANA und Altsystemen, Lieferantenschulung, Compliance zur Datenresidenz, Change Management
Ergebnisse	30 bis 40 Prozent kürzere Ausschreibungszyklen, prüffähige Workflows, mehr kleine Lieferanten, die Angebote abgeben

Warum SAP Ariba

Aus meiner Erfahrung läuft die Wahl des Systems meist auf ein paar praktische Fragen hinaus. Kann es das Sourcing über mehrere Behörden hinweg unterstützen? Kann es Lieferanten in großem Maßstab registrieren? Lässt es sich ohne größere Störung in die vorhandene SAP-Umgebung integrieren? Halten die Aufzeichnungen einer Prüfung stand?

Ariba erfüllte diese Anforderungen. Der frühe Widerstand betraf die Cloud. Ich habe mit Projektmitarbeitern gesprochen, die zugeben, dass ihre erste Reaktion Vorsicht war: Könnte eine Cloud-Plattform die lokalen Sicherheitsrichtlinien erfüllen? Diese Sorge war berechtigt. Sie prägte von da an das Design von Hosting und Integration.

Sourcing und Ausschreibung. Ausschreibungen, die über Papierakten und lokale Tabellen gelaufen waren, ließen sich nun an einem Ort vorbereiten, ausgeben und bewerten. Genehmigungsketten wurden sichtbar, und der Streit über fehlende oder verspätete Angebote nahm ab. Manche Sachbearbeiter fanden die Vorlagen zu starr. Ich erinnere mich an einen Verantwortlichen aus dem Ministerium, der meinte, selbst wenn sich die Vorlagen streng anfühlten, folgten nun wenigstens alle denselben Regeln. Diese Einheitlichkeit machte den Prozess belastbar.

Lieferantenmanagement. Mit Abstand der schwierigste Workstream. Tausende Anbieter mussten registriert und qualifiziert werden. Große Unternehmen waren schnell fertig. Viele kleine und mittlere Lieferanten brauchten mehrere Sitzungen. In einem Workshop gab ein Lieferant zu, noch nie ein Regierungsangebot elektronisch eingereicht zu haben. Ich erinnere mich noch gut an einen anderen, der fragte, ob ein einziger falscher Klick ihn eine ganze Ausschreibung kosten könne. Es war eine berechtigte Frage.

Verträge. Das digitale Vertragsmanagement stieß auf weniger Widerstand. Ein zentrales Repository bedeutete, dass Prüfer sich nicht mehr fragten, ob die Unterlagen vollständig waren. Papierkopien liefen noch eine Weile weiter und verschwanden dann, als das Vertrauen wuchs, und der Streit über Verlängerungen und Ablaufdaten ging zurück.

Ausgabenanalyse. Sobald die Daten über die Behörden hinweg einheitlich waren, zeigten sich Ausgaben nach Kategorie, Lieferantenkonzentration und Compliance-Lücken zum ersten Mal in strukturierten Berichten.

Datenresidenz. Die Regeln des Ministeriums verlangten, dass Beschaffungsdaten in den VAE bleiben, und das Hosting wurde in Rechenzentren in Abu Dhabi und Dubai eingerichtet. Die Anforderung war von Anfang an klar. Das machte es nicht einfach. Wir behandelten Compliance manchmal wie einen Punkt, den man später abhakt, und merkten dann, dass Hosting- und Vertragsentscheidungen uns schon festgelegt hatten. Juristen gehörten von der ersten Sitzung an in die Design-Workshops.

Lieferanten-Onboarding im großen Maßstab. Die Registrierung dauerte länger als geplant. Kleine Lieferanten brauchten maßgeschneiderte Sitzungen statt allgemeiner Anleitungen, und dieselben Fragen kamen immer wieder. Ein Lieferant vertraute mir an, er fühle sich wohler dabei, quer durch die Stadt zu fahren und einen Papierumschlag abzugeben, als online auf „Absenden“ zu klicken. Dieses Zögern lässt sich nicht allein mit Technik lösen.

Unterschiedliche Lesarten derselben Regeln. Die Ministerien legten dieselbe Beschaffungsvorschrift unterschiedlich aus, und die Workflows an jede Lesart anzupassen, kostete so viel Aufwand wie der Bau selbst.

Integration. Einige Ministerien betrieben S/4HANA, andere ein Alt-ERP, und jedes brauchte ein eigenes Schnittstellendesign und eigene Tests. Ich erinnere mich an einen späten Abend, an dem in den Testläufen eine Dateninkonsistenz auftauchte und sich niemand einigen konnte, ob der Fehler bei Ariba oder beim Altsystem lag. Beide Seiten hatten Probleme. Mein Artikel zu Lieferverzögerungen bei SAP Integration Suite behandelt dieses Muster.

Change Management. Sachbearbeiter ließen nach dem Go-live monatelang parallele Papierprozesse laufen, und einige Ministerien erlaubten das offiziell, was die Botschaft verwässerte. Eine Sachbearbeiterin sagte uns, sie habe erst Vertrauen gewonnen, als sie Testdaten eingeben und dabei bewusst Fehler machen durfte. Das prägte, wie wir spätere Workshops gestaltet haben.

Die Ausschreibungszyklen sanken um 30 bis 40 Prozent gegenüber dem Papierprozess. Nicht sofort: Die ersten Zyklen wurden noch von Rückfragen und Korrekturen gebremst. Sobald die Lieferanten das System kannten, hielt die Verbesserung. In einem Workshop sagte eine leitende Sachbearbeiterin, sie könne Angebote jetzt in weniger als der Hälfte der früheren Zeit prüfen.

PapierausschreibungSAP Ariba

Durchlaufzeit einer Ausschreibung, Papierprozess = 10065−35 · −35%

Papierausschreibung100

SAP Ariba65

• An einem Ort vorbereitet, ausgegeben und bewertet
• Genehmigungsketten für alle Beteiligten sichtbar
• Jede Aktion hinterließ einen Prüfeintrag

Die Transparenz veränderte den Umgang mit Streitfällen, weil jede Aktion einen Eintrag hinterließ. Lieferanten konnten ihren eigenen Status prüfen, ohne beim Ministerium anzurufen.

Die Beteiligung der Lieferanten wuchs, als kleine Firmen durch Übungsangebote und kurze Anleitungsvideos Vertrauen gewannen. Es dauerte länger als ein Quartal, bis sich das zeigte.

Das Compliance-Reporting war der leiseste Gewinn und wahrscheinlich der wertvollste. Prüfer konnten strukturierte Berichte abrufen, statt wochenlang Unterlagen zusammenzusuchen.

1. Klären Sie die Datenresidenz vor dem Design. Das Hosting prägt die Integration, diese prägt Lizenzierung und Vertragsbedingungen. Holen Sie Rechtsberatung an den Tisch, bevor die Konfiguration beginnt.
2. Geben Sie der Befähigung der Lieferanten einen eigenen Workstream und ein eigenes Budget. Planen Sie wiederholte Sitzungen, Übungsumgebungen und Videos ein und holen Sie Lieferanten gruppenweise an Bord, die kleinsten und am wenigsten digitalen zuerst.
3. Erfassen Sie, wie jedes Ministerium die Regeln liest. Tun Sie das im Design, nicht mitten im Bau.
4. Legen Sie jede Altschnittstelle einzeln im Umfang fest. Nehmen Sie nichts über die Systeme auf der anderen Seite an.
5. Lassen Sie die Leitung vor dem Go-live ausdrücklich Position beziehen. Die Ministerien, die am schnellsten vorankamen, hatten leitende Führungskräfte in den Workshops und stellten klar, dass der neue Prozess verbindlich ist. Wo die Leitung fehlte, blieb das Papier.

Mein Leitfaden zu SAP-Compliance im öffentlichen Sektor behandelt die regulatorische Seite ausführlicher, und mein Leitfaden zu SAP Ariba für Sourcing und Lieferantenmanagement die Produktseite.

Was heute anders wäre

Zwei Fakten sollten Sie kennen, wenn Sie heute ein ähnliches Programm planen.

Lieferanten treten einem einzigen Netzwerk bei. Im Juni 2021 kündigte SAP das SAP Business Network an, das Ariba Network, SAP Logistics Business Network und SAP Asset Intelligence Network zusammenführt (SAP News). Ein Lieferant, der für einen Käufer bereits im Netzwerk ist, fängt beim nächsten nicht bei null an, was hilft, wenn mehrere Ministerien dieselben Anbieter an Bord holen.

Lokales Hosting ist nicht neu. SAP Ariba ist seit 2018 aus Rechenzentren in den VAE verfügbar, in denen SAP ebenfalls untergebracht ist (Co-Location), dem Jahr, in dem SAP sein Rechenzentrum in Dubai eröffnete (The National). Hosting im Land ist möglich. Die rechtliche Analyse, was die Regeln des jeweiligen Ministeriums verlangen, gehört trotzdem an den Anfang des Designs.

Alles andere in diesem Fall gilt weiterhin: die Geduld, die kleine und mittlere Lieferanten brauchen, die Führungsarbeit Ministerium für Ministerium und die Disziplin, Papier abzuschaffen. Das sind Muster des öffentlichen Sektors, keine Plattformfunktionen. Zur Seite der Menschen siehe meinen Leitfaden zum Change-Management-Plan.

Warum wählte ein Ministerium der VAE SAP Ariba für die Beschaffung?

Es brauchte Sourcing über mehrere Behörden hinweg, Lieferantenregistrierung in großem Maßstab, Integration in die vorhandene SAP-Umgebung und eine Prüfspur, die den Beschaffungsregeln genügt. Ariba erfüllte diese Anforderungen, mit Hosting in den VAE, um die Datenresidenz abzudecken.

Wie wurde mit der Datenresidenz umgegangen?

Die Beschaffungsdaten blieben in den VAE, mit Hosting in Rechenzentren in Abu Dhabi und Dubai. Die Lehre betraf den Zeitpunkt: Compliance wurde manchmal als etwas behandelt, das man später prüft, nachdem Hosting- und Vertragsentscheidungen schon gefallen waren. Die rechtliche Prüfung des Hostings sollte in jedem Cloud-Programm im öffentlichen Sektor der VAE an erster Stelle stehen.

Was waren die größten Herausforderungen beim Lieferanten-Onboarding?

Größenordnung und Vertrauen. Große Unternehmen stellten sich schnell um. Kleine Lieferanten brauchten wiederholte Sitzungen, Übung und Videos, und manche vertrauten einem Papierumschlag mehr als einem Online-Portal. Es war eher eine Vertrauenslücke als eine Schulungslücke, geschlossen durch geduldiges, wiederholtes Vorführen.

Wie stark hat SAP Ariba die Ausschreibungszyklen verkürzt?

Um 30 bis 40 Prozent gegenüber dem Papierprozess. Der Gewinn baute sich über Monate auf, als sich Lieferanten und Sachbearbeiter an das System gewöhnten; die ersten Zyklen wurden noch von Rückfragen und Korrekturen gebremst.

Wie reagierten die Beschaffungssachbearbeiter auf die Veränderung?

Vorsichtig. Einige ließen Papierprozesse monatelang als Rückfallebene parallel laufen, und einige Ministerien erlaubten das. Am schnellsten stellten sich die Sachbearbeiter um, wo leitende Führungskräfte an den Workshops teilnahmen und klar sagten, dass der neue Prozess verbindlich ist, und wo sie zuerst mit Testdaten üben konnten.

Was würden Sie bei einem ähnlichen Projekt anders machen?

Mit der Analyse zu Datenresidenz und Recht vor dem Design beginnen, die Befähigung der Lieferanten von Beginn an als eigenen finanzierten Workstream führen und die Leitung vor dem Go-live ausdrücklich Position für die Veränderung beziehen lassen.